Văn phòng đại diện là gì? Những điều cần biết về văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện (VPĐD) là “căn cứ” mà nhiều công ty, doanh nghiệp hướng đến, có thể được thiết lập ở trong và ngoài nước nhằm thúc đẩy kinh tế thị trường. Với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc thành lập Văn phòng đại diện là điều cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng. Tuy vậy, nhiều người vẫn luôn thắc mắc về sự tồn tại và cơ chế hoạt động của Văn phòng đại diện là như thế nào?

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Như vậy, Văn phòng đại diện không được phép kinh doanh, hoạt động sinh lời, phát sinh doanh thu mà là đơn phụ phụ thuộc vào doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động như liên lạc, thúc đẩy tiến độ dự án…

VD: Doanh nghiệp A sản xuất và kinh doanh mặt hàng B thì Vpđd của doanh nghiệp A không được phép sản xuất hay kinh doanh mặt hàng B. Mà chủ được thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lời theo sự ủy quyền của doanh nghiệp A hoặc người đứng đầu doanh nghiệp A.

So sánh văn phòng đại diện với chi nhánh

Khái niệm về Văn phòng đại diện đã được nhắc ở trên, còn chi nhánh được hiểu là “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”. Theo Khoản 1, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định.

Sự giống nhau:

• Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vụ phụ thuộc vào doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2014. Cả hai hình thức này đều được hoạt động theo sự ủy quyền và dưới danh nghĩa của doanh nghiệp, công ty, cơ quan hoặc người đứng đầu tổ chức.
• Nguyên tắc đặt tên đều được áp dụng theo Điều 41 của Luật Doanh nghiệp 2014.
• Cả hai đều không có tư cách pháp nhân. Đều có con dấu và giấy phép kinh doanh.
• Văn phòng đại diện và chi nhánh đều có thể thành lập ở trong và ngoài nước.
• Có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện, chi nhánh cùng tỉnh, thành hoặc có thể đặt cùng trụ sở chính của công ty mẹ.

Khác nhau:

• Văn phòng đại diện: không có chức năng kinh doanh
• Chi nhánh: có chức năng kinh doanh

Những điều cần biết về văn phòng đại diện

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Nhìn chung, văn phòng đại diện lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên tác và giao dịch với các bên đối tác.

Thực hiện hoạt động nghiên cứu chiến lược, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường với các đối tác mới.

Có thể thực hiện tiến hành ra soát thị trường để phát hiện ra nhiều cách thức mới mẻ hay phát hiện những hành vi xấu, ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty do hành vi cạnh tranh không lành mạnh của đối thủ. Văn phòng đại diện sẽ có nhiệm vụ đại diện công ty đứng lên khiếu nại về hành vi đó.

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc công ty, doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Bao gồm 10 chức năng sau:

1. Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên
2. Quản lý các mặt kinh doanh trên địa bàn hoạt động
3. Phát triển các ngành nghề kinh doanh được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn theo pháp luật hiện hành
4. Thực hiện công việc báo cáo với cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước
5. Báo cáo kết quả của hoạt động kinh doanh, sự tăng trưởng và chiến lược phát triển hàng năm
6. Báo cáo tài chính định kì về trụ sở chính theo quy định của doanh nghiệp
7. Hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập
8. Phối hợp với các cơ sở, trụ sở, chi nhánh khác của doanh nghiệp để điều phối nhân viên trong việc khai thác khách hàng
9. Soạn thảo văn bản pháp quy nhằm phục vụ cho hoạt động văn phòng dựa trên văn bản pháp quy của doanh nghiệp
10. Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện

Chức năng hoạt động của Văn phòng đại diện cũng tương đối đơn giản. Vì vậy mà cơ cấu tổ chức của loại hình này cũng rất đơn giản.

Chức danh của người đứng đầu là: Trưởng văn phòng đại diện

Cơ cấu tổ chức sẽ do công ty mẹ quyết định và hoạt động dưới sự cho phép của công ty mẹ.

Người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu của văn phòng đại diện là người do công ty quyết định bổ nhiệm. Người này có thể là gián đốc hay thành viên hoặc cổ đông đóng góp vốn đảm bảo đáp ứng được yêu cầu theo quy định.

Nhiệm vụ của người đứng đầu của văn phòng đại diện là người chịu trách nhiệm đối với hoạt động của văn phòng, điều hành và quản lý văn phòng đại diện cho công ty, doanh nghiệp.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài.

Con dấu của văn phòng đại diện

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì “Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp”.

Bởi vậy, con dấu của văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định về việc có làm hay không và văn phòng đại diện không nhất thiết phải tiến hành khắc dấu cho văn phòng.

Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay thì chữ ký đi liền với con dấu sẽ tăng thêm độ tin tưởng hơn cho khách hàng.

Khi khắc con dấu. văn phòng đại diện cần lưu ý về số lượng và hình thức dấu của văn phòng sẽ co công ty, doanh nghiệp quyết định. Bên cạnh đó, trước khi sử dụng con dấu thì văn phòng cần tiến hình các thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin của toàn quốc trước khi hợp pháp sử dụng.

Vốn điều lệ của văn phòng đại diện

Theo quy định tại Khoản 34, Luật Doanh nghiệp năm 2020, Vốn điều lệ được định nghĩa là:

“Tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.”

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ và không có tư cách pháp nhân nên khi thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty.

Như vậy, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Vpđd.

Do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ do công ty mẹ chi trả, thuế môn bài sẽ được nộp theo hàng năm.

Chế độc hạch toán của văn phòng đại diện

Do không có chức năng kinh doanh nên các hoạt động của Vpdd sẽ không phát sinh thuế Giá trị gia tăng hay thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nhưng, Văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện kê khai, khấu trừ, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công của nhân viên của Vpdd.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc và thực hiện hạch toán phụ thuộc theo công ty, doanh nghiệp nên không xuất hóa đơn, không phát hành hóa đơn.

Giải đáp các câu hỏi thắc mắc về văn phòng đại diện

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

Phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của công ty để quyết định nên thành lập Văn phòng đại diện hay mở Chi nhánh.

Trong trường hợp công ty muốn có đơn vị đại diện để xúc tiến các mối quan hệ với khách hàng, quảng bá sản phẩm và không có mục đích thu lợi trực tiếp thì nên thành lập Văn phòng đại diện.

Trường hợp doanh nghiệp muốn có đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ kinh doanh thì nên thành lập Chi nhánh để đơn vị phụ thuộc có thể kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu Văn phòng đại diện?

Việc thành lập Văn phòng đại diện là không giới hạn. Doanh nghiệp có quyền lập Vpdd, Chi nhánh cả trong và ngoài nước.

Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện những điều trong quyền hạn, có thể thay công ty ký kết các hợp đồng phục vụ cho nhu cầu của văn phòng như là thuê mặt bằng, mua trang thiết bị, ký hợp đồng với người lao động phục vụ công việc tại văn phòng…

Còn đối với các hợp đồng kinh tế không thuộc chức năng của Văn phòng đại diện.

Trên đây là bài viết khái quát về Văn phòng đại diện của Govi.vn. Hy vọng rằng, bài viết này sẽ có ích đối với mọi người, giúp các bạn giải đáp được các thắc mắc về văn phòng đại diện.

Xem thêm:

• Tìm hiểu xem văn phòng ảo là gì?
• Tham khảo các địa chỉ cho thuê văn phòng coworking space tại Hà Nội