Định biên nhân sự và một số nguyên tắc cần nắm được

Một doanh nghiệp muốn phát triển toàn diện thì không thể bỏ qua quá trình định biên nhân sự. Quá trình này giúp xác định cơ cấu của doanh nghiệp, xây dựng kế hoạch tuyển dụng tương lai sao cho phù hợp và đáp ứng được tình hình thực tế. Đối với bất cứ nhân sự nào đang làm việc trong doanh nghiệp chắc hẳn đều đã nghe qua thuật ngữ này. Nó có ý nghĩa dùng để xác định cơ cấu nguồn lao động, từ đó lập kế hoạch để tuyển dụng cũng như phân bổ nhân sự một cách hợp lý.

Trong công tác quản trị nhân lực tại doanh nghiệp, việc lên kế hoạch chi tiết về định biên nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng để thực hiện tuyển dụng sao cho hiệu quả. Chính vì vậy, thuật ngữ định biên nhân sự trở nên vô cùng quen thuộc trong khối ngành kinh tế nhà nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về ý nghĩa hay những nguyên tắc áp dụng của định biên nhân sự. Cùng tìm hiểu bài viết sau đây để được giải đáp chi tiết hơn về định biên nhân sự trong doanh nghiệp nhé!

Tìm hiểu định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự tên tiếng Anh – Manpower allocation được hiểu là quá trình tính toán nhằm xác định lại cơ cấu, số lượng nguồn nhân sự về cả số lượng và chất lượng. Nhân sự cần đáp ứng đủ những điều kiện về phẩm chất, kỹ năng nhằm mang lại hiệu quả cao nhất ở từng vị trí cụ thể. Nhờ quá trình này, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để dự toán nguồn nhân lực cần tuyển dụng hay cắt giảm. Việc thừa, thiếu nhân sự cũng sẽ được hạn chế một cách tối đa. Từ đó giúp cải thiện kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Công việc này cần sự phối hợp chặt chẽ từ phòng kế toán và phòng nhân sự. Phòng tài chính kế toán sẽ thống kê và báo cáo chi phí nhân sự của doanh nghiệp. Dựa vào đó có thể đưa ra phương án cân đối mức lương thưởng phù hợp. Phòng nhân sự sẽ có nhiệm vụ theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên trong các bộ phận phòng ban. Luôn nắm rõ về năng lực của từng nhân viên, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Khi đó sẽ có thể xây dựng được định hướng nhân sự cho tương lai.

Qua đó ta thấy được việc định biên nhân sự giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quản trị cũng như sử dụng nguồn nhân lực. Mỗi doanh nghiệp đều cần nghiên cứu và tìm hiểu thật kỹ nhằm thực hiện quy trình này hiệu quả nhất.

Vai trò của định biên nhân sự trong tổ chức?

Để việc quản trị cũng như sử dụng nguồn nhân lực được ổn định và hiệu quả, định biên là yếu tố giữ vai trò vô cùng quan trọng. Đây cũng được xem như công tác cốt lõi của mỗi doanh nghiệp, nhằm thực thi các chính sách tuyển dụng, chiêu mộ nhân sự.

Khi bố trí nhân sự hợp lý có thể mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như:

• Tạo một môi trường công ty có tổ chức, dễ dàng tìm ra hướng giải quyết vấn đề nhân sự.
• Nâng cao hiệu suất cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Có kế hoạch tuyển dụng, chiêu mộ nhân sự đáp ứng nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp
• Luôn có sự chuẩn bị sẵn sàng về nguồn lực nhân sự trước những sự thay đổi, biến động đột ngột của nền kinh tế.
• Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch phát triển dài hạn và ngắn hạn dựa theo những số liệu, báo cáo thực tế, mang lại sự phát triển ổn định, vững vàng.

Cách tính định biên nhân sự – tìm hiểu 3 nguyên tắc vàng

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là một quá trình quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nhân sự để hoạt động một cách hiệu quả. Dưới đây là 3 nguyên tắc vàng trong tính định biên nhân sự:

Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan nhân sự

Đầu tiên, tỷ lệ tương quan thể hiện ở mức độ tăng giảm giữa các năm. Tỷ lệ tăng giảm của năm trước sẽ phụ thuộc và tương ứng với tương quan tăng giảm của mức doanh thu.

Tiếp theo là tỷ lệ tương quan giữa vị trí trực tiếp thực hiện sản xuất hay kinh doanh với nhóm nhân viên làm việc gián tiếp.

Cuối cùng là tương quan giữa nguồn ngân sách chi trả cho nhóm quản lý và nhân viên; nhóm trực tiếp với nhóm gián tiếp.

Nguyên tắc về định mức lao động

Đối với nguyên tắc về định mức lao động sẽ được xác định theo khối lượng, hệ chỉ tiêu hiệu suất, tần suất công việc cùng đối tượng phục vụ. Chi tiết như sau:

• Định mức theo khối lượng: Áp dụng cho công việc của khối sản xuất hoặc kinh doanh, định mức sẽ tăng lên tùy thuộc vào mức độ hoàn thành công việc của nhân sự.
• Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất: Áp dụng cho khối kinh doanh về các chỉ tiêu doanh thu và số lượng khách hàng trong năm.
• Định mức theo đối tượng phục vụ: Thường áp dụng cho khối làm việc gián tiếp.
• Định mức theo tần suất công việc: Dựa trên số lượng chứng từ hoàn thiện, số báo cáo trên năm hay số giao dịch trên ngày.

Nguyên tắc về tần suất, thời lượng lao động

Nguyên tắc này được xác định dựa trên chức danh, tần suất và thời gian thực hiện công việc. Thường áp dụng cho khối gián tiếp hoặc tùy thuộc vào điều lệ, nội quy giữa các doanh nghiệp

Quy trình xây dựng định biên nhân sự cho doanh nghiệp

Đế xây dựng định biên nhân sự hoàn thiện cho doanh nghiệp, cần thực hiện theo 5 bước như sau:

Xác định nhu cầu nhân lực công ty

Bước đầu tiên cần thực hiện đó chính là xác định rõ nhu cầu nhân lực cần thiết để đạt được mục tiêu phát triển trong năm. Những thông tin cần biết là về thời điểm cần số lượng lớn nhân sự có chuyên môn cao, số lượng chính xác cần thiết cho mỗi vị trí và yêu cầu về phẩm chất, kỹ năng của nhân sự cần có.

Phân tích thực trạng nhân lực công ty

Quá trình phân tích này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ nét nhất về thực trạng ưu nhược điểm nguồn nhân lực của mình. Nhờ đó có thể đưa ra hướng đi phù hợp và hiệu quả nhất cho tương lai.

Quyết định gia tăng hay cắt giảm nhân sự công ty

Sau khi xem xét kết quả phân tích thực trạng, doanh nghiệp cần đánh giá và xác định tình tình thực tế đang gặp phải. Sau đó sẽ đưa ra quyết định tăng hay giảm nguồn nhân sự. Quá trình lọc nhân sự này sẽ có thể ảnh hưởng tới cả ban lãnh đạo. Vì vậy có thể thấy được sự quan trọng và cần thật sự chú ý, tránh sai sót có thể xảy ra.

Lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự

Bước tiếp theo doanh nghiệp cần tiến hành đó chính là lên kế hoạch để thực hiện sao cho hợp lý với tình hình thực tế. Quá trình này khi được thực hiện đúng sẽ mang lại hiệu quả vô cùng lớn. Phòng nhân sự có thể tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tối ưu được nguồn nhân lực.

Kế hoạch cần chi tiết về các nội dung như lịch trình tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển nhân sự; sắp xếp lại cơ cấu tổ chức; cắt giảm nhân sự yếu kém…

Đánh giá hiệu quả sau khi thực hiện kế hoạch

Khi thực hiện xong kế hoạch đề ra, doanh nghiệp cần tự đánh giá những kết quả đạt được so với mục tiêu. Từ đó nhìn nhận ra những thiếu sót và nguyên nhân của nó. Vậy mới có thể đúc kết ra những kinh nghiệm cho quá trình định biên nhân sự trong tương lai.

Mẫu xây dựng định biên nhân sự chuẩn

Nội dung cần có trên Mẫu xây dựng định biên nhân sự chuẩn sẽ bao gồm:

• Các thông tin đầu vào cần thiết: Chiến lược, kế hoạch và mục tiêu kinh doanh ngắn hạn, dài hạn; chiến lược đãi ngộ cho người lao động; kế hoạch dự kiến về hoạt động sản xuất kinh doanh; kế hoạch dự kiến về các đầu mục chi phí nhân sự (lương cơ bản, thưởng, mức đóng BHXH, phúc lợi…)
• Bản kế hoạch định biên nhân sự: Mỗi phòng ban cần nộp bản báo cáo chi tiết số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi vị trí trong năm kèm theo mô tả công việc và yêu cầu tổng quát.
• Kế hoạch chi phí nhân sự: Liệt kê rõ các đầu mục chi phí liên quan đến chi phí lao động như tiền lương, tiền BHXH, tiền phí công đoàn, tiền thưởng, phúc lợi, chi phí tuyển dụng và đào tạo… Để từ đó dự toán được nguồn ngân sách cho năm kế tiếp là bao nhiêu.
• Kế hoạch tuyển dụng: Các phòng ban căn cứ vào kế hoạch định biên và kế hoạch chi phí nhân sự để lập kế hoạch tuyển dụng và báo cáo cho ban lãnh đạo.

Phần mềm hỗ trợ định biên nhân sự

• Phần mềm hỗ trợ định biên nhân sự – quản lý nhân sự BambooHR: Đây là phần mềm có thể giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình tuyển dụng, giám sát nguồn nhân lực hiệu quả.
• Phần mềm hỗ trợ định biên nhân sự – quản lý nhân sự CloudRM: Khi sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp có thể giám sát, đào tạo ứng viên; theo dõi lịch nghỉ, biên chế lương thưởng một cách sát sao và chính xác.

Định biên nhân sự chính là một bước vô cùng quan trọng giúp các doanh nghiệp có thể hoạch định nguồn lực, đưa ra kế hoạch tăng giảm nhân lực phù hợp. Vì vậy cần đặc biệt thận trọng và quan tâm khi thực hiện nhằm mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Xem thêm:

• Tìm hiểu cách lập kế hoạch tuyển dụng theo năm
• Các phương pháp tối ưu chi phí tuyển dụng hiệu quả