Cách viết email xin việc tiếng việt và tiếng anh chuẩn nhất

Cách viết email xin việc chuyên nghiệp, lịch sự sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Việc sơ sài, qua loa khi viết email xin việc, gửi CV qua email sẽ khiến bạn có thể đánh mất đi cơ hội trúng tuyển vào vị trí làm việc mình hằng ao ước.

Cover letter là gì? Phân biệt Cover letter, CV và Resume

Trước khi tìm hiểu cách viết email xin việc thì chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn về các khái niệm cover letter, CV và Resume nhé!

Thế nào là Cover letter?

Cover letter được gọi với tên khác là thư ứng tuyển hoặc thư xin việc. Thông tin trong cover letter là bản mô tả khái quát nguyện vọng của ứng viên khi có nhu cầu ứng tuyển làm việc tại vị trí trong một doanh nghiệp mà họ mong muốn.

Thông thường Cover letter sẽ được gửi kèm với CV xin việc, thế nhưng Cover letter sẽ gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng hơn cả. Với bản Cover letter súc tích, cô đọng, có điểm nhấn sẽ giúp ứng viên chinh phục được nhà tuyển dụng của mình.

Hướng dẫn cách phân biệt Cover Letter với CV và Resume

Hiện nay nhiều người vẫn bị nhầm lẫn giữa Cover letter và Resume, CV. Vậy cách phân biệt những cụm từ này như thế nào? Về cơ bản điểm giống nhau của CV, resume, cover letter đó là đều được gửi từ ứng viên đến nhà tuyển dụng với mục đích gây ấn tượng và mong muốn trúng tuyển vị trí công việc mình yêu thích. Dưới đây là cách phân biệt 3 loại hình này:

• Với CV: Tiếng anh là Curriculum Vitae, là bản trình bày các thông tin chi tiết về thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, trình độ học vấn, thành tích mà ứng viên đạt được. Ngoài ra trong bản CV còn có thể có thêm thông tin người tham chiếu. Một bản CV có thể dài từ 2 – 4 trang hoặc thậm chí hơn, tất cả sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn nhiều đến đâu.
• Với Cover letter: Cover letter so với CV thường ngắn gọn hơn, chỉ bao gồm 1 mặt giấy A4. Tại Việt Nam thực tế số lượng ứng viên gửi kèm cover letter thực sự rất hiếm, hầu như mọi người chỉ gửi CV mà thôi. Cover letter được sử dụng với mục đích gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, nói rõ năng lực của mình phù hợp với vị trí ứng tuyển.
• Resume: Đây là bản tóm tắt ngắn gọn nhất về kỹ năng, học vấn, kinh nghiệm của ứng viên. Thường resume chỉ có độ dài từ 1 – 2 trang giấy. Trong bản Resume, ứng viên chỉ nêu các thông tin nổi bật nhất của mình có liên quan đến công việc mình muốn ứng tuyển.

Cách viết email xin việc chuẩn và những sai lầm cần tránh

Ngay sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết email xin việc chuẩn, điều này sẽ giúp bạn tăng cơ hội trúng tuyển vào các vị trí mình đang mong muốn.

Cách viết email xin việc chuẩn

Một email xin việc chuẩn cần có đủ các mục sau:

Tiêu đề email:

Nên nêu ngắn gọn với cấu trúc : CV – tên ứng viên – vị trí ứng tuyển.

Ví dụ: CV – Nguyễn Thành Nam – Nhân viên IT

Phần mở đầu:

Sử dụng cụm từ “Kính gửi… “ để thể hiện sự trân trọng đến nhà tuyển dụng. Chẳng hạn Kính gửi bộ phận nhân sự công ty A…

Phần thân email:

Các thông tin ở phần thân email xin việc bạn nên nêu là:

• Thông tin cá nhân: tên, trường học, chuyên ngành.
• Mục đích của email này là gì, ứng tuyển vị trí nào.
• Tóm tắt cô đọng súc tích những kỹ năng và kinh nghiệm mình cho rằng phù hợp với vị trí công ty đang tuyển dụng.
• Đính kèm CV, cover letter.

Phần kết thúc:

Hãy gửi lời cảm ơn chân thành đến phía nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc email của mình. Và bạn cũng nhấn mạnh rằng mình rất chờ đợi sự hồi âm từ phía nhà tuyển dụng.

Cách viết Cover letter chuẩn cho sinh viên, thực tập sinh

Cách viết cover letter xin thực tập (viết thư xin thực tập) và cách viết cover letter cho sinh viên nhìn chung cũng tương đối giống nhau. Bởi các đối tượng này chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Cover letter có vai trò quan trọng không kém so với CV, là cặp trùng bài để ghi điểm mạnh với nhà tuyển dụng. Không phải nhà tuyển dụng nào cũng yêu cầu ứng viên phải có cover letter thế nhưng nếu có thì bạn sẽ được thêm điểm cộng.

Để viết được cover letter thì bạn phải nắm được cấu trúc của bản này:

Thông tin liên lạc cá nhân

Bạn cần cung cấp tên họ, email, số điện thoại, địa chỉ nơi ở hoặc link facebook cá nhân. Ngoài ra bạn cũng có thể đính thêm nghề nghiệp hiện tại của mình.

Ví dụ:

Nguyễn Thành Nam

Content Writer

0363778856

thanhnamnguyen@gmail.com

Đoạn mở đầu cover letter

Mục này bạn chỉ nêu ngắn gọn 3 – 4 dòng thể hiện sự quan tâm về vị trí công ty đang tuyển dụng.

Ví dụ:

Kính gửi bộ phận nhân sự công ty ABC.

Tôi là Nguyễn Thành Nam. Sau khi tìm hiểu về công ty ABC, tôi thực sự ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc nơi đây. Hiện tôi đang là sinh viên năm cuối trường…/ sinh viên mới tốt nghiệp trường…, chuyên ngành X. Tôi rất mong muốn có thể trúng tuyển vị trí thực tập sinh của công ty.

Phần thân cover letter

Ở mục này bạn hãy tóm tắt một cách ngắn gọn những kinh nghiệm làm việc và kỹ năng của bản thân. Nếu là sinh viên năm cuối hay mới tốt nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm thì bạn hãy nêu về thành tích, xếp loại tốt nghiệp, các hoạt động ngoại khóa bạn đã tham gia…

Ví dụ:

Phần kết cover letter

Ứng viên cần nhấn mạnh mình có đủ các kỹ năng và sự nhiệt huyết để hoàn thành tốt công việc nếu trúng tuyển. Ngoài ra đừng quên lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã đọc cover letter của mình.

Ví dụ: Tôi rất hy vọng có thể trúng tuyển vị trí thực tập sinh tại Công ty ABC và mong muốn mình có thể cống hiến được nhiều cho công ty. Cảm ơn quý công ty đã đọc thư và mong nhận được sự phản hồi sớm từ anh chị.

Lời kết

Đừng quên kết thúc thư xin việc của mình theo cách chuyên nghiệp và lịch sự nhất. Bạn có thể dùng từ “trân trọng” rồi kèm theo chữ ký.

Ví dụ:

Trân trọng,

Nguyễn Thành Nam

Những sai lầm cần tránh trong khi viết email xin việc

Một vài sai lầm ngớ ngẩn có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng khi viết email xin việc. Nắm được các lỗi bạn sẽ tránh được sai lầm trong tương lai. Dưới đây chúng tôi xin tổng hợp các lỗi thường gặp nhất khi ứng viên gửi email xin việc:

• Sử dụng email không chuyên nghiệp: Dùng các email trẻ con từ thời xa xưa có các từ ngữ không phù hợp sẽ khiến bạn thiếu nghiêm túc trong mắt nhà tuyển dụng.
• Ghi sai tên công ty tuyển dụng: Bạn sẽ bị trừ điểm trầm trọng nếu gặp lỗi này. Sẽ không nhà tuyển dụng nào vui khi bạn không nhớ chính xác tên của họ cả.
• Làm sai chỉ dẫn từ nhà tuyển dụng: Hãy đọc kỹ thông tin tuyển dụng và xem nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên phải gửi CV như thế nào. Bạn nên thực hiện đúng theo yêu cầu, quy cách công ty đề ra để thể hiện sự chuyên nghiệp nhất. Đừng tự ý thay đổi hoặc làm theo cách mà mình tự nghĩ là đúng.
• Copy các mẫu email trên mạng: Việc sao chép các mẫu email trên mạng mà không có sự chỉnh sửa phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển cũng sẽ khiến nhà tuyển dụng không đánh giá bạn cao.
• Email đề cập quá nhiều lợi ích cá nhân: Thay vì trình bày điều bạn muốn: lương, thưởng, chế độ… thì bạn nên nói về việc mình sẽ đóng góp được gì cho doanh nghiệp.
• Viết lan man, dài dòng: Cách viết email xin việc chỉ nên ngắn gọn trong 1 trang A4 mà thôi, không nên trình bày dài dòng, thiếu trọng tâm, lan man. Nhà tuyển dụng khó lòng kiên nhẫn để đọc hết các thông tin bạn viết.
• Viết sai lỗi chính tả: Hãy chắc chắn mình đã đọc mail gửi đến nhà tuyển dụng 5 – 7 lần để đảm bảo không có bất cứ lỗi chính tả hay ngữ pháp nào.
• Quên đính kèm CV: Việc bạn quên gửi CV sẽ khiến bên tuyển dụng không thể nào nắm được rõ ràng và chi tiết kinh nghiệm của bạn để lên lịch hẹn phỏng vấn.

Các mẫu email xin việc “ghi điểm” nhà tuyển dụng bạn nên tham khảo

Để giúp các bạn ghi điểm trọn vẹn với nhà tuyển dụng, ngay sau đây chúng tôi sẽ mách bạn những mẫu email xin việc bằng tiếng anh, tiếng việt chuẩn nhất:

Mẫu email xin việc bằng tiếng việt

Về cách viết email xin việc bằng tiếng việt cũng như cách viết cover letter tiếng việt nhìn chung chúng tôi đã nêu khái quát ở các mục trên bài viết.

Một số mẫu email xin việc bằng tiếng việt cũng như cover letter bằng tiếng việt bạn có thể tham khảo ngay sau đây:

Các mẫu email xin việc bằng tiếng anh

Cách viết email xin việc bằng Tiếng Anh sẽ dành cho các ứng viên tuyển dụng vào các vị trí đòi hỏi yêu cầu Tiếng Anh cao, các nhân sự cấp cao cho tập đoàn đa quốc gia… Một mẫu email xin việc bằng tiếng anh cũng cần đủ 5 phần chính gồm: tiêu đề mail; lời chào, nội dung, lời cảm ơn, kết thúc email và chữ ký. Bên cạnh đó ứng viên cần phải đính kèm CV hoặc cover letter.

• Cách viết cover letter bằng Tiếng Anh cũng như cách viết email xin việc tiếng anh thì ứng viên cần sử dụng ngôn từ trang trọng, lịch sự, không được viết tắt. Ứng viên hãy viết I am thay vì I’m.
• Trong phần nội dung của email thì ứng viên cần trình bày đủ đầy các thông tin quan trọng và cần thiết như:
• Tiêu đề mail: Hãy đảm bảo tiêu đề đúng cú pháp CV – tên ứng viên – Vị trí ứng tuyển.
• Nội dung thư cần ngắn gọn và súc tích, không nên lặp lại quá nhiều thông tin mà đã được đính kèm trong bản CV. Để câu văn được trang trọng thì ứng viên nên sử dụng danh từ và câu bị động. Trong quá trình viết đừng quên chèn các cụm động từ, tính từ thể hiện sự nhiệt huyết, tích cực. Hạn chế việc viết câu quá dài.
• Nên kiểm tra lỗi chính tả kỹ lưỡng trước khi gửi mail xin việc đến nhà tuyển dụng. Nếu không tự tin, bạn nên nhờ những người giỏi tiếng anh review và đánh giá.
• Về hình thức, bạn nên chú ý email nên sử dụng chung một phông chữ, cỡ chữ từ 13, 14 và căn lề đều 2 bên. Độ dài của email chỉ nên gói gọn trong 1 trang A4.

Một số mẫu email xin việc bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo:

Mẫu email xin việc cho sinh viên và thực tập sinh

Với sinh viên, thực tập sinh thì khi viết email xin việc trong bản CV thường không có kinh nghiệm hoặc ít kinh nghiệm. Vậy làm thế nào để có thể gây ấn tượng tốt đẹp cho nhà tuyển dụng. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từ A – Z cách viết email xin việc cho thực tập sinh, sinh viên:

Tiêu đề email: Tiêu đề cần ghi rõ CV – tên của bạn – vị trí ứng tuyển.

Nội dung email: Hãy gửi lời chào trân trọng đến nhà tuyển dụng. Cách tốt nhất nên viết “Kính gửi phòng tuyển dụng Công ty…

• Sau lời chào, bạn giới thiệu sơ qua về bản thân: tên – tuổi – trường học, chuyên ngành học. Tiếp đến nêu qua kênh thông tin nào bạn biết đến công ty đang có nhu cầu tuyển dụng? Mong muốn của bạn về thời gian thực tập, mục tiêu hướng tới.
• Bạn có thể đính kèm thêm CV, trong CV trình bày rõ kỹ năng của bản thân, đã có kinh nghiệm làm việc hay chưa, các nghiên cứu khoa học làm tại trường, thành tích học tập và việc tham gia buổi ngoại khóa, các chứng chỉ tin học, ngoại ngữ…
• Cuối cùng bạn gửi lời chào. Hãy sử dụng cụm từ “Trân trọng” ở cuối mail.

Sau đây là mẫu cách viết email gửi CV dành cho sinh viên, thực tập sinh bạn có thể tham khảo:

Hướng dẫn tạo tài khoản gmail và gửi cv qua email

Ở phần trên bài viết chúng ta đã tìm hiểu chi tiết về cách viết email xin việc. Ở trong mục này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về cách tạo tài khoản gmail xin việc cũng như cách gửi email xin việc.

Hướng dẫn cách tạo tài khoản gmail xin việc

Ứng viên có thể tạo tài khoản email xin việc trên máy tính hoặc điện thoại đều được. Ở mỗi thiết bị thì bạn sẽ thực hiện qua các bước cơ bản được trình bày trong bài viết như sau:

Cách tạo tài khoản gmail xin việc trên máy tính

• Bước 1: Bạn truy cập vào Google và chọn trang tạo tài khoản Gmail. Tiếp đến hãy nhập đủ các thông tin họ tên, tên người dùng, mật khẩu và click vào “tiếp theo”.
• Bước 2: Bạn tiến hành nhập thông tin số điện thoại, địa chỉ gmail khôi phục (không bắt buộc), giới tính, ngày sinh rồi chọn “tiếp theo”.
• Bước 3: Gmail sẽ yêu cầu bạn cần xác minh số điện thoại, bạn kiểm tra số điện thoại mình cung cấp đã đúng chưa và nhấn “Gửi”, ngay lập tức tin nhắn điện thoại sẽ gửi về mã xác nhận 6 số, bạn hãy nhập vào ô trống ở màn hình máy tính rồi chọn “Xác minh”.
• Bước 4: Bạn đọc các điều khoản của gmail và chọn “Tôi đồng ý”. Như vậy bạn đã thành công đăng ký tài khoản gmail.

Cách tạo tài khoản gmail xin việc trên điện thoại

Về cơ bản thì tạo email trên điện thoại cũng không có sự khác biệt quá lớn như tạo email ở máy tính. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn vào Google -> tạo tài khoản google, nhập thông tin họ, tên, nhấn “tiếp theo”.
• Bước 2: Bạn tiếp tục nhập các thông tin giới tính, ngày tháng năm sinh và click “tiếp theo”.
• Bước 3: Bạn click vào “tạo địa chỉ gmail của riêng bạn” và chọn “tiếp theo”. Nhập mật khẩu cho tài khoản gmail bạn mong muốn.
• Bước 4: Bạn thêm số điện thoại của mình rồi nhấn Đồng ý. Bạn xem lại thông tin tài khoản của mình xem đã chính xác chưa và nhấn Tiếp theo.
• Bước 5: Màn hình Quyền riêng tư và điều khiển bạn sẽ chọn Đồng ý, việc tạo gmail hoàn thành.

Cách gửi CV qua email

Cách gửi CV qua email, viết email xin việc sao cho khéo léo, lịch sự, chuyên nghiệp không phải ứng viên nào cũng biết. Nếu như trước đây để gửi hồ sơ xin việc ta sẽ gửi bằng đường bưu điện hoặc đến trực tiếp văn phòng công ty thì sự xuất hiện của email giúp việc gửi thông tin được nhanh chóng, nhà tuyển dụng đọc CV qua email cũng sàng lọc ứng viên được nhanh chóng, tốn ít thời gian công sức hơn.

Cách gửi mail ứng tuyển để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn cần lưu ý những điều sau:

Cách đặt tên File CV xin việc, tài liệu đi kèm

Việc bạn đặt tên file cho CV của mình sẽ giúp nhà tuyển dụng phân biệt rõ ràng đâu là tài liệu công ty, đâu là hồ sơ ứng tuyển của ứng viên. Do vậy hãy chú ý đến tiểu tiết này khi viết email xin việc nhé. Cách viết email xin việc với phần đặt tên file sẽ như sau: Cách 1: CV- Họ tên – Vị trí ứng tuyển (Chẳng hạn: CV – Nguyễn Thùy Linh – Nhân viên bán hàng). Cách 2: CV – Vị trí ứng tuyển – Họ tên (Ví dụ: CV – Kỹ sư công nghệ – Trần Duy Nam).

Khi gửi email ứng tuyển thì bạn cần lựa chọn tên email chuyên nghiệp, hạn chế chọn các email có các cụm từ “trẻ con, trẻ trâu” như nhockutegmail.com hay boylangthang@gmail.com. Thay vào đó bạn nên có email dành riêng cho công việc mang tính nghiêm túc như thuylinh1995@gmail.com…

Ngoài ra bạn cũng hãy xem thật kỹ địa chỉ email của nhà tuyển dụng đã chính xác hay chưa. Bởi nếu bạn gửi sai thì hồ sơ ứng tuyển của mình sẽ không được công ty tiếp nhận và bạn đã vô tình bỏ lỡ cơ hội của mình.

Nội dung viết email xin việc

Cách viết email xin việc là ứng viên cần đầu tư chỉn chu cho phần nội dung viết email khi gửi đến nhà tuyển dụng. Cách viết email ứng tuyển đầy đủ sẽ có các nội dung thông tin như sau:

• Chủ đề email: Bạn cần đặt tiêu đề ngắn gọn súc tích, nói lên nội dung chính của lá thư.
• Nội dung chính email: Ứng viên sẽ cần viết đủ 3 mục: mục đích viết email này, lý do ứng tuyển, thông tin cá nhân, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc sơ bộ và lời cảm ơn, cuối email bạn nêu mình có gửi CV đính kèm và mong nhận được phản hồi sớm từ doanh nghiệp. Nội dung thông tin cũng cần cô đọng và không nên lan man, dài dòng.
• Lời kết: Bạn gửi lời cảm ơn chân thành đến đến phòng nhân sự công ty cũng như lời chúc sức khỏe và mong công ty thành công phát triển hơn trong tương lai.
• Chữ ký email: Bạn có thể để lại chữ ký email cung cấp thông tin liên lạc: số điện thoại, địa chỉ mạng xã hội, tên…
• Đính kèm CV: Nếu như ở bản nội dung viết trong email, bạn chỉ nêu sơ bộ thông tin thì trong CV sẽ là bản đầy đủ nhất trình bày kinh nghiệm, kỹ năng, học vấn của bạn. Bạn nên nén file CV ở dạng * .zip hay * .rar nhằm mục đích dung lượng của mail không vượt quá 1TB. Trường hợp dung lượng email gửi lớn khiến bạn gửi mail thất bại.
• Ngoài gửi CV, ứng viên cũng có thể gửi kèm các tài liệu đính kèm như bằng tốt nghiệp, sơ yếu lý lịch, các giấy chứng chỉ…

Như vậy qua bài viết bạn đã nắm được cách viết email xin việc chuẩn chỉ để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Nhiều người do không coi trọng sự chuẩn mực khi viết email nên đã bị loại ngay từ vòng hồ sơ mặc dù kinh nghiệm khá tốt. Đừng để mình đánh mất cơ hội tìm việc làm tốt chỉ vì thiếu kinh nghiệm viết email xin việc nhé!

Xem thêm:

• Chia sẻ kinh nghiệm deal lương hiệu quả
• Tham khảo các câu hỏi phỏng vấn xin việc thường gặp và cách trả lời