Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả và mẫu kế hoạch chuẩn

Với các công ty thì quy trình đào tạo nhân viên mới là điều cần thiết để giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập môi trường, hiểu được các công việc mình cần làm, nắm rõ các quy định thưởng phạt trong công ty. Thực tế để xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên tốt không phải là điều đơn giản.

Mục đích của đào tạo là gì? Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?

Việc lên kế hoạch, quy trình đào tạo nhân viên mới là điều quan trọng mà các doanh nghiệp nên làm bởi nó mang lại rất nhiều giá trị cho cả người lao động và doanh nghiệp.

Mục đích của đào tạo là gì?

Với các nhân viên mới khi bước vào làm việc tại công ty thường sẽ được trải qua một vài buổi đào tạo trước khi bắt tay vào làm việc. Theo đó các doanh nghiệp sẽ để các cấp quản lý lãnh đạo hoặc chuyên gia, giảng viên đào tạo nhân viên mới về các quy định chung, văn hóa doanh nghiệp cũng như các kỹ năng chuyên môn cần thiết giúp người lao động làm việc tốt hơn.

Mục đích chính của quy trình đào tạo nhân viên mới chính là giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường doanh nghiệp, thích ứng các yêu cầu công việc được giao, hoàn thành công việc nhanh chóng và tốt nhất, mang về lợi ích cho doanh nghiệp. Theo thống kê thì có gần 80% nhân viên mới cực kỳ coi trọng hoạt động đào tạo của doanh nghiệp bởi nó sẽ giúp họ làm việc tốt và gắn kết với doanh nghiệp hiệu quả hơn. Những nhân viên không được đào tạo hoặc tiếp nhận đào tạo kém sẽ có tỷ lệ bỏ việc trong năm đầu tiên làm việc rất lớn.

Đào tạo nhân viên mới mặc dù có thể mất thời gian, chi phí ban đầu nhưng nếu thực hiện chỉn chu thì về lâu dài sẽ giúp giảm ngân sách tuyển dụng cũng như tăng khả năng giữ chân nhân viên.

Lợi ích xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới

Việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là đối với doanh nghiệp. Cụ thể:

Giúp nhân viên mới nâng cao kỹ năng

Trong chương trình đào tạo nhân viên mới ngoài các thông tin đào tạo về quy định, văn hóa doanh nghiệp thì nhân viên sẽ được đào tạo để bổ sung các kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn tốt. Qua các buổi đào tạo, từng nhân viên sẽ thấy được mình đang có điểm mạnh và có những điểm nào còn thiết sót, từ đó tự trau dồi, rèn luyện để có thể làm việc chuyên nghiệp hơn trong tương lai.

Các nhân viên được doanh nghiệp tổ chức khóa học đào tạo bài bản thường sẽ chủ động nắm rõ các kỹ năng, công việc cần làm, từ đó giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Mặt khác, khi tổ chức các chương trình đào tạo cho thấy sự quan tâm của công ty đối với nhân viên mới, họ cảm nhận được coi trọng và sẵn sàng gắn bó dài lâu hơn với công ty.

Xây dựng đội ngũ nhân viên tốt, tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Tiến hành đào tạo nhân viên mới có nghĩa là doanh nghiệp đang đầu tư phát triển chất lượng nhân lực của mình. Song song với các chương trình đào tạo nhân viên mới thì các chương trình training cho các nhân viên đang làm việc cũng được tiến hành thường xuyên. Việc này giúp kỹ năng chuyên môn nhân viên được nâng cao đáng kể, nhân viên làm việc hiệu suất tốt, gắn bó công ty dài lâu. Khi mà người lao động gắn bó với công ty thì sẽ hạn chế tình trạng nhảy việc, nghỉ việc, công ty từ đó không cần tốn thời gian, tiền bạc để thường xuyên tuyển dụng nhân sự mới.

Xây dựng lòng trung thành của nhân viên

Thực tế đôi khi bạn thấy có các doanh nghiệp mặc dù lương nhân viên trả trung bình, hoặc thấp hơn so với mặt bằng chung thị trường nhưng nhân viên vẫn gắn bó với doanh nghiệp dài lâu. Tất cả là nhờ các chính sách đào tạo hợp lý cùng chế độ đãi ngộ công bằng, cách mà doanh nghiệp định hướng người lao động, trao cho họ niềm tin. Nhân viên làm việc trong những công ty này sẽ thấy được mình có tiếng nói, có sự đóng góp vào sự phát triển của công ty, từ đó gắn bó dài lâu hơn.

Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả là như thế nào?

Để lên được một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả không phải là điều đơn giản. Thông thường với các doanh nghiệp mới thành lập thì cần phải trải qua vài ba lần đào tạo mới có thể đúc rút kinh nghiệm từ đó mới có thể xây dựng khung chương trình đào tạo nhân viên mới chuẩn chỉ, chuyên nghiệp.

Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cần đảm bảo các yếu như sau:

Lịch trình đào tạo cụ thể

Bên nhân sự, đào tạo cần vạch rõ, lên kế hoạch xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên mới sẽ bao gồm những nội dung nào, số lượng khóa học là bao nhiêu, thời gian diễn ra đào tạo mấy ngày, từ ngày nào đến ngày nào, ai là người đào tạo, các tài liệu đào tạo sẽ gồm những gì, đào tạo ở đâu (công ty hay bên ngoài)… Lịch trình đào tạo cụ thể giúp mọi người thực hiện chuẩn chỉ và không bị sai lệch.

Xác định mục tiêu đào tạo

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp mình là gì, bởi nếu chỉ cưỡi ngựa xem hoa thì sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc của doanh nghiệp. Trong buổi đào tạo, nhà tuyển dụng cần đào tạo kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ để nhân viên mới có thể nắm bắt, hiểu, từ đó làm việc hiệu quả và nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới.

Tham khảo về nội dung đào tạo từ các nhân viên đang làm việc

Các nhân viên đang làm việc sẽ là người hiểu rõ nhất công việc ở từng vị trí khác nhau sẽ cần đòi hỏi các kỹ năng gì. Tham khảo ý kiến từ họ để xây dựng nội dung đào tạo nhân viên mới sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích để giúp doanh nghiệp xây dựng được quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp hơn.

Tạo lộ trình học tập cho nhân viên mới

Trong các buổi đào tạo, người tiến hành đứng ra đào tạo cần hướng dẫn nhân viên mới cần nghiêm túc phát triển năng lực trong quá trình làm việc. Ngoài ra doanh nghiệp và nhân viên cần thường xuyên phản hồi xem quá trình đào tạo có đang ổn không, nếu chưa ổn thì cần sửa đổi và khắc phục một cách nhanh chóng.

Sử dụng công nghệ trong đào tạo

Việc chỉ có người nói và nhân viên mới ngồi nghe sẽ rất nhàm chán và khiến nhân viên buồn ngủ. Một trong những cách làm cho các buổi đào tạo trở nên hiệu quả hơn đó là sử dụng các công nghệ hỗ trợ như máy chiếu, video… Các thông tin được trình bày cụ thể, sinh động, dễ hiểu, nhờ vậy nhân viên mới sẽ tiếp thu hiệu quả hơn.

Theo dõi tiến độ

Đừng để xong chương trình đào tạo mới tổ chức đánh giá chất lượng quá trình đào tạo. Mà ngay từ khi chương trình đào tạo đang diễn ra thì các bộ phận quản lý trực tiếp cần phải theo dõi xem nhân viên mới có hào hứng và hiểu nội dung đang được giảng dạy hay không.

Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới

Việc lên mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới có thể thực hiện bằng văn bản word hoặc excel… tùy theo các doanh nghiệp. Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới cần được thực hiện bởi những quản lý giàu kinh nghiệm, có năng lực chuyên môn tốt thực hiện. Bản thân người traning trực tiếp cũng phải là người có khả năng giao tiếp tốt, truyền đạt dễ hiểu, là chiếc cầu nối quan trọng để gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.

Trong quá trình lập mẫu kế hoạch quy trình đào tạo nhân viên mới thì doanh nghiệp nên chú ý chuẩn bị tất tần tật các thông tin về quy định, chính sách công ty, thiết bị phục vụ cho buổi đào tạo. Những điều này giúp doanh nghiệp tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt các nhân viên mới.

Dưới đây là một số biểu mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

Cách đào tạo cho nhân viên mới hiệu quả

Sự hòa nhập của nhân viên mới chịu ảnh hưởng rất lớn từ quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới tại mỗi doanh nghiệp. Những doanh nghiệp bỏ qua bước lên quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ khiến nhân viên gặp nhiều khó khăn trong việc thích nghi môi trường mới, công việc mới, tốn thời gian làm quen và thực hiện các công việc. Điều này cũng khiến công việc, hiệu suất của doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Nhìn chung bản thân các doanh nghiệp cần chủ động xây dựng mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới:

Bước 1: Chuẩn bị không gian làm việc cho nhân viên mới

Khi nhà tuyển dụng đã kết thúc đợt phỏng vấn, test và lựa chọn được các ứng viên tiềm năng, phù hợp nhất thì phòng nhân sự sẽ cần gửi email thông báo đến các phòng ban liên quan trong doanh nghiệp để có sự chuẩn bị chu đáo, cần thiết về chỗ ngồi, vị trí làm việc của nhân viên mới, các thiết bị như máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm…

Bước 2: Chào đón nhân viên mới

Để ban lãnh đạo, các bộ phận nhân viên cũ làm quen nhân viên mới thì công ty cần lên kế hoạch chào đón họ trong ngày đầu họ đến làm việc tại công ty. Việc chào đón nhân viên mới có thể diễn ra với nhiều hình thức khác nhau như có một buổi chào đón chung các nhân viên mới, buổi tiệc ngọt nho nhỏ, sắp xếp nhân viên cũ hướng dẫn, chào đón để người mới không bị bỡ ngỡ… Nhân viên mới sẽ cảm nhận được sự thân thiện và gần gũi hơn với môi trường mình sắp làm việc.

Bước 3: Đào tạo quy định chung của doanh nghiệp

Thường thì ở bước này doanh nghiệp thường sẽ tổ chức 1 – 2 buổi đào tạo, nội dung chủ yếu đề cập đến các thông tin về doanh nghiệp, bộ máy quản lý, lịch sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp, các quy định chung của công ty, chính sách đối với nhân viên, giờ giấc làm việc, thông tin liên hệ…

Thường bộ phận đào tạo nhân sự sẽ cần chuẩn bị slide đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, ví dụ hội nhập nhân lực, theo dõi slide giúp nhân viên dễ theo dõi và thông tin trình bày trực quan, sinh động, dễ hiểu hơn. Đồng thời trong buổi đào tạo này, các bộ phận quản lý cũng sẽ có những định hướng công việc cho nhân viên mới, đưa ra bài test đào tạo hội nhập, giúp họ hiểu thêm về công việc mình định làm, tiềm năng phát triển, cơ hội thăng tiến trong tương lai.

Bước 4: Đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn

Trong quy trình đào tạo nhân viên mới thì không thể bỏ qua khâu đào tạo kỹ năng chuyên môn cho họ. Bởi mỗi công ty, ở từng vị trí công việc sẽ đòi hỏi nhân viên phải có các kỹ năng chuyên môn khác nhau, có vững chuyên môn thì quá trình triển khai công việc mới có thể diễn ra thuận lợi. Chẳng hạn với các công ty truyền thông sẽ có quy trình đào tạo nhân viên marketing… Trong các buổi đào tạo chuyên môn này các kiến thức thường được truyền tải đến nhân viên mới sẽ gồm:

• Tổng quan về sản phẩm hay dịch vụ mà công ty đang triển khai, hoạt động.
• Các công việc, kiến thức nhân viên cần có ở mỗi vị trí khác nhau.
• Các kiến thức nâng cao nhân viên sẽ được đào tạo riêng công ty.
• Các kỹ năng mềm giúp nhân viên làm việc hiệu quả: kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục…

Bước 5: Đánh giá quy trình đào tạo

Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà thời gian lên quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới sẽ có sự khác nhau, có thể là 1 – 2 ngày hoặc có thể là 1 tuần. Kết thúc chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần có buổi nói chuyện thân thiện và cởi mở với nhân viên mới để xem họ nêu quan điểm, suy nghĩ như thế nào về chương trình đào tạo vừa qua. Nếu có chỗ nào chưa được tốt thì doanh nghiệp nên chú ý để sửa đổi, bổ sung kịp thời cho các lần đào tạo nhân viên mới kế tiếp.

Việc đánh giá giúp doanh nghiệp xem xét liệu nhân viên mới đã tiếp nhận được các thông tin, kiến thức gì trong suốt quá trình đào tạo, từ đó đánh giá năng lực của mỗi ứng viên và xây dựng được nguyện vọng phát triển nghề nghiệp theo mong muốn của họ.

Có thể thấy việc lên quy trình đào tạo nhân viên mới là điều cực kỳ quan trọng và cần thiết, các doanh nghiệp không nên bỏ qua bước này. Hãy để nhân viên mới thiện cảm ngay với doanh nghiệp từ buổi đầu tiên, từ đó sẵn sàng cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty.

Xem thêm:

• Các tiêu chí đánh giá nhân viên bạn cần biết
• Tham khảo các phần mềm quản lý nguồn nhân lực đơn giản dễ sử dụng