Mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo, tinh tế và chuyên nghiệp

Làm sao để viết thư từ chối ứng viên khéo léo, tinh tế và chuyên nghiệp luôn là vấn đề quan trọng được đông đảo nhà tuyển dụng quan tâm để góp phần giữ gìn hình ảnh của doanh nghiệp. Nếu đang thắc mắc vì sao lại phải gửi email thông báo này tới ứng viên và nguyên tắc, bố cục viết thư chuẩn xác như thế nào, bài viết do Govi mang tới ngày hôm nay sẽ trở thành “kim chỉ nam” dành cho bạn!

Thư từ chối ứng viên là gì?

Thư từ chối ứng viên là một hình thức thông báo gián tiếp được nhà tuyển dụng gửi tới ứng viên khi họ không trúng tuyển hoặc không được lựa chọn vào vòng phỏng vấn kế tiếp.

Tầm quan trọng của việc gửi thư từ chối ứng viên

Bất cứ ứng viên nào cũng xứng đáng được nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng khi gửi hồ sơ xin việc hay tham gia phỏng vấn. Do đó, email từ chối ứng viên không đơn thuần chỉ có chức năng thông báo kết quả mà còn thể hiện sự tôn trọng mà doanh nghiệp dành cho ứng viên trước công sức, thời gian mà họ đã bỏ ra khi tham gia ứng tuyển.

Đồng thời, một thông báo từ chối khéo léo, lịch sự cũng góp phần thể hiện phong cách ứng xử đầy chuyên nghiệp, tinh tế của nhà tuyển dụng. Nhờ đó, ứng viên sẽ có ấn tượng tốt hơn về văn hóa công ty mặc dù chưa có cơ hội hợp tác.

Nhìn chung, việc soạn email từ chối với những phản hồi tích cực cùng thông tin hữu ích và gửi thư đi vào thời điểm thích hợp có thể giúp ứng viên biết kết quả nhanh chóng để chủ động kiếm tìm công việc mới hơn mà không cần mất quá nhiều thời gian chờ đợi.

Đặc biệt, ứng viên còn có thể nhân dịp này để nhìn nhận và nâng cao kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thiếu sót dựa trên đánh giá khách quan từ nhà tuyển dụng, từ đó hoàn thiện bản thân tốt hơn, sẵn sàng mở ra những cơ hội việc làm mới hấp dẫn trong thời gian sắp tới.

Nguyên tắc cần tuân thủ khi gửi email từ chối ứng viên

Để thể hiện sự chuyên nghiệp, khéo léo và trân trọng ứng viên, khi gửi email từ chối, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng dưới đây:

• Thỏa thuận về thời gian phản hồi: Trong trường hợp ứng viên chưa thực sự phù hợp với vị trí làm việc mà doanh nghiệp đang tìm kiếm, thay vì nhà tuyển dụng không thông báo kết quả phỏng vấn, hãy thỏa thuận rõ ràng với ứng viên ngay từ ban đầu về thời gian gửi phản hồi. Sau khoảng thời gian này, ứng viên không nhận được thông báo có nghĩa là họ không trúng tuyển.

• Lựa chọn thời điểm gửi thư từ chối: Nhà tuyển dụng cần chú ý tới thời điểm gửi thư từ chối ứng viên. Cụ thể, email không nên được gửi đi ngay lập tức, bởi việc làm này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực tới tâm trạng của ứng viên. Ngược lại, kéo dài thời gian phản hồi quá lâu cũng không phải là cách xử lý đúng đắn do sẽ để lại ấn tượng thiếu chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.

• Duy trì thái độ chuyên nghiệp: Các email từ chối ứng viên nên sử dụng lối hành văn lịch sự, tinh tế và khéo léo để chia sẻ về những lý do nhà tuyển dụng cảm thấy chưa hợp lý nếu lựa chọn ứng viên.

Bố cục cơ bản của mail từ chối ứng viên

Mail từ chối ứng viên cần được soạn theo bố cục rõ ràng, giúp thể hiện sự khéo léo và tôn trọng mà nhà tuyển dụng dành cho ứng viên cũng như khẳng định tính chuyên nghiệp cho toàn tổ chức. Theo đó, doanh nghiệp có thể tham khảo cấu trúc thư từ chối ứng viên chuẩn sau đây:

Thông tin và vị trí ứng tuyển của ứng viên

Là một trong những phần quan trọng hàng đầu của thư từ chối tuyển dụng, trong mở đầu email, doanh nghiệp cần thể hiện đầy đủ thông tin về ứng viên cũng như vị trí mà họ ứng tuyển.

Lời cảm ơn ứng viên

Sau lời mở đầu, nhà tuyển dụng hãy thể hiện sự cảm kích, trân trọng vì ứng viên đã dành công sức và thời gian để hoàn thành hồ sơ xin việc cũng như tham gia ứng tuyển vào doanh nghiệp.

Khéo léo từ chối ứng viên

Tiếp theo, từ chối ứng viên chính là nội dung quan trọng nhất trong email này. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng cần khéo léo giải thích lý do vì sao ứng viên chưa thực sự phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng về mặt độ tuổi, kinh nghiệm, kỹ năng,… một cách rõ ràng.

Nội dung của mục từ chối cũng nên được trình bày súc tích, ngắn gọn để ứng viên có thể dễ dàng nhìn nhận được nguyên nhân khách quan mà nhà tuyển dụng đề cập. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể đưa ra thêm một số đánh giá dựa trên tinh thần xây dựng tích cực để nói về kiến thức, kỹ năng hay kinh nghiệm mà ứng viên cần nỗ lực trau dồi, cải thiện.

Nhìn từ góc độ của ứng viên, những lời chia sẻ chân thành từ phía người có chuyên môn như nhà tuyển dụng sẽ giúp họ nhận thức được sâu sắc thiếu sót mà bản thân đang có, từ đó không ngừng cải thiện nhằm mở ra nhiều cơ hội công việc khác trong tương lai.

Mong muốn có cơ hội hợp tác về sau với ứng viên

Ở mục bày tỏ mong muốn hợp tác, nhà tuyển dụng có thể đưa ra một số gợi ý về những vị trí đang được tuyển dụng khác tại doanh nghiệp phù hợp với ứng viên hơn. Tuy nhiên, các ứng viên này cần thuộc nhóm tiềm năng và có khả năng thích nghi với văn hóa tổ chức.

Lời chúc ứng viên

Cuối thư từ chối ứng viên, doanh nghiệp nên gửi lời cảm ơn chân thành thêm một lần nữa. Ngoài ra, đừng quên chúc họ sẽ nhanh chóng tìm được một cơ hội việc làm khác thực sự phù hợp với bản thân.

Tổng hợp một số mẫu thư trả lời kết quả phỏng vấn không trúng tuyển chuyên nghiệp, khéo léo

Trong phần dưới đây, Govi sẽ gửi tới bạn một số mẫu thư trả lời kết quả phỏng vấn không trúng tuyển cho ứng viên một cách chuyên nghiệp, khéo léo:

Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ nhưng không đủ điều kiện tham gia phỏng vấn

Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp sẽ nhận được CV do ứng viên gửi về ngay từ vòng đầu tiên. Để tránh làm mất thời gian của cả hai bên, đối với những ứng viên không phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, bạn hãy gửi thư từ chối với nội dung ngắn gọn nhằm thông báo sớm kết quả tới họ và chúc họ nhanh chóng tìm được công việc khác tốt hơn.

• Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ nhưng không đủ điều kiện tham gia phỏng vấn 01.
• Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ nhưng không đủ điều kiện tham gia phỏng vấn 02.

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt với người đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên

Với những ứng viên đã vượt qua ít nhất 01 vòng phỏng vấn nhưng lại không đạt yêu cầu để đi tới vòng tiếp theo, nhà tuyển dụng nên gửi thư thông báo tới họ để thể hiện tấm lòng trân trọng cùng sự khích lệ, động viên ứng viên tiếp tục cố gắng cho những cơ hội trong tương lai. Đối với mẫu thư này, hãy lưu ý rằng tùy từng đối tượng ứng viên khác nhau, doanh nghiệp cần soạn nội dung email phù hợp.

• Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt với người đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên 01.
• Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt với người đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên 02.

Mẫu thư từ chối ứng viên tiềm năng nhưng vẫn không đủ điều kiện trúng tuyển

Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ có nhu cầu tuyển dụng một số lượng nhân sự nhất định nhưng danh sách ứng viên tiềm năng tham gia ứng tuyển lại khá nhiều, nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối tới họ nhằm thể hiện lòng cảm kích cũng như mong muốn được duy trì liên lạc giữa đôi bên để chuẩn bị cho những cơ hội hợp tác (nếu có) trong tương lai.

• Mẫu thư từ chối ứng viên tiềm năng nhưng vẫn không đủ điều kiện trúng tuyển 01.
• Mẫu thư từ chối ứng viên tiềm năng nhưng vẫn không đủ điều kiện trúng tuyển 02.

Tổng kết

Có thể nói, soạn thư từ chối ứng viên tinh tế, lịch sự và khéo léo là việc làm đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp khẳng định phong cách làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp cũng như để lại ấn tượng tốt cho mọi ứng viên.

Do đó, hy vọng rằng những mẫu thư thông báo không trúng tuyển do Govi mang tới ngày hôm nay sẽ thực sự giúp ích cho các nhà tuyển dụng trong việc chọn lựa và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế của mình!