Chi tiết quy trình quản lý tài sản áp dụng cho mọi doanh nghiệp

Các vấn đề về quản lý tài sản trong hoạt động doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng tài sản lớn càng trở nên cấp thiết nhằm tránh xảy ra tình trạng thất thoát tài sản. Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đến một quy trình quản lý tài sản. Trong bài viết dưới đây, cùng Govi tìm hiểu chi tiết các bước để có một quy trình quản lý tài sản hiệu quả nhất.

Tài sản doanh nghiệp là gì?

Có thể hiểu tài sản doanh nghiệp là tất cả các nguồn lực mà doanh nghiệp sở hữu, kiểm soát và sử dụng để thu lợi ích kinh tế trong tương lai. Tài sản này được thể hiện dưới dạng các tài sản hữu hình như thiết bị, máy móc, nhà xưởng, hàng hóa,… hoặc tài sản vô hình như nhãn hiệu, bản quyền, bằng sáng chế.

Hiện nay có rất nhiều cách để phân loại tài sản. Có thể dựa trên nguồn gốc hình thành tài sản, hình thái biểu hiện của tài sản, thời gian sử dụng tài sản, tính chất và đặc điểm của tài sản.

• Về nguồn gốc hình thành: Tài sản của doanh nghiệp có thể trở thành tài sản được tài trợ bởi vốn nợ hoặc tài sản mà doanh nghiệp được tài trợ bởi vốn của chủ sở hữu doanh nghiệp.
• Về hình thức biểu hiện: Tài sản của doanh nghiệp bao gồm tài sản vô hình và tài sản hữu hình.
• Về thời gian sử dụng: Tài sản được chia thành hai loại là tài sản có thể sử dụng dài hạn và tài sản chỉ có thể sử dụng trong thời gian ngắn.
• Về đặc điểm: Với tính chất lặp đi lặp lại, luân chuyển và tuần hoàn, có thể chuyển tài sản thành tài sản cố định hoặc tài sản lưu động. Đây cũng là cách phân loại được sử dụng nhiều và phổ biến nhất hiện nay.

Thế nào là quản lý tài sản doanh nghiệp?

Quản lý tài sản tên tiếng Anh là Asset Management, một thuật ngữ được hiểu khá rộng. Nó đề cập đến việc giám sát bất kỳ hệ thống nào áp dụng cho tài sản hữu hình hoặc vô hình. Dưới góc độ pháp lý, khái niệm này được hiểu là việc gìn giữ, đảm bảo tài sản không bị mất mát và hao hụt (trừ hao mòn tự nhiên).

Nhờ vào quy trình này mà bộ phận lãnh đạo và quản lý có thể nhanh chóng kiểm soát được tình trạng hiện thời của tài sản. Từ đó đưa ra các biện pháp xử lý, giải quyết hiệu quả, xác định chính xác chất lượng và độ hữu ích của chúng để tiến hành phát triển hoặc thanh lý theo quy định. Đồng thời, tính toán được tỷ lệ khấu hao cụ thể cho tổng thể bộ máy doanh nghiệp.

Xây dựng và phát triển công ty dần có những bước tiến cao hơn, xa hơn trên thị trường thì người lãnh đạo, quản lý phải để tâm đến nguồn tài sản và những kết quả hiện có. Lúc này, cơ chế quản lý tài sản trong doanh nghiệp xuất hiện chính là phương án hiệu quả nhất để giữ gìn, bảo vệ và phát triển chúng song song với quy trình vận hành công ty.

Quản lý tài sản trong doanh nghiệp gồm những công việc gì?

Nắm giữ vai trò và tác động không nhỏ đến hoạt động của công ty, tổ chức nên có thể hiểu vì sao quản lý tài sản trong doanh nghiệp lại mang trong mình nhiều nhiệm vụ và công việc. Mục đích để đảm bảo cho các tài sản thuộc quyền sở hữu luôn được bảo vệ tối đa. Đồng thời hoạt động hết công suất để mang lại lợi nhuận, lợi ích chung cho tập thể. Về cơ bản, các hoạt động quản lý tài sản doanh nghiệp sẽ bao gồm:

– Quản lý sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản: Người chịu trách nhiệm quản lý tài sản luôn cần phải quan sát và kiểm tra kỹ lưỡng, thường xuyên hiện trạng của tài sản. Mục đích nhằm bảo dưỡng, sửa chữa tài sản để chúng luôn hoạt động hết công suất và đáp ứng đầy đủ điều kiện, yêu cầu của quá trình cấu thành sản phẩm.

– Quản lý đầu tư tài sản: Các hoạt động như mua sắm, nâng cấp để đảm bảo năng suất cũng như chất lượng vận hành của tài sản phải thường xuyên được thực hiện.

– Thường xuyên đánh giá, kiểm tra chất lượng tài sản: Với mỗi doanh nghiệp đây là việc làm cực kỳ quan trọng. Sau mỗi lần kiểm kê và đánh giá trực quan về chất lượng, người chịu trách nhiệm quản lý sẽ có cho mình cái nhìn cụ thể và rõ ràng thông qua số liệu, báo cáo. Từ đó, quản lý và lãnh đạo có thể nắm rõ về tình hình hao hụt, thiếu sót hay mất mát của tài sản để có phương hướng xử lý phù hợp.

– Quản lý khẩu hao tài sản: Mỗi một loại tài sản sẽ có mức khấu hao nhất định. Thông qua quá trình quản lý tài sản thường xuyên và kỹ lưỡng, quản lý sẽ xác định được việc tài sản này có nên đổi để phù hợp với tính chất sản xuất của công ty không. Nếu như có thì cần chuẩn bị phương án tài chính như nào.

– Thanh lý tài sản: Đối với các tài sản đã bị hỏng hóc hoặc không đáp ứng được yêu cầu về thời đại thì thanh lý tài sản là hoạt động cần thiết.

Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Tài sản là tất cả những nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát, nắm giữ và có thể thu được lợi ích kinh tế từ việc sử dụng tài sản đó. Về quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm

Việc lên kế hoạch là bước đầu tiên trong chu trình quản lý tài sản của doanh nghiệp. Bước đầu tiên này giúp doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn cho mình tài sản phù hợp, cần thiết nhất. Bên cạnh đó cũng giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng tài sản dự tính mà mình cần bổ sung, tránh lãng phí khi mua những tài sản không cần thiết.

Trong quá trình lập kế hoạch, việc trích xuất số lượng tài sản đang có là việc rất khó khăn. Nếu áp dụng hệ thống phần mềm quản trị sẽ giúp doanh nghiệp biết được tài sản nào đang thiếu hụt cần bổ sung. Từ đó lên kế hoạch chi tiết và phân bổ dòng tiền để mua sắm tài sản cho hợp lý.

Ví dụ: Phòng kinh doanh cần mua một lô máy tính mới để thay thế. Đại diện phòng chỉ cần nhập thông tin về tài sản, mã tài sản, số lượng và đơn giá lên mục kế hoạch mua sắm trên phần mềm. Tại đây, các bộ phận được phân quyền có thể xem xét, lên kế hoạch để trình duyệt. Các cấp lãnh đạo có thể truy cập để theo dõi và phê duyệt nhanh chóng.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản của mình

Bước mua sắm sau khi đã hoàn thành, doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật số tài sản để kịp thời quản lý, theo dõi và sử dụng. Việc cập nhật thủ công trên Exel với số lượng nhỏ sẽ đơn giản, nhưng nếu với số lượng lớn sẽ rất mất thời gian và dễ xảy ra sai xót. Do đó, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý tài sản để đảm bảo giảm thiểu sai xót trong khi nhập.

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Đối với các loại tài sản như công cụ lao động hay tài sản cố định, chủ doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất tài sản để đưa tài sản đó vào sử dụng, vận hành. Doanh nghiệp sẽ nhận về lợi ích rất lớn khi thực hiện chi tiết và đầy đủ bước này. Đó là việc thu hồi hoặc thanh lý tài sản sau này trở nên đơn giản hơn nhiều.

Doanh nghiệp cần theo dõi xuyên suốt trong quá trình sử dụng tài sản. Vậy nên đòi hỏi người kiểm soát tài sản phải có công cụ hỗ trợ đắc lực để tránh tình trạng mất kiểm soát về thông tin tài sản.

Ví dụ: Phòng hành chính xuất các thiết bị máy chiếu cho các phòng ban khác để sử dụng. Lúc này, phòng hành chính cần nhập tên thiết bị hoặc mã thiết bị lên trên hệ thống. Tất cả thông tin của thiết bị sẽ hiện ra và chỉ cần chọn thiết bị muốn xuất và điền các thông tin như ngày xuất, phòng ban sử dụng,…

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Tài sản sau một khoảng thời gian sử dụng sẽ bị hao mòn, hư hỏng hoặc trường hợp người lao động nghỉ việc, công cụ lao động được thu hồi lại. Ngoài ra, có thể thực hiện sửa chữa tài sản nếu hư hỏng và để sử dụng cho những lần sau.

Ví dụ: Khi công ty có nhân viên xin nghỉ và phải bàn giao lại các tài sản đã được giao trước đó. Lúc này bộ phận nhân sự sẽ nhập thông tin về tài sản đã cấp cho nhân viên đó vào phần mềm quản lý tài sản. Tất cả các thông tin về tài sản đó như tên tài sản, mã tài sản, bộ phận sử dụng, nguyên giá, trạng thái tài sản ban đầu,… sẽ hiển thị ra. Bộ phận nhân sự sau đó tiến hành thu hồi lại tài sản.

Bước 5: Thanh lý tài sản

Sau một thời gian sử dụng tài sản bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục hồi hoặc lỗi kỹ thuật, lỗi thời. Hay đơn giản là doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng đến nữa thì tiến hành bán lại hoặc nhượng cho một chủ thể khác.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Cứ định kỳ hàng năm và theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải tổ chức các đợt kiểm kê nhất định. Mục đích của việc kiểm tra để rà soát, đối chiếu tình trạng tài sản của mình.

Ngoài ra, việc kiểm kê còn được thực hiện để tổng hợp trong các báo cáo về tài chính của doanh nghiệp. Bước này thường chiếm khá nhiều thời gian và công sức do phải tập hợp số liệu từ nhiều phòng ban khác nhau, sau đó tiến hành tổng hợp lại và trình lên cấp trên.

Ví dụ: Cuối năm, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê tài sản. Để kiểm kê, bộ phận kế toán hoặc hành chính sẽ cần phải lập bảng gồm có ngày kiểm kê, đợt kiểm kê, phòng ban kiểm kê, người phụ trách, loại tài sản,…

5 phần mềm quản lý tài sản miễn phí tốt nhất

Để tránh tài sản bị thất thoát trong quá trình sử dụng và lưu trữ được hiệu quả thì việc sử dụng các phần mềm quản lý tài sản sẽ là lựa chọn tối ưu nhất. Dưới đây là 5 phần mềm quản lý tài sản miễn phí tốt nhất mà bạn có thể tham khảo.

gAMSPro

Đây là hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung. gAMSPro mang đến giải pháp tổng thể giúp các doanh nghiệp, tổ chức giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới quản lý tài sản, phân tích hiệu năng sử dụng, hiệu quả đầu tư tài sản cố định, công cụ dụng cụ chỉ trên một hệ thống duy nhất.

Faceworks

Phần mềm Faceworks là một trong những phần mềm nổi bật của hệ thống cung cấp phần mềm TIT Faceworks được dựa trên các công nghệ tiên tiến nhất hiện nay. Faceworks cho phép người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi, không cần cài đặt, truy cập nhanh trên các trình duyệt web, dễ dàng sử dụng trên mọi thiết bị.

Hinet

Là phần mềm quản lý tài sản dành cho doanh nghiệp, Hinet còn biết đến là công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp sử dụng quản lý được đầy đủ, chi tiết các tài sản đã đầu tư mua sắm một cách hiệu quả, chính xác. Một số tính năng nổi bật của phần mềm này như quản lý toàn bộ tài sản hiện có, quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh, quản lý các thuộc tính của tài sản, đánh giá tài sản,…

GiaiPhapTot

Đây là phần mềm quản lý tài sản, thiết bị, vật tư miễn phí cho doanh nghiệp với các chức năng như quản lý nhà cung cấp, tài sản, in mã vạch, nhập và xuất kho, giao và nhận tài sản, chuyển tài sản cùng nhiều chức năng khác. Phầm mềm này giúp tối ưu trong việc quản lý tài sản cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giao diện của GiaiPhapTot thân thiện và dễ sử dụng.

MISA AMIS

Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả sử dụng tài sản. Người dùng dễ dàng tra cứu tình hình sử dụng, số lượng tài sản ở từng bộ phận, vị trí để điều chuyển và phân bổ cho hợp lý. Đồng thời tối đa hóa giá trị sử dụng của tài sản, nắm bắt tức thời trạng thái để nâng cấp, sửa chữa. Chủ động bảo dưỡng đúng hạn, đảm bảo tài sản luôn vận hành ở chế độ tốt nhất.

Quy trình quản lý tài sản giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng được xem như là thước đo đánh giá mức độ phát triển và quy mô hạ tầng của doanh nghiệp đó. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ ở trên sẽ giúp ích được cho các bạn.

Xem thêm:

• Tham khảo quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học cho doanh nghiệp
• Tìm hiểu 10 phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí