Cách thức họp HĐQT và biên bản họp hội đồng quản trị chuẩn

Chia sẻ trên :
01-02-2023 2503 lượt xem

Biên bản họp hội đồng quản trị là văn bản bắt buộc cần lập mỗi khi tiến hành họp HĐQT. Cách viết biên bản này như thế nào, yêu cầu về nội dung và hình thức ra sao, tất cả sẽ nội thất Govi được nêu cụ thể trong bài viết sau đây.

Họp hội đồng quản trị là gì?

Họp hội đồng quản trị cần diễn ra định kỳ và thường xuyên
Họp hội đồng quản trị cần diễn ra định kỳ và thường xuyên

Với các doanh nghiệp, công ty lớn thì việc họp hội đồng quản trị cần diễn ra định kỳ và thường xuyên. Vậy Hội đồng quản trị là gì và họ có thẩm quyền gì đối với doanh nghiệp?

Dựa theo Khoản 1 điều 153 của Luật doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị chính là cơ quan quản lý doanh nghiệp, công ty; có thể nhân doanh công ty để đưa ra những quyết định, thực hiện nghĩa vụ cũng như quyền công ty (trừ quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông). Trong một doanh nghiệp, số lượng thành viên của Hội đồng quản trị sẽ trung bình từ 3 – 11 người. Trong điều lệ của các công ty có quy định rõ về số lượng thành viên thuộc HĐQT.

Một Hội đồng quản trị thường nhiệm kỳ trung bình 5 năm và có thể được bầu lại ở những kỳ kế tiếp nhưng không được quá 2 nhiệm kỳ liên tiếp.

Họp hội đồng quản trị là việc các thành viên trong HĐQT sẽ tham gia các buổi họp để thảo luận, bàn bạc và đưa ra nhiều chính sách, nghị quyết quan trọng đối với công ty, cụ thể như:

  • Đưa ra quyết định chiến lược về kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn của công ty.
  • Kiến nghị tổng số cổ phần cũng như loại cổ phần được quyền chào bán của công ty.
  • Quyết định giá niêm yết trái phiếu và giá bán cổ phần của doanh nghiệp
  • Quyết định mua lại cổ phần trong các trường hợp như:
  • + Mua lại cổ phần nhưng không được quá 10% trong tổng số cổ phần đã bán trong thời hạn 12 tháng.
  • + Đưa ra giá mua lại cổ phần. Trường hợp với các loại cổ phần phổ thông thì đảm bảo giá mua lại không được cao hơn giá trị trường trong thời điểm đó.
  • Đưa ra các quyết định đầu tư và dự án của công ty theo thẩm quyền.
  • Quyết định đưa ra những giải pháp công nghệ, tiếp thị, phát triển thị trường.
  • Thông qua các hợp đồng vay, bán, mua và những giao dịch có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên trong báo cáo tài chính gần nhất của doanh nghiệp.

Khi nào tổ chức họp hội đồng quản trị

Cuộc họp sẽ diễn ra định kỳ và trong những trường hợp đặc biệt quan trọng
Cuộc họp sẽ diễn ra định kỳ và trong những trường hợp đặc biệt quan trọng

Việc họp hội đồng quản trị sẽ diễn ra định kỳ và trong những trường hợp quan trọng đặc biệt. Ở mỗi cuộc họp sẽ có thư ký ghi lại biên bản họp hội đồng quản trị và sau đó gửi đến các thành viên trong Hội đồng, trên cơ sở đó để đưa ra các quyết định hợp lý đưa công ty phát triển hơn.

Dưới đây là những trường hợp cần tổ chức họp HĐQT là:

  • Trường hợp HĐQT cần tiến hành bầu Chủ tịch.
  • HĐQT có thể họp định kỳ hoặc bất thường, có thể họp tại nơi khác hoặc chính văn phòng, trụ sở công ty.
  • Chủ tịch có thể triệu tập họp HĐQT bất cứ khi nào thấy cần thiết, tối thiểu 1 quý 1 lần.
  • Chủ tịch HĐQT yêu cầu triệu tập các thành viên thuộc HĐQT họp khi nằm trong một số trường hợp cụ thể: Có lời đề nghị của ít nhất 2 thành viên nằm trong HĐQT; Có yêu cầu đề nghị từ phía Ban kiểm soát; Có đề nghị từ giám đốc/tổng giám đốc hoặc ít nhất 5 quản lý; Một số trường hợp khác nằm trong điều lệ quy định của công ty.

Khi một cuộc họp HĐQT diễn ra thì cần đảm bảo đúng thời gian, địa điểm, chủ tịch hội đồng quản trị phải là người đứng ra mời và chỉ đạo, cụ thể:

  • Chủ tịch HĐQT cần triệu tập cuộc họp trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận được đề nghị của các thành viên ban HĐQT hoặc Ban kiểm soát, Giám đốc, tổng giám đốc. Trường hợp chủ tịch cố tình không triệu tập thì sẽ cần phải chịu trách nhiệm về các thiệt hại có thể xảy đến với công ty.
  • Chủ tịch HĐQT hoặc người đứng ra triệu tập cuộc họp cần gửi giấy mời thông báo cho các thành viên thuộc HĐQT chậm nhất là trước 5 ngày họp. Trong giấy mời thông báo cuộc họp cần nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung thảo luận và những quyết định trong cuộc họp. Cần gửi kèm theo là tài liệu và phiếu biểu quyết của thành viên.
  • Thông báo gửi đến thành viên HĐQT có thể gửi bằng nhiều phương thức như bưu điện, thư điện tử, điện thoại… miễn là đảm bảo đến đúng địa chỉ của từng thành viên HĐQT.
  • Cuộc họp HĐQT chỉ được tiến hành khi có ¾ số lượng thành viên tham dự trở lên. Những thành viên không đến họp trực tiếp có thể biểu quyết dựa bằng văn bản, đựng trong phong bì kín và cần chuyển đến cho chủ tịch HĐQT ít nhất trước 1 tiếng khi cuộc họp bắt đầu.

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị chuẩn

Thư ký là người sẽ ghi chép lại toàn bộ nội dung cuộc họp
Thư ký là người sẽ ghi chép lại toàn bộ nội dung cuộc họp

Tại các cuộc họp HĐQT, dù là cuộc họp định kỳ hay bất thường thì sẽ đều phải có thư ký ghi chép lại mẫu biên bản họp hội đồng quản trị hoặc ghi âm, quay hình nhằm lưu giữ lại làm cơ sở. Biên bản có thể lập bằng tiếng việt hoặc lập thêm văn bản nước ngoài (đối với các công ty mà có thành viên hội đồng quản trị là người nước ngoài).

Các nội dung trong mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

Một biên bản họp HĐQT chuẩn cần đảm bảo có những thông tin cơ bản như sau:

  • Tên công ty, địa chỉ, mã số công ty
  • Thời gian họp và địa điểm tổ chức
  • Mục đích cuộc họp diễn ra, chương trình và nội dung chính của cuộc họp
  • Họ tên các thành viên tham gia họp HĐQT hoặc người được ủy quyền dự họp; tên thành viên không dự họp (nêu rõ lý do không dự họp).
  • Vấn đề được nêu ra thảo luận và đưa biểu quyết
  • Các nội dung tóm tắt phát biểu của từng thành viên theo đúng trình tự diễn biến cuộc họp HĐQT.
  • Kết quả biểu quyết (cần nêu rõ thành viên nào không có ý kiến, thành viên nào tán thành/không tán thành).
  • Các vấn đề thông qua, tỷ lệ biểu quyết tương ứng.
  • Ghi rõ họ tên, chữ ký chủ tọa và người lập biên bản họp hội đồng quản trị.

Lưu ý: Người ghi biên bản cẩn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác cũng như có trách nhiệm liên đới trong bản nội dung biên bản họp HĐQT. Các biên bản này sẽ cần được lưu giữ lại trụ sở chính của công ty. Biên bản họp HĐQT bằng tiếng việt và tiếng anh có giá trị pháp lý ngang nhau.

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị cơ bản

Hiện nay, các doanh nghiệp có thể dễ dàng download mẫu biên bản họp hội đồng quản trị trên internet về sử dụng. Dưới đây là mẫu biên bản họp HĐQT chuẩn để doanh nghiệp tham khảo:

CÔNG TY …

—————–

Số: 15 – QĐ/CTY

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–o0o——–

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY …..

(V/v: ……………………..)

I. Thông tin Công ty

Tên Công ty: CÔNG TY …………………………………

Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số ….. do Sở Kế hoạch và Đầu tư ……. cấp lần đầu ngày…….

Địa chỉ trụ sở chính:……………………….

Hôm nay vào hồi …giờ ….. phút, ngày …. tháng …. năm … tại trụ sở Công ty, Hội đồng Quản trị Công ty ……đã tổ chức phiên họp với mục đích…..

II. Thành phần tham dự

– Ông ……………..- Chủ tịch HĐQT

– Ông ………………- Thành viên HĐQT

– Bà ………………..- Thành viên HĐQT

Chủ trì: Ông ……………………………

Thư ký: Bà ………………………………

Số thành viên HĐQT có mặt: ….. thành viên, chiếm tỷ lệ …… tổng số thành viên có quyền biểu quyết trong HĐQT.

Số thành viên HĐQT vắng mặt: …… Lý do vắng mặt………

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp 2020, cuộc họp Hội đồng quản trị (HĐQT) đủ điều kiện tiến hành

III. Nội dung cuộc họp

Nêu rõ các vấn đề thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp

IV. Thông qua việc…………

Kết quả biểu quyết:

–  Tán thành: ………….

–  Không tán thành: ………….

–  Ý kiến khác: ………….

Căn cứ vào kết quả biểu quyết trên đây, Hội Đồng Quản Trị đã thông qua và phê chuẩn việc ………………..

Cuộc họp kết thúc vào lúc… giờ …. phút cùng ngày. Biên bản này được lập trước khi kết thúc cuộc họp này và được lập thành 2 (hai) bản gốc bằng tiếng Việt có giá trị ngang nhau. Các thành viên dự họp không có ý kiến gì thêm. Thư ký cuộc họp đã đọc cho tất cả các thành viên dự họp nghe đầy đủ nội dung của biên bản này.

THƯ KÝ ĐẠI HỘI

………………………

T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỌA

……………………………

Mẫu biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị

Cuộc họp bầu chủ tịch HĐQT cũng cần lập biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị và biên bản này cần được lưu giữ chính ở trụ sở của công ty. Biên bản họp hội đồng quản trị bầu chủ tịch cần lập bằng tiếng việt, ngoài ra có thể lập thêm bản tiếng anh trong trường hợp cần thiết.

Mẫu biên bản Quyết định bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị có nội dung cụ thể như sau:

CÔNG TY …

—————–

Số: 15 – QĐ/CTY

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–o0o——–

BIÊN BẢN HỌP

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ……

(V/v: …………………………………………….)

I. Thông tin chung

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………

Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………….…………

Mã số doanh nghiệp: ………………………………………………………………

Điện thoại: ………………………………………Fax: ……………………………

Website: …………………………………………………………………………….

II. Thời gian và địa điểm họp

Thời gian họp: Vào lúc … giờ … phút, ngày … tháng … năm 20…

Địa điểm: ………………………………………………………………………….

III. Thành phần tham dự

1. Các thành viên có mặt …. thành viên. Gồm:

Ông/bà:………………….. – Chủ tịch HĐQT. – Chủ tọa cuộc họp

Ông/bà: ……………….. – Thành viên HĐQT.

Ông/bà:……………….. – Thành viên HĐQT.

Ông/bà: ……………….. – Thư ký cuộc họp.

2. Các thành viên vắng mặt …… thành viên. Gồm:

Ông/bà:………………………………

Lý do không dự họp: …………………

3. Cách thức dự họp: Tất cả các thành viên Hội đồng quản trị tham dự và biểu quyết tại cuộc họp đạt đủ điều kiện tiến hành cuộc họp theo quy định của pháp luật.

4. Cuộc họp được tiến hành do đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.

IV. Mục đích, chương trình và nội dung cuộc họp

1. Mục đích cuộc họp:

Cuộc họp Hội đồng quản trị được triệu tập để thảo luận, biểu quyết thông qua

các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.

2. Nội dung cuộc họp:

Cuộc họp bàn về việc bầu chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty.

V. Nội dung cuộc họp

1. Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp:

Hội đồng quản trị thống nhất việc bầu Ông/Bà có tên dưới đây giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty:

Ông/Bà: ……………………………………………. Giới tính: ………………….

Dân tộc: ……………………………………………………………………………

Sinh năm: …………………………………………………………………………

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ………………………………………………………

Nơi cấp: ……………………………………. Ngày cấp: …………………………

Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………….

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………….

Hội đồng quản trị thảo luận:

Các thành viên Hội đồng quản trị trao đổi ý kiến về vấn đề lựa chọn thành viên

đủ tư cách, năng lực, trình độ để đảm nhiệm chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị

của công ty.

– Ý kiến của Ông/Bà: …………………………………………………………….

– Ý kiến của Ông/Bà: …………………………………………………………….

2. Biểu quyết:

Hội đồng quản trị biểu quyết việc bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị tại cuộc họp

như sau:

– Tổng số phiếu biểu quyết: …………. phiếu tương ứng ……% tổng số phiếu biểu

quyết của cổ đông dự họp;

– Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ: ……………. phiếu tương ứng ……% tổng số

phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

– Tổng số phiếu biểu quyết không hợp lệ: ……………… phiếu tương ứng

……% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

– Tỷ lệ tán thành: ………………. phiếu tương ứng ……% tổng số phiếu biểu quyết

của cổ đông dự họp, có biểu quyết tán thành;

– Tỷ lệ không tán thành: ………………. phiếu tương ứng ……% tổng số phiếu

biểu quyết của cổ đông dự họp, có biểu quyết không tán thành;

– Tỷ lệ không có ý kiến: ……………… phiếu tương ứng ……% tổng số phiếu

biểu quyết của cổ đông dự họp, có biểu quyết không có ý kiến.

3. Nội dung được thông qua tại cuộc họp:

Căn cứ kết quả kiểm phiếu bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị thông qua nội dung cuộc họp, Hội đồng quản tị đã

thống nhất như sau:

Hội đồng quản trị thống nhất bầu:

Ông/Bà: ……………………………………………………………………………

Dân tộc: ……………………………………………………………………………

Sinh năm: …………………………………………………………………………

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ………………………………………………………

Nơi cấp: ……………………………………. Ngày cấp: …………………………

Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………….

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………….

Giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị nhiệm kỳ …… – …… và là người đại

diện theo pháp luật của Công ty ……

Cuộc họp kết thúc vào hồi … giờ … phút cùng ngày. Biên bản họp Hội đồng

quản trị được lập thành … bản, đã được toàn thể các thành viên tham gia cuộc họp nhất trí thông qua.

Thành viên Hội đồng quản trị                                                                       Thư ký cuộc họp

    (Ký và ghi rõ họ tên)                                                                             (Ký và ghi rõ họ tên)

……………………………                                                                    ……………………………..

T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Chủ tịch Hội đồng quản trị

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

……………………………

Nghị quyết Hội đồng quản trị và bản nghị quyết mẫu

Trong cuộc họp HĐQT, chủ tịch và thành viên HĐQT thường sẽ đưa ra nghị quyết quan trọng để ghi nhận các vấn đề được thông qua. Nội dung thường thấy trong nghị quyết hội đồng quản trị sẽ bao gồm những vấn đề quan trọng như: việc thực hiện chiến lược kế hoạch phát triển công ty, Quy định về loại cổ phần được bán, giá bán trái phiếu và cổ phần, thông qua dự án đầu tư… Các nghị quyết này sẽ được ghi rõ ở trong biên bản họp hội đồng quản trị.

Theo Khoản 12, điều 157 luật doanh nghiệp 2020 thì nghị quyết của HĐQT sẽ được thông qua khi mà đa số các thành viên trong HĐQT tán thành hoặc điều lệ công ty quy định… Trường hợp các phiếu biểu quyết ngang nhau thì Chủ tịch HĐQT sẽ có quyền đưa ra quyết định cuối cùng. Chủ tịch HĐQT sẽ là người giữ thẩm quyền ký nghị quyết.

Dưới đây là mẫu văn bản nghị quyết mẫu để doanh nghiệp có thể tham khảo:

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG …..

Số:…./NQ-HĐQT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

.…, ngày…. tháng….. năm 20….

NGHỊ QUYẾT CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY…..

  • Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020;
  • Căn cứ Điều lệ của Công ty …..
  • Căn cứ Biên bản họp Hội đồng quản trị của Công Ty số …../BB-HĐQT ngày…..

QUYẾT NGHỊ:

Điều 1. Phê chuẩn các nội dung cụ thể như sau:

Chi nhánh lập báo cáo thu/chi tài chính định kỳ theo hướng dẫn cụ thể của phòng kế toán/Tài chính của công ty Cổ phần Xây dựng …..

– Chi nhánh chỉ được sử dụng tài khoản ngân hàng của Công ty…………để làm tài khoản giao dịch cho các hợp đồng của Chi nhánh. Thông tin tài khoản giao dịch cụ thể như sau:

Tài khoản số:

Mở tại:

Chủ tài khoản: Công ty Cổ phần Xây dựng ………………………

– Giám đốc chi nhánh mở một tài khoản tại ngân hàng theo chỉ định của Công ty cổ phần Xây dựng …… Tài khoản này Chỉ được sử dụng vào mục đích để Công ty cổ phần Xây dựng …………..chuyển các khoản kinh phí hoạt động định kỳ cho chi nhánh Công ty Cổ phần Xây dựng …

– Giám đốc chi nhánh hoạt động phải tuân theo quy chế hoạt động của chi nhánh do Đại hội đồng cổ đông công ty ban hành hoặc theo phạm vi ủy quyền của chủ tịch hội đồng quản trị của Công ty Cổ phần Xây dựng …………..;

Điều 2. Giám đốc Công Ty và các phòng ban chức năng liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị quyết này.

Điều 3. Nghị quyết này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Nơi nhận:

– Như Điều 2;

– Lưu: VP.

TM.HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH

………………………………..

Trên đây bài viết đã hướng dẫn doanh nghiệp cách lập biên bản hội đồng quản trị chuẩn chỉ, khoa học và chuyên nghiệp. Các doanh nghiệp nếu có bất cứ vấn đề gì còn thắc mắc thì đừng quên liên hệ tới chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp nhé!

Xem thêm:

5/5 - (1 bình chọn)

Tin tức khác

Những tư vấn mới những xu hướng nội thất văn phòng 2024
Quỹ lương là gì?
Quỹ lương là gì? 5 Bước xây dựng quỹ lương doanh nghiệp

Trước khi đi vào hoạt động của một doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với câu hỏi liên quan đến nguồn ngân sách như: “Quỹ lương là gì?”. Đây là một vấn đề quan trọng, thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về bản chất và cách xây dựng quỹ lương […]

So sánh giữa Inbound Marketing và Outbound Marketing
Inbound marketing là gì? So sánh với Outbound marketing

Hai phương pháp marketing phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng kết hợp với nhau là Inbound Marketing và Outbound Marketing. Cho dù, hai phương pháp này phổ biến nhưng các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu rõ hai loại hình marketing này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông […]

Bất cứ tổ chức nào cũng cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp | Các quy tắc cơ bản

Ở quá trình hình thành nền văn hóa của mỗi tổ chức, bất cứ nhà quản trị nào cũng sẽ phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp một cách cực kỳ cụ thể. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng theo chân Govi đi tìm hiểu chi […]

Sự ra đời của bản đồ chiến lược đã mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích
Bản đồ chiến lược | Cách vẽ Strategy Map chuẩn

Thay vì phải sử dụng những báo cáo phức tạp, sự ra đời của bản đồ chiến lược đã giúp doanh nghiệp thấy được mối liên kết giữa các mục tiêu chung của tổ chức một cách thống nhất. Đến với bài viết ngày hôm nay, Govi sẽ hướng dẫn bạn quy trình xây dựng […]

Work From Home được nhiều công ty ưa chuộng trong thời kỳ đại dịch Covid-19
Work From Home | Lợi ích và thách thức khi làm việc tại nhà

Trong thời kỳ dịch Covid-19 bùng phát, Work From Home đã nhanh chóng trở thành hình thức làm việc tại nhà được đông đảo doanh nghiệp ưa chuộng. Không chỉ góp phần giải quyết những vấn đề do dịch bệnh gây ra, WFH còn mang tới cho tổ chức nhiều lợi ích. Chi tiết hơn […]

TƯ VẤN THIẾT KẾ TRỌN GÓI

Với hơn 10+ năm kinh nghiệm và tư vấn cho hơn 100.000 đối tác, Govi sẽ mang đến cho bạn thiết kế không gian 2D và định hướng không gian 3D miễn phí theo tiêu chí Phù hợp phong cách - Khẳng định chất riêng - Chi phí tối ưu - Đầy đủ tiện ích.

Tư vấn ngay
homeTrang chủ
mapShowroom
call
messMessenger
zaloZalo
messHợp tác messMessenger zaloChat Zalo showrommShowroom callGọi ngay