Văn phòng công chứng là gì? Các giấy tờ nào cần phải công chứng?

Nhiều người vẫn có thắc mắc rằng, Văn phòng công chứng có giống Phòng công chứng không? Liệu rằng công chứng tại Văn phòng có uy tín và được đảm bảo quyền lợi? Để giải đáp thắc mắc, hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Govi.vn để có thể hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng là gì, các chức năng, vai trò, đặc điểm và các câu hỏi về Văn phòng công chứng đang được nhiều người quan tâm.

Văn phòng công chứng là gì?

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Theo đó, Văn phòng công chứng là những cơ quan, tổ chức, đơn vị hành nghề công chứng được cấp phép hoạt động theo Luật công chứng.

Văn phòng công chứng được xem là một tổ chức dịch vụ hành chính công. Được thành lập và vận hành theo những quy chế, nguyên tắc theo quy định trong Luật Công chứng liên quan đến hình thức công ty hợp danh.

Giờ làm việc của văn phòng công chứng

Các Văn phòng làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6, nghỉ thứ 7 và Chủ nhật.

– Giờ làm buổi sáng: Từ 8 giờ – 12 giờ.

– Giờ làm buổi chiều: Từ 13 giờ – 17 giờ.

Tuy nhiên, vẫn có dịch vụ công chứng ngoài giờ nếu khách hàng có nhu cầu nhưng sẽ mất thêm phí.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng

Theo Điều 22 Luật Công chứng được pháp luật quy định thì cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng cụ thể như sau:

• Văn phòng công chứng để được phép đi vào hoạt động thì cần có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.
• Trưởng phòng công chứng sẽ là người đại diện theo pháp luật của phòng công chứng đó. (Điều kiện để trở thành một Trưởng phòng công chứng là phải nằm trong những công chứng viên hợp danh và có hai năm kinh nghiệm, hành nghề trở lên trong lĩnh vực công chứng)

Đặc điểm của Văn phòng công chứng

• Không có thành viên góp vốn
• Trụ sở công chứng phải có địa điểm cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người đến công chứng, có nơi lưu trữ hồ sơ công chứng. (Có thể dùng các loại tủ tài liệu, tủ locker nhiều ngăn, tủ gỗ để cất giữ hồ sơ được đảm bảo).
• Có tên gọi bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm họ tên của trường phòng hoặc một Công chứng viên hợp danh khác. Điều này do Công chứng viên hợp danh thỏa thuận.
• Có con dấu và tài khoản ngân hàng riêng được hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính. Các nguồn thu được lấy từ việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
• Sau khi có quyết định được thành lập, được khắc con dấu có hình quốc huy.

Chức năng của văn phòng công chứng là gì?

Văn phòng công chứng có chức năng đầy đủ của một tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

• Chức năng xác thực, xác nhận tính chính xác và hợp pháp của các hợp đồng, giấy tờ giao dịch dân sự dưới dạng văn bản hoặc một số giấy tờ khác…
• Văn phòng công chứng và Công chứng viên có trách nhiệm đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.

Theo quy định của pháp luật thì các văn bản phải công chứng sẽ do các nhân hay tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Như vậy, Văn phòng công chứng sẽ giảm thiểu và phòng ngừa đến mức thấp nhân với những tranh chấp có thể xảy ra. Đồng thời, những quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân hay tổ chức cũng được hỗ trợ bảo vệ, góp phần xây dựng kinh tế, xã hội nước nhà ngày một phát triển, ổn định và bền vững.

Vai trò của văn phòng công chứng

Đối với các bên tham gia giao dịch

Văn phòng công chứng giúp các cá nhân tổ chức thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng, thuận lợi, hợp pháp.

Các quyền hạn và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức được đảm bảm một cách tối ưu nhất.

Việc công chứng sẽ trở nên dễ dàng và nhanh gọn hơn khi có nhiều địa điểm công chứng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển. Có thể lựa chọn các văn phòng công chứng có địa điểm thuận tiện trong việc đi lại để công chứng.

Đối với Nhà nước

Văn phòng công chứng ra đời giúp Nhà nước san sẻ gánh nặng về số lượng công việc đáng lẽ là của cơ quan Nhà nước liên quan đến vấn đề này.

Góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế CNXH, phát huy tối đa nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.

Đối với chính Văn phòng công chứng

Thu được các khoản phí và thù lao khi thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của Pháp luật.

Các trường hợp cần công chứng

• Trường hợp 1: Trường hợp này do các bên cá nhân hay tổ chức có tham gia giao kết hợp đồng hay có yêu cầu và nhu cầu công chứng một cách tự nguyện.

VD: Công chứng sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, Căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân…

• Trường hợp 2: Bao gồm các loại hợp đồng dân sự và giấy tờ cần phải công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến vấn đề đó. (trường hợp bắt buộc)

Lưu ý 6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao

1.  Bản chính bị tẩy xóa, chính sửa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ
2.  Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung
3.  Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp
4.  Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
5.  Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự
6.  Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Một số câu hỏi thường gặp về công chứng giấy tờ

Văn phòng công chứng có làm việc ngoài giờ hành chính không?

Thông thường, các cơ quan Nhà nước cũng như các Văn phòng công chứng đều làm việc giờ hành chính.

Tuy nhiên, một số Văn phòng công chứng vẫn làm việc thêm sáng thứ 7. Trong trường hợp khách quan, nếu khách hàng muốn được sử dụng dịch vụ công chứng ngoài giờ hành chính thì khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với văn phòng để được cung cấp các dịch vụ ngoài giờ. Nhưng bạn sẽ phải trả thêm một khoản phí cho dịch vụ phục vụ công chứng ngoài giờ.

Nên công chứng ở Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng?

Có thể thấy, về nhiệm vụ, công việc và quyền hạn của hai loại hình này chỉ khác nhau ở tên gọi, chủ sở hữu và nguồn gốc thành lập. Phòng công chứng là đơn vị công lập, còn Văn phòng công chứng được hoạt động như loại hình doanh nghiệp hợp danh. Nhưng, cả hai đều thực hiện công chứng, chứng minh xác thực, hợp pháp… và có quyền cùng nghĩa vụ như nhau, giá trị pháp lý của văn bản công chứng từ Văn phòng hay Phòng đều như nhau.

Vậy nên, công chứng ở Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng đều được. Bởi thế, bạn có thể lựa chọn địa điểm công chứng thuận tiện trong việc đi lại để thực hiện công chứng.

Mức lệ phí ở Văn phòng công chứng và Phòng công chứng có khác nhau không?

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định về mức thu, lệ phí hay các khoản phí do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành về mức phí giữa Văn phòng công chứng và Phòng công chứng như sau:

“Mức thu phí công chứng quy định tại Thông tư này được áp dụng thống nhất đối với Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Trường hợp đơn vị thu phí là Văn phòng công chứng thì mức thu phí quy định tại Thông tư này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật thuế giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn thi hành.”

Như vậy, mức thu và lệ phí tại Văn phòng công chứng và Phòng công chứng được thống nhất như nhau theo quy định của Thông tư.

Trên đây là bài viết khái quát về Văn phòng công chứng của Govi.vn. Hy vọng rằng, bài viết này sẽ có ích đối với mọi người, giúp các bạn giải đáp được các thắc mắc về văn phòng công chứng.