Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông và hướng dẫn cách soạn

Biên bản họp hội đồng cổ đông được sử dụng phổ biến tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Khi lập biên bản cần đảm bảo đúng thể thức và nội dung đã được quy định. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết tới bạn đọc về loại văn bản này.

Họp đại hội đồng cổ đông là gì?

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất trong các công ty cổ phần bao gồm những cổ đông có quyền biểu quyết. Dựa trên định nghĩa về đại hội đồng cổ đông trê được quy định tại Khoản 1, Điều 138 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có thể hiểu đây là cuộc họp định kỳ của các cổ đông có quyền cao nhất quyết định các vấn đề quan trọng có liên quan trực tiếp tới hoạt động của công ty, doanh nghiệp đó.

Khi nào cần phải họp thường niên đại hội đồng cổ đông?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020, các cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ được tiến hành như sau:

• Đại hội đồng cổ đông tổ chức họp thường niên mỗi năm một lần
• Sau khi kết thúc năm tài chính tối đa 4 tháng, các công ty, doanh nghiệp phải tổ chức họp đại hội đồng cổ đông
• Một số công ty, doanh nghiệp có quy định riêng có thể tổ chức họp và kèm biên bản họp hội đồng cổ đông trong vòng 6 tháng sau khi kết thúc năm tài chính

Biên bản họp đại cổ đông phải làm xong và thông qua khi nào?

Biên bản họp cổ đông bắt buộc phải làm xong và thông qua trước khi cuộc họp kết thúc và giải tán. Mặt khác, người lập biên bản sẽ có trách nhiệm gửi tới tất cả các cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ thời điểm cuộc họp cổ đông khép lại.

Các biên bản họp hội đồng cổ đông bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký và được lưu trữ ở trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp. Các công ty, doanh nghiệp có thể lưu trữ dưới nhiều hình thức khác như ghi âm hoặc các bản ghi điện tử. Ngoài ra với biên bản kiểm phiếu biểu quyết các công ty, doanh nghiệp không thể gửi trực tiếp cho các cổ đông có thể thay thế bằng cách đăng tải trực tiếp trên trang thông tin điện tử.

Cách soạn biên bản họp hội đồng cổ đông

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp áp dụng nhiều mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông khác nhau. Tuy nhiên tất cả các biên bản đều phải đảm bảo có đầy đủ những nội dung dưới đây:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ ở đầu biên bản
• Tên biên bản họp và trích yếu nội dung trong cuộc họp
• Thời gian lập biên bản (đảm bảo ghi đầy đủ và chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút lập biên bản họp hội đồng cổ đông)
• Thành phần cổ đông tham dự cuộc họp
• Nội dung chính trong buổi họp (khái quát lại)
• Các số liệu được đưa ra trong cuộc họp cổ đông
• Tổng kết biên bản và ký xác nhận

Trong quá trình lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần đảm bảo ghi chép đầy đủ và trung thực, không có yếu tố suy diễn chủ quan của cá nhân. Bên cạnh đó, các số liệu, sự kiện có trong biên bản phải đảm bảo chính xác 100% và được ghi chép rõ ràng. Phần nội dung trong biên bản họp tuyệt đối không ghi lan man, dàn trải, phải có trọng tâm, trọng điểm.

Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông

Một số biên bản họp hội đồng cổ đông thông dụng cho các công ty, doanh nghiệp tham khảo bao gồm:

Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông thường niên

Đây là mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông sử dụng nhiều nhất trong các công ty, doanh nghiệp. Thông thường, biên bản họp sẽ được viết bằng tiếng Việt và có thể sử dụng tiếng nước ngoài theo quy định của mỗi công ty, doanh nghiệp. Những nội dung chính có trong biên bản này sẽ bao gồm:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản họp cổ đông thường niên
• Tên biên bản họp cổ đông thường niên
• Tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp đã đăng ký của công ty, doanh nghiệp
• Thời gian và địa điểm tổ chức họp cổ đông thường niên
• Chương trình và nội dung chính trong cuộc họp hội đồng thường niên
• Họ và tên chủ toạ, thư ký trong cuộc họp hội đồng thường niên
• Số lượng cổ đông tham dự, thông tin của từng cổ đông (họ tên, vị trí, chức vụ)
• Tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông tham dự họp hội đồng thường niên
• Phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, những cổ đông dự họp thường niên và tổng số phiếu bầu tương ứng với số cổ đông góp mặt
• Ý kiến phát biểu của từng thành viên trong đại hội đồng cổ đông trong cuộc họp
• Số phiếu biểu quyết trong mỗi vấn đề được đưa ra trong cuộc họp thường niên
• Phương thức tiến hành biểu quyết các vấn đề, tổng số phiếu hợp lệ / không hợp lệ, tán thành / không tán thành, không có ý kiến biểu quyết
• Những vấn đề đã được đưa ra biểu quyết trong cuộc họp cổ đông thường niên và tỷ lệ phần trăm tương ứng với tổng số phiếu đã được biểu quyết trong mỗi vấn đề
• Chữ ký của thư ký và chủ tọa trong biên bản họp hội đồng cổ đông

Mẫu biên bản họp đại hội cổ đông bất thường

Bên cạnh biên bản họp công ty cổ phần thường niên thì mẫu biên bản họp bất thường cũng được sử dụng thường xuyên. Trong trường hợp các công ty, doanh nghiệp có vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, cần biểu quyết gấp sẽ sử dụng tới mẫu biên bản bất thường. Các nội dung chính trong biên bản họp cổ đông bất thường gồm có:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản họp cổ đông bất thường
• Tên biên bản (Biên bản họp đại hội cổ đông bất thường của công ty…)
• Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp đại hội cổ đông bất thường
• Số hiệu chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp
• Thành phần tham dự cuộc họp đại hội cổ đông bất thường (khách mời, ban kiểm soát, ban điều hành, hội đồng quản trị, cổ đông…)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của phiên họp cổ đông bất thường (tổng số cổ đông đại diện cho số lượng cổ phần, tỷ lệ phần trăm tổng số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự cuộc họp bất thường…)
• Thủ tục khai mạc phiên họp cổ đông bất thường (liệt kê các cổ đông lên phát biểu khai mạc và thống kê tổng số vốn điều lệ, tổng số cổ phần và tổng số cổ đông, các đại diện uỷ quyền hợp pháp của cổ đông tham dự họp bất thường của công ty, doanh nghiệp)
• Các cổ đông biểu quyết thông qua danh sách chủ toạ, Ban kiểm phiếu, chương trình họp bất thường, quy chế tổ chức họp bất thường…
• Chỉ định thư ký/ban thư ký của cuộc họp cổ đông bất thường (liệt kê họ tên, chức vụ và vị trí trong ban thư ký của từng thành viên)
• Các nội dung chính trong phiên họp cổ đông bất thường
• Quá trình thảo luận và đóng góp ý kiến của các cổ đông tham dự cuộc họp bất thường
• Thống kê kết quả biểu quyết những nội dung được đưa ra trong cuộc họp cổ đông bất thường
• Phần tổng kết, thông qua biên bản họp
• Bế mạc phiên họp cổ đông bất thường
• Chữ ký của ban thư ký và chủ tọa ký xác nhận, đóng dấu

Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông Vinamilk

Biên bản họp hội đồng cổ đông của Tập đoàn Vinamilk là một bản mẫu tiêu biểu để các công ty, doanh nghiệp tham khảo. Những nội dung chính xuất hiện trong biên bản họp cổ đông của Vinamilk bao gồm:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu biên bản họp cổ đông
• Tên biên bản (Biên bản cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên năm… Công ty cổ phần Sữa Việt Nam)
• Thời gian tổ chức họp cổ đông thường niên
• Địa điểm tổ chức họp cổ đông thường niên (Ftown 3 đường D2, Khu công nghệ cao phường Tân Phú, quận 9, thành phố Hồ Chí Minh)
• Mã số chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0300588569
• Thành phần tham dự cuộc họp cổ đông thường niên: Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Cổ đông, Kiểm toán độc lập
• Thông tin về tính hợp pháp, hợp lệ của cuộc họp: tổng số đại biểu, số lượng cổ phần, tỷ lệ phần trăm tương ứng
• Thủ tục tiến hành khai mạc họp đại hội cổ đông thường niên của Vinamilk
• Chương trình nghị sự họp cổ đông thường niên Vinamilk: báo cáo tài chính, báo của của hội đồng quản trị, chi trả cổ tức của năm tài chính…, kế hoạch doanh thu, lợi nhuận trong năm tiếp theo, kế hoạch chi trả cổ tức trong năm tiếp theo, phát hành và niêm yết cổ phiếu cho các cổ đông hiện hữu, lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập, thù lao chi trả hội đồng quản trị năm tiếp theo, bổ sung ngành nghề kinh doanh, bầu thêm thành viên hội đồng quản trị, bổ sung ngành nghề kinh doanh và một số nội dung khác.
• Tổng hợp những nội dung trình đại hội đồng cổ đông Vinamilk phê chuẩn
• Tổng hợp các câu hỏi thảo luận và câu trả lời trong cuộc họp thường niên
• Công bố kết quả biểu quyết liên quan đến chương trình nghị sự bao gồm số phiếu phát ra và kết quả kiểm phiếu
• Thời gian thông qua nghị quyết ghi trong biên bản họp hội đồng cổ đông
• Chữ ký và đóng dấu của chủ toạ, chữ ký của thư ký cuộc họp

Mẫu nghị quyết đại hội đồng cổ đông

Sau khi kết thúc cuộc họp cổ đông thường niên, các công ty, doanh nghiệp sẽ ban hành nghị quyết. Trong nghị quyết sẽ có nhiều điểm khác biệt so với biên bản họp hội đồng cổ đông, cụ thể là:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu nghị quyết
• Tên văn bản: Nghị quyết đại hội đồng cổ đông công ty…
• Các căn cứ được sử dụng để ban hành nghị quyết
• Các nội dung quyết nghị
• Chữ ký và đóng dấu của chủ tịch hội đồng quản trị công ty, doanh nghiệp

Mẫu quyết định thay đổi của đại hội đồng cổ đông

Đây cũng là mẫu văn bản thông dụng khi họp cổ đông với những nội dung chính sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ đầu quyết định
• Tên văn bản: Quyết định của đại hội đồng cổ đông công ty…. về việc thay đổi…
• Các quyết định thay đổi được đưa ra
• Chữ ký, đóng dấu của người đứng đầu công ty, doanh nghiệp

Trên đây là những thông tin chi tiết về biên bản họp hội đồng cổ đông. Việc thực hiện đúng theo mẫu khi lập biên bản sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối về mặt pháp lý sau này.