Văn phòng điện tử là gì? Phân loại, đặc điểm và quy trình xây dựng

Chia sẻ trên :
13-09-2022 194 lượt xem

Khi thời đại công nghệ càng phát triển đồng thời cũng sẽ kéo theo sự xuất hiện của nhiều ứng dụng, phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của con người. Với nhiều tính năng tiện lợi, mô hình văn phòng điện tử hiện nay đã trở thành xu hướng của nhiều công ty, doanh nghiệp để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả công việc.  tiết kiệm thời gian, giải quyết nhanh gọn các vấn đề thông qua phần mềm.

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử hay E-office vẫn còn là khái niệm khá xa lạ đối với người Việt Nam. Đây là một phần mềm quản lý văn phòng được áp dụng công nghệ cao và tạo ra bởi công ty phần mềm chạy trên nền tảng web.

Trong phần mềm điện tử, có tích hợp đầy đủ các tính năng như quản lý, trao đổi và giải quyết các công việc nhằm mục đích hiện đại hóa quản trị doanh nghiệp thay cho các phương thức truyền thống.

Văn phòng điện tử là phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý, trao đổi thay thế các phương thức truyền thống
Văn phòng điện tử là phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý, trao đổi thay thế các phương thức truyền thống

Có thể hiểu đơn giản, văn phòng điện tử chính là một SAAS sử dụng thiết bị có kết nối internet để thao tác và xử lý công việc ngay trên máy tính, điện thoại thông minh. Tại đây, mọi công vă, báo cáo, đề xuất đều sẽ được giải quyết trên cùng một hệ thống rất tiện lợi. Giải pháp này cũng là một cách thức hiện đại thay thế cho văn phòng giấy, loại bỏ các bước thủ công rườm rà thành một quy trình tinh gọn.

Theo quy mô của văn phòng, thì văn phòng điện tử cũng được hình thành và hoạt động khá đa dạng. Trên thực tế, văn phòng sẽ được hoạt động từ sự tương tác giữa các phòng ban, luân chuyển văn bản, thêm bớt nhân sự và công việc hay quản lý tiến trình công việc và các nghiệp vụ khác thì văn phòng điện tử cũng dựa trên cơ sở này để đi vào hoạt động. Tất cả những điều này đều được lập trình và chuyển hóa thành module hay còn gọi là phân hệ chức năng để văn phòng điện tử có thể cung cấp cho con người những tiện ích phù hợp, hiệu quả.

Văn phòng điện tử có những loại nào?

Văn phòng điện tử bao gồm 6 loại như sau:

  • Văn phòng ảo
  • Văn phòng xanh
  • Văn phòng đa chức năng
  • Văn phòng mở
  • Văn phòng trọn gói
  • Văn phòng chia sẻ

Đặc điểm nổi bật của văn phòng điện tử

Chức năng của văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử có nhiều chức năng thông minh, hỗ trợ quản lý và theo dõi đắc lực cho các công ty, doanh nghiệp
Văn phòng điện tử có nhiều chức năng thông minh, hỗ trợ quản lý và theo dõi đắc lực cho các công ty, doanh nghiệp

Quản lý và phân phối văn bản

  • Qua phần mềm xử lý, công văn được gửi đến sẽ được văn thư số hóa và trình lên lãnh đạo xem xét và cho ý kiến.
  • Công văn chuyển đến các phòng ban sẽ có chức năng ký nhận và xử lý theo bút phê của lãnh đạo.
  • Tìm kiếm và tra cứu các văn bản đã được phân phối trên hệ thống một cách dễ dàng và nhanh chóng.
  • Ghi chú, lưu trữ và đánh dấu các văn bản với các nhãn hồ sơ thông minh, phục vụ cho công việc.

Quản lý công việc và các dự án

  • Quản lý các đầu mục công việc theo nhóm, theo các dự án.
  • Người quản lý có thể khởi tạo và giao việc cho cá nhân hoặc nhóm cá nhân thực hiện theo từng tiến độ.
  • Cá nhân hoặc nhóm thực hiện có thể xác nhận và báo cáo tiến độ công việc đã thực hiện thông quan phần mềm.
  • Đính kèm các văn bản, tài liệu, trao đổi thảo luận các vấn đề liên quan đến công việc.

Hình thành thư viện điện tử

  • Quản lý tài liệu ISO, biểu mẫu.
  • Quản lý, chia sẻ thư viện hình ảnh.
  • Quản lý phân quyền truy cập tài liệu.

Trao đổi thông tin

  • Tạo ra bản tin điện tử để truyền đạt chỉ thị được ban hành từ trên xuống trong doanh nghiệp.
  • Phân quyền trao đổi thông tin theo từng nhóm tin và từng bộ phận.
  • Phản hồi, trao đổi, đính kèm các hình ảnh liên quan và tài liệu.
  • Lưu xác nhận những thành viên đã đọc thông tin.

Quản lý nhân sự

  • Quản lý hồ sơ nhân sự và các thông tin liên quan.
  • Quản lý và theo dõi hợp đồng lao động, thời điểm nâng bậc lương.
  • Quản lý ngày nghỉ phép năm, điều chuyển nội bộ, nhận xét và đánh gái nhân sự.
  • Tự động gửi lời chúc sinh nhật đến nhân sự trong công ty, doanh nghiệp.

Những ưu điểm của mô hình văn phòng điện tử

Quản lý tập trung, dễ dàng

Khi sử dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều khiển từ xa, mọi lúc mọi nơi và quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, người lãnh đạo cũng dễ dàng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Văn phòng điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội khi sử dụng
Văn phòng điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội khi sử dụng

Chia sẻ thông tin nhanh chóng

Thông qua phần mềm của văn phòng đại diện, các tài liệu, hồ sơ, công việc, nhiệm vụ… sẽ được tiếp cận dễ dàng khi đăng nhập vào hệ thống. Và tại đây, mọi người cũng có thể dễ dàng trao đổi ý kiến và thoải mái thảo luận cũng như chia sẻ các thông tin để người khác có thể nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời.

Tiết kiệm thời gian hiệu quả

Một điểm cực tiện lợi của phần mềm văn phòng điện tử là có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi và từ bất kỳ thiết bị nào có kết nói internet để tác nghiệp, xử lý công việc. Như vậy sẽ giúp giảm được thời gian đi lại, thời gian xử lý công việc tối đa, tiết kiệm nhân lực, tạo ra môi trường làm việc rõ ràng, minh bạch, văn minh.

Tiết kiệm chi phí đáng kể

Vă phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và các phân hệ khác nhau nên người dùng rất dễ dàng để thao tác và xử lý công việc. Chính vì vậy phần mềm quản lý văn phòng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tiết kiệm chi phí rất nhiều. Khi sử dụng mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc, tiết giảm thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản. Hơn nữa, còn giúp giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, tiết kiệm chi phí điện thoại từng cá nhân, tiết kiệm phí di chuyển khi họp nội bộ hay gặp khách hàng, đối tác.

Tạo nên môi trường làm việc hiện đại, thân thiện

Bắt kịp xu hướng của thời đại, văn phòng điện tử xuất hiện giúp ích rất nhiều trong công cuộc xây dựng và quản lý doanh nghiệp. Nếu như văn phòng truyền thống cũ quản lý bằng hệ thống hồ sơ, sổ sách thì văn phòng điện tử lại được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Tại đây, mọi người cũng có thể thoải mái trao đổi và đưa ra các ý kiến mà không cần phải thông qua những cuộc họp bàn tròn căng thẳng.

Quy trình xây dựng văn phòng điện tử chi tiết nhất

Quy trình xây dựng mô hình văn phòng điện tử gồm 5 bước cơ bản
Quy trình xây dựng mô hình văn phòng điện tử gồm 5 bước cơ bản

Tiêu chuẩn hóa các hệ thống và quy trình nội bộ

Trước hết, cần chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống hoạt động, các giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ của công ty, doanh nghiệp. Hơn nữa, phải làm rõ vai trò và quyền hạn của từng cá nhân trong nội bộ để từ đó áp dụng việc phân quyền hiệu quảm chuẩn hóa các quy trinh thực hiện theo đúng nhiệm vụ và chắc năng.

Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp

Khi bắt đầu hướng đến sử dụng văn phòng điện tử, các công ty cần tìm kiếm và lựa chọn mô hình lý tưởng, phù hợp với nhu cầu sử dụng. Hiện nay có rất nhiều phần mềm công nghệ xuất hiện để giúp các công ty, doanh nghiệp hình thành nên văn phòng điện tử. Nhưng, mỗi phần mềm sẽ có các đặc điểm khác nhau nên không phải phần mềm nào, mô hình nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu và lựa chọn mô hình hoạt động cùng tính năng phần mềm văn phòng điện tử phù hợp.

Xây dựng và triển khai các kế hoạch

Khi lựa chọn mô hình văn phòng điện tử phù hợp, các công ty, doanh nghiệp có thể triển khai và thực hiện các kế hoạch một cách chi tiết nhất. Có thể thương thảo với đối tác trong việc cung cấp phần mềm về các điều khoản hợp tác để hỗ trợ thực hiện trao đổi. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận được sự theo sát trong suốt quá trình triển khai.

Hướng dẫn, đào tạo sử dụng

Mô hình văn phòng điện tử là một phần mềm khá mới nên trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cũng sẽ gặp một số khó khăn từ phía nhân sự. Bởi vậy, để họ thích nghi với loại hình này thì cần có thời gian đào tạo, hướng dẫn thật chi tiết trong thời gian đầu để nhân sự nắm rõ được sự vận hành của mô hình. Và khi quen dần với hệ thống văn phòng điện tử thì công việc sẽ được triển khai nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Đo lường và đánh giá kết quả

Trong quá trình vận hành, cần thực hiện lấy ý kiến đánh giá các ưu, nhược điểm từ nhân viên để đo lường hiệu quả sử dụng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được tính hiệu quả của việc xây dựng mô hình văn phòng điện tử. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức hoạt động phù hợp trong tương lai.

Trên đây là bài viết của Govi.vn về văn phòng điện tử, các loại văn phòng điện tử, đặc điểm cũng như quy trình vận hành mô hình này. Hy vọng rằng, với những thông tin vô cùng hữu ích mà chúng tôi vừa chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm sự nhìn nhận về văn phòng điện tử, cũng như lựa chọn được mô hình văn phòng điện tử phù hợp.

Xem thêm:

5/5 - (1 bình chọn)
tac gia
Govi Việt Nam

Tin tức khác

Những tư vấn mới những xu hướng nội thất văn phòng 2022
Các phòng ban, cấp bậc và chức vụ trong công ty từ A-Z

Trong cơ cấu của một công ty hoàn chỉnh thì gồm có rất nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban đều có một chức năng, nhiệm vụ hoàn toàn riêng biệt. Đồng thời cơ cấu nhân sự cũng gồm nhiều cấp bậc và chức vụ để đảm bảo công ty vận hành ổn định. […]

Báo cáo tài chính cung cấp thông tin về thực trạng tài chính và luồng tiền của doanh nghiệp
Cách đọc và phân tích báo cáo tài chính chính xác nhất

Hàng năm, doanh nghiệp cần lập báo cáo tài chính để đánh giá về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể hiểu hết được ý nghĩa của bản báo cáo thì không phải ai cũng nắm được. Vậy làm sao để đọc và phân tích bản báo cáo tài chính […]

Cảm xúc gồm một loạt các thay đổi về mặt cảm giác bên trong mỗi con người
10 kỹ năng quản lý cảm xúc giúp bạn hạnh phúc và thành công

Kỹ năng quản lý cảm xúc là một trong những kỹ năng quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công cũng như hạnh phúc của một con người. Vậy làm thế nào để có thể quản lý cảm xúc buồn bã, xúc động, nóng giận… tốt nhất, bài viết dưới đây sẽ cung cấp các […]

Top 9 cuốn sách kinh tế hay nhất nên đọc ít nhất một lần

Những cuốn sách kinh tế hay chứa đựng cả một kho tàng kiến thức khổng lồ về kinh tế, tài chính sẽ giúp mọi người có cái nhìn toàn diện và nắm bắt xu thế phát triển tương lai, định hướng được công việc, sự nghiệp. Nội dungVăn phòng điện tử là gì?Văn phòng điện […]

#10 sách kế toán kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu hay nhất

Top 10 cuốn sách kế toán hay nhất sẽ giúp người đọc nắm được các công cụ, kỹ năng để thu thập và tổng hợp, xử lý các thông tin số liệu tại các tổ chức, doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nội dungVăn phòng điện tử là gì?Văn phòng điện […]

TƯ VẤN THIẾT KẾ TRỌN GÓI

Với 11 năm kinh nghiệm và tư vấn cho hơn 100.000 đối tác, Govi sẽ mang đến cho bạn thiết kế không gian 2D và định hướng không gian 3D miễn phí theo tiêu chí Phù hợp phong cách - Khẳng định chất riêng - Chi phí tối ưu - Đầy đủ tiện ích.

Tư vấn ngay
homeTrang chủ
zaloMessenger
call
zaloZalo
mapShowroom
messHợp tác messMessenger zaloChat Zalo showrommShowroom callGọi ngay