Ứng dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower hiệu quả

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được biết đến như một loại công cụ vô cùng hữu hiệu giúp ích cho con người trong thời đại hiện nay. Vậy các đặc tính được xây dựng dựa trên ma trận này như thế nào? Hãy cùng nội thất Govi tìm hiểu ngay thông qua bài viết ngày hôm nay nhé.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Trước khi tìm hiểu về các đặc tính của loại ma trận này, chúng ta sẽ làm rõ về định nghĩa ma trận Eisenhower  là gì? Ma trận quản lý thời gian Eisenhower  được hiểu là một loại phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên các tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng của từng sự việc. Danh sách tất cả các loại công việc được ma trận Eisenhower chia thành 4 nhóm khác nhau. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower  đặc biệt phù hợp đối với những người làm việc dựa theo mục tiêu nhưng không kịp thời hạn. Do đó, việc sử dụng phương pháp này sẽ giúp cho mọi người không bị cuốn vào vòng xoáy các công việc gấp rút mà có thể tập trung tối đa vào những công việc quan trọng.

#4 cấp độ trong ma trận thời gian Eisenhower

Thực ra, bản chất của loại ma trận quản lý thời gian Eisenhower chính là khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên phù hợp. Từ đó giúp bạn hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu và định hướng đã đề ra. Bốn cấp độ trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower  bao gồm: Việc khẩn cấp và quan trọng, Việc quan trọng không khẩn cấp, Việc khẩn cấp không quan trọng, Việc không quan trọng không khẩn cấp.

Cấp độ 1: Việc khẩn cấp và quan trọng

Việc khẩn cấp và quan trọng được đánh giá là nhóm việc đầu tiên cần làm trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower.  Do đó, tất cả các công việc nằm trong nhóm này cần được thực hiện trước tiên. Bạn cần sắp xếp công việc để làm sao thời gian hoàn thành các việc này nằm trong khoảng từ 15 – 20% thời gian. Các dấu hiệu để nhận biết công việc vừa quan trọng và khẩn cấp:

• Sự việc xảy ra bất ngờ có liên quan đến các vấn đề khủng hoảng.
• Không còn bất kỳ thời gian nào để có thể trì hoãn lại công việc.
• Cần hoàn thành tất cả mọi công việc còn sót lại.

Cấp độ 2: Việc quan trọng, không khẩn cấp

Nhóm việc tiếp theo bạn cần thực hiện nằm trong cấp độ 2 là việc quan trọng, không khẩn cấp. Thông thường, đối với những công việc thuộc nhóm việc quan trọng, không khẩn cấp sẽ chiếm khoảng từ 50 – 60% khoảng thời gian mà bạn dành cho công việc. Khi thực hiện hoàn thành công việc ở nhóm này, bạn cần tập trung làm việc và đầu tư thời gian nhiều hơn, lâu hơn so với các nhòm việc còn lại. Trường hợp những công việc cần nhiều thời gian hoàn thành thì mức độ quan trọng của nó càng cao và ngược lại.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý, trong quá trình thực hiện nhóm công việc này, bạn cần ưu tiên xử lý các đầu mục công việc quan trọng, khẩn cấp nếu nó xuất hiện bất chợt trong quá trình đang hoàn thành nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Khi đã xử lý xong việc khẩn cấp và quan trọng thì bạn có thể tiếp tục thực hiện các đầu mục công việc thuộc nhóm cấp độ 2 mà chưa hoàn thành.

Cấp độ 3: Việc khẩn cấp, không quan trọng

Trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower, nhóm việc khẩn cấp không quan trọng thường sẽ chiếm khoảng 15 – 20% quỹ thời gian làm việc của bạn để hoàn thành xong. Điều bạn cần lưu ý ở nhóm việc này đó chính là cần giải quyết xong sớm và nhanh chóng. Để nhận biết được đâu là công việc thuộc nhóm này, bạn sẽ đánh giá trên các tiêu chí sau đây:

• Được người khác ủy quyền để giải quyết và không thuộc trách nhiệm của bản thân.
• Đầu việc phát sinh từ những phần việc nhỏ.
• Các công việc liên quan đến phản hồi thư, email, cuộc họp trao đổi ngắn.

Cấp độ 4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp

Trong mô hình quản lý thời gian,nhóm việc không quan trọng và không khẩn cấp được xếp cuối cùng. Khi thực hiện các đầu việc thuộc nhóm này, bạn không nên để nó chiếm quá nhiều thời gian làm việc của mình, bạn chỉ cần dành khoảng 5% để có thể giải quyết các công việc này. Bạn có thể xếp một số loại công việc sau vào nhóm này:

• Gặp gỡ, nói chuyện cùng bạn bè
• Các hoạt động, vui chơi giải trí
• Những công việc không rõ ràng về mục đích…

Cách ứng dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để có thể dễ dàng ứng dụng ma trận Cách ứng dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả trong việc quản lý thời gian, bạn nên thực hiện theo các bước cơ bản sau đây:

• Bước 1: Tiến hành lập danh sách rõ ràng và đầy đủ các công việc cần làm. Bạn nên hạn chế tối đa việc bỏ sót hoặc dư thừa các đầu mục công việc.
• Bước 2: Xem xét, đánh giá cũng như sắp xếp các công việc vào các nhóm với các cấp độ khác nhau bao gồm: Việc khẩn cấp và quan trọng, việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, và việc không quan trọng cũng không khẩn cấp.
• Bước 3: Tiến hành làm việc theo các thứ tự ưu tiên của các nhóm. Lần lượt các bước thực hiện theo các cấp độ sau: Cấp độ 1: Việc quan trọng và khẩn cấp, cấp độ 2: việc quan trọng, không khẩn cấp, cấp độ 3: Việc khẩn cấp, không quan trọng, cấp độ 4: Việc không quan trọng, không khẩn cấp.

Với việc thực hiện ma trận quản lý thời gian Cách ứng dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả theo phương pháp nêu trên sẽ giúp bạn loại bỏ được những công việc không cần thiết và hoàn thành tốt nhất các công việc quan trọng.

Ví dụ về việc sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Để có thể giúp các bạn hiểu rõ chi tiết về cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower, chúng tôi sẽ đưa ra một số ví dụ điển hình để bạn tham khảo như sau:

Ví dụ về cách sử dụng ma trận Eisenhower  trong đời sống cá nhân

Như chúng ta biết, trong đời sống cá nhân của mỗi người thường sẽ có rất nhiều công việc khác nhau cần hoàn thành, vì thế, chúng ta sẽ chia các công việc vào 4 nhóm tương ứng với 4 cấp độ khác nhau.

• Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp: Hoàn thành các báo cáo để họp vào sáng ngày mai, họp, đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác, …
• Nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp như: Tham dự một sự kiện kết nối phục vụ cho công việc, đặt vé máy bay đi công tác, lập kế hoạch kinh doanh/marketing theo tuần, tháng, quý…
• Nhóm công việc khẩn cấp, không quan trọng: Gửi email cho mọi người để thông báo cuộc họp, viết bài trên blog hoặc website, học thêm kỹ năng mới…
• Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp: đọc tin tức trong ngày, tham gia các hoạt động vui chơi, giải trí…

Những ví dụ về ma trận Eisenhower dành cho doanh nghiệp

Chúng ta có thể lấy ví dụ về đầu mục các công việc cần thực hiện trong một bệnh viện để hiểu hơn về cách sắp xếp công việc trong doanh nghiệp.

• Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp: Ưu tiên điều trị cho những trường hợp bệnh nhân đang bị các bệnh cấp tính, đang phát bệnh nguy hiểm nếu không cứu chữa kịp thời sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng.
• Nhóm công việc quan trọng, không khẩn cấp như: Những bệnh nhân có bệnh nhẹ hơn nhưng đã đặt lịch khám hoặc chờ từ trước.
• Nhóm công việc khẩn cấp, không quan trọng: Ca mổ hoặc cấp cứu nhưng bệnh viện đã không còn phòng mổ cần chuyển đến bệnh viện khác để thực hiện.
• Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp: Thời gian nghỉ ngơi, giải lao của các bác sĩ.

Ví dụ về ma trận quản lý thời gian của nhân viên bán hàng Govi

Trên thực tế, áp dụng chiến lược của Eisenhower rất đơn giản. Nhân viên bán hàng Govi đã liệt kê ra những nhiệm vụ phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm tốn thời gian. Sau đó tiến hành sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

• Góc phần tư thứ 1: Nhân viên thực hiện sắp xếp những công việc quan trọng, khẩn cấp vào nhóm cần xử lý ngay. Ưu tiên giải quyết các công việc như đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng, giải quyết các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm (bàn làm việc, ghế văn phòng, ghế giám đốc, tủ văn phòng,…), tham gia cuộc họp khẩn cấp, thực hiện nhiệm vụ bất ngờ,…
• Góc phần tư thứ 2: Nhân viên tiếp tục lựa chọn những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp vào phần này để sắp xếp, lên kế hoạch thực hiện. Nhân viên tiến hàng lập kế hoạch kinh doanh của tuần/tháng/quý/năm, xử lý công nợ khách hàng/nhà cung cấp, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng,…
• Góc phần tư thứ 3: Ở phần này, các nhân viên bán hàng Govi lựa chọn những công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng để thực hiện ủy quyền, nhờ giúp đỡ. Để ủy quyền hiệu quả, cần thực hiện giao tiếp phù hợp, giao việc đúng người giúp đảm bảo công việc được thực hiện đúng kế hoạch.
• Góc phần tư thứ 4: Sau khi đã sắp xếp 3 nhóm công việc trên, danh sách công việc của nhân viên chỉ còn những việc không quan trọng, không khẩn cấp. Những việc này phần nhiều thuộc về nhóm việc giải trí, thư giãn hay những việc làm cũng được, không làm cũng được.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết về ma trận quản lý thời gian Eisenhower mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn ngày hôm nay. Hy vọng thông qua những chia sẻ này sẽ giúp bạn có thể kinh nghiệm để vận dụng ma trận này vào công việc một cách hiệu quả nhất.

Xem thêm:

• Tìm hiểu các mô hình quản lý thời gian khác và các ứng dụng quản lý
• Chia sẻ các phần mềm quản lý công việc hiệu quả