10 kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả nhất

Kỹ năng lập kế hoạch cá nhân hay công việc đều cực kỳ quan trọng đối với mỗi người. Bởi có kế hoạch thì mọi việc mới diễn ra đúng tiến độ và nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra trước đó, góp phần mang đến thành công cho cá nhân hoặc tổ chức. Cùng Govi tìm hiểu những lợi ích và phương pháp lập kế hoạch công việc hiệu quả dưới đây:

Lập kế hoạch là gì? Mục đích, lợi ích của việc lập kế hoạch

Trong cuộc sống, từ công việc đến vấn đề sinh hoạt cá nhân, chúng ta đều có rất nhiều những điều mình mong chờ và ấp ủ thực hiện, giải quyết. Để đảm bảo mọi thứ được diễn ra theo đúng nguyện vọng thì việc xây dựng kế hoạch là điều hết sức cần thiết.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lên kế hoạch tiếng anh là planning. Người có kỹ năng lập kế hoạch thường sẽ dựa vào mục tiêu quan trọng xác định từ trước, dựa vào đó để đưa ra các phương pháp, chiến lược, quy trình tối ưu để hiện thực hóa mục tiêu đó trong một khoảng thời gian nhất định. Cách lập kế hoạch tốt là mọi người cần phải chủ động xây dựng lộ trình cụ thể (ngắn hạn – trung hạn – dài hạn) trước khi đi vào triển khai thực hiện.

Kỹ năng lập kế hoạch về cơ bản sẽ bao gồm những khía cạnh như sau:

• Thứ nhất, xác định mục tiêu cốt lõi và thời gian cần hoàn thành mục tiêu đó.
• Thứ hai, vạch ra rõ phương pháp, chiến lược mang tính khả thi để có thể đạt mục tiêu.
• Thứ ba, xây dựng quy trình theo các bước cụ thể để đi đến mục tiêu cuối cùng.

Lợi ích của việc lập kế hoạch

Kỹ năng xây dựng kế hoạch là điều bất cứ ai cũng nên trang bị cho bản thân mình vì nó đem lại rất nhiều ưu điểm, lợi ích tuyệt vời:

Sắp xếp công việc hợp lý

Plan kế hoạch trước tiên sẽ giúp bạn biết được việc nào quan trọng hơn và nên ưu tiên làm trước, có như vậy chúng ta sẽ đảm bảo hoàn thiện mục tiêu lớn nhất mà vẫn duy trì được các công việc hàng ngày phát sinh. Kế hoạch giúp mọi thứ diễn ra suôn trẻ, trình tự, không bị chồng chéo khiến mọi người mệt mỏi và mất phương hướng.

Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc

Kỹ năng lập kế hoạch tốt, phân chia các đầu việc cụ thể, mục tiêu chính giúp người thực hiện nắm được mình đang làm được những gì, chưa làm được gì, biết được tiến độ thực hiện nhanh hay chậm theo mốc thời gian đã vạch ra trước đó. Nếu mà đang có sự chậm trễ thì cần lên kế hoạch điều chỉnh kịp thời để không làm chậm thời gian hoàn thành mục tiêu.

Tận dụng tối đa nguồn lực

Thực hiện kế hoạch đã đề ra giúp tận dụng tối đa nguồn lực, tránh lãng phí, trùng lặp đáng tiếc. Khi đầu việc liệt kê đầy đủ, sắp xếp logic và khoa học, bạn sẽ nắm được chi tiết phân bổ nguồn lực: người, tiền bạc, công sức… sao cho hợp lý, tiết kiệm thời gian, đồng thời tăng hiệu suất công việc.

Phát triển bản thân

Kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp bản thân của mỗi người ngày càng hoàn thiện hơn. Bạn sẽ biết được mình đang có ưu điểm và nhược điểm gì, biết được mình đang phát triển theo hướng nào, mình cần gì để có thể đạt mục tiêu, từ đó nỗ lực thay đổi để hoàn thành mục tiêu.

Tiết kiệm thời gian

Một trong những nguyên nhân chính của việc lỡ kế hoạch đó chính là không lập kế hoạch ngay từ khi triển khai. Không có bảng phân công công việc theo thời gian cụ thể sẽ khiến chúng ta rơi vào trạng thái thường xuyên trì hoãn, ỷ lại, cuối cùng mọi thứ đều dở dang, nguy cơ gặp rủi ro rất lớn. Lỡ kế hoạch phải làm sao? Ngay khi lỡ kế hoạch bạn cần ngay lập tức xem xét lại và rà soát, thúc đẩy nhanh tiến độ làm việc để đạt được mục tiêu sớm nhất có thể.

Tạo động lực

Nắm được cách lập bản kế hoạch công việc tốt, người thực hiện sẽ biết được tính khả thi của kế hoạch này ra sao. Làm từng việc một khiến bạn cảm thấy mình đang dần tiến đến mục tiêu. Cứ mỗi lần làm xong đầu việc nào đó, bạn sẽ tích dấu hoàn thành, nó sẽ khiến bạn phấn chấn và có tinh thần nhiệt huyết hơn trong thời gian tiếp theo.

Tăng tính tương tác, đoàn kết của tập thể

Việc lập kế hoạch không chỉ diễn ra ở một cá nhân mà nó rất phổ biến trong tập thể công ty, doanh nghiệp. Khi cả nhóm, team cùng lên kế hoạch và thực hiện sẽ tăng cường mối liên kết, sự trao đổi của các thành viên, gắn kết mọi người lại gần nhau hơn. Mỗi người sẽ tự biết được vai trò và trách nhiệm của mình để thực hiện tốt nhất công việc được phân công.

Các phương pháp lập kế hoạch công việc

Hướng dẫn xây dựng kế hoạch chuẩn là điều mà mọi người đều rất quan tâm. Thực tế có nhiều phương pháp, cách lập kế hoạch làm việc khác nhau, tùy vào sở thích, tính chất công việc và cảm quan của mỗi người. Tuy nhiên hiện nay phương pháp 5W 1H 2C 5M đang được các doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi bởi tính đơn giản mà mang lại hiệu quả tương đối cao. Kỹ năng lập kế hoạch này chúng ta sẽ cần trả lời rất nhiều các câu hỏi khác nhau, cụ thể:

• Why (mục tiêu công việc): Trước khi lập kế hoạch thì bạn cần tự mình trả lời được các câu hỏi như tại sao bạn cần thực hiện công việc này? Công việc này có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp? Không thực hiện công việc gì sẽ gây ra hậu quả gì? Xác định rõ mục tiêu giúp mọi việc bạn thực hiện đều hướng vào trọng tâm thực hiện mục tiêu chứ không bị xao nhãng.
• What (xác định nội dung công việc): Bạn cần trả lời nội dung công việc đó bao gồm những gì và các bước cần thực hiện để hoàn thành.
• Where (ở đâu): Công việc này sẽ được tiến hành thực hiện ở đâu, kiểm tra tại bộ phận nào, giao hàng tại địa điểm nào…?
• When (Khi nào): Khi nào bắt đầu triển khai kế hoạch, dự trù thời gian bao lâu, khi nào kết thúc…
• Who (ai): Ai sẽ thực hiện công việc này? Ai là người giám sát và kiểm tra? Ai sẽ đồng hành và hỗ trợ xử lý công việc? Ai phải chịu trách nhiệm khi công việc không hoàn thành?
• How (cách thức thực hiện): Có những tài liệu nào giúp hướng dẫn công việc, công việc nên thực hiện như thế nào để tốt nhất?
• Control (phương pháp kiểm soát): đặc tính của công việc đó là gì? làm thế nào có thể đo lường hiệu quả công việc?
• Check (kiểm tra): Số lần kiểm tra ra sao, nguyên tắc kiểm tra như thế nào, công đoạn nào cần kiểm tra, ai sẽ tiến hành kiểm tra…
• 5M (xác định nguồn lực): Bao gồm: man (nhân lực), money (tiền), method (phương pháp làm việc), machine (máy móc, công nghệ), material (nguyên vật liệu hoặc hệ thống cung ứng).

Các bước lập một bản kế hoạch công việc chuẩn

Kỹ năng lập kế hoạch chuẩn sẽ cần thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

Lập kế hoạch theo ngày, tuần, tháng, năm

Tùy vào công việc mà cá nhân, tổ chức cần thực hiện mà cách thức lập kế hoạch sẽ có sự khác nhau. Có các bản kế hoạch ngắn tính theo tuần/tháng, nhưng cũng có bản kế hoạch dài hạn tính theo quý/năm. Dù là cách lập kế hoạch công việc nào đi chăng nữa thì lên kế hoạch cũng sẽ là chìa khóa quan trọng để bạn và mọi người đảm bảo tiến độ công việc hợp lý và đúng thời hạn như đã yêu cầu.

Xác định mục tiêu

Cách viết bản kế hoạch khoa học và hiệu quả thì người thực hiện cần xác định rõ mục tiêu thực hiện và phân chia mục tiêu lớn dài hạn thành những mục tiêu nhỏ và ngắn hạn hơn. Nắm được chắc chắn các điều kiện cần và đủ để mục tiêu hoàn thành đúng tiến độ. Để xác định mục tiêu, bạn có thể tham khảo mô hình SMART bao gồm:

• Specific: tức mục tiêu đưa ra cần cụ thể, rõ ràng, không chung chung
• Measurable: mục tiêu đưa ra cần mang tính định lượng, có thể đo lường được.
• Attainable: Mục tiêu đưa ra cần có tính khả thi
• Relevant: Đề cập đến những mục tiêu liên quan
• Time Based: xác định thời gian cụ thể hoàn thành mục tiêu.

Lên danh sách các đầu việc cần thực hiện

Bước tiếp theo của kỹ năng lập kế hoạch đó là chúng ta cần chủ động vạch ra những đầu việc cần thực hiện nhằm đi đến mục tiêu. Hãy phân nhỏ các đầu việc lớn, trong mỗi đầu việc lớn lại có những đầu việc nhỏ hơn. Đừng quên phân tích độ khó/dễ/tính khả thi của từng đầu việc, ghi chú đầy đủ thời gian thực hiện – kết thúc, cách thức thực hiện, điều kiện thực hiện…

Sắp xếp trình tự việc cần làm hợp lý

Yêu cầu kỹ thuật lập kế hoạch là bạn cần chia nhỏ mục tiêu của mình và phân ra các công việc cụ thể cần thực hiện. Xác định mức độ ưu tiên và thời gian thực hiện mỗi công việc để đảm bảo mọi thứ thật sự khoa học, không chồng chéo, đảm bảo đúng tiến độ, lịch trình đề ra.

Phân bổ nhân lực

Bạn cần nắm xem kế hoạch của bạn là thực hiện cá nhân hay tập thể. Nếu là cá nhân, bạn cần hiểu được mình có gì, khả năng của mình đến đâu, mình có thể dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày để thực hiện kế hoạch này… Nếu là tập thể bạn cần xem thế mạnh của mỗi người trong nhóm là gì để lựa chọn và phân chia việc đúng người, vừa tiết kiệm thời gian, công sức mà hiệu quả mang lại sẽ cao hơn.

Thực hiện kế hoạch

Sau khi đã lên xong bản kế hoạch và xác định phân bổ thời gian, nhân lực thì lúc này chúng ta sẽ bước vào giai đoạn triển khai kế hoạch. Trong quá trình triển khai, người thực hiện cần luôn theo dõi kế hoạch để có sự chỉnh sửa, xử lý những vấn đề phát sinh.

Linh hoạt ứng biến

Thường thì khó có bản kế hoạch nào có thể hoàn chỉnh không một lỗi sai sót nào kể từ khi lên kế hoạch đến khi thực hiện. Thay vào đó, dựa vào tình hình thực tế khách quan trong quá trình triển khai mà bản kế hoạch luôn cần thay đổi. Linh hoạt ứng biến chính là một trong những kỹ năng lập kế hoạch mà ai cũng cần nâng cao.

Theo dõi và kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch

Mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, chúng ta đều cần theo dõi tiến độ kế hoạch công việc để biết rằng mình/đội nhóm đang thực hiện những gì, có đúng tiến độ hay không, có xảy ra vấn đề nào bất cập phát sinh?

Cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch

Rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, biết được cách làm bản kế hoạch hoàn chỉnh không phải là việc ngày một ngày hai có thể thực hiện. Nó đòi hỏi cả một quá trình rèn luyện tích lũy kinh nghiệm và không ngừng học hỏi phát triển bản thân của mỗi cá nhân. Dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra gợi ý về những cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch tốt nhất để bạn đọc tham khảo:

Viết suy nghĩ ra giấy

Cách lên kế hoạch tốt nhất là bạn nên viết tất cả mọi suy nghĩ của mình trên giấy. Bất kể đó là ý tưởng hoặc suy nghĩ gì thì việc ghi chép ra giấy giúp bạn tránh bỏ sót những ý tưởng hay ho. Sau khi viết ra giấy xong, bạn nên viết lại trên phần mềm chuyên dụng hoặc note các ý chính vào thiết bị điện thoại để tiện theo dõi.

Hướng mọi người đồng lòng cùng thực hiện mục tiêu

Cách viết kế hoạch sẽ giúp mọi người cùng hiểu rõ về mục tiêu hướng đến và đồng lòng thực hiện để đạt được kết quả cuối cùng. Nếu là người nhóm trưởng, bạn cần phải biết kết nối các thành viên, khích lệ và thúc đẩy nhau cùng thực hiện kế hoạch ban đầu để ra.

Loại bỏ những kế hoạch phi thực tế

Kỹ năng xây dựng kế hoạch là gì? Nó là một quá trình vạch ra các ý tưởng, chiến lược mang tính khả thi cao. Ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, bạn nên đảm bảo kế hoạch của mình mang tính khả thi, có thể đạt được nếu cố gắng thực hiện. Việc lập ra kế hoạch bất khả thi sẽ khiến bản thân bạn không có niềm tin và động lực để làm việc và thực hiện chúng.

Không nên đặt mục tiêu mơ hồ

Cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch tiếp theo đó là bạn cần xác định rõ mục tiêu mà mình hoặc tổ chức đang hướng đến. Những mục tiêu cần đảm bảo đo lường và xác định được chứ không phải mơ hồ, chung chung. Mắc lỗi cơ bản này sẽ khiến kế hoạch của bạn nhanh chóng đi vào thất bại.

Nên đưa ra phương án dự phòng

Khi lập kế hoạch hãy xác định sẽ có nhiều tình huống không ngờ có thể xảy đến và bạn luôn cần dự trù trước những vấn đề phát sinh có thể xảy ra. Việc này sẽ giúp bạn chủ động trước mọi vấn đề.

Một số mẫu kế hoạch công việc phổ biến

Kỹ năng lập kế hoạch, bạn cần phải biết một số mẫu kế hoạch công việc phổ biến như kế hoạch làm việc theo ngày, tuần, tháng. Ở trong mẫu kế hoạch thường cần đảm bảo có đầy đủ các thông tin như: Họ tên – chức vụ – phòng ban của người lập kế hoạch; thời gian bắt đầu và kết thúc kế hoạch; nêu rõ chi tiết các đầu việc cần thực hiện; những mục tiêu đạt được khi làm việc; đề xuất phương án dự phòng có thể xảy đến; những đề nghị hỗ trợ…

Sau đây chúng tôi xin giới thiệu đến quý vị một số mẫu kế hoạch công việc để bạn có thể tham khảo và áp dụng trong công việc của mình hiệu quả nhất:

Mẫu kế hoạch công việc tuần

Mẫu kế hoạch công việc theo tuần được áp dụng phổ biến nhất tại các công ty. Trong mẫu kế hoạch này người làm cần nêu rõ công việc mình sẽ làm từng ngày, từ thứ 2 đến thứ sáu hoặc thứ bảy tùy công ty.

Mẫu kế hoạch công việc tháng

Mẫu kế hoạch công việc theo tháng sẽ là tổng hợp đầu việc của 4 tuần trong tháng cộng lại. Thường trong mẫu này người thực hiện sẽ tóm gọn các đầu việc một cách ngắn gọn, tránh dài lê thê, rườm rà. Viết mẫu kế hoạch công việc theo tháng sẽ là tổng quan để biết được mình sẽ cần phải làm những gì trong tháng tới để phân bổ thời gian hợp lý.

Mẫu kế hoạch kinh doanh

Mẫu kế hoạch kinh doanh sẽ giúp chúng ta nắm được các thông tin quan trọng như: ưu điểm nhược điểm của sản phẩm, dịch vụ đơn vị mình cung cấp; quy mô thị trường; đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến; các đối thủ cạnh tranh; cơ hội và rủi ro, thách thức; nguồn vốn cần thực hiện, dự trù….

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

Mẫu kế hoạch triển khai dự án

Mỗi một dự án thường sẽ có rất nhiều đầu việc khác nhau, do đó việc lên kế hoạch để kiểm soát tiến độ thực hiện, phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý là hết sức cần thiết. Ở mẫu kế hoạch này thì người lập cần cung cấp các thông tin như tên dự án, tên các công việc cần làm, người phụ trách ở từng hạng mục công việc, các mốc thời gian thực hiện…

Qua bài viết, bạn đã nắm được đầy đủ chi tiết kỹ năng lập kế hoạch rồi phải không nào. Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi làm việc, do đó tốt nhất bạn cần chú ý nắm được các kỹ năng, phương pháp xây dựng kế hoạch chuẩn chỉ để mọi việc diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất.

Xem thêm:

• Tham khảo các phần mềm quản lý công việc hiệu quả
• Hướng dẫn kỹ năng quản lý thời gian hợp lý