Hướng dẫn chọn kích thước tủ tài liệu phù hợp với không gian

Kích thước tủ hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến tính tiện dụng và thẩm mỹ tổng thể của văn phòng. Việc lựa chọn đúng kích thước không chỉ giúp tối ưu không gian mà còn đảm bảo hiệu quả lưu trữ tài liệu theo từng nhu cầu sử dụng. Trong bài viết này, Govi Furniture sẽ tổng hợp các kích thước tủ tài liệu tiêu chuẩn theo diện tích văn phòng và chức năng từng bộ phận, giúp bạn dễ dàng chọn lựa phù hợp.

Tại sao cần chọn kích thước tủ tài liệu phù hợp?

Tủ tài liệu hay còn được gọi là tủ hồ sơ, không những đáp ứng tối đa nhu cầu cất giữ giấy tờ, đồ đạc, các vật dụng văn phòng mà còn tạo điểm nhấn riêng cho không gian nội thất.

Hiện nay, loại tủ này được dùng nhiều, tạo nên một không gian sang trọng, tinh tế và đồng bộ cho phòng giám đốc, phòng làm việc, phòng lưu trữ hồ sơ… bởi sự hài hòa trong màu sắc và khác biệt trong từng đường nét.

Mang đến sự thuận tiện cho người dùng

Với thiết kế thông minh, tiết kiệm diện tích không gian nhưng vẫn đủ sức chứa kho tài liệu khổng lồ, dòng tủ đựng tài liệu sẽ giúp công việc tìm kiếm và lưu trữ tài liệu của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Không giống như các sản phẩm nội thất gia đình, kích thước tủ hồ sơ văn phòng không tuân theo bất cứ một quy tắc nào. Mà điều quan trọng là đáp ứng được nhu cầu người dùng, phù hợp với diện tích và không gian sử dụng. Dựa vào nhu cầu sử dụng với lượng tài liệu nhiều hay ít, không gian lớn hay nhỏ, người dùng có thể cân nhắc và lựa chọn mẫu tủ phù hợp, mang lại sự thuận tiện khi dùng.

Ngoài ra, đối với tủ tài liệu thường được phân ra nhiều ngăn, có khóa bảo mật cẩn thận giúp người dùng tiện hơn trong việc sắp xếp tài liệu, cất giữ giấy tờ quan trọng. Lựa chọn tủ tài liệu có kích thước, kiểu dáng phù hợp sẽ là một lợi thế cho bạn, mang đến sự tiện ích cho người dùng.

Tạo bố cục hài hòa và phù hợp với không gian

Khi đặt tủ tài liệu trong phòng, kích thước tủ là một vấn đề đáng quan tâm. Nếu tủ quá nhỏ hoặc lớn hơn so với diện tích thì sẽ tạo nên một bố cục không gian không được hài hòa, thấm chí là hơi “lố” khi đặt trong phòng.

Kích thước tủ tài liệu phù hợp với diện tích và không gian văn phòng sẽ tạo nên một tổng thể hài hòa, đồng điệu, có tính thẩm mỹ và giúp phòng làm việc của bạn hoàn hảo nhất có thể.

Kích thước tủ tài liệu, hồ sơ tiêu chuẩn cho văn phòng theo diện tích

Việc lựa chọn tủ hồ sơ phù hợp với diện tích và công năng từng không gian làm việc là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa bố cục văn phòng và nâng cao hiệu quả lưu trữ. Tùy theo quy mô văn phòng, từ nhỏ gọn đến không gian rộng rãi, sẽ có những tiêu chuẩn kích thước riêng nhằm đảm bảo sự tiện nghi, thẩm mỹ và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng.

Dưới đây là thông tin chi tiết về kích thước tủ tài liệu dành cho văn phòng:

Kích thước tủ hồ sơ văn phòng cho diện tích nhỏ

Trong những văn phòng có diện tích hạn chế, như phòng làm việc cá nhân, startup nhỏ hoặc không gian coworking, việc tối ưu hóa nội thất là ưu tiên hàng đầu. Tủ hồ sơ cho các không gian này thường được thiết kế nhỏ gọn, đáp ứng nhu cầu lưu trữ cơ bản mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và tiện dụng.

Theo các tiêu chuẩn hiện hành trên thị trường, các mẫu tủ hồ sơ cỡ nhỏ, thường có kích thước như sau:

• Chiều cao: 60cm – 100cm
• Chiều rộng: 35cm – 80cm
• Chiều sâu: 35cm – 45cm

Nhờ thiết kế nhỏ gọn, những mẫu tủ này thường được dùng như tủ hồ sơ cá nhân, phục vụ nhu cầu cất trữ tài liệu riêng, hồ sơ nhanh hoặc vật dụng cá nhân tại từng vị trí làm việc.

Về kiểu dáng, nên ưu tiên các thiết kế đơn giản, hiện đại, ít chi tiết để tạo cảm giác thoáng đãng, không gây rối mắt trong không gian nhỏ. Các màu trung tính như trắng, xám, nâu gỗ sáng hoặc đen nhám thường được ưa chuộng vì dễ phối hợp với các món đồ nội thất khác.

Ngoài các mẫu tủ đứng truyền thống, nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng chuyển sang sử dụng tủ treo tường, vừa tiết kiệm diện tích mặt sàn, vừa mang lại sự linh hoạt trong bố trí nội thất. Giải pháp này đặc biệt phù hợp với văn phòng nhỏ cần giữ lối đi thông thoáng nhưng vẫn đảm bảo công năng lưu trữ.

Kích thước tủ hồ sơ văn phòng cho diện tích vừa

Đối với những văn phòng quy mô vừa, chẳng hạn như doanh nghiệp tầm trung hoặc không gian làm việc dưới 10 người, việc lựa chọn tủ hồ sơ sẽ linh hoạt hơn nhưng vẫn cần đảm bảo tiêu chí gọn gàng, dễ sắp xếp và phù hợp với nhu cầu lưu trữ thực tế.

Trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng nhân sự sử dụng, ước lượng khối lượng hồ sơ cần lưu trữ cũng như khoảng trống dự kiến đặt tủ để chọn được mẫu phù hợp cả về kích thước lẫn kiểu dáng.

Các mẫu tủ hồ sơ dành cho văn phòng diện tích vừa hiện nay thường có kích thước như sau:

• Chiều cao: 1,8m – 2m
• Chiều rộng: 80cm – 1,2m
• Chiều sâu: 40cm – 60cm

Cấu trúc tủ được thiết kế thông minh với nhiều ngăn chứa, hộc kéo và đợt phân tầng. Một số dòng sản phẩm được chia khoang rõ ràng theo chiều dọc hoặc ngang, giúp người dùng dễ dàng phân loại hồ sơ theo bộ phận, chức năng hoặc mức độ ưu tiên.

Tùy vào nhu cầu và thói quen sử dụng, bạn có thể chọn tủ có cánh (để tăng tính bảo mật, chống bụi) hoặc tủ không cánh (giúp thao tác nhanh, tiết kiệm không gian mở).

Kích thước tủ hồ sơ cho văn phòng diện tích lớn

Trong các không gian làm việc rộng, tủ hồ sơ thường có thiết kế lớn, tích hợp nhiều chức năng để phục vụ nhu cầu lưu trữ cao. Kích thước phổ biến bao gồm:

• Chiều cao: 2m – 2,2m
• Chiều rộng: 1,6m – 2,4m
• Chiều sâu: 40cm – 60cm

Những mẫu tủ này thường được chia thành nhiều ngăn kệ, kết hợp hộc kéo, cánh mở hoặc cánh lùa, giúp phân loại tài liệu rõ ràng và dễ dàng truy cập. Một số doanh nghiệp còn đặt hàng thiết kế riêng theo cấu trúc văn phòng để tối đa hóa khả năng sử dụng.

Về chất liệu, người dùng có thể lựa chọn giữa gỗ công nghiệp với lớp phủ melamine chống trầy, hoặc sắt sơn tĩnh điện mang lại sự chắc chắn và bền màu theo thời gian. Tùy vào phong cách nội thất, mỗi loại chất liệu đều có ưu điểm riêng, góp phần tạo nên môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp.

Kích thước tủ hồ sơ văn phòng theo đối tượng sử dụng

Phòng giám đốc

Không gian làm việc của giám đốc thường mang tính riêng tư, diện tích rộng rãi và yêu cầu cao về tính thẩm mỹ cũng như sự chuyên nghiệp. Vì vậy, việc lựa chọn tủ hồ sơ không chỉ dừng lại ở công năng lưu trữ mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện đẳng cấp và phong cách lãnh đạo.

Đối với phòng giám đốc có diện tích từ 30m² đến 50m², các mẫu tủ hồ sơ kích thước lớn sẽ là lựa chọn phù hợp. Kích thước phổ biến bao gồm:

• Chiều cao: 1,8m – 2,2m
• Chiều rộng: 1,6m – 2,4m
• Chiều sâu: 45cm – 60cm

Thiết kế tủ nên ưu tiên các đường nét tinh tế, kiểu dáng sang trọng, sử dụng chất liệu cao cấp như gỗ công nghiệp phủ veneer, laminate hoặc gỗ tự nhiên xử lý chống cong vênh. Màu sắc cần đồng bộ với bàn giám đốc, tủ phụ và các món đồ nội thất khác để đảm bảo tổng thể hài hòa.

Ngoài việc chứa đựng hồ sơ, nhiều mẫu tủ còn tích hợp không gian trang trí, như đợt trống giữa tủ để trưng bày sách, vật phẩm kỷ niệm hoặc đồ trang trí cao cấp. Điều này không chỉ tăng tính thẩm mỹ mà còn giúp tạo dấu ấn cá nhân cho người đứng đầu doanh nghiệp.

Với một số đơn vị chú trọng hình ảnh thương hiệu, việc đặt thiết kế riêng hoặc chọn dòng sản phẩm nhập khẩu từ các thương hiệu nội thất cao cấp cũng là lựa chọn phổ biến, mang lại không gian làm việc đẳng cấp, chuyên nghiệp và khác biệt.

Phòng nhân viên

Tại các văn phòng hiện đại, tủ hồ sơ dành cho nhân viên thường được bố trí linh hoạt theo hai hình thức: tủ cá nhân và tủ dùng chung theo phòng ban. Việc lựa chọn kích thước phù hợp sẽ giúp tối ưu không gian làm việc, đồng thời đảm bảo thuận tiện trong quá trình lưu trữ và truy xuất tài liệu.

• Tủ cá nhân cho nhân viên: Đối với doanh nghiệp cho phép mỗi nhân viên sử dụng tủ riêng, các mẫu tủ hồ sơ cá nhân thường có thiết kế nhỏ gọn, chiều cao từ 50cm – 80cm, chiều rộng khoảng 40cm – 60cm, phù hợp để đặt cạnh hoặc bên dưới bàn làm việc. Các dòng tủ này chủ yếu được sử dụng để lưu trữ tài liệu cá nhân, sổ sách nội bộ hoặc đồ dùng văn phòng cá nhân.
• Tủ hồ sơ dùng chung theo bộ phận: Trong hầu hết các mô hình văn phòng hiện nay, tủ hồ sơ được bố trí theo cụm, phục vụ cho từng phòng ban hoặc nhóm làm việc. Các mẫu tủ lưu trữ chung thường có chiều cao tiêu chuẩn khoảng 1,8m – 2m, chiều rộng dao động từ 1m – 2m, đủ sức chứa số lượng lớn tài liệu chuyên môn, hợp đồng, biểu mẫu hành chính,…

Về chất liệu, các mẫu tủ hồ sơ phòng nhân viên phổ biến hiện nay thường được làm từ gỗ công nghiệp phủ melamine hoặc sắt sơn tĩnh điện. Cả hai chất liệu này đều đảm bảo độ bền cao, chịu lực tốt và dễ vệ sinh, đặc biệt phù hợp với môi trường làm việc có tần suất sử dụng thường xuyên.

Ngoài ra, thiết kế tủ cũng rất đa dạng: từ tủ cánh mở, cánh lùa, đến tủ có khóa hoặc tích hợp hộc kéo tiện dụng, giúp người dùng dễ dàng phân loại và bảo quản hồ sơ theo từng chức năng công việc.

Lưu ý khi chọn kích thước tủ hồ sơ văn phòng

Việc lựa chọn tủ hồ sơ không đơn thuần là chọn một món nội thất để lưu trữ tài liệu. Kích thước tủ cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự hài hòa về không gian, công năng sử dụng và thẩm mỹ tổng thể của văn phòng. Dưới đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn cần xem xét:

Ưu tiên theo diện tích thực tế

Không gian văn phòng quyết định loại tủ phù hợp. Nếu diện tích hạn chế, nên chọn tủ hồ sơ nhỏ gọn, thiết kế tối ưu để tiết kiệm diện tích và giữ sự thông thoáng. Trong khi đó, văn phòng rộng rãi có thể sử dụng các mẫu tủ lớn nhằm tăng không gian lưu trữ và hoàn thiện bố cục nội thất chuyên nghiệp.

Tủ quá lớn dễ tạo cảm giác chật chội, ngược lại tủ quá nhỏ lại khiến không gian thiếu cân đối. Việc cân đối kích thước giúp tăng hiệu quả sử dụng, hỗ trợ vận hành linh hoạt và góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp ngay từ không gian làm việc.

Khối lượng tài liệu cần lưu trữ

Ngoài yếu tố diện tích, khối lượng tài liệu là tiêu chí then chốt khi lựa chọn tủ hồ sơ. Mỗi bộ phận, vị trí công việc hay cá nhân sử dụng đều có nhu cầu lưu trữ riêng, ảnh hưởng trực tiếp đến dung tích, kiểu dáng và thiết kế của tủ.

Tủ hồ sơ phù hợp cần đáp ứng đầy đủ nhu cầu lưu trữ thực tế. Do đó, trước khi lựa chọn, cần xác định rõ khối lượng tài liệu phát sinh theo ngày, tuần hoặc theo chu kỳ để đưa ra lựa chọn phù hợp về kích thước và số ngăn.

Chẳng hạn, tủ dành cho giám đốc thường chú trọng đến yếu tố hình thức, thiết kế sang trọng, tinh tế, nhằm thể hiện đẳng cấp và phong cách cá nhân, đồng thời đáp ứng nhu cầu bảo quản tài liệu quan trọng hoặc trưng bày danh mục riêng. Ngược lại, tủ dành cho nhân viên ưu tiên sức chứa lớn, bố cục gọn gàng, dễ truy cập và sử dụng chung trong nhóm.

Việc phân loại rõ nhu cầu theo từng đối tượng sử dụng không chỉ giúp tối ưu hiệu quả lưu trữ, mà còn tránh lãng phí không gian và chi phí đầu tư không cần thiết.

Cân nhắc giữa chất lượng và giá thành

Khi lựa chọn tủ hồ sơ, nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân thường ưu tiên mức giá rẻ mà chưa cân nhắc đầy đủ đến yếu tố chất lượng. Đây là sai lầm phổ biến có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn về lâu dài.

Những sản phẩm giá rẻ thường tiềm ẩn nguy cơ là hàng lỗi, hàng giả, hoặc được sản xuất từ vật liệu kém chất lượng. Dù tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng các loại tủ này dễ hư hỏng sau một thời gian sử dụng, gây phát sinh thêm chi phí sửa chữa hoặc thay thế – thậm chí ảnh hưởng đến tài liệu quan trọng.

Thay vì chọn theo tiêu chí “càng rẻ càng tốt”, nên xem đây là khoản đầu tư cần thiết để đảm bảo sự ổn định và chuyên nghiệp trong vận hành. Các thương hiệu uy tín như The One khuyến nghị doanh nghiệp nên ưu tiên các sản phẩm chính hãng, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và được chế tạo từ vật liệu cao cấp.

Mặc dù giá thành của những sản phẩm chất lượng cao thường nhỉnh hơn, nhưng đổi lại là sự bền bỉ, an toàn và hiệu quả sử dụng lâu dài. Về tổng thể, đây là lựa chọn kinh tế và thông minh hơn cho cả tổ chức lẫn cá nhân.

Lựa chọn thương hiệu uy tín

Thị trường nội thất văn phòng hiện nay rất đa dạng với hàng loạt nhà cung cấp và thương hiệu liên tục xuất hiện. Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn một thương hiệu uy tín không chỉ là yếu tố đảm bảo chất lượng sản phẩm, mà còn giúp người mua an tâm hơn về chế độ bảo hành, đổi trả và dịch vụ hậu mãi.

Thương hiệu có danh tiếng thường được xây dựng từ quá trình hoạt động lâu dài, sản phẩm được kiểm định nghiêm ngặt và nhận được đánh giá tích cực từ người dùng. Những thương hiệu như vậy thường cung cấp sản phẩm với giá trị thực, có thông tin rõ ràng về xuất xứ, chất liệu và chính sách sau bán hàng minh bạch.

Để đưa ra quyết định mua hàng đúng đắn, người dùng có thể tham khảo phản hồi của khách hàng trước đó, đặc biệt là các sản phẩm có lượt bán cao và đánh giá tích cực ổn định trên nhiều nền tảng. Đây là những tín hiệu đáng tin cậy phản ánh chất lượng thực tế của sản phẩm.

Việc lựa chọn đúng thương hiệu không chỉ giúp tiết kiệm chi phí về lâu dài mà còn tạo dựng sự chuyên nghiệp cho không gian làm việc. Đầu tư vào sản phẩm từ những nhà cung cấp uy tín luôn là lựa chọn khôn ngoan cho doanh nghiệp lẫn cá nhân.

Kết bài

Việc lựa chọn tủ hồ sơ không nên dựa vào cảm tính mà cần xác định rõ nhu cầu, diện tích và đối tượng sử dụng. Áp dụng các tiêu chuẩn kích thước phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian, nâng cao hiệu quả lưu trữ và tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Xem thêm:

• Tham khảo các mẫu tủ hồ sơ văn phòng đẹp – hiện đại – tiện lợi
• Quy trình lưu trữ hồ sơ thế nào là khoa học?