Văn phòng ảo là gì, ưu điểm và hạn chế khi thuê văn phòng ảo

Trên thực tế, xu hướng văn phòng ảo đã phát triển tại hàng loạt quốc gia tiên tiến trên thế giới trong suốt 20 năm qua. Theo thời gian, mô hình này đã du nhập vào Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, văn phòng ảo là một loại hình vẫn còn khá mới mẻ ở nước ta nên có rất nhiều câu hỏi và thắc mắc được đặt ra xung quanh vấn đề này. Vì vậy, hãy cùng Govi.vn tìm hiểu về văn phòng ảo là gì, những đặc điểm, ưu điểm và hạn chế của nó thông qua bài viết dưới đây.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (tên tiếng Anh: Virtual Office) là thuật ngữ chuyên dùng để gọi tên hình thức cho thuê văn phòng đại diện  hay còn được gọi là cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh. Đây là một địa điểm dành cho các công ty, doanh nghiệp thuê mặt bằng, đồng thời mô hình văn phòng ảo cũng cung cấp đầy đủ các dịch vụ cơ bản của một công ty. Trong đó, mọi thông tin giao dịch giữa công ty, doanh nghiệp và đối tác khách hàng đều sẽ được chuyển về trụ sở chính.

Có thể hiểu đơn giản, văn phòng ảo là địa điểm trao đổi giấy tờ, gặp gỡ đối tác của công ty, doanh nghiệp hay còn được gọi là địa điểm bảo đảm yêu cầu pháp lý của doanh nghiệp.

Khi thuê văn phòng ảo, mặc nhiên doanh nghiệp sẽ được sở hữu “diện mạo” của một văn phòng làm việc kiểu truyền thống với đầy đủ các điều kiện cần thiết:

• Thông tin doanh nghiệp hợp lệ: địa chỉ, số điện thoại, số fax…
• Tiếp tân trực điện thoại, nhận thư, nhận fax… tiếp nhận thông tin từ khách hàng và chuyển đến doanh nghiệp. (Tiếp tân sẽ do bên cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cung cấp nên các doanh nghiệp sẽ không phải tốn kém thêm nhân sự)
• Không gian văn phòng: được trang bị các thiết bị cần thiết và phòng họp thì thường được thuê trong thời gian ngắn khi doanh nghiệp có nhu cầu.

Mô hình văn phòng ảo có an toàn và hợp pháp không?

Tính hợp pháp của văn phòng ảo

Theo Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Như vậy, văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp.

Tính an toàn của văn phòng ảo

Có thể thấy, việc sử dụng văn phòng ảo là một hình thức phục vụ cho kinh doanh cực kì hiệu quả và an toàn bởi những lợi ích mà nó đem lại. Nhờ việc tiết kiệm chi phí mà nhiều doanh nghiệp sẽ giảm bớt được gánh nặng về tài chính, nguồn vốn được xoay chuyển một cách hợp lý.

Ngoài ra, các tiện ích của văn phòng cũng sẽ thường xuyên được kiểm tra và bảo trì nhằm đảm bảo độ an toàn một cách tối đa.

Đặc điểm của văn phòng ảo

Văn phòng ảo cũng là một dạng văn phòng đáp ứng nhu cầu đặt trụ sở cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, mô hình này khác với văn phòng truyền thống là có không gian chung cho tất cả mọi người có nhu cầu thuê với nhiều lĩnh vực khác nhau. Bên trong văn phòng ảo, doanh nghiệp vẫn được cung cấp đầy đủ các loại trang thiết bị đầy đủ, các công cụ hỗ trợ hoạt động cơ bản.

Khi doanh nghiệp tiếp xúc và lựa chọn thuê loại hình dịch vụ này. Bên cho thuê thường cho thuê trọn gói các loại dịch vụ đi kèm như sau:

• Được sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo để đăng ký giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư và nhiều loại giấy tờ khác.
• Được sử dụng phòng họp, phòng khách đầy đủ tiện nghi để giao dịch với khách hàng. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp cần phòng họp thì phải thông báo trước với bên cho thuê để không trùng lịch với bên thuê khác.
• Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị: bàn, ghế, tủ tài liệu, điều hòa, nước nóng/lạnh, wifi, điện, nước… Ngoài ra còn có số điện thoại, số fax riêng để thuận tiện trong việc liên lạc.
• Có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp để hướng dẫn và đưa đón khách.
• Văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, không gian sạch đẹp, thông thoáng.
• Được phục vụ café, trà, nước khi làm việc hoặc tiếp khách tại văn phòng.
• Bên cho thuê còn có thể cung cấp đội hình phiên dịch, biên dịch để phục vụ bên thuê khi cần thiết.
• Bên thuê có thể không cần thanh toán các chi phí dịch vụ như điện, nước, mạng và các dịch vụ công cộng khác.

Có thể thấy, đặc điểm nổi bật của văn phòng ảo là sử dụng không gian chung với nhiều bên thuê khác. Như vậy, đôi lúc cũng có sự bất tiện nhưng chi phí lại rẻ và phù hợp với nhiều đối tượng.

Đối tượng sử dụng văn phòng ảo

Sở dĩ, văn phòng ảo ngày càng phổ biến là do nó thích hợp với nhiều đối tượng, có thể kể đến:

• Doanh nghiệp mới thành lập vừa và nhỏ có mong muốn tiết kiệm tối đa chi phí
• Doanh nghiệp đa quốc gia mới bắt đầu xâm nhập vào thị trường mới, cần không gian văn phòng vừa đủ để nhân viên “nằm vùng” nhằm thăm dò thị trường
• Doanh nghiệp đang có ý định mở rộng kinh doanh ngoài thị trường cần tìm một địa điểm mới
• Tổ chức cần một vị trí trung tâm, thuận tiện để quảng bá hình ảnh
• Các chuyên viên tư vẫn muốn mở văn phòng giao dịch
• Một số ngành nghề như kiểm toán tài chính, dịch thuật, luật… cần mở văn phòng ảo để thực hiện giao dịch
• Các nhóm dự án cần chỗ ngồi để bàn bạc, họp hành
• Các công ty nước ngoài cần thuê để làm văn phòng đại diện
• Bất kì ai có nhu cầu muốn thuê văn phòng ảo để có sự hiện diện của một doanh nghiệp chỉn chu, chuyên nghiệp mà không phải tốn chi phí cao.
• …

Như vậy, phương pháp thuê văn phòng ảo giúp nhiều doanh nghiệp, cá nhân không phải băn khoăn và lo âu về việc đầu tư số tiền khủng để dựng văn phòng nữa. Mà ở các đối tượng kể trên, thuê văn phòng ảo chính là giải pháp tuyệt vời giúp tiết kiệm chi phí, không lãng phí không gian. Đồng thời, đây cũng là một cách thức tiện dụng, có lợi cho cả bên thuê và bên cho thuê.

Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo hay không?

Những lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo là gì?

Như đã nói ở trên, dịch vụ văn phòng ảo sẽ có nhiều sự thuận tiện, có lợi cho bên thuê văn phòng. Ngoài ra, mô hình này còn có các lợi ích sau:

• Tiết kiệm chi phí

Thay vì phải mua đất, xây dựng văn phòng, mua sắm trang thiết bị… thì thuê văn phòng ảo trọn gói sẽ có thể bỏ qua những bước này, giúp tiết kiệm chi phí lớn.

Đối với một số doanh nghiệp, việc gây dựng nên một văn phòng là việc rất tốn kém, liên quan đến nguồn vốn của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nếu trong trường hợp không cần sử dụng văn phòng thường xuyên thì việc này sẽ gây ra sự lãng phí. Vì vậy, lựa chọn thuê văn phòng ảo sẽ giúp tiết kiệm được chi phí tối đa, đáp ứng được nhu cầu của bên thuê.

• Thuận tiện cho công việc

Thông thường, các văn phòng cho thuê thường được đặt ở các khu dân cư, các tòa nhà cao ốc có vị trí đẹp, dễ định vị. Điều này sẽ giúp đối tác, khách hàng dễ dàng tìm kiếm địa chỉ văn phòng cũng như tăng thêm phần uy tín cho doanh nghiệp. Như vậy, việc thuê văn phòng ảo cũng là một hành động giúp cho công việc thêm thuận tiện hơn.

Tại văn phòng, luôn có sẵn đội ngũ nhân viên lễ tân, nhân viên đại diện chuyên nghiệp, có trách nhiệm cao. Họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý công việc trong phạm vi cho phép như là trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm, tiếp khách… Sau đó, các thông tin này sẽ được gửi đầy đủ và chi tiết theo báo cáo hằng ngày qua mail, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm tra và quản lý.

Hơn thế nữa, văn phòng ảo sẽ cung cấp đầy đủ các trang thiết bị, máy móc, tạo cho bên thuê một không gian làm việc chuyên nghiệp, bài trí khoa học giúp nâng cao hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

• Dễ dàng mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu

Khách hàng tiềm năng luôn có xu hướng tìm và xem xét các đối tác cùng thành phố. Vấn đề này cũng khiến nhiều nhà cung cấp từ các thành phố khác gặp nhiều bất lợi. Trên thực tế đó, văn phòng ảo có thể cho phép các doanh nghiệp linh hoạt trong việc mở rộng thị trường sang thành phố khác với chi phí tối thiểu.

Những hạn chế khi thuê văn phòng ảo là gì?

• Về mặt thời gian

Văn phòng ảo nên sẽ không có vị trí họp cố định. Do vậy, việc gặp gỡ đối tác sẽ trở nên khó khăn hơn. Bởi vậy, muốn gặp đối tác để trao đổi về công việc thì cần phải lên lịch và đặt trước để bên cho thuê sắp xếp, tránh trùng lịch hẹn với doanh nghiệp khác.

• Về mặt tương tác

Doanh nghiệp sẽ phải đợi nhân viên lễ tân tại văn phòng ảo tiếp nhận và chuyển qua mà không có cơ hội tương tác trực tiếp với các thông tin, tài liệu đó.

• Phát sinh chi phí

Giá thuê văn phòng có thể sẽ phát sinh thêm các loại chi phí khác khi doanh nghiệp sử dụng phòng họp hoặc một số chi phí ngoài.

• Không đảm bảo được sự riêng tư

Do văn phòng chung với nhiều đơn vị khác nên việc ổn định vị trí ngồi làm và sự riêng tư sẽ khó được đảm bảo. Điều này cũng gây khó khăn cho nhân viên.

Qua những ưu điểm và hạn chế trên cho thấy rằng, việc thuê văn phòng ảo cũng có hai mặt. Bên thuê cần xác định được mục đích và nhu cầu của mình để lựa chọn việc có nên thuê văn phòng ảo hay không.

Nếu trong trường hợp đảm bảo được các điều kiện mà doanh nghiệp cần thì việc thuê văn phòng ảo cũng là một chọn lựa hợp lý để phục vụ cho sự vận hành doanh nghiệp.

Như vậy có thể thấy, văn phòng ảo nhưng không hề “ảo”. Nó là một loại hình đã du nhập vào Việt Nam cách đây không lâu nhưng được nhiều người tin tưởng và lựa chọn. Hy vọng rằng những vấn đề mà Govi.vn nhắc đến ở trên, sẽ phần nào giải đáp được các thắc mắc của bạn về loại hình văn phòng ảo này.

Xem thêm:

• Ứng dụng phòng họp không giấy – nhiều ưu điểm bất ngờ
• Tham khảo các địa chỉ cho thuê văn phòng coworking space tại Hà Nội