Khi thời đại công nghệ càng phát triển đồng thời cũng sẽ kéo theo sự xuất hiện của nhiều ứng dụng, phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của con người. Với nhiều tính năng tiện lợi, mô hình văn phòng điện tử hiện nay đã trở thành xu hướng của nhiều công ty, doanh nghiệp để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả công việc. tiết kiệm thời gian, giải quyết nhanh gọn các vấn đề thông qua phần mềm.
Văn phòng điện tử hay E-office vẫn còn là khái niệm khá xa lạ đối với người Việt Nam. Đây là một phần mềm quản lý văn phòng được áp dụng công nghệ cao và tạo ra bởi công ty phần mềm chạy trên nền tảng web.
Trong phần mềm điện tử, có tích hợp đầy đủ các tính năng như quản lý, trao đổi và giải quyết các công việc nhằm mục đích hiện đại hóa quản trị doanh nghiệp thay cho các phương thức truyền thống.
Có thể hiểu đơn giản, văn phòng điện tử chính là một SAAS sử dụng thiết bị có kết nối internet để thao tác và xử lý công việc ngay trên máy tính, điện thoại thông minh. Tại đây, mọi công vă, báo cáo, đề xuất đều sẽ được giải quyết trên cùng một hệ thống rất tiện lợi. Giải pháp này cũng là một cách thức hiện đại thay thế cho văn phòng giấy, loại bỏ các bước thủ công rườm rà thành một quy trình tinh gọn.
Theo quy mô của văn phòng, thì văn phòng điện tử cũng được hình thành và hoạt động khá đa dạng. Trên thực tế, văn phòng sẽ được hoạt động từ sự tương tác giữa các phòng ban, luân chuyển văn bản, thêm bớt nhân sự và công việc hay quản lý tiến trình công việc và các nghiệp vụ khác thì văn phòng điện tử cũng dựa trên cơ sở này để đi vào hoạt động. Tất cả những điều này đều được lập trình và chuyển hóa thành module hay còn gọi là phân hệ chức năng để văn phòng điện tử có thể cung cấp cho con người những tiện ích phù hợp, hiệu quả.
Văn phòng điện tử bao gồm 6 loại như sau:
Khi sử dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều khiển từ xa, mọi lúc mọi nơi và quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, người lãnh đạo cũng dễ dàng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
Thông qua phần mềm của văn phòng đại diện, các tài liệu, hồ sơ, công việc, nhiệm vụ… sẽ được tiếp cận dễ dàng khi đăng nhập vào hệ thống. Và tại đây, mọi người cũng có thể dễ dàng trao đổi ý kiến và thoải mái thảo luận cũng như chia sẻ các thông tin để người khác có thể nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời.
Một điểm cực tiện lợi của phần mềm văn phòng điện tử là có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi và từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet để tác nghiệp, xử lý công việc. Như vậy sẽ giúp giảm được thời gian đi lại, thời gian xử lý công việc tối đa, tiết kiệm nhân lực, tạo ra môi trường làm việc rõ ràng, minh bạch, văn minh.
Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và các phân hệ khác nhau nên người dùng rất dễ dàng để thao tác và xử lý công việc. Chính vì vậy phần mềm quản lý văn phòng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tiết kiệm chi phí rất nhiều. Khi sử dụng mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc, tiết giảm thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản. Hơn nữa, còn giúp giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, tiết kiệm chi phí điện thoại từng cá nhân, tiết kiệm phí di chuyển khi họp nội bộ hay gặp khách hàng, đối tác.
Bắt kịp xu hướng của thời đại, văn phòng điện tử xuất hiện giúp ích rất nhiều trong công cuộc xây dựng và quản lý doanh nghiệp. Nếu như văn phòng truyền thống cũ quản lý bằng hệ thống hồ sơ, sổ sách thì văn phòng điện tử lại được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Tại đây, mọi người cũng có thể thoải mái trao đổi và đưa ra các ý kiến mà không cần phải thông qua những cuộc họp bàn tròn căng thẳng.
Trước hết, cần chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống hoạt động, các giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ của công ty, doanh nghiệp. Hơn nữa, phải làm rõ vai trò và quyền hạn của từng cá nhân trong nội bộ để từ đó áp dụng việc phân quyền hiệu quả chuẩn hóa các quy trình thực hiện theo đúng nhiệm vụ và chức năng.
Khi bắt đầu hướng đến sử dụng văn phòng điện tử, các công ty cần tìm kiếm và lựa chọn mô hình lý tưởng, phù hợp với nhu cầu sử dụng. Hiện nay có rất nhiều phần mềm công nghệ xuất hiện để giúp các công ty, doanh nghiệp hình thành nên văn phòng điện tử. Nhưng, mỗi phần mềm sẽ có các đặc điểm khác nhau nên không phải phần mềm nào, mô hình nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu và lựa chọn mô hình hoạt động cùng tính năng phần mềm văn phòng điện tử phù hợp.
Khi lựa chọn mô hình văn phòng điện tử phù hợp, các công ty, doanh nghiệp có thể triển khai và thực hiện các kế hoạch một cách chi tiết nhất. Có thể thương thảo với đối tác trong việc cung cấp phần mềm về các điều khoản hợp tác để hỗ trợ thực hiện trao đổi. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận được sự theo sát trong suốt quá trình triển khai.
Mô hình văn phòng điện tử là một phần mềm khá mới nên trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cũng sẽ gặp một số khó khăn từ phía nhân sự. Bởi vậy, để họ thích nghi với loại hình này thì cần có thời gian đào tạo, hướng dẫn thật chi tiết trong thời gian đầu để nhân sự nắm rõ được sự vận hành của mô hình. Và khi quen dần với hệ thống văn phòng điện tử thì công việc sẽ được triển khai nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trong quá trình vận hành, cần thực hiện lấy ý kiến đánh giá các ưu, nhược điểm từ nhân viên để đo lường hiệu quả sử dụng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được tính hiệu quả của việc xây dựng mô hình văn phòng điện tử. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức hoạt động phù hợp trong tương lai.
Trên đây là bài viết của nội thất văn phòng Govi về văn phòng điện tử, các loại văn phòng điện tử, đặc điểm cũng như quy trình vận hành mô hình này. Hy vọng rằng, với những thông tin vô cùng hữu ích mà chúng tôi vừa chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm sự nhìn nhận về văn phòng điện tử, cũng như lựa chọn được mô hình văn phòng điện tử phù hợp.
Xem thêm:
Trước khi đi vào hoạt động của một doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với câu hỏi liên quan đến nguồn ngân sách như: “Quỹ lương là gì?”. Đây là một vấn đề quan trọng, thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về bản chất và cách xây dựng quỹ lương […]
Hai phương pháp marketing phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng kết hợp với nhau là Inbound Marketing và Outbound Marketing. Cho dù, hai phương pháp này phổ biến nhưng các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu rõ hai loại hình marketing này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông […]
Ở quá trình hình thành nền văn hóa của mỗi tổ chức, bất cứ nhà quản trị nào cũng sẽ phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp một cách cực kỳ cụ thể. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng theo chân Govi đi tìm hiểu chi […]
Thay vì phải sử dụng những báo cáo phức tạp, sự ra đời của bản đồ chiến lược đã giúp doanh nghiệp thấy được mối liên kết giữa các mục tiêu chung của tổ chức một cách thống nhất. Đến với bài viết ngày hôm nay, Govi sẽ hướng dẫn bạn quy trình xây dựng […]
Trong thời kỳ dịch Covid-19 bùng phát, Work From Home đã nhanh chóng trở thành hình thức làm việc tại nhà được đông đảo doanh nghiệp ưa chuộng. Không chỉ góp phần giải quyết những vấn đề do dịch bệnh gây ra, WFH còn mang tới cho tổ chức nhiều lợi ích. Chi tiết hơn […]
Với hơn 10+ năm kinh nghiệm và tư vấn cho hơn 100.000 đối tác, Govi sẽ mang đến cho bạn thiết kế không gian 2D và định hướng không gian 3D miễn phí theo tiêu chí Phù hợp phong cách - Khẳng định chất riêng - Chi phí tối ưu - Đầy đủ tiện ích.
Tư vấn ngay
NEW PRODUCTS 2024
Ghế văn phòng
GHẾ GIÁM ĐỐC
BÀN LÀM VIỆC
BÀN GIÁM ĐỐC
BÀN HỌP VĂN PHÒNG
BÀN NÂNG HẠ THÔNG MINH
Tủ văn phòng
Sofa – bàn trà
Ghế phòng chờ – thư giãn
BÀN GHẾ CAFE- GHẾ BAR
Ghế băng chờ – hội trường
Tủ – giá kệ sắt
Nội thất khác
Sale off 
Bộ sưu tập
Trang chủ
DANH MỤC SẢN PHẨM
NEW PRODUCTS 2024
GHẾ VĂN PHÒNG
GHẾ GIÁM ĐỐC
BÀN LÀM VIỆC
BÀN GIÁM ĐỐC
BÀN HỌP
CỤM BÀN LÀM VIỆC
TỦ VĂN PHÒNG
SOFA – BÀN TRÀ
GHẾ PHÒNG CHỜ – THƯ GIÃN
BÀN GHẾ CAFE – GHẾ BAR
BÀN GHẾ ĐÀO TẠO
BÀN NÂNG HẠ THÔNG MINH
GHẾ BĂNG CHỜ – HỘI TRƯỜNG
TỦ – GIÁ KỆ SẮT
NỘI THẤT KHÁC
SALE OFF
THƯƠNG HIỆU GOVI
BỘ SƯU TẬP
TÀI NGUYÊN THIẾT KẾ
DỰ ÁN NỔI BẬT
Hợp tác Govi
Chính sách
Tin tức
Liên hệ
