Kế toán công nợ là gì? Công việc và những kỹ năng cần có

Công nợ là một mảng nhỏ nằm trong công việc của kế toán tổng hợp. Với những công ty có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, kế toán tổng hợp sẽ kiêm luôn công việc này. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có mô hình kinh doanh lớn thì sẽ giao cho một vài cá nhân chịu trách nhiệm theo dõi. Khi muốn ứng tuyển vào vị trí này bạn cần hiểu rõ bản chất công việc cũng như các vấn đề liên quan. Nếu bạn có nhu cầu muốn tìm hiểu kỹ hơn, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để có được những thông tin hữu ích nhé!

Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là vị trí chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát, thúc đẩy và xử lý các khoản công nợ của doanh nghiệp. Nó được xem như một phần nhỏ trong công việc của một kế toán tổng hợp. Vì vậy, với những doanh nghiệp vừa và nhỏ thì kế toán tổng hợp đảm nhiệm luôn công việc này. Còn những doanh nghiệp lớn hay có quy mô rộng sẽ giao riêng cho một bộ phận chuyên trách.

Người làm công việc này đảm nhận các công việc kế toán liên quan đến các khoản nợ phải trả hay cần thu của doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, vị trí này sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tình hình công nợ của doanh nghiệp. Khi tình hình công nợ được kiểm soát tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định và tồn tại lâu dài. Do đó, đây là một vị trí có tầm quan trọng nhất định và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp.

Công việc của một kế toán công nợ

Nhận hợp đồng kinh tế

Công việc đầu tiên của một nhân viên kế toán công nợ phải kể đến là nhận hợp đồng kinh tế với những đầu  công việc chi tiết sau:

– Tạo, thêm mã của khách hàng/đối tác, mã nhà cung cấp vào hệ thống hay sổ sách có liên quan nếu họ là những thành viên mới.

– Sửa đổi mã đã tạo trên trong trường hợp phát sinh nghiệp vụ thay đổi hoặc chuyển nhượng.

– Theo dõi, cập nhật thông tin trên phần mềm quản lý tài chính kế toán (nếu có) của công ty một cách thường xuyên và đầy đủ. Điều này nhằm kiểm soát tốt từng hợp đồng của nhà cung cấp, khách hàng hay đối tác.

– Kiểm tra nội dung của các quy định, điều khoản trong trường hợp đồng thanh toán để tránh mắc phải các sai sót không đáng có trong quá trình lưu trữ thông tin tài chính.

Kiểm tra công nợ thường xuyên theo định kỳ

– Kiểm tra thông tin đơn hàng dựa trên nội dung hợp đồng bán hàng đã ký kết với khách hàng, đối tác. Song song với đó là kiểm tra thời hạn thanh toán và hạn mức tín dụng mà công ty đã chấp nhận đối với từng khách hàng, đối tác.

– Với các khách hàng, đối tác đã mua hàng hoặc đang thực hiện hợp đồng thì cần tiến hành kiểm tra các yếu tố sau: số lượng, chủng loại, giá bán, thời hạn thanh toán.

– Theo dõi thông tin chi tiết công nợ của từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến công nợ tương ứng. Đó là các thông tin về số tiền đã quá hạn, hạn thanh toán, mức thanh toán,…

– Sau khi hoàn tất việc kiểm tra công nợ thì kế toán công nợ cần báo cáo cho bộ phận quản lý cấp trên hay các bộ phận liên quan.

Theo dõi tình hình thanh toán của khách

Khi có nghiệp vụ công nợ phát sinh theo hóa đơn bán hàng hoặc hợp đồng, người phụ trách công nợ cần theo dõi kỹ tình hình thanh toán của từng khách hàng, đối tác. Điều này nhằm phát hiện kịp thời các sai sót, nhầm lẫn (nếu có) trong quá trình quản lý tài chính công nợ.

Đôn đốc, tham gia trực tiếp vào việc thu hồi nợ

– Đối với các khoản công nợ thời hạn lâu, khó đòi: Kế toán công nợ sẽ là người trực tiếp tham gia thu hồi nợ.

– Đối với các khoản công nợ xấu, nợ trả trước: Kế toán công nợ cần đôn đốc thường xuyên để rút ngắn thời gian thu hồi nợ.

Xử lý các công nợ tạm ứng thuộc nội bộ

Trường hợp xử lý các công nợ tạm ứng thuộc nội bộ, người phụ trách công việc này cần:

– Theo dõi, nhắc nhở việc thanh toán của mỗi đối tượng trong từng bộ phận nội bộ của doanh nghiệp mỗi ngày.

– Theo dõi định kỳ, cần xác nhận công nợ với các chi nhánh.

– Tiến hành kiểm tra, sau đó thông báo và xác nhận khoản công nợ tạm ứng của từng nhân viên trong công ty.

– Đốc thúc việc thanh toán công nợ bằng cách lập danh sách tạm ứng đã quá thời hạn cần thanh toán và gửi đến từng đối tượng, bộ phận liên quan mỗi tuần hoặc trong trường hợp nhận yêu cầu từ cấp trên.

Xử lý công nợ ủy thác

– Dựa trên hóa đơn để định khoản những nghiệp vụ tài chính có liên quan.

– Điều chỉnh các số liệu chưa khớp hoặc bị chênh lệch so với giá trên chứng từ hợp đồng.

– Theo dõi, kiểm tra những khoản công nợ ủy thác của từng nhân viên.

– Kiểm tra, in sao kê chứng từ có liên quan đến trưởng kiểm soát hoặc kế toán viên phụ trách. Những chứng từ này sẽ được nhận và lưu trữ lại để tiến hành theo dõi, nhắc nhở việc thanh toán đúng hạn.

Xử lý các khoản vay trong doanh nghiệp

– Thanh toán những hợp đồng mới, cũ trong trường hợp có nghiệp vụ tài chính phát sinh.

– Theo dõi, đôn đốc việc thanh toán theo đúng thời hạn đã được thỏa thuận và ký kết trong hợp đồng.

– Định khoản, điều chỉnh bút toán sao cho khớp với phần tỷ giá phát sinh. Việc hạch toán, điều chỉnh sẽ được đánh giá là chưa hiệu quả nếu còn tồn tại sự chênh lệch giữa các phần tỷ giá phát sinh.

– Trong trường hợp doanh nghiệp có lãi phải trả thì cần tiến hành tính toán kỹ và chuyển chứng từ cho bên liên quan. Điều đó nhằm triển khai thanh toán cho từng đối tượng và từng hợp đồng.

Xử lý công việc khác có liên quan

Ngoài những công việc nêu trên, kế toán công nợ còn cần thực hiện các công việc như:

– Đối với hàng hóa: Theo dõi, xuất thẻ bảo hành hay thẻ vay trong trường hợp có hàng cho đối tượng liên quan.

– Đối với các khoản phải trả/thu khác: Theo dõi các khoản phát sinh một cách thường xuyên.

Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ là một vị trí đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác kế toán của mỗi doanh nghiệp. Hoạt động quản lý công nợ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó, giúp doanh nghiệp tránh rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn. Việc tổ chức kế toán công nợ hiệu quả sẽ góp phần làm lành mạnh hóa tình hình tài chính, doanh nghiệp hạn chế được những khoản nợ xấu.

Các kỹ năng mà một kế toán công nợ cần có

Nắm vững kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn

Nếu như bạn chưa tích lũy được cho mình nhiều kinh nghiệm làm việc thì hãy bù lại bằng cách xây dựng một nền tảng kiến thức kế toán vững chắc. Có như thế bạn mới có thể hoàn thành những công việc được giao một cách tốt nhất. Khi đã có đủ kiến thức, bạn sẽ nhanh chóng biết cách sắp xếp chứng từ, định khoản công nợ, lập báo cáo,…

Ngoài trang bị kiến thức, bạn còn cần thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn. Đối với một kế toán công nợ đây là kỹ năng không thể thiếu. Khi thành thạo các nghiệp vụ, bạn sẽ dễ dàng nhận biết cũng như theo dõi được công nợ của từng đối tượng. Đồng thời, phân loại chúng theo nhiều góc độ khác nhau hoặc theo dõi các khoản công nợ theo hóa đơn, thời hạn thanh toán. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tính toán hay bù trừ mức công nợ giữa các đối tượng, biết cách làm sổ sách, báo cáo khi nhận yêu cầu từ cấp trên.

Sử dụng thành thạo máy tính

Làm việc tại vị trí kế toán công nợ, bạn bắt buộc phải làm việc với máy tính dựa trên các công cụ như phần mềm kế toán, bảng tính Excel,… Chính vì vậy, nếu bạn có kỹ năng máy tính tốt thì đây chính là điểm cộng lớn giúp xử lý các số liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Kỹ năng phân tích, tham mưu

Khi bạn giỏi phân tích, thành thạo kỹ năng tham mưu sẽ giúp đưa ra được những quyết định hợp lý, đúng đắn và tối ưu nhất cho việc xử lý vấn đề công nợ giữa khách hàng và người bán, công ty với đối tác. Từ đó đem lại hiệu quả cao cho các công việc mà bản thân đảm nhận.

Làm việc với máy tính dựa trên các công cụ như bảng tính Excel, phần mềm kế toán,… là điều bắt buộc khi làm việc tại vị trí kế toán công nợ. Vì vậy, nếu bạn có kỹ năng máy tính tốt thì đây chính là một điểm cộng lớn, giúp xử lý các số liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống

Bạn có thể xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với các đồng nghiệp, khách hàng khi sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt. Đồng thời kỹ năng này góp phần hỗ trợ việc thăng tiến trong tương lai. Cùng với đó, khi bạn xử lý được tình huống một cách linh hoạt sẽ giúp giải quyết được công việc, tránh các tình huống xấu xảy ra.

Tính trung thực, tỉ mỉ

Bởi vì tính chất của công việc có liên quan trực tiếp đến tiền bạc, vấn đề tài chính nên đòi hỏi kế toán công nợ phải làm việc thường xuyên với những con số, theo dõi, kiểm tra các công nợ. Chính vì thế người làm công việc này nên trung thực, tỉ mỉ và biết chú ý đến tiểu tiết. Đây cũng là tiêu chí mà các nhà tuyển dụng quan tâm, đặt lên hàng đầu khi tuyển kế toán công nợ.

Mức lương của kế toán công nợ

Tương tự như các ngành nghề khác, công việc của kế toán công nợ không có một mức lương quy chuẩn nào. Tất cả sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, quy mô doanh nghiệp, tình hình tài chính, khối lượng công việc,…

Tuy nhiên, mức lương của vị trí công việc này nhìn chung thường dao động trong khoảng từ 8 – 10 triệu đồng/tháng đối với những người có kinh nghiệm 1 – 3 năm. Hay với người đã có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn hoặc thành phố lớn mức lương sẽ dao động từ 9 – 10 triệu đồng/tháng. Với những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm hơn, mức lương cũng sẽ cao hơn từ 10 triệu đồng trở lên mỗi tháng.

Đối với doanh nghiệp, kế toán công nợ quyết định rất nhiều đến lợi ích của doanh nghiệp đó. Người phụ trách công việc này mà làm không tốt vai trò có thể dẫn đến bất lợi về tài chính. Ngược lại khi thực hiện tốt, doanh nghiệp mới ổn định và phát triển bền lâu. Hãy tìm hiểu thật kỹ kiến thức về công việc này nếu bạn thực sự muốn trở thành một người kế toán công nợ chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

• Những công việc của kế toán tổng hợp là gì?
• Những kỹ năng cần có của kế toán thuế
• Tổng hợp +30 nghề tay trái cho dân văn phòng mới nhất