Mô hình 5S là gì? Thực hiện 5S trong công tác quản lý văn phòng

Hiện nay, khi xã hội ngày càng phát triển thì việc thực hiện và áp dụng các phương pháp mới trong công ty, doanh nghiệp là điều tất yếu để quản lý nhân sự, phát triển và xây dựng môi trường làm việc tốt. Xuất hiện từ lâu và phát triển rộng rãi trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Mô hình 5S ngày càng phổ biến được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng. Vậy mô hình 5S là gì? Nên làm gì để xây dựng hình ảnh 5S trong văn phòng?

Giới thiệu và thực hiện nguyên tắc 5S văn phòng

Nguyên tắc 5S là gì?

Nguyên tắc 5S được hình thành và phát triển từ thế kỉ XVI, bắt nguồn bởi những người thợ đóng tàu tại Venice, Ý. Đến thế chiến 2, nguyên tắc 5S được ứng dụng ngày càng phổ biến. Và ngành công nghiệp sản xuất ô tô của Nhật Bản được xem là cái nôi phát triển và đưa mô hình 5S được áp dụng rộng rãi trên khắp thế giới.

5S là mô hình, phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc có nguồn gốc từ đất nước Nhật Bản được nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam đã ứng dụng. Đây là phương pháp được áp dụng và thực hiện nhằm mang đến những lợi ích, năng suất trong công việc cho các doanh nghiệp. Phương pháp này được tóm gọn bằng 5 từ có chữ S đầu trong tiếng Nhật bao gồm:

• 整理 (Seiri) – Sort (sàng lọc)
• 整頓 (Seiton) – Set in order (sắp xếp)
• 清掃 (Seiso) – Shine (sạch sẽ)
• 清潔 (Seiketsu) – Standardize (săn sóc)
• 躾 (Shitsuke) – Sustain (sẵn sàng)

Thực hiện nguyên tắc 5S trong văn phòng

1. Seiri (Sàng lọc)

Khái niệm: Seiri là phân loại để giữ lại những thứ cần thiết, những thứ không chắc chắn là cần thiết hay không và loại bỏ những thứ không thiết. Phương pháp này sẽ giúp xác định được số lượng đúng và đủ để phục vụ cho nhu cầu sử dụng.

Cách thức triển khai: Các nhân sự, nhân viên trong văn phòng cần quan sát khu vực làm việc của mình để xác định những thứ cần thiết và không cần thiết. Đối với những thứ không cần thiết thì có thể trực tiếp loại bỏ, còn với những thứ cần thiết thì cần được bảo toàn. Còn những thứ đang phân vân không biết cần hay không thì có thể để lại một nơi và đánh dấu, nếu sau 1 thời gian (1 tuần, 1 tháng) mà không cần dùng đến thì có thể cất tủ hoặc loại bỏ.

Tầm quan trọng: Seiri giúp giảm thiểu tối đa các vật dụng, máy móc không cần thiết để tăng không gian làm việc, giảm diện tích lưu trữ, giảm số lượng các vật dụng như tủ tài liệu, tủ đựng hồ sơ, giảm thiểu các dụng cụ không cần thiết để tối đa không gian làm việc.

2. Seiton (Sắp xếp)

Khái niệm: Seiton là sắp xếp không gian làm việc cũng như các vật dụng một cách khoa học, gọn gàng, ngăn nắp để tiện lợi trong quá trình sử dụng.

Cách thức triển khai: Đối với các vật dụng, máy móc, thiết bị… thường xuyên sử dụng đến thì cần để gần trong tầm với hoặc những nơi dễ tìm, có thể tìm thấy ngay khi cần sử dụng. Đối với các đồ dùng, vật dụng ít sử dụng thì có thể cất tủ hoặc kho chứa  tại văn phòng. Các vật dụng có thể sắp xếp theo nhóm, theo công dụng, tính chất hoặc có quy định về vị trí để vật dụng cụ thể.

Tầm quan trọng: Seiton mang đến nhiều ưu điểm cho không gian văn phòng, giúp tiết kiệm thời gian làm việc, giảm thời gian tìm đồ vật khi cần và kiểm tra các vật dụng. Hơn nữa, còn giúp hạn chế tình trạng mất mát tài sản, đồ dùng, xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp hơn.

3. Seiso (Sạch sẽ)

Khái niệm: Seiso có nghĩa là vệ sinh sạch sẽ các thiết bị, vật dụng, nội thất văn phòng nhằm mang đến tinh thần thoải mái, không áp lực, không vướng bận.

Cách thức triển khai: Mỗi một cá nhân trong các phòng ban sẽ được chia nhiệm vụ, khu vực cần được làm sạch tại văn phòng. Tiến hành vệ sinh sạch sẽ các dụng cụ, cơ sở vật chất tại khu mình làm việc. Có thể cải tiến và điều chỉnh nhằm mang lại một môi trường làm việc sạch sẽ, trong lành, dễ chịu.

Tầm quan trọng: Seiso giúp môi trường làm việc luôn ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng để mang đến cảm giác thoải mái, phấn khởi cho công nhân viên. Ngoài ra còn giúp giảm thiểu sự hư hỏng về thiết bị, máy móc, dụng cụ làm việc. Tạo hình ảnh văn phòng đẹp cho công ty trong mắt nhân viên, ứng viên, khách hàng và đối tác.

4. Seiketsu (Săn sóc)

Khái niệm: Duy trì và thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên để đảm bảo hình thành thói quen, nâng cao hiệu quả và tiến tới 5S toàn diện.

Cách thức triển khai: Cần lập tiêu chuẩn và nguyên tắc cho các hoạt động, các quy trình làm việc và thực hiện theo kế hoạch tiêu chuẩn. Xây dựng môi trường làm việc, quy trình được đề ra từ tước. Tiến hành kiểm soát, theo dõi và đánh giá định trì các quá trình áp dụng 5S trong văn phòng.

Tầm quan trọng: Seiketsu sẽ giúp văn phòng hình thành nên môi trường phát triển theo hướng 5S.

5. Sitsuke (Sẵn sàng)

Khái niệm: Sitsuke là sẵn sàng, tất cả các cá nhân, bộ phận, phòng ban, các chức vụ trong công ty, doanh nghiệp cần sẵn sàng tuân thủ và thực hiện theo nguyên tắc 5S. Dần hình thành thói quen và cung cách vận hành tổ chức theo các nguyên tắc đã đề ra.

Cách thức triển khai: Lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện, hướng dẫn các nhân viên, nhân sự. Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cụ thể để phục vụ cho quá trình đào tạo, tiến hành đào tạo theo từng đợt hoặc trên diện rộng toàn doanh nghiệp. Đo lường hiệu quả và đánh giá kết quả sau đào tạo.

Tầm quan trọng: Sitsuke tạo nên thói quen và nguyên tắc làm việc tự giác, thân thiện và chuyên nghiệp trong văn phòng. Qua đó, tạo nên môi trường làm việc hiện đại, có quy củ, có sự phát triển nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển doanh nghiệp.

Quy tắc 5S trong văn phòng chính là thay đổi và thực hiện từ những điều nhỏ nhặt hay những thói quen đơn giản nhất nhưng mang lại hiệu quả tối ưu cho các công ty, doanh nghiệp. Thông qua mô hình 5S này, các cơ quan, tổ chức có thể xây dựng nên một môi trường và văn hóa làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, khoa học để ngày càng phát triển, đi lên.

Các bước thực hiện quy định về 5S trong văn phòng

Để đưa 5S thành thói quen và nề nếp tự giác cho mỗi nhân viên văn phòng thì cần thực hiện đúng các quy trình sau:

Bước 1: Nhìn nhận, xem xét và đánh giá thực trạng công ty đang thực hiện được những S nào và chưa thực hiện được những S nào.

Bước 2: Phát động và áp dụng 5S trong văn phòng tới toàn thể các cá nhân trong công ty, phòng ban, nêu rõ được các lợi ích và giải thích cụ thể về mô hình 5S.

Bước 3: Kêu gọi toàn thể cán bộ, nhân viên tham gia thực hiện các quy định 5S tại văn phòng. Có thể treo hình ảnh 5S trong các khu vực quan trọng tại văn phòng để nhắc nhở và tiếp thêm động lực cho nhân việc thực hiện mô hình này.

Bước 4: Tiến hành thực hiện từng S trong 5S và dần hình thành thói quen nhất định cho các cá thể trong văn phòng.

Bước 5: Luôn theo dõi, phân tích thực trạng, giám sát chặt chẽ. Đồng thời, khen ngợi những cá nhân tập thể thực hiện tốt 5S để tiếp thêm động lực cho họ.

Bước 6: Duy trì và phát triển mô hình 5S, đánh giá định kỳ để xem có cần điều chỉnh gì không.

Áp dụng phương thức 5S trong quản lý tại các văn phòng của công ty, doanh nghiệp

Tại sao mô hình 5S lại được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn?

Hiện nay, ngày càng nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng 5S trong văn phòng vào việc quản lý hoạt động kinh doanh. Bởi lẽ, mô hình này mang đến nhiều lợi ích và thành quả, giúp môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, cụ thể:

• Mô hình 5S có thể áp dụng với bất kỳ tổ chức cũng như quy mô của các công ty, doanh nghiệp.
• Thực hiện khá đơn giản, không đòi hỏi các thuật ngữ khó, giúp cho các công ty, doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình thực hiện.
• Có thể áp dụng đa lĩnh vực trong đời sống xã hội như: sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, thương mại…

Mục đích của mô hình 5S cho công ty, doanh nghiệp?

5S là phương pháp khá hiệu quả hiện nay, góp công rất lớn vào việc phát huy và cải thiện môi trường làm việc cho con người ngày càng tốt hơn, tăng năng suất và hiệu quả công việc trong quá trình làm việc. Và mục tiêu chính của mô hình 5S cụ thể như sau:

• 5S xây dựng và phát triển được ý thức con người, cải tiến cho mọi người một không gian làm việc tốt hơn.
• Phát triển tốt hơn vai trò lãnh đạo của đội ngũ cán bộ, quản lý qua các hoạt động thực tế.
• Xây dựng tinh thần gắn kết đồng nghiệp trong doanh nghiệp với nhau, tạo các mối quan hệ thân thiết, tương trợ và giúp đỡ nhau trong công việc để mang đến hiệu quả cao hơn trong kinh doanh.
• Xây dựng nên cơ sở cốt lõi để đưa các cải tiến kỹ thuật – công nghệ vào hoạt động sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp.

Các yếu tố cơ bản giúp thực hiện thành công mô hình 5S

• Lãnh đạo phải thực sự hiểu biết, tận tâm hỗ trợ mọi người trong việc thực hiện mô hình 5S. Đồng thời, người lãnh đạo phải là tấm gương thực hiện tốt để cán bộ, nhân viên học hỏi và noi theo.
• Thực hiện chủ trương “mưa dầm thấm lâu”, đào tạo từ từ theo từng bước, không ép buộc và cưỡng bức mọi người thực hiện ngay lập tức. Luôn cung cấp cho nhân sự các thông tin, lợi ích hữu hiệu của phương thức 5S, đây là tiền đề để mọi người tự giác chấp hành.
• Tạo nên môi trường cởi mở, hòa đồng, khuyến khích mọi người thực hiện và cùng thi đua thực hiện.
• Luôn phấn đấu đưa mô hình 5S trong văn phòng ngày một phát triển, lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn, hình ảnh 5S văn phòng ngày càng trở nên chuyên nghiệp, nâng cao tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Hy vọng với những thông tin mà Govi.vn cung cấp ở trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình 5S trong văn phòng, cách thức và vận hành 5S hiệu quả. Chúng tôi tin rằng, giờ đây bạn có thể tự tin áp dụng phương pháp 5S này trong văn phòng của mình một cách hiệu quả.

Xem thêm:

• Tìm hiểu các phần mềm quản lý công việc phổ biến ở công sở hiện nay
• Làm thế nào để nhân viên làm việc hiệu quả nhất