Quản lý tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong mọi công ty và tổ chức. Việc sắp xếp, lưu trữ và truy xuất tài liệu một cách hợp lý và hiệu quả có thể giúp cho công việc trong công ty hoạt động mượt mà và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình quản lý tài liệu và 10 phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí để giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp cho mình.
Trước khi tìm hiểu về quy trình cũng như top 10 phần mềm lưu trữ tài liệu tốt nhất thì bắt buộc chúng ta cần phải biết đến một số thuật ngữ chuyên ngành nhất định. Dưới đây là các thuật ngữ cơ bản mà bất kỳ ai cũng không thể bỏ qua.
Tài liệu là những thông tin, dữ liệu, tài nguyên văn bản hoặc hình ảnh được ghi lại và lưu trữ để sử dụng sau này. Chúng có thể là tài liệu học tập, tài liệu công việc, tài liệu chính trị hoặc tài liệu cá nhân. Tài liệu có thể lưu trữ trên giấy hoặc trên máy tính và có thể được sử dụng để tìm kiếm thông tin, làm việc hoặc ghi lại lịch sử.
Tài liệu điện tử là những tài liệu được lưu trữ và sử dụng trên máy tính hoặc thiết bị điện tử khác như điện thoại, máy tính bảng hay là các phần mềm lưu trữ tài liệu. Chúng cho phép người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu điện tử một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nó còn giúp tiết kiệm không gian và giảm chi phí so với tài liệu giấy. Tài liệu điện tử có thể lưu trữ trên máy tính hoặc trên các dịch vụ lưu trữ điện tử như Google Drive, Dropbox, v.v.
Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử liên quan đến một cá nhân hoặc một tổ chức, được lưu trữ và quản lý trên máy tính hoặc các dịch vụ lưu trữ điện tử. Hồ sơ điện tử có thể bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công việc, tài liệu liên quan đến công việc, v.v. Việc sử dụng hồ sơ điện tử kết hợp với các phần mềm lưu trữ tài liệu giúp cho việc quản lý và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu tình trạng mất cắp hay bị thất lạc tài liệu.
Nguồn của tài liệu có thể là nhiều thứ khác nhau. Tùy thuộc vào nội dung và mục đích sử dụng của tài liệu đó mà có thể chia thành nhiều loại. Nguồn của tài liệu được phân chia theo phần mềm lưu trữ tài liệu có thể bao gồm:
Tùy vào mục đích sử dụng và nội dung của tài liệu, một nguồn cụ thể có thể được sử dụng nhiều lần hoặc được chỉ sử dụng một lần duy nhất.
Lưu trữ hiện hành là quá trình lưu giữ các tài liệu và dữ liệu đang được sử dụng hoặc cần thiết cho hoạt động hàng ngày của một cá nhân hoặc tổ chức. Mục đích của quá trình lưu trữ hiện hành là để dễ dàng truy cập và sử dụng tài liệu và dữ liệu đó khi cần thiết, cũng như để bảo vệ chúng trước các rủi ro mất hoặc hỏng máy tính hoặc thiết bị lưu trữ.
Phương tiện lưu trữ hiện hành bao gồm các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng máy tính, USB, các thiết bị lưu trữ đám mây và các hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hoặc nhiều bên cũng có thể sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu để lưu trữ.
Quy trình quản lý tài liệu chuẩn là một chuỗi các bước khác nhau. Các bước đều được phân tích, đánh giá vô cùng kỹ lưỡng từ các chuyên gia để đảm bảo được hiệu quả tốt nhất trong từng bước triển khai. Quy trình quản lý tài liệu chuẩn cho dù là thủ công hay sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu đều phải trải qua các bước sau đây.
Với sự phát triển của khoa học và công nghệ hiện nay, mọi ngành nghề đều được nghiên cứu và đầu tư những ứng dụng quản lý phù hợp. Và việc quản lý tài liệu cũng không phải là trường hợp ngoại lệ. Hiện nay, bạn có thể tham khảo và sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí dưới đây.
DocEye là một phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử. Nó cho phép người dùng quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ các tài liệu, hồ sơ với nhau một cách dễ dàng và hiệu quả. DocEye cung cấp một giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng, và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp về quản lý tài liệu.
giaduynguyen.com là một trong những phần mềm lưu trữ tài liệu với đầy đủ các chức năng quản lý công văn cũng như nhiều tài liệu khác… Từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa thời gian xử lý. Đặc biệt, nhờ được tích hợp tính năng ưu việt và đặc biệt là giao diện đơn giản dễ dàng sử dụng phần mềm sẽ mang tới cho người dùng từng chức năng cụ thể cho từng mục đích cụ thể.
CloudOffice là một phần mềm quản lý tài liệu điện tử hoàn toàn miễn phí. Nó cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và quản lý các tài liệu của mình một cách dễ dàng và an toàn trên một nền tảng đám mây. Bạn có thể truy cập tài liệu của mình từ bất kỳ nơi đâu với kết nối internet và chia sẻ với những người khác một cách dễ dàng.
GDX là một trong những phần mềm lưu trữ tài liệu dự án. Bên cạnh tính năng file tài liệu cá nhân, tài liệu dự án thì chúng còn có khả năng cung cấp các văn bản, thông tư xây dựng. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp cho người dùng các biểu mẫu thường được sử dụng trong đầu tư, các quy trình làm việc, lối tắt thông minh, khung tài liệu dự án cũng như hệ thống giáo trình vô cùng đầy đủ.
FaceWorks là một phần mềm lưu trữ tài liệu và quản lý hồ sơ tài liệu, cho phép người dùng quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng. Nó cung cấp một giao diện đồ họa thân thiện và các tính năng quản lý tài liệu như lưu trữ, phân loại, gắn nhãn và tìm kiếm tài liệu. FaceWorks có thể giúp doanh nghiệp và cá nhân tăng hiệu quả trong việc quản lý tài liệu của họ.
Codedao.com là phần mềm lưu trữ tài liệu, là công cụ vô cùng đắc lực cho mục đích lưu trữ và tra cứu văn bản. Phần mềm có khả năng hỗ trợ tra cứu mọi văn bản, công văn một cách nhanh chóng và chính xác. Cùng với đó chúng còn giúp lưu trữ công văn kèm theo file đính kèm và đã được mã hóa. Đặc biệt, khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu nhanh chóng giúp bạn không bị lạc mất bất kỳ tài liệu nào.
Khi nhắc tới phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí thì không thể không nhắc tới DMS Lạc Việt. Đây là một phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí. Nó cung cấp một giải pháp tổng quát để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm các tài liệu và hồ sơ của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Đây là lựa chọn hàng đầu giúp doanh nghiệp và cá nhân tăng hiệu quả trong việc quản lý tài liệu của họ mà không cần phải trả phí.
Thêm một phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí mà các bạn nên tham khảo đó chính là C-Office. C-Office là một phần mềm quản lý tài liệu miễn phí cung cấp các tính năng như tạo, sửa đổi, lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Nó có thể sử dụng trên các nền tảng như máy tính, điện thoại và máy tính bảng.
IBOM là viết tắt cho Integrated Bill of Materials, là một công cụ phần mềm lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ dành cho các dự án kỹ thuật. Nó cung cấp một giải pháp tích hợp để quản lý các thông tin về tài nguyên, chi phí và thời gian của dự án. IBOM còn có thể giúp cho các quản lý dự án và nhà thiết kế có thể dễ dàng theo dõi và quản lý các thành phần của dự án một cách hiệu quả.
EFY là một phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử, cung cấp một nền tảng để lưu trữ và quản lý các hồ sơ điện tử một cách hiệu quả và an toàn. Nó có thể sử dụng để quản lý các tài liệu, hồ sơ, giấy tờ và dữ liệu khác, và cung cấp các tính năng như tìm kiếm, sắp xếp, gắn nhãn và chia sẻ hồ sơ. Đây cũng là một trong những lựa chọn hoàn hảo nếu như bạn đang tìm kiếm phần mềm lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp của mình.
Templafy là một phần mềm lưu trữ tài liệu, các file tài liệu được thiết kế cho các công ty và tổ chức. Nó cung cấp một nền tảng cho phép các nhân viên tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu theo chuẩn, đảm bảo tính nhất quán và giữ vững những thông tin chính xác. Templafy có thể tích hợp với các nền tảng văn phòng, như Microsoft Office, và cung cấp các tính năng như quản lý mẫu, cấu hình bảng chữ ký, quản lý biểu tượng và logo, v.v.
Phần mềm lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ Access mang tới cho người dùng khả năng trữ hồ sơ, lưu trữ thông tin nhân sự, hồ sơ cá nhân một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bên cạnh đó, chúng còn cho phép người dùng kiểm tra thông tin nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ in ấn các loại giấy tờ mà bạn không cần sử dụng giấy bút, sổ sách như trước kia.
Đặc biệt, phần mềm còn giúp người dùng truy xuất được cơ sở dữ liệu, những thông tin muốn tìm kiếm. Hơn thế nữa hệ thống đảm bảo tính bảo mật cao, hỗ trợ người dùng mọi thao tác nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, chúng còn có khả năng quản lý cũng như bảo mật các văn bản quan trọng một cách hiệu quả và chất lượng nhất.
XaitPorter là ứng dụng phần mềm lưu trữ tài liệu cung cấp nhiều tính năng linh hoạt và vô cùng hữu ích. Chúng giúp bạn có thể dễ dàng lưu trữ các hồ sơ, dữ liệu ở trên rất nhiều các loại định dạng khác nhau. Đây là giải pháp đám mây để lưu trữ tài liệu mà hiện nay nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm và sử dụng.
Khi trải nghiệm phần mềm bạn sẽ cảm nhận được hệ thống điện toán đám mây được tối ưu hóa cao. Đồng thời chúng còn hỗ trợ bạn theo dõi và quản lý mẫu biểu một cách tối ưu.
Ngoài sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu thì bạn còn có thể quản lý công văn bằng Excel hoàn toàn miễn phí. Dưới đây là chi tiết về quản lý công văn bằng phần mềm excel cũng như những ưu điểm mà chúng mang lại.
Quản lý công văn bằng Excel là một quy trình quản lý tài liệu sử dụng bảng tính Microsoft Excel để lưu trữ và quản lý thông tin về công văn. Sử dụng Excel có thể giúp tổ chức hoặc cá nhân dễ dàng quản lý, theo dõi và tìm kiếm các công văn một cách dễ dàng không kém so với việc sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu.
Ngoài ra, khi sử dụng quản lý công văn bằng excel, chúng còn giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi so sánh, sắp xếp và tìm kiếm công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như ngày tạo, người gửi, trạng thái và nội dung.
Ưu điểm vượt trội khi quản lý công văn bằng excel so với phần mềm lưu trữ tài liệu bao gồm:
Phần mềm lưu trữ tài liệu là một trong những công cụ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua. Hi vọng chia sẻ được tổng hợp và chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn có thêm những thông tin quan trọng về việc lưu trữ tài liệu. Từ đó giúp cho mình có được phương án và lựa chọn phù hợp giúp quản lý tài liệu được hiệu quả nhất. Nếu cần tư vấn thêm bạn có thể để lại email bên dưới để được hỗ trợ tốt nhất.
Xem thêm:
Là một người lãnh đạo, bạn luôn mong muốn có một không gian làm việc chuyên nghiệp, thể hiện đẳng cấp và tạo cảm hứng làm việc. Bàn giám đốc chữ L chính là lựa chọn hoàn hảo để đáp ứng những yêu cầu đó. Cùng Govi tìm hiểu về dòng sản phẩm này ngay […]
Trong không gian sống hiện đại, việc sắp xếp và bảo quản đồ đạc gọn gàng là điều vô cùng quan trọng. Và một trong những vật dụng hữu ích không thể thiếu đó chính là tủ gỗ nhỏ có khóa. Vậy tủ gỗ nhỏ có khóa là gì và tại sao nó lại trở […]
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp làm việc hiệu quả mà không chiếm quá nhiều diện tích? Bạn muốn sở hữu một không gian làm việc hiện đại, tiện nghi ngay tại ngôi nhà của mình? Câu trả lời có thể nằm ở chiếc bàn làm việc treo tường. Vậy bàn làm việc treo […]
Xu hướng làm việc tại nhà và làm việc linh hoạt đang ngày càng phổ biến. Để tạo ra một không gian làm việc tiện nghi và hiệu quả tại nhà, nhiều người đã đầu tư vào các thiết bị hỗ trợ, trong đó có kệ màn hình máy tính. Vậy kệ màn hình có […]
Trong môi trường làm việc hiện đại, ghế xoay văn phòng không tay vịn ngày càng trở thành sự lựa chọn phổ biến của nhiều người. Với nhiều ưu điểm vượt trội, loại ghế này mang đến cho người dùng sự thoải mái nhưng vẫn đảm bảo yếu tố thẩm mỹ. Hãy cùng tìm hiểu […]
Với hơn 10+ năm kinh nghiệm và tư vấn cho hơn 100.000 đối tác, Govi sẽ mang đến cho bạn thiết kế không gian 2D và định hướng không gian 3D miễn phí theo tiêu chí Phù hợp phong cách - Khẳng định chất riêng - Chi phí tối ưu - Đầy đủ tiện ích.
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN/ NHẬN MODEL 3D
SẢN PHẨM QUAN TÂM
Ghế văn phòng
GHẾ GIÁM ĐỐC
GHẾ CÔNG THÁI HỌC
BÀN LÀM VIỆC
BÀN GIÁM ĐỐC
BÀN HỌP VĂN PHÒNG
BÀN NÂNG HẠ THÔNG MINH
Tủ văn phòng
Sofa – bàn trà
Ghế phòng chờ – thư giãn
BÀN GHẾ CAFE- GHẾ BAR
Ghế băng chờ – hội trường
Tủ – giá kệ sắt
Nội thất khác
Không gian văn phòng
Hệ thống Showroom 
Trang chủ
DANH MỤC SẢN PHẨM
SẢN PHẨM QUAN TÂM
GHẾ VĂN PHÒNG
GHẾ GIÁM ĐỐC
GHẾ CÔNG THÁI HỌC
BÀN LÀM VIỆC
BÀN GIÁM ĐỐC
BÀN HỌP
CỤM BÀN LÀM VIỆC
TỦ VĂN PHÒNG
SOFA – BÀN TRÀ
GHẾ PHÒNG CHỜ – THƯ GIÃN
BÀN GHẾ CAFE – GHẾ BAR
BÀN GHẾ ĐÀO TẠO
BÀN NÂNG HẠ THÔNG MINH
GHẾ BĂNG CHỜ – HỘI TRƯỜNG
TỦ – GIÁ KỆ SẮT
NỘI THẤT KHÁC
THƯƠNG HIỆU GOVI
KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG
TÀI NGUYÊN THIẾT KẾ
DỰ ÁN NỔI BẬT
Hợp tác Govi
Chính sách
Tin tức
Liên hệ
