Nắm được kỹ năng viết báo cáo công việc, báo cáo môn học hay khóa luận tốt nghiệp sẽ giúp nhân viên, sinh viên ghi điểm trong mắt cấp trên hoặc giảng viên, hội đồng chấm thi. Dưới đây bài viết sẽ giúp bạn thuộc lòng các bước để có thể viết được bản báo cáo hoàn chỉnh nhất.
Báo cáo hiểu đơn giản là một loại văn bản để trình bày sự việc, kết quả hoạt động, nghiên cứu, học tập, làm việc của một cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Người đọc báo cáo sẽ dựa vào các thông tin được cung cấp để đánh giá được năng lực, trình độ, kết quả học tập, làm việc của cá nhân, tổ chức… và có thể đưa ra phương hướng xử lý nếu kết quả chưa tốt.
Kỹ năng viết báo cáo là kỹ năng quan trọng mà bất cứ sinh viên hay nhân viên văn phòng nào cũng cần thành thạo. Kỹ năng này đòi hỏi người viết cần có khả năng trình bày các vấn đề một cách logic, khách quan và dễ hiểu, tổng hợp những thông tin quan trọng mà được cấp trên, giảng viên, thầy cô yêu cầu. Bài thu hoạch kỹ năng viết báo cáo sẽ phần nào đánh giá được năng lực, trình độ, thái độ của người viết.
Lý do mỗi người cần nắm chắc kỹ năng viết báo cáo là bởi:
Để có thể viết được bản báo cáo thành công, khoa học, bạn cần nắm chắc quy trình viết báo cáo.
Một bản báo cáo công việc hay báo cáo thực tập, môn học dài thì mọi người cần điểm các nội dung chính ở mục lục, ghi số trang cụ thể nhất quán để người đọc có thể nắm được nhanh chóng kết cấu của văn bản, tìm các phần đọc một cách nhanh chóng, tốn ít thời gian. Với báo cáo thì trường hợp người viết tham khảo nguồn tư liệu ở đâu để đưa ra các số liệu và dẫn chứng cũng cần cung cấp đầy đủ ở phụ lục cuối cùng của bản báo cáo.
Muốn có bản báo cáo tốt thì bước đầu tiên bạn cần xác định rõ mục tiêu của báo cáo là gì và bạn viết nó cho ai. Việc này giúp người viết xác định trọng tâm nội dung viết và không bị lan man sang các vấn đề khác.
Hãy đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin và thực hiện những nghiên cứu, phỏng vấn cần thiết để giúp bản báo cáo của mình được hoàn chỉnh và chính xác, rõ ràng. Bạn sẽ quyết định cấu trúc bản báo cáo của mình gồm các đầu mục nào, thông tin sắp xếp trình tự ra sao… Trước tiên hãy ghi chép ra giấy hoặc máy tính tất cả những điều bạn muốn viết, việc này giúp tránh bỏ sót thông tin quan trọng, từ đó mới dựa vào những ý này để triển khai báo cáo được nhanh chóng và chính xác nhất có thể.
Trong các báo cáo công việc, học tập thì người viết cần đảm bảo bố cục được khoa học. Để làm được điều này, người viết sẽ cần sử dụng các tiêu đề chính phụ để chia văn bản, ngoài ra hãy đánh các số, ký hiệu nhất quán. Ví dụ: Mục 1 sẽ gồm tiểu mục 1, 2, 3 hoặc tiểu mục 1.1, 1.2, 1.3… Nhớ căn lề đầy đủ để dễ theo dõi và đọc thông tin. Trong một đoạn văn bản cũng nên có cấu trúc tốt. Thông thường câu đầu tiên là câu chủ đề khái quát nội dung toàn đoạn. Các câu tiếp theo là sự giải thích, phân tích, mở rộng về nội dung vừa nêu trên. Câu cuối cùng sẽ đưa ra kết luận ý tưởng.
Kỹ năng viết báo cáo tốt là chúng ta nên sử dụng những câu viết ngắn gọn, cô đọng và súc tích. Không nên dùng câu ghép, câu phức với nhiều vế khác nhau sẽ khiến người đọc cảm thấy mệt mỏi và khó chịu. Độ dài 1 câu lý tưởng nhất nên dao động trong khoảng 15 – 20 từ.
Đây là khâu cực kỳ quan trọng khi viết báo cáo công việc, báo cáo thực tập, báo cáo môn học. Mỗi người cần đọc ít nhất 2 – 3 lần trước khi được giao cho cấp trên, giảng viên để nhằm mục đích soát những lỗi sai về diễn đạt, chính tả, hình thức trình bày (căn lề, phông chữ, màu chữ, dấu câu…), kiểm tra các thông tin có đảm bảo chính xác không.
Viết viết cáo đối với các sinh viên là điều thường xuyên diễn ra đối với các môn học, bài thu hoạch, thực tập, khóa luận. Kỹ năng viết báo cáo tốt sẽ giúp sinh viên ghi điểm tốt trong mắt giảng viên và đạt được kết quả cao. Trong bản báo cáo ngoài việc cung cấp đầy đủ các kiến thức, tri thức được yêu cầu thì các đầu mục, hình thức trình bày, diễn đạt đều phải đạt chuẩn.
Báo cáo môn học thực chất là tổng hợp các nội dung thông tin kiến thức mình đã học trong suốt thời gian qua. Viết báo cáo môn học sẽ cần có các thông tin:
So với báo cáo thu hoạch hay báo cáo thực tập thì dung lượng độ dài của bản báo cáo môn học sẽ ngắn gọn, cô đọng hơn.
Báo cáo thu hoạch là bản tổng kết, tự đánh giá bản thân về những gì đạt được, học được sau một buổi học, chuyến đi hoặc tham gia sự kiện nào đó. Các giảng viên yêu cầu viết bản thu hoạch nhằm mục đích giúp sinh viên có thể ngẫm nghĩ và nhìn nhận lại các thông tin, kiến thức mình đã thu hoạch để đánh giá khả năng tiếp nhận và chú ý của sinh viên.
Cách viết báo cáo thu hoạch thường có những nội dung chính:
Các thông tin trong báo cáo thu hoạch phải mang tính thực tiễn và sinh viên cần nhấn mạnh được các trải nghiệm, suy nghĩ của mình, đề xuất những giải pháp tốt hơn nếu có. Hình thức của bản báo cáo cần mạch lạc, rõ ràng, tuân thủ theo những quy tắc trình bày nội dung của một bản báo cáo hoàn chỉnh.
Thường các sinh viên năm 3 hoặc năm cuối sẽ đến các công ty chuyên nghiệp để thực tập, học hỏi môi trường làm việc để rèn luyện bản thân. Sau kết thúc kỳ thực tập, nhiệm vụ của sinh viên là phải viết báo cáo thực tập. Tuy nhiên trên thực tế không phải ai cũng nắm được kỹ năng viết báo cáo thực tập chuẩn.
Nội dung cơ bản cần có trong báo cáo thực tập:
Chương I: Tổng quan về đơn vị thực tập
Thông tin đầu tiên cần có trong bản báo cáo thực tập đó là bạn cần giới thiệu khái quát về địa điểm bạn đến thực tập. Bao gồm các thông tin như: Tên công ty, địa chỉ, lịch sử ra đời và hoạt động của đơn vị, cơ cấu tổ chức, bộ máy của công ty, quy mô doanh nghiệp…)
Chương II: Cơ sở lý thuyết
Ở chương này, sinh viên sẽ tóm gọn những nội dung kiến thức lý thuyết đã được học tại trường, nhấn mạnh mình đã áp dụng chúng như thế nào khi đi thực tập ở các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Thông thường phần này bị khá nhiều sinh viên bỏ qua. Thiếu nội dung phần này người viết không đưa ra được cơ sở lý thuyết tốt và bản báo cáo sẽ thiếu đi sự tin cậy.
Chương III: Các nội dung nghiên cứu, học tập tại đơn vị thực tập.
Nội dung chương này sẽ tập trung nói về những công việc và nhiệm vụ mà bạn được giao ở môi trường thực tập. Cách thức, quy trình làm việc, kết quả nghiên cứu đạt được sau thời gian thực tập.
Chương IV: Áp dụng trên thực tế công việc
Chương này sinh viên cần phải tiến hành tổng hợp, phân tích những đầu việc mình làm, áp dụng một cách chi tiết cách thức thực hiện, đánh giá mức độ hiệu quả… Ví dụ bạn là sinh viên báo chí thực tập ở các Cơ quan báo chí thì nên dẫn chứng ra những bài báo bạn viết và được đăng tải.
Chương V: Kết luận và kiến nghị
Mục này sinh viên cần đảm bảo đưa ra kết luận xác đáng và có cơ sở. Họ sẽ cần đề xuất những kiến nghị họ cho là cần thiết để giải quyết những vấn đề còn tồn đọng trong doanh nghiệp
Tài liệu tham khảo:
Sinh viên cần liệt kê các bài báo, thống kê, tác giả, tạp chí… nguồn thông tin dẫn chứng trong bài. Các tài liệu sẽ được liệt kê theo thứ tự chữ cái.
Cách viết báo cáo cho nhân viên văn phòng không quá phức tạp, chỉ cần trang bị một số kỹ năng cơ bản là bạn đã có thể hoàn thiện dễ dàng và ghi điểm với cấp trên của mình.
Nắm được một số kỹ năng viết báo cáo công việc sau đây sẽ giúp nhân viên hoàn thiện bản báo cáo đầy đủ, đúng yêu cầu:
Cách làm một bản báo cáo công việc sẽ cần tuân thủ theo các kỹ năng viết báo cáo vừa nêu trên, bao gồm xác định nội dung bản báo cáo, xây dựng đề cương báo cáo chi tiết… Cách làm báo cáo công việc hàng ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm cũng có sự khác biệt nhất định.
Trong bản báo cáo này sẽ có các thông tin như: Tên công ty, quốc hiệu tiêu ngữ, ngày tháng năm, tên báo cáo, họ tên – chức vụ – bộ phận làm việc của người làm báo cáo. Các đầu việt thực hiện trong tuần, thuận lợi, khó khăn, kiến nghị, đề xuất, ký tên người làm báo cáo.
Bạn có thể tham khảo mẫu viết bản báo cáo công việc theo tuần như sau:
Về các đầu mục cơ bản sẽ cũng giống như bản báo cáo công việc theo tuần. Chỉ khác là bản báo cáo này sẽ tập hợp những việc mà nhân viên đã thực hiện trong toàn bộ một tháng, khối lượng công việc sẽ lớn hơn. Thông qua bản báo cáo này mà cấp trên sẽ nắm được hiệu suất công việc đạt được ở nhân viên để có hướng điều chỉnh, khen thưởng hoặc xử phạt hợp lý.
Bạn có thể tham khảo mẫu viết bản báo cáo công việc theo tháng như sau:
Trong bản báo cáo này, người viết cần nêu những nhiệm vụ và công việc mình đã thực hiện suốt 1 năm qua, hiệu quả đạt được ra sao. Nhiệm vụ nào chưa hoàn thành và hướng khắc phục.
Bạn có thể tham khảo mẫu viết bản báo cáo công việc tổng kết cuối năm như sau:
TÊN CƠ QUAN Số: ……./BC | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— ……………, ngày …… tháng …..năm |
BÁO CÁO Tổng kết công tác năm…. và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm…. Mở đầu: Đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Nội dung: I. Tổng kết công tác năm… Nêu các kết quả đã làm được. Phân tích đánh giá ưu khuyết điểm. Những bài học kinh nghiệm. II. Phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm… Những nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu. Các biện pháp tổ chức thực hiện. Các đề nghị lên cấp trên. III. Kết luận: Nêu những kết quả công tác chủ yếu trong năm, tự nhận xét đánh giá: Tốt, Xuất sắc, Hoàn thành kế hoạch cấp trên giao… | |
| Nơi nhận: – ……………. – Lưu văn thư | THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (Ký tên, đóng dấu) |
Kỹ năng viết báo cáo và gửi bằng email cũng cực kỳ quan trọng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần năm được. Bạn cần có đầy đủ các hạng mục như:
Lưu ý: Hãy gửi email báo cáo công việc cho cấp trên bằng mail được cấp sẵn từ doanh nghiệp. Trường hợp vấn đề không tiện nói trên email thì nhân viên có thể xin một cuộc hẹn để trao đổi kỹ lưỡng hơn.
Trên đây bài viết đã tổng hợp những kỹ năng viết báo cáo chuẩn nhất cho sinh viên, nhân viên. Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng mà ai cũng cần thành thạo để giúp quá trình học tập và làm việc được suôn sẻ, thuận lợi.
Xem thêm:
Là một người lãnh đạo, bạn luôn mong muốn có một không gian làm việc chuyên nghiệp, thể hiện đẳng cấp và tạo cảm hứng làm việc. Bàn giám đốc chữ L chính là lựa chọn hoàn hảo để đáp ứng những yêu cầu đó. Cùng Govi tìm hiểu về dòng sản phẩm này ngay […]
Trong không gian sống hiện đại, việc sắp xếp và bảo quản đồ đạc gọn gàng là điều vô cùng quan trọng. Và một trong những vật dụng hữu ích không thể thiếu đó chính là tủ gỗ nhỏ có khóa. Vậy tủ gỗ nhỏ có khóa là gì và tại sao nó lại trở […]
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp làm việc hiệu quả mà không chiếm quá nhiều diện tích? Bạn muốn sở hữu một không gian làm việc hiện đại, tiện nghi ngay tại ngôi nhà của mình? Câu trả lời có thể nằm ở chiếc bàn làm việc treo tường. Vậy bàn làm việc treo […]
Xu hướng làm việc tại nhà và làm việc linh hoạt đang ngày càng phổ biến. Để tạo ra một không gian làm việc tiện nghi và hiệu quả tại nhà, nhiều người đã đầu tư vào các thiết bị hỗ trợ, trong đó có kệ màn hình máy tính. Vậy kệ màn hình có […]
Trong môi trường làm việc hiện đại, ghế xoay văn phòng không tay vịn ngày càng trở thành sự lựa chọn phổ biến của nhiều người. Với nhiều ưu điểm vượt trội, loại ghế này mang đến cho người dùng sự thoải mái nhưng vẫn đảm bảo yếu tố thẩm mỹ. Hãy cùng tìm hiểu […]
Với hơn 10+ năm kinh nghiệm và tư vấn cho hơn 100.000 đối tác, Govi sẽ mang đến cho bạn thiết kế không gian 2D và định hướng không gian 3D miễn phí theo tiêu chí Phù hợp phong cách - Khẳng định chất riêng - Chi phí tối ưu - Đầy đủ tiện ích.
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN/ NHẬN MODEL 3D
SẢN PHẨM QUAN TÂM
Ghế văn phòng
GHẾ GIÁM ĐỐC
GHẾ CÔNG THÁI HỌC
BÀN LÀM VIỆC
BÀN GIÁM ĐỐC
BÀN HỌP VĂN PHÒNG
BÀN NÂNG HẠ THÔNG MINH
Tủ văn phòng
Sofa – bàn trà
Ghế phòng chờ – thư giãn
BÀN GHẾ CAFE- GHẾ BAR
Ghế băng chờ – hội trường
Tủ – giá kệ sắt
Nội thất khác
Không gian văn phòng
Hệ thống Showroom 
Trang chủ
DANH MỤC SẢN PHẨM
SẢN PHẨM QUAN TÂM
GHẾ VĂN PHÒNG
GHẾ GIÁM ĐỐC
GHẾ CÔNG THÁI HỌC
BÀN LÀM VIỆC
BÀN GIÁM ĐỐC
BÀN HỌP
CỤM BÀN LÀM VIỆC
TỦ VĂN PHÒNG
SOFA – BÀN TRÀ
GHẾ PHÒNG CHỜ – THƯ GIÃN
BÀN GHẾ CAFE – GHẾ BAR
BÀN GHẾ ĐÀO TẠO
BÀN NÂNG HẠ THÔNG MINH
GHẾ BĂNG CHỜ – HỘI TRƯỜNG
TỦ – GIÁ KỆ SẮT
NỘI THẤT KHÁC
THƯƠNG HIỆU GOVI
KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG
TÀI NGUYÊN THIẾT KẾ
DỰ ÁN NỔI BẬT
Hợp tác Govi
Chính sách
Tin tức
Liên hệ
