Truyền thông nội bộ được ví như linh hồn của doanh nghiệp. Việc sử dụng kế hoạch truyền thông nội bộ mang đến nhiều giá trị thiết thực giúp nhà quản trị vận hành trơn tru doanh nghiệp của mình. Vậy nên hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đến hoạt động này. Xây dựng kế hoạch xây dựng truyền thông nội bộ như thế nào cho hiệu quả? Làm sao để vận hành doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao?

Đánh giá tổng quan tình hình

Trước khi bắt đầu phát triển một bản kế hoạch truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần đánh giá tình hình truyền thông nội bộ hiện đại. Đây là cơ sở để xây dựng mục tiêu chiến lực tiếp theo của doanh nghiệp. Tại bước này bạn cần đánh giá được những điều sau:

Bước 1: Đánh giá lại bản kế hoạch truyền thông nội bộ

• Điểm mạnh yếu của kế hoạch 
• Những thành công/ hạn chế khi triển khai chiến lược truyền thông nội bộ.
• Nếu trước đó chưa có kế hoạch truyền thông nội bộ thì cần xác định lại các mục tiêu bạn cố gắng đạt được trong tương lai.

Đánh giá tình hình giao tiếp nội bộ từ đó phân tích thực trạng giao tiếp, truyền đạt, tiếp nhận thông tin trong nội bộ nhân sự bằng cách:

• Theo dõi quá trình tương tác của các thành viên.
• Khảo sát nội bộ/ khảo sát nhân viên thông qua bảng hỏi, phỏng vấn nhóm,…

Bước 2: Xác định kết quả mong muốn

Trong bước này bạn cần xác định được những mục tiêu mà mình mong muốn:

Mục tiêu của tổ chức ( Mục tiêu kinh doanh).

Đây là mục tiêu mà tổ chức cần đạt để tồn tại và phát triển liên quan đến những khía cạnh như: tài chính, con người, bộ máy vận hành. Hãy đảm bảo liệt kê mục tiêu mong muốn của bạn một cách cụ thể, có thể đo lường được.

Mục tiêu truyền thông

Các kết quả đầu ra mà hoạt động truyền thông nội bộ cần đạt được để hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Ví dụ, để nâng cao năng suất lao động thì mục tiêu truyền thông cần cải thiện sự gắn kết với công việc của nhân viên, kích thích sự phấn đấu cống hiến của từng thành viên trong doanh nghiệp.

Hãy đảm bảo rằng những mục tiêu bạn đưa ra cần đáp ứng 5 tiêu chí của mô hình SMART:

• Specific: cụ thể, rõ ràng.
• Measurable: có thể đo lường được.
• Attainable: có thể đạt được.
• Relevant: thực tế
• Time-BoundL có thời hạn.

Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu

Việc nắm được doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì và tới những ai là vô cùng quan trọng. Một trong những sai lầm phổ biến hay gặp phải khi xây dựng kế hoạch PR nội bộ là áp dụng cùng một chiến lược cho mọi đối tượng khác nhau. Trong khi đó, mỗi nhóm nhân viên, mỗi phòng ban sẽ có nhu cầu tiếp nhận một loại thông tin khác nhau. 

Bạn cần phân khúc tổ chức thành các nhóm nhỏ khác nhau, phân tích hành vi, cảm nhận của từng đối tượng để có kế hoạch truyền thông phù hợp. Những nhóm đối tượng mục tiêu trong tổ chức có thể phân loại thành: ban lãnh đạo, cổ đông, công đoàn, các phòng ban, các chi nhanh, các nhóm, câu lạc bộ nhân viên thành lập.

Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông chính là linh hồn của bản kế hoạch, một thông điệp rõ ràng, truyền cảm hứng sẽ giúp các thành viên gắn kết với tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp, tổ chức và hiểu rõ hơn được vai trò của bản thân. 

Thông điệp truyền thông nội bộ bao gồm 2 yếu tố: 

• Thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải
• Nhu cầu về thông tin của nhân viên.

Bước 5: Quyết định chiến lược và lựa chọn kênh truyền thông

Trong bước này bạn sẽ cần phát triển chiến lược truyền thông để tiếp cận khách hàng nội bộ và truyền tải thông điệp qua các kênh truyền thông. Những chiến lược thường được sử dụng trong kế hoạch giúp truyền thông nội bộ như:

• Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
• Công nhân năng lực của nhân viên ( lộ trình thăng tiến).
• Tuyên dương và khen thưởng.
• Phương tiện truyền thông nội bộ.

Tùy vào mỗi chiến lược, doanh nghiệp sẽ phát triển những kênh truyền thông để tiếp cận, truyền tải thông điệp phù hợp, hiệu quả:

• Giao tiếp trực tiếp: Tạo sự kết nối giữa các cá nhân.
• Các cuộc họp thường xuyên: Truyền tải ý tưởng phức tạp hoặc cần sự thảo luận, đóng góp ý kiến của các thành viên.
• Tài liệu phù hợp cho các thông báo, công văn quyết định mang tính chất hành chính.
• Mạng xã hội nội bộ: Đây là kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả nhất trong việc xây dựng văn hóa công ty, gắn kết các thành viên.

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Bước cuối cùng của kế hoạch truyền thông chính là xác định định các chỉ số đo lường kết quả thực hiện chiến dịch truyền thông. Những chỉ số này giúp bạn theo dõi tiến độ thực hiện và nắm được kết quả truyền thông nội bộ.

• Chỉ số tương tác: Đo lường lượt thích, nhận xét, chia sẻ các bài đăng của bạn trên các nền tảng truyền thông nội bộ.
• Năng suất, sự gắn kết của các thành viên: tỷ lệ nghỉ việc, năng suất lao động, lợi nhận, đánh giá/ phản hồi.

Trên đây là 6 bước để xây dựng kế hoạch để truyền thông nội bộ. Nhân lực trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, là linh hồn  của doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy, bắt kịp xu thế đây sự quan tâm tới những lợi ích lâu dài của doanh nghiệp để có thể xây dụng kế hoạch giúp truyền thông nội bộ hiệu quả.