Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự và các form mẫu tham khảo

Quy trình tuyển dụng nhân sự là điều bất cứ công ty nào cũng cần quan tâm và chú ý nếu như muốn tuyển dụng được nhiều nhân tài, mang đến sự phát triển cho doanh nghiệp. Tìm hiểu kỹ hơn sơ đồ quá trình tuyển dụng qua bài viết sau.

Quy trình tuyển dụng là gì?

Những thông tin khái quát nhất về quy trình tuyển nhân sự, ứng viên trong các doanh nghiệp sẽ được chia sẻ chi tiết ngay sau đây:

Đối với bất cứ công ty nào muốn phát triển thì đều cần có đội ngũ tuyển dụng nhân sự. Theo đó quy trình tuyển dụng là chuỗi các hoạt động xuyên suốt được thực hiện nhằm tìm kiếm ứng viên, tuyển chọn, sàng lọc, phỏng vấn để tìm ra nguồn nhân lực tốt nhất cho công ty, doanh nghiệp. Nhân lực hiện nay được xác định là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp do vậy các bước tuyển chọn nhân sự đều cần được chỉn chu, kỹ lưỡng.

Mục đích của chu trình tuyển dụng

Mục đích của quy trình tuyển dụng chủ yếu vấn là tìm ra được nguồn nhân lực có đầy đủ năng lực, kỹ năng để xử lý công việc hiệu quả, góp phần đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển và mở rộng hơn cả về quy mô và chất lượng hơn trong tương lai. Đồng thời có bảng quy trình rõ ràng tuyển dụng nhân sự sẽ giúp tối ưu chi phí cũng như thời gian tìm kiếm ứng viên cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp theo đó qua quá trình phỏng vấn, test sẽ sàng lọc được các ứng viên đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn mà mình mong muốn. Những ứng viên tài năng sẽ được đảm nhiệm giữ chức vụ phù hợp, quan trọng, có chế độ đãi ngộ tốt nhằm giữ chân nhân tài.

Những yếu tố cần chú ý khi xây dựng quy trình tuyển nhân sự

Để xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp thì cần chú ý nhiều yếu tố như sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp cần xác định được quy mô nhóm tuyển dụng

Tùy vào doanh nghiệp của bạn quy mô nhỏ hay lớn, cần số lượng nhân sự nhiều hay ít mà việc tuyển dụng sẽ có sự khác nhau. Theo đó người đứng đầu quá trình tuyển dụng cần chú ý để đảm bảo chất lượng ứng viên, đảm bảo thời gian tuyển dụng được hiệu quả.

Thứ hai, doanh nghiệp cần xác định kênh tuyển dụng nhân sự

Có rất nhiều hình thức khác nhau để thu hút sự quan tâm của các ứng viên. Doanh nghiệp có thể đăng các bài tuyển dụng lên tờ rơi, biển quảng cáo và các kênh truyền thông như facebook, zalo, các trang web tìm việc như 123 Job, TopCV, Timviec24h… để tìm kiếm những ứng viên có đầy đủ kỹ năng, năng lực mà mình yêu cầu, mong muốn.

Thứ ba, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tuyển dụng chi tiết

Việc lên kế hoạch, quá trình tuyển dụng nhân sự do bộ phận nhân sự công ty thực hiện. Khi lên kế hoạch, cần phải xác định và đưa ra chi tiết: vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự cần tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, bảng hỏi tuyển dụng, phiếu đánh giá phỏng vấn nhân sự…

Sơ đồ quy trình tuyển dụng

Để quá trình tuyển dụng nhân sự, ứng viên được thuận lợi thì các doanh nghiệp nên thực hiện đúng quy trình tuyển dụng dựa theo tiêu chuẩn ISO. Theo đó, sơ đồ tuyển dụng sẽ có các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Sắp xếp tuyển dụng

Bên nhân sự sẽ thu thập các bộ phận đang cần tuyển dụng nhân sự và sau đó sẽ lên bảng mô tả ngắn về thông tin tuyển dụng: vị trí tuyển dụng, yêu cầu về độ tuổi, trình độ, kỹ năng, thời gian làm việc, quyền lợi và nghĩa vụ của ứng viên… Đây là thủ tục tuyển dụng nhân sự bắt buộc cần phải có.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Bên nhân sự đăng các thông tin tuyển dụng lên nhiều phương tiện truyền thông như báo chí, mạng xã hội, các trang web tuyển dụng hoặc phát tờ rơi… với mục đích thu hút sự quan tâm của nhiều ứng viên.

Bước 3: Nhận hồ sơ, lọc hồ sơ

Doanh nghiệp sẽ đọc thông tin hồ sơ từ các ứng viên gửi về xem hồ sơ này có đáp ứng được yêu cầu về kinh nghiệm, công việc mà công ty đang cần hay không. Việc xét duyệt này đảm bảo công bằng, những ai đủ tiềm năng, năng lực sẽ được sắp xếp phỏng vấn, những ai không đáp ứng được sẽ bị loại hồ sơ.

Bước 4: Phỏng vấn

Trong quy trình tuyển dụng, vòng phỏng vấn cả bên tuyển dụng và ứng viên có cơ hội tìm hiểu và giải đáp những thắc mắc về công việc. Ứng viên cũng có thể nói chi tiết hơn về những kinh nghiệm, điểm mạnh của mình, từ đó deal lương phù hợp. Bên tuyển dụng thông qua buổi phỏng vấn dựa vào quá trình giao tiếp có thể xác định được ứng viên tốt cho công ty.

Bước 5: Thử việc

Ứng viên được chọn lựa qua phỏng vấn sẽ được báo thành công trúng tuyển và thời gian thử việc 1 – 2 tháng tùy doanh nghiệp. Trong thời gian thử việc thì ứng viên cần thể hiện rõ năng lực của mình để được cấp trên ghi nhận, đánh giá tốt.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng

Sau thời gian thử việc, tùy vào năng lực của ứng viên mà bên tuyển dụng sẽ quyết định có tuyển dụng chính thức nhân viên này hay không. Nếu nhân viên được tuyển dụng chính thức thì sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động, trong đó quy định rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm 2 bên.

Quy trình tuyển dụng nội bộ là gì? Sự khác nhau giữa quy trình tuyển dụng nội bộ và quy trình tuyển dụng bên ngoài

Chắc hẳn chúng ta cũng thường xuyên nghe đến cụm từ tuyển dụng nhân sự nội bộ và tuyển dụng nhân sự bên ngoài. Nhưng thực sự không mấy ai hiểu rõ và chi tiết về những khái niệm này. Bạn có thể tham khảo ngay sau đây:

Quy trình tuyển dụng nội bộ

Tuyển dụng nhân sự nội bộ hiểu đơn giản là các doanh nghiệp sẽ chú ý và quan tâm các nguồn ứng viên đã và đang làm việc tại doanh nghiệp tuyển dụng. Theo đó trong quá trình này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tuyển dụng những ứng viên trước đây đã từng làm trong doanh nghiệp mình nhưng vì một lý do nào đó nghỉ việc, rời đi, nay muốn quay trở lại làm việc trong môi trường công ty ở chức vụ cũ hoặc cũng có thể đảm nhận vị trí hoàn toàn mới.

Quy trình tuyển dụng nội bộ được áp dụng phổ biến hiện nay sẽ bao gồm các hoạt động chính như sau:

• Đăng thông tin tuyển dụng trong nội bộ doanh nghiệp, các nhân sự đã và đang làm việc cho doanh nghiệp đều được phép ứng tuyển vào vị trí này.
• Thực hiện chuyên chuyển nhân sự giữa các phòng ban, bộ phận với nhau.
• Tiến hành đề bạt, thăng chức cho nhân sự trong công ty, doanh nghiệp.
• Gửi lời mời đến các nhân viên cũ hoặc nhân viên đã về hưu về làm việc cho doanh nghiệp.
• Đưa nhân viên bán thời gian, thời vụ trở thành nhân viên làm việc chính thức, hưởng đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ.

Quy trình tuyển dụng bên ngoài

Tuyển dụng nhân sự bên ngoài là việc các công ty, doanh nghiệp sẽ đăng các thông tin tuyển dụng lên nhiều phương tiện truyền thông để tìm được những ứng viên có đủ yêu cầu phẩm chất, năng lực, kinh nghiệm mà doanh nghiệp đưa ra.

Quy trình tuyển dụng bên ngoài thường diễn ra trong khoảng thời gian 8 tuần. Thời gian này có thể được rút ngắn hoặc kéo dài hơn tùy vào việc doanh nghiệp đã tuyển chọn được đủ ứng viên cho doanh nghiệp của mình hay chưa. Quá trình tuyển dụng nhân sự bên ngoài sẽ trải qua các hoạt động cơ bản như sau:

• Đăng bài tuyển dụng lên nhiều kênh khác nhau
• Nhận hồ sơ từ các ứng viên, tiến hành lọc hồ sơ.
• Phỏng vấn hoặc test bài kiểm tra và chọn ra ứng viên đáp ứng được tiêu chí công ty yêu cầu.
• Thử việc ứng viên trong 1 – 2 tháng rồi đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức.

Phân biệt quy trình tuyển dụng nội bộ và quy trình tuyển dụng bên ngoài

Từ các thông tin đã phân tích trên thì có thể thấy quá trình tuyển dụng nội bộ phạm vi sẽ được thu hẹp hơn so với quá trình tuyển dụng nhân sự bên ngoài. Bởi tuyển dụng nhân sự nội bộ hướng tới các nhân viên đã và đang làm việc trực tiếp trong doanh nghiệp, thường các thông tin tuyển dụng không được quảng cáo nhiều trên các kênh truyền thông mà sẽ được truyền nhau qua hội nhóm hoặc email… Ngược lại tuyển dụng bên ngoài thông tin tuyển dụng sẽ được đăng tải rộng rãi, càng thu hút được nhiều sự quan tâm của ứng viên càng tốt.

Tùy vào các doanh nghiệp với nhu cầu và mục đích khác nhau sẽ lựa chọn hình thức tuyển dụng nội bộ hoặc tuyển dụng nhân sự bên ngoài:

Trường hợp doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự bên ngoài khi:

• Công ty, doanh nghiệp đang cần đội ngũ nhân sự mới, giỏi, có kinh nghiệm quản lý các mảng ngành tốt, mà hiện tại đội ngũ nhân sự đang làm ở công ty không đáp ứng được.
• Các doanh nghiệp luôn đòi hỏi sự sáng tạo, đa dạng, không ngại thay đổi.
• Doanh nghiệp muốn thu hút đa dạng nguồn nhân lực hơn.

Doanh nghiệp thực hiện tuyển dụng nội bộ khi:

• Các vị trí cần tuyển dụng thường yêu cầu chuyên môn đặc biệt, nếu tuyển dụng bên ngoài sẽ mất nhiều thời gian đào tạo.
• Doanh nghiệp không có đủ chi phí, nguồn lực để đầu tư tuyển dụng bên ngoài.
• Văn hóa doanh nghiệp khó hòa nhập với nhân viên mới.

Thế nào là một quá trình tuyển dụng tối ưu?

Một quá trình tuyển dụng tối ưu là quá trình đó phải trải qua đầy đủ các bước, bởi mỗi bước đều có nhiệm vụ và vai trọng hết sức quan trọng để tìm kiếm cho mình ứng viên. Theo đó bộ phận nhân sự của doanh nghiệp cần làm việc chỉn chu, nghiêm túc, không được rút ngắn giai đoạn.

Quy trình tuyển dụng tối ưu được coi là công cụ để đội ngũ thuộc phòng nhân sự có thể kiểm soát quá trình tuyển dụng, hạn chế tối đa các sai sót, sơ suất, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tuyển dụng. Nguồn nhân sự tuyển dụng được sẽ đảm bảo đồng đều về năng lực. Để xây dựng được quy trình tuyển dụng tốt thì đòi hỏi trưởng phòng nhân sự cần có tầm nhìn tốt và hiểu được tầm quan trọng của quá trình này với sự sống còn của doanh nghiệp.

Quá trình tuyển dụng tối ưu sẽ được thực hiện qua những bước cơ bản như sau:

• Viết các thông tin mô tả nhu cầu tuyển dụng
• Đăng tải thông tin thông báo tuyển dụng lên nhiều phương tiện truyền thông.
• Tiến hành thu nhận và lọc ra các hồ sơ ứng viên đạt yêu cầu, loại những hồ sơ không đáp ứng đủ tiêu chí công ty cần.
• Lên lịch phỏng vấn hoặc làm bài test kiểm tra đối với ứng viên đã lọt qua vòng hồ sơ.
• Thử việc từ 1 -2 tháng đối với ứng viên qua bài test/phỏng vấn
• Ra quyết định có tuyển hay không đối với các ứng viên thử việc.

Các tài liệu mẫu quy trình tuyển dụng tham khảo

Dưới đây là những tài liệu quy trình tuyển dụng mẫu để bộ phận nhân sự trong các doanh nghiệp tham khảo, từ đó tự xây dựng quy trình tuyển dụng riêng cho doanh nghiệp của mình:

Giáo trình tuyển dụng nhân lực PDF

Giáo trình tuyển dụng nhân lực được biên soạn bởi các trưởng phòng nhân sự, đội ngũ quản lý nhân sự dày dặn kinh nghiệm sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quan nhất về các bước trong chu trình tuyển dụng để tìm ra được ứng viên tốt.

Tham khảo giáo trình tuyển dụng nhân lực PDF TẠI ĐÂY!

Quy trình tuyển dụng PDF

Các đơn vị có thể tham khảo quy trình hướng dẫn tuyển dụng được trình bày dưới dạng PDF rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu ngay TẠI ĐÂY.

Form liên quan đến quy chế tuyển dụng

Tham khảo đầy đủ và chi tiết các form – biểu mẫu liên quan đến quy chế tuyển dụng nhân sự ở tất cả ban ngành:

Download mẫu quy chế tuyển dụng

Mẫu quy chế tuyển dụng có sự khác biệt giữa các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Đơn vị có thể tham khảo và download các mẫu quy chế tuyển dụng đầy đủ và chi tiết nhất TẠI ĐÂY.

Thủ tục tuyển dụng nhân sự theo nghị định số 03/2014/NĐ-CP

Về thủ tục cũng như quá trình tuyển dụng nhân sự thực tế đã được pháp luật quy định rất rõ trong nghị định số 03/2014/NĐ-CP. Người lao động cũng như các bên tuyển dụng để đảm bảo quá trình tuyển dụng đúng theo quy định của nhà nước hãy tham khảo thông tin chi tiết TẠI ĐÂY.

Như vật qua bài viết quý vị đã hiểu rõ về quy trình tuyển dụng tối ưu, đồng thời phân biệt được thế nào là tuyển dụng bên ngoài và tuyển dụng nội bộ. Nhìn chung việc xây dựng quá trình tuyển dụng chuyên nghiệp là điều hết sức cần thiết để giúp bộ máy nhân sự làm việc hiệu quả, tối ưu, tìm ra ứng viên tốt cho công ty.

Xem thêm:

• Danh sách các công ty Headhunter uy tín tại Việt Nam
• Tham khảo các trang tuyển dụng nhiều lượt truy cập hiện nay