Cách thức quản lý và quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, hiệu quả

Chia sẻ trên :
14-05-2022 15131 lượt xem

Thực tế cho thấy ở các tổ chức, doanh nghiệp thì việc lưu trữ và quản lý hồ sơ rất quan trọng và cần thiết. Đối với những cơ sở càng lớn, lượng giấy tờ, hồ sơ cũng sẽ càng nhiều và đòi hỏi một sự sắp xếp, quản lý khoa học, hiệu quả. Tuy nhiên, để lưu trữ các loại hồ sơ một cách ngăn nắp, gọn gàng và có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng là điều không dễ dàng. Bởi vậy, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cách bảo quản, sắp xếp, quản lý và quy trình lưu trữ hồ sơ một cách chi tiết nhất. 

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ

“Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề hay một sự việc, đối tượng cụ thể nào đó hoặc có đặc điểm chung là hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 

Hồ  sơ là các tài liệu quan trọng cần được quản lý và lưu trữ cẩn thận, hợp lý
Hồ  sơ là các tài liệu quan trọng cần được quản lý và lưu trữ cẩn thận, hợp lý

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu đóng vai trò quan trọng trong cơ chế hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nghĩa là trong mỗi hoạt động đều gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức, sắp xếp và lưu trữ tài liệu. Bởi vậy, quy trình lưu trữ hồ sơ có vai trò rất quan trọng: 

  • Đảm bảo nguồn thông tin, cung cấp tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức
  • Nâng cao hiệu suất làm việc, hỗ trợ thực hiện công việc
  • Phục vụ cho nghiên cứu để có kế hoạch hoàn chỉnh, chính xác
  • Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, không mất thời gian để tìm kiếm và xử lý tài liệu

Những cách lưu trữ hồ sơ và bảo quản giấy tờ phổ biến

  • Tủ hồ sơ có nhiều ngăn: phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Vừa có tính thẩm mỹ để decor cho căn phòng, vừa có tác dụng lưu trữ với số lượng nhiều. Việc phân chia khu vực cũng dễ dàng hơn, bên ngoài mỗi ngăn có thể dán giấy ghi tên các loại tài liệu để dễ dàng quản lý và tìm kiếm
Tủ đựng hồ sơ nhiều ngăn có thể đựng được nhiều loại hồ sơ khác nhau, phù hợp với kích thước nhiều loại giấy tờ, hồ sơTủ đựng hồ sơ nhiều ngăn có thể đựng được nhiều loại hồ sơ khác nhau, phù hợp với kích thước nhiều loại giấy tờ, hồ sơ
  • Tủ hồ sơ hai ngăn, thấp: phù hợp với diện tích phòng có diện tích hạn chế. Loại tủ này có giá thành phải chăng, vừa đựng hồ sơ, có thể đặt các chậu cây nhỏ hoặc đồ dùng thích hợp để trang trí
Tủ đựng hồ sơ hai ngăn gọn nhẹ, tiết kiệm diện tích phòng, phù hợp để đựng các hồ sơ, giấy tờ trong phòng cá nhân
Tủ đựng hồ sơ hai ngăn gọn nhẹ, tiết kiệm diện tích phòng, phù hợp để đựng các hồ sơ, giấy tờ trong phòng cá nhân
  • Thùng hồ sơ có nắp đậy: phù hợp với các loại hồ sơ lâu năm, cố định và ít phải trích lục, tìm kiếm
Thùng có nắp đậy thích hợp để lưu trữ và bảo quản hồ sơ lâu năm
Thùng có nắp đậy thích hợp để lưu trữ và bảo quản hồ sơ lâu năm
  • Bìa, bì đựng thích hợp: tùy vào khả năng tài chính của công ty để lựa chọn bìa, bì đựng thích hợp. Ví dụ: bìa còng sẽ phù hợp với hồ sơ lâu năm và ít phải lấy ra lấy vào, bì thư A4 có độ bảo mật và chính xác nhưng chi phí cao hơn, dùng kẹp giấy thì tiện lợi nhưng gây ảnh hưởng đến hồ sơ
Bìa A4 giúp cố định các loại giấy tờ, tránh gập cong hay rách hồ sơ
Bìa A4 giúp cố định các loại giấy tờ, tránh gập cong hay rách hồ sơ
Kẹp giấy giúp tiết kiệm chi phí hơn, giúp cố định giấy tờ liên quan thành từng tập với nhau
Kẹp giấy giúp tiết kiệm chi phí hơn, giúp cố định giấy tờ liên quan thành từng tập với nhau

Các bước lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Bước 1: Phân loại hồ sơ

  • Phân theo dự án: các dự án liên quan đến nhau thì sắp xếp và lưu trữ ở cùng một vị trí, phân theo khu vực, theo thời gian hoặc theo đối tác…
  • Phân theo chủ đề: Các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ dự án cùng loại nên được sắp xếp và lưu trữ cùng nhau. Phân theo chủ đề cũng rất thuận tiện trong việc quản lý và tìm kiếm
  • Phân theo thời gian: có thể phân chia theo tháng, quý, năm…
Hồ sơ nên được phân loại theo dự án, chủ đề hoặc thời gian
Hồ sơ nên được phân loại theo dự án, chủ đề hoặc thời gian

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Cần sắp xếp hồ sơ gọn gàng, khoa học để quá trình tìm kiếm được dễ dàng, nhanh chóng
Cần sắp xếp hồ sơ gọn gàng, khoa học để quá trình tìm kiếm được dễ dàng, nhanh chóng

Sau khi phân loại xong, bước tiếp theo là sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn:

  • Sắp xếp theo thời gian: có thể dùng giấy note, ghi chú ở ngoài và sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau
  • Sắp xếp theo mẫu tự (A,B,C…): sắp xếp theo bảng chữ cái của hồ sơ, tài liệu
  • Sắp xếp theo tính chất: hồ sơ chưa giải quyết, đã giải quyết, phản hồi…
  • Sắp xếp theo phòng ban, lĩnh vực
Dùng giấy note để ghi chú, đánh dấu các loại giấy tờ và sắp xếp hồ sơ đúng cách
Dùng giấy note để ghi chú, đánh dấu các loại giấy tờ và sắp xếp hồ sơ đúng cách

Bước 3: Lập danh mục quản lý hồ sơ

  • Danh mục quản lý là liệt kê một cách hệ thống và khoa học về các loại hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Thông qua danh mục này, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng.
  • Nên tạo một danh mục cụ thể, đưa hồ sơ vào máy tính để khi cần tìm tài liệu, bạn có thể tra nhanh trên máy tính để biết được vị trí của hồ sơ 
  • Danh mục hồ sơ phải được cập nhật, đối chiếu và bổ sung thường xuyên
Lập danh mục và hệ thống các loại hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, rõ ràng
Lập danh mục và hệ thống các loại hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, rõ ràng

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ

  • Lưu hồ sơ vào từng vị trí nhất định và có thể dùng bút đánh dấu các hồ sơ lưu trữ. Có thể là nhãn, tên hồ sơ hoặc số thứ tự
  • Hoặc dùng bảng tính Excel để lập số lưu trữ có kèm chú thích. Dùng Hyperlink (chức năng dẫn link) để tạo liên kết với tập tin, hình ảnh cần lưu
  • Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính với folder chi tiết
Lưu trữ hồ sơ theo từng vị trí nhất định đã được đánh dấu sẵn
Lưu trữ hồ sơ theo từng vị trí nhất định đã được đánh dấu sẵn

Bước 5: Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Công việc sắp xếp, quản lý và bảo quản hồ sơ, giấy tờ, tài liệu tưởng chừng đơn giản nhưng thật ra rất cần được chú trọng, theo dõi thường xuyên. Việc nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của các dữ liệu này là một điều cần thiết để bảo đảm chu toàn các giấy tờ có giá trị. 

Hồ sơ cần được cập nhật và theo dõi thường xuyên để tránh những sai sót hay mất hồ sơ
Hồ sơ cần được cập nhật và theo dõi thường xuyên để tránh những sai sót hay mất hồ sơ
  • Hồ sơ trong quá trình lưu trữ phải được cập nhật liên tục theo số liệu phát sinh
  • Cần kiểm tra hồ sơ định kì và có kế hoạch điều chỉnh, bổ sung phụ hợp đối với các chứng từ, giấy tờ còn thiếu
  • Trong trường hợp thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thông báo trước 1 – 2 ngày trước khi kiểm tra hoặc bổ sung

Yêu cầu đối với hồ sơ trong cơ quan, tổ chức

Trong cơ quan, tổ chức thì hồ sơ cần được sắp xếp khoa học, hiểu quả để thuận tiện trong quá trình tìm kiếm và lưu trữ
Trong cơ quan, tổ chức thì hồ sơ cần được sắp xếp khoa học, hiểu quả để thuận tiện trong quá trình tìm kiếm và lưu trữ
  • Thuận lợi trong việc tra cứu tài liệu
  • Hồ sơ được lập và lưu trữ phải phản ánh đúng các chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan đó
  • Đảm bảo được giá trị toàn vẹn của tài liệu, giấy tờ không bị mối mọt, mục nát
  • Tuân thủ và phù hợp với quy định của pháp luật

Trên đây là quy trình lưu trữ hồ sơ đảm bảo an toàn và dễ dàng trong việc tra cứu nhất, bạn có thể tham khảo để áp dụng cho góc làm việc của mình hoặc khu vực lưu trữ dữ liệu của công ty.

Xem thêm:

5/5 - (1 bình chọn)

Tin tức khác

Những tư vấn mới những xu hướng nội thất văn phòng 2024
Bất cứ tổ chức nào cũng cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp | Các quy tắc cơ bản

Ở quá trình hình thành nền văn hóa của mỗi tổ chức, bất cứ nhà quản trị nào cũng sẽ phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp một cách cực kỳ cụ thể. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng theo chân Govi đi tìm hiểu chi […]

Sự ra đời của bản đồ chiến lược đã mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích
Bản đồ chiến lược | Cách vẽ Strategy Map chuẩn

Thay vì phải sử dụng những báo cáo phức tạp, sự ra đời của bản đồ chiến lược đã giúp doanh nghiệp thấy được mối liên kết giữa các mục tiêu chung của tổ chức một cách thống nhất. Đến với bài viết ngày hôm nay, Govi sẽ hướng dẫn bạn quy trình xây dựng […]

Work From Home được nhiều công ty ưa chuộng trong thời kỳ đại dịch Covid-19
Work From Home | Lợi ích và thách thức khi làm việc tại nhà

Trong thời kỳ dịch Covid-19 bùng phát, Work From Home đã nhanh chóng trở thành hình thức làm việc tại nhà được đông đảo doanh nghiệp ưa chuộng. Không chỉ góp phần giải quyết những vấn đề do dịch bệnh gây ra, WFH còn mang tới cho tổ chức nhiều lợi ích. Chi tiết hơn […]

Hiểu rõ Onboarding là gì giúp doanh nghiệp tiếp nhận nhân sự mới hiệu quả
Onboarding là gì? Quy trình Onboarding 03 bước cực hiệu quả

Khi hiểu rõ khái niệm Onboarding là gì, doanh nghiệp sẽ có thể áp dụng quy trình này một cách hiệu quả để giúp nhân sự mới làm quen và hòa nhập vào môi trường tập thể nhanh chóng hơn. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng Govi đi tìm hiểu […]

Nhà tuyển dụng luôn quan tâm tới việc viết thư từ chối ứng viên sao cho lịch sự
Mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo, tinh tế và chuyên nghiệp

Làm sao để viết thư từ chối ứng viên khéo léo, tinh tế và chuyên nghiệp luôn là vấn đề quan trọng được đông đảo nhà tuyển dụng quan tâm để góp phần giữ gìn hình ảnh của doanh nghiệp. Nếu đang thắc mắc vì sao lại phải gửi email thông báo này tới ứng […]

TƯ VẤN THIẾT KẾ TRỌN GÓI

Với hơn 10+ năm kinh nghiệm và tư vấn cho hơn 100.000 đối tác, Govi sẽ mang đến cho bạn thiết kế không gian 2D và định hướng không gian 3D miễn phí theo tiêu chí Phù hợp phong cách - Khẳng định chất riêng - Chi phí tối ưu - Đầy đủ tiện ích.

Tư vấn ngay
homeTrang chủ
mapShowroom
call
messMessenger
zaloZalo
messHợp tác messMessenger zaloChat Zalo showrommShowroom callGọi ngay