Quy định pháp luật đối với tạm ứng lương cho nhân viên

Tạm ứng lương cho nhân viên được thực hiện theo thỏa thuận giữa người sử dụng lao động với người lao động dưới quy định của Bộ Luật Lao động Việt Nam 2019. Vậy, Luật lao động Việt Nam quy định về vấn đề này như thế nào? Mời bạn hãy cùng theo chân Govi đi tìm lời giải đáp ngay trong bài viết ngày hôm nay!

Ứng lương là gì?

Ứng lương (hay tạm ứng lương) là việc người lao động nhận một phần/toàn bộ tiền lương trước thời hạn được thanh toán. Hình thức này ra đời nhằm mục đích hỗ trợ cho nhân viên trong trường hợp cần thiết, giúp đáp ứng nhu cầu chi tiêu cũng như giải quyết khó khăn về mặt tài chính (bệnh tật, tai nạn,…) trước khi họ nhận được khoản lương định kỳ.

Ngoài ra, ứng lương cũng là một chính sách phúc lợi mà nhiều doanh nghiệp đưa ra để động viên và nâng cao năng suất làm việc cho người lao động. Tuy nhiên, vấn đề này không được khuyến khích triển khai với tần suất nhiều do có nguy cơ làm ảnh hưởng tới việc lưu động vốn và dòng tiền của tổ chức. Mặt khác, vấn đề ứng trước tiền lương cũng cần phải tuân thủ thỏa thuận giữa các bên và phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam.

Đâu là trường hợp người lao động được phép tạm ứng lương?

Theo quy định của Bộ Luật lao động Việt Nam ban hành năm 2019, người lao động được phép ứng trước tiền lương trong những trường hợp như sau:

• Người lao động và doanh nghiệp có thỏa thuận về việc tạm ứng lương (không tĩnh lãi).
• Người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ của công dân trong thời gian từ 01 tuần trở lên.
• Người lao động nghỉ hằng năm mà chưa đến thời hạn thanh toán lương.
• Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán trong trường hợp công việc phải làm kéo dài trong nhiều tháng.
• Người lao động tạm thời bị đình chỉ công việc.

Như vậy, mức tiền tạm ứng và thời gian ứng lương tối đa sẽ phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động với người lao động nhưng không được vượt quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động ban đầu đã ký kết. Bên cạnh đó, người sử dụng lao động còn không được phép tính lãi trên khoản tiền lương mà người lao động tạm ứng theo thỏa thuận.

Quy định của pháp luật về tạm ứng lương cho nhân viên

Đối với vấn đề tạm ứng lương cho nhân viên, Điều 09, Điều 101 và Khoản 05, Điều 113 Bộ Luật lao động 2019 quy định cụ thể là:

• Người lao động được quyền tạm ứng tiền lương theo điều kiện thỏa thuận giữa người lao động với người sử dụng lao động mà không bị tính lãi (quy định tại Khoản 01, Điều 101 Bộ Luật lao động 2019).
• Người sử dụng lao động phải hỗ trợ người lao động tạm ứng tiền lương. Trên thực tế, có không ít trường hợp người lao động xin tạm ứng tiền lương nhưng không nhận được sự chấp thuận từ người sử dụng lao động. Lúc này, người lao động sẽ cần xem xét lại về trường hợp ứng lương của mình.
  • Theo quy định tại Khoản 02, Điều 101 Bộ Luật lao động 2019, người sử dụng lao động bắt buộc phải hỗ trợ người lao động ứng trước tiền lương tương ứng với số ngày họ tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân trong thời gian từ 01 tuần trở lên và tối đa không quá 01 tháng tiền lương (như trong hợp đồng lao động). Sau đó, người lao động phải hoàn trả toàn bộ số tiền đã tạm ứng.
  • Trong trường hợp người lao động nhập ngũ, họ sẽ không được phép tạm ứng tiền lương.
• Khi nghỉ phép hằng năm, người lao động được phép tạm ứng một khoản tiền lương tối thiểu bằng tiền lương của những ngày nghỉ tiếp theo theo quy định tại Khoản 03, Điều 101 Bộ Luật lao động năm 2019.
• Người lao động được phép tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc nếu công việc đó diễn ra trong nhiều tháng. Trong đó, mức lương tạm ứng hằng tháng được tính theo khối lượng công việc người lao động đã làm trong tháng theo quy định tại Khoản 03, Điều 97 Bộ Luật lao động 2019.

Cách tính chính xác số tiền lương tạm ứng

Để tính toán chính xác số tiền lương có thể tạm ứng, trước tiên, người lao động cần phải xem xét một số yếu tố dưới đây:

• Mức lương cơ bản.
• Số ngày công đi làm trong tháng.
• Tỷ lệ lương tạm ứng theo quy định của doanh nghiệp.
• Mức lương tạm ứng tối đa theo quy định của pháp luật.

Như vậy, người lao động có thể tính toán số tiền lương tạm ứng theo công thức:

Số tiền lương tạm ứng = Mức lương cơ bản x Số ngày công đi làm trong tháng x Tỷ lệ lương tạm ứng theo quy định của doanh nghiệp

Ví dụ: Nhân viên A có mức lương cơ bản là 10.000.000 VNĐ, đi làm 26 ngày công trong tháng và quy định của công ty cho phép A tạm ứng ¾ tiền lương. Vậy thì số tiền lương A có thể ứng trước sẽ là:

Số tiền lương tạm ứng = 10.000.000 VNĐ x 26 x ¾ = 19.500.000 VNĐ

Tuy nhiên, người lao động cũng cần lưu ý rằng số tiền lương tạm ứng không được phép vượt quá mức tối đa theo quy định của pháp luật. Trong Bộ Luật lao động năm 2019, số tiền lương tạm ứng sẽ không được phép cao hơn 01 tháng tiền lương của người lao động theo hợp đồng đã ký kết ban đầu. Nếu lương tạm ứng vượt quá mức quy định này, người lao động sẽ phải trả lại cho doanh nghiệp phần chênh lệch.

Cũng theo ví dụ trên, nhân viên A có mức thu nhập theo hợp đồng lao động là 15.000.000 VNĐ/tháng. Do đó, người này chỉ được quyền tạm ứng số tiền lương là:

Số tiền lương tạm ứng tối đa = MIN(19500000; 15000000) = 15.000.000 VNĐ

Do đó, nhân viên A sẽ phải trả lại cho công ty số tiền chênh lệch là:

Số tiền chênh lệch = 19.500.000 VNĐ – 17.000.000 VNĐ – 2.500.000 VNĐ

Phương pháp đăng ký tạm ứng lương hiệu quả

Sau khi đã nắm được công thức tính số tiền lương có thể tạm ứng, người lao động nên tiến hành đăng ký tạm ứng lương theo hướng dẫn sau đây:

• Bước 01: Điền đầy đủ thông tin vào đơn xin ứng lương (thông tin cá nhân, số tiền cần ứng, lý do ứng lương, ngày nhận lương dự kiến,…).

• Bước 02: Gửi đơn xin ứng lương tới người có thẩm quyền để xin phê duyệt.

• Bước 03: Nhận tiền lương tạm ứng từ bộ phận Kế toán hoặc đơn vị ngân hàng. Tại đây, người lao động sẽ cần ký phiếu chi và giữ lại bản sao để làm bằng chứng. Cùng với đó, hãy nhớ rằng số tiền tạm ứng này sẽ bị trừ vào tiền lương tháng kế tiếp.

Tải ngay: Mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền lương cho nhân viên chuẩn.

Chế tài xử phạt khi người sử dụng lao động không ứng lương cho nhân viên

Những trường hợp người sử dụng lao động không hỗ trợ người lao động ứng lương theo quy định của Bộ Luật lao động năm 2019 sẽ phải đối diện với chế tài xử phạt như sau:

Mức xử phạt đối với người sử dụng lao động là cá nhân

Căn cứ theo Khoản 02, Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động là cá nhân có hành vi không tạm ứng lương hoặc tạm ứng không đủ tiền lương cho người lao động (đang trong thời gian bị tạm đình chỉ) có thể sẽ bị:

• Phạt tiền từ 5.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ: Vi phạm từ 01 đến 10 người lao động.
• Phạt tiền từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ: Vi phạm từ 11 đến 50 người lao động.
• Phạt tiền từ 20.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ: Vi phạm từ 51 đến 100 người lao động.
• Phạt tiền từ 30.000.000 VNĐ đến 40.000.000 VNĐ: Vi phạm từ 101 đến 300 người lao động.
• Phạt tiền từ 40.000.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ: Vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Mức xử phạt đối với người sử dụng lao động là tổ chức

Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, trong trường hợp các đơn vị này có hành vi không tạm ứng lương hoặc tạm ứng không đủ tiền lương cho người lao động (đang trong thời gian bị tạm đình chỉ), họ có thể chịu mức phạt gấp 02 lần mức phạt tương ứng của cá nhân (quy định tại Khoản 01, Điều 06 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Tổng kết

Nhìn chung, việc nắm rõ các quy định đối với vấn đề tạm ứng lương cho nhân viên có thể giúp người sử dụng lao động tránh được các rủi ro liên quan đến pháp lý; đồng thời hỗ trợ người lao động bảo vệ lợi ích chính đáng cho mình. Trong trường hợp người lao động không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của Bộ Luật lao động năm 2019, người sử dụng lao động cũng hoàn toàn có quyền từ chối việc ứng lương.