Cách thức quản lý và quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, hiệu quả

Thực tế cho thấy ở các tổ chức, doanh nghiệp thì việc lưu trữ và quản lý hồ sơ rất quan trọng và cần thiết. Đối với những cơ sở càng lớn, lượng giấy tờ, hồ sơ cũng sẽ càng nhiều và đòi hỏi một sự sắp xếp, quản lý khoa học, hiệu quả. Tuy nhiên, để lưu trữ các loại hồ sơ một cách ngăn nắp, gọn gàng và có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng là điều không dễ dàng. Bởi vậy, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cách bảo quản, sắp xếp, quản lý và quy trình lưu trữ hồ sơ một cách chi tiết nhất. 

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ

“Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề hay một sự việc, đối tượng cụ thể nào đó hoặc có đặc điểm chung là hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu đóng vai trò quan trọng trong cơ chế hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nghĩa là trong mỗi hoạt động đều gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức, sắp xếp và lưu trữ tài liệu. Bởi vậy, quy trình lưu trữ hồ sơ có vai trò rất quan trọng: 

• Đảm bảo nguồn thông tin, cung cấp tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức
• Nâng cao hiệu suất làm việc, hỗ trợ thực hiện công việc
• Phục vụ cho nghiên cứu để có kế hoạch hoàn chỉnh, chính xác
• Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, không mất thời gian để tìm kiếm và xử lý tài liệu

Những cách lưu trữ hồ sơ và bảo quản giấy tờ phổ biến

• Tủ hồ sơ có nhiều ngăn: phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Vừa có tính thẩm mỹ để decor cho căn phòng, vừa có tác dụng lưu trữ với số lượng nhiều. Việc phân chia khu vực cũng dễ dàng hơn, bên ngoài mỗi ngăn có thể dán giấy ghi tên các loại tài liệu để dễ dàng quản lý và tìm kiếm

Tủ đựng hồ sơ nhiều ngăn có thể đựng được nhiều loại hồ sơ khác nhau, phù hợp với kích thước nhiều loại giấy tờ, hồ sơ

• Tủ hồ sơ hai ngăn, thấp: phù hợp với diện tích phòng có diện tích hạn chế. Loại tủ này có giá thành phải chăng, vừa đựng hồ sơ, có thể đặt các chậu cây nhỏ hoặc đồ dùng thích hợp để trang trí

• Thùng hồ sơ có nắp đậy: phù hợp với các loại hồ sơ lâu năm, cố định và ít phải trích lục, tìm kiếm

• Bìa, bì đựng thích hợp: tùy vào khả năng tài chính của công ty để lựa chọn bìa, bì đựng thích hợp. Ví dụ: bìa còng sẽ phù hợp với hồ sơ lâu năm và ít phải lấy ra lấy vào, bì thư A4 có độ bảo mật và chính xác nhưng chi phí cao hơn, dùng kẹp giấy thì tiện lợi nhưng gây ảnh hưởng đến hồ sơ

Các bước lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Bước 1: Phân loại hồ sơ

• Phân theo dự án: các dự án liên quan đến nhau thì sắp xếp và lưu trữ ở cùng một vị trí, phân theo khu vực, theo thời gian hoặc theo đối tác…
• Phân theo chủ đề: Các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ dự án cùng loại nên được sắp xếp và lưu trữ cùng nhau. Phân theo chủ đề cũng rất thuận tiện trong việc quản lý và tìm kiếm
• Phân theo thời gian: có thể phân chia theo tháng, quý, năm…

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại xong, bước tiếp theo là sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn:

• Sắp xếp theo thời gian: có thể dùng giấy note, ghi chú ở ngoài và sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau
• Sắp xếp theo mẫu tự (A,B,C…): sắp xếp theo bảng chữ cái của hồ sơ, tài liệu
• Sắp xếp theo tính chất: hồ sơ chưa giải quyết, đã giải quyết, phản hồi…
• Sắp xếp theo phòng ban, lĩnh vực

Bước 3: Lập danh mục quản lý hồ sơ

• Danh mục quản lý là liệt kê một cách hệ thống và khoa học về các loại hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Thông qua danh mục này, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng.
• Nên tạo một danh mục cụ thể, đưa hồ sơ vào máy tính để khi cần tìm tài liệu, bạn có thể tra nhanh trên máy tính để biết được vị trí của hồ sơ 
• Danh mục hồ sơ phải được cập nhật, đối chiếu và bổ sung thường xuyên

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ

• Lưu hồ sơ vào từng vị trí nhất định và có thể dùng bút đánh dấu các hồ sơ lưu trữ. Có thể là nhãn, tên hồ sơ hoặc số thứ tự
• Hoặc dùng bảng tính Excel để lập số lưu trữ có kèm chú thích. Dùng Hyperlink (chức năng dẫn link) để tạo liên kết với tập tin, hình ảnh cần lưu
• Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính với folder chi tiết

Bước 5: Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Công việc sắp xếp, quản lý và bảo quản hồ sơ, giấy tờ, tài liệu tưởng chừng đơn giản nhưng thật ra rất cần được chú trọng, theo dõi thường xuyên. Việc nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của các dữ liệu này là một điều cần thiết để bảo đảm chu toàn các giấy tờ có giá trị. 

• Hồ sơ trong quá trình lưu trữ phải được cập nhật liên tục theo số liệu phát sinh
• Cần kiểm tra hồ sơ định kì và có kế hoạch điều chỉnh, bổ sung phụ hợp đối với các chứng từ, giấy tờ còn thiếu
• Trong trường hợp thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thông báo trước 1 – 2 ngày trước khi kiểm tra hoặc bổ sung

Yêu cầu đối với hồ sơ trong cơ quan, tổ chức

• Thuận lợi trong việc tra cứu tài liệu
• Hồ sơ được lập và lưu trữ phải phản ánh đúng các chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan đó
• Đảm bảo được giá trị toàn vẹn của tài liệu, giấy tờ không bị mối mọt, mục nát
• Tuân thủ và phù hợp với quy định của pháp luật

Trên đây là quy trình lưu trữ hồ sơ đảm bảo an toàn và dễ dàng trong việc tra cứu nhất, bạn có thể tham khảo để áp dụng cho góc làm việc của mình hoặc khu vực lưu trữ dữ liệu của công ty.

Xem thêm:

• Tham khảo các mẫu tủ hồ sơ tài liệu thịnh hành nhất đang được ưa chuộng