Cách lập kế hoạch tuyển dụng theo năm và kế hoạch mẫu

Lập kế hoạch tuyển dụng muốn chuẩn chỉ thì doanh nghiệp phải thực hiện chỉn chu và đầy đủ qua các bước. Bản kế hoạch tuyển dụng càng kỹ lưỡng thì khả năng tuyển dụng được nhân sự giỏi, tài năng càng cao.

Xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Trước khi tìm hiểu các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thì chúng ta tìm hiểu xem nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp hiện nay. Theo đó mỗi doanh nghiệp trong quá trình hình thành và phát triển luôn cần song song đồng hành với việc tuyển dụng nhân sự cho bộ máy làm việc của công ty.

Nhu cầu tuyển dụng là gì?

Nhu cầu tuyển dụng tên tiếng Anh là recruitment needs. Ở hầu hết các doanh nghiệp đều có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các vị trí, phòng ban khác nhau: kế toán, nhân sự, hành chính, kinh doanh, lễ tân, trưởng phòng, thư ký, nhân viên, công nhân, tạp vụ, bảo vệ… Mỗi vị trí công việc được tuyển dụng sẽ đảm nhiệm vai trò riêng, là mảnh ghép không thể thiếu trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Nhu cầu tuyển dụng ở các doanh nghiệp ở mỗi giai đoạn sẽ có sự khác nhau về số lượng, vị trí tuyển dụng. Chẳng hạn với những công ty mới thành lập thì nhu cầu tuyển dụng sẽ rất cao vì phải tuyển hết nhân sự cho các vị trí. Khi mà doanh nghiệp đã vận hành ổn định thì sẽ chỉ cẩn tuyển thêm nhân sự nếu có mở rộng quy mô hoặc tuyển dụng các vị trí còn thiếu do nhân sự cũ nghỉ việc.

Cơ sở để xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Xác định nhu cầu tuyển dụng là điều mà doanh nghiệp cần phải chú ý ở ngay khâu đầu tiên trước khi đưa ra mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Doanh nghiệp cần phân tích và đánh giá xem thực sự đơn vị của mình giai đoạn này có cần bổ sung nhân lực hay không, yêu cầu về các vị trí, kinh nghiệm với nhân lực như thế nào. Việc xác định nhu cầu tuyển dụng là việc doanh nghiệp đánh giá mức độ cấp thiết của yêu cầu chi tiết quá trình tuyển dụng.

Cơ sở để xác định nhu cầu tuyển dụng sẽ được xét dựa vào các tiêu chí sau:

• Tiềm lực, cơ hội phát triển của công ty trong tương lai sắp tới.
• Nhân sự hiện tại của doanh nghiệp về chất lượng số lượng đã đáp ứng đủ để giải quyết công việc được tốt hay chưa. Nhân sự còn kỹ năng nào chưa được hoàn thiện.
• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc hàng tháng/quý/năm là bao nhiêu?
• Chính sách đãi ngộ và lương thưởng dành cho nhân sự
• Chi phí phải bỏ ra để có thể tuyển dụng được nhân sự đạt yêu cầu như mong muốn.
• Tình hình tuyển dụng mặt bằng chung trên thị trường hiện nay.

Vai trò của việc xác định nhu cầu tuyển dụng

Việc xác định nhu cầu tuyển dụng trước khi lập kế hoạch tuyển dụng không phải là thừa. Nó có vai trò hết sức quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến kết quả tuyển dụng sau này. Lợi ích khi xác định nhu cầu tuyển dụng là:

• Giúp việc tuyển dụng đạt kết quả tốt, không lệch hướng
• Tuyển được nhân lực có kỹ năng, trình độ, chuyên môn đáp ứng yêu cầu công việc.
• Đánh giá được đầy đủ điểm mạnh yếu về nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.
• Giảm thiểu tình trạng thừa, lãng phí nhân lực gây tốn kém ngân sách công ty.
• Nắm bắt được chi tiết về tình hình tuyển dụng trên thị trường.

Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Có một thực tế rằng tại các doanh nghiệp Việt hiện nay các đơn vị chưa quá chú tâm đến việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, cách làm đề án nhân sự. Việc tuyển dụng thường mang tính chung chung, thấy thiếu thì tuyển một số lượng ước tính, không có sự phân tích, đánh giá nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Kế hoạch tuyển dụng là gì?

Hiểu đơn giản, bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự là nội dung mô phỏng thông tin tuyển dụng nhân lực của doanh nghiệp. Trong bản kế hoạch tuyển dụng ấy cần nêu rõ yêu cầu: kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, phẩm chất phù hợp của ứng viên với vị trí công việc mà doanh nghiệp đang cần tuyển.

Thường một mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ có các thông tin cơ bản như sau: Số lượng cần tuyển, vị trí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, lịch phỏng vấn, chi phí để thực hiện tuyển dụng. Bản kế hoạch này cần được giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự phê duyệt trước khi được triển khai, tiến hành.

Vai trò khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự có vai trò hết sức quan trọng, cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng: khi lập kế hoạch tuyển dụng đầy đủ thì việc sắp xếp lịch trình tuyển dụng được rõ ràng và hợp lý, đúng tiến độ, giảm thiểu các chi phí phát sinh.
• Tuyển được đủ số lượng nhân sự yêu cầu: Bản kế hoạch tuyển dụng đã đưa ra cụ thể những yêu cầu ứng viên cần có nhờ vậy sẽ thu được lượng CV của các ứng viên khá hoặc rất phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp. Với các vị trí khó tuyển thì các doanh nghiệp có thể chấp nhận những ứng viên còn một vài thiếu sót và đào tạo thêm trong quá trình làm việc.
• Chiêu mộ người tài: Trong bản kế hoạch tuyển dụng sẽ có các yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, ngoài ra còn bộ câu hỏi phỏng vấn và các bài test để kiểm tra năng lực ứng viên. Qua những thử thách này, doanh nghiệp sẽ tìm ra cho mình được nhân sự giỏi, kinh nghiệm, đáp ứng tốt công việc.

Chi tiết các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Mẫu xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ được thực hiện qua các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Phần này đã được chúng tôi nêu rất cụ thể ở phần 1 bài viết. Bạn có thể kéo lên đọc thông tin chi tiết.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng nhân sự của công ty hiện tại

Việc đánh giá nhân sự hiện tại giúp doanh nghiệp biết được công ty mình đang thừa vị trí nào, thiếu nhân lực vị trí nào. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành các hoạt động như: luân chuyển nhân sự, cắt giảm nhân sự thừa, tuyển dụng thêm nhân sự thiếu.

Bước 3: Lập chi tiết bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Trong bản kế hoạch, nhà tuyển dụng cần xác định được các nội dung cụ thể như: xác định người thực hiện tuyển dụng, số lượng nhân sự cần tuyển thêm, vị trí nào đang cần tuyển; mô tả bản tuyển dụng với các yêu cầu cụ thể; các thông tin về đãi ngộ đối với ứng viên; dự trù ngân sách cần chi cho đợt tuyển dụng…

Bước 4: Yêu cầu về nhân sự ở các vị trí

Mỗi vị trí công việc ở từng phòng ban sẽ có những yêu cầu khác nhau về kinh nghiệm, năng lực và trình độ. Trong thông tin tuyển dụng thì nhà tuyển dụng cần nêu rõ nhằm tuyển dụng được đúng người, tránh mất nhiều thời gian. Bộ phận nhân sự cần trực tiếp trao đổi với trưởng phòng từng bộ phận để có thể hiểu được các yêu cầu cụ thể và chi tiết nhất.

Bước 5: Dự trù chi phí cần chi cho đợt tuyển dụng

Những chi phí cần có để lập và triển khai tuyển dụng nhân sự sẽ bao gồm:

• Chi phí đăng tin tuyển dụng trên các web tuyển dụng lớn, các mạng xã hội, báo chí.
• Chi phí tuyển dụng cho các bên trung gian – công ty săn đầu người (headhunter)
• Chi phí để tổ chức buổi phỏng vấn, bài test: nước uống, giấy bút kiểm tra…
• Chi phí phát sinh khác…

Bước 6: Viết bản mô tả tuyển dụng ứng viên

Trong bản mô tả thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng bên cạnh nêu ra các yêu cầu về năng lực, trình độ, phẩm chất cần có ở ứng viên thì cần nhấn mạnh các chế độ đãi ngộ, lương thưởng (bảo hiểm xã hội, du lịch…) cho nhân viên nếu trúng tuyển.

Bước 7: Xây dựng quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng hợp lý là cơ sở để giúp doanh nghiệp phân loại, lựa chọn được ứng viên tốt, tiềm năng. Thông qua phỏng vấn, test, năng lực của ứng viên sẽ được thể hiện rõ và chính xác nhất.

Bước 8: Đúc rút kinh nghiệm

Mỗi đợt tuyển dụng diễn ra, bên nhân sự sẽ cần ngồi lại để trao đổi và rút ra những điều còn thiếu sót để sửa chữa, cải thiện, khắc phục ở những đợt tuyển dụng tiếp theo.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng chi tiết

Việc lên mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết là điều hết sức cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Tùy vào doanh nghiệp của bạn cần mẫu kế hoạch nhân sự 6 tháng hay mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân viên kinh doanh, kế hoạch nhân sự của công ty mới thành lập mà các thông tin, nội dung trong bản kế hoạch sẽ có sự khác biệt đôi chút.

Hiện bộ phận nhân sự thường sử dụng file excel kế hoạch tuyển dụng để giúp các đề mục được trình bày rõ ràng và cụ thể hơn. Bạn có thể tham khảo các mẫu kế hoạch tuyển dụng:

Những vấn đề cần lưu ý khi lập kế hoạch tuyển dụng

Việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự tuy cực kỳ quan trọng thế nhưng hiện nay một số doanh nghiệp, cụ thể là bộ phận hành chính nhân sự vẫn phạm phải nhiều sai lầm trong quá trình lập bản kế hoạch này. Dưới đây là những sai lầm thường gặp nhất, doanh nghiệp cần nắm được và sửa chữa, khắc phục:

Thứ nhất, các doanh nghiệp chưa thấy được vai trò to lớn của việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết, chỉn chu. Các doanh nghiệp chỉ đơn thuần thấy thiếu nhân viên và tuyển dụng qua loa, lấp nhân sự vào chỗ thiếu mà thôi. Các bản kế hoạch tuyển dụng sơ sài, thiếu sự đầu tư nghiêm túc về ý tưởng, dự trù chi phí…

Thứ hai, các doanh nghiệp chưa nắm được nhu cầu tuyển dụng: Đôi khi quá trình tuyển dụng không đưa ra những yêu cầu cụ thể về năng lực, kinh nghiệm mà ứng viên cần đáp ứng để phục vụ giải quyết công việc được tốt nhất. Từ đó dẫn đến ứng viên tuyển dụng không chất lượng, khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí mà không tìm được nhân lực phù hợp.

Thứ ba, doanh nghiệp chưa xác định được mức độ ưu tiên trong quá trình tuyển dụng. Cần xem xét rõ thực sự doanh nghiệp mình có cần thêm nhân lực hay không, nếu có thì cần ở mảng và bộ phận nào.

Lập kế hoạch tuyển dụng là điều các doanh nghiệp cần làm để có thể mang về cho mình nguồn nhân sự tốt, đưa công ty phát triển mạnh mẽ hơn. Do vậy mỗi doanh nghiệp hãy chú ý xây dựng chỉn chu bản kế hoạch tuyển dụng ngay từ khi mới bắt đầu hoạt động nhé!

Xem thêm:

• Bí quyết quản lý nhân sự và những kỹ năng quan trọng cần có
• Gợi ý một số phần mềm quản lý nhân sự đơn giản dễ sử dụng