Quỹ lương là gì? 5 Bước xây dựng quỹ lương doanh nghiệp

Trước khi đi vào hoạt động của một doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với câu hỏi liên quan đến nguồn ngân sách như: “Quỹ lương là gì?”. Đây là một vấn đề quan trọng, thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về bản chất và cách xây dựng quỹ lương cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết cho bạn về vấn đề này.

Khái niệm quỹ tiền lương là gì?

Quỹ lương là gì? – Quỹ lương (hay còn gọi là Quỹ tiền lương) là quỹ tiền do một tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp lập nên theo quy định của pháp luật. Quỹ tiền này thường được dùng để chi trả tiền lương, tiền công khi đến kỳ hạn trả lương cho tất cả các lao động do tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp đó quản lý.

Tổng quỹ lương chính là toàn bộ số tiền lương mà tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp đó phải chi trả công cho tất cả các lao động thuộc quyền quản lý và sử dụng.

Thành phần của quỹ lương thường bao gồm nhiều khoản như lương cứng, lương thưởng, phí trợ cấp, … Thế nhưng, đối với người lao động thì khoản chủ yếu là tiền lương trả theo thời gian lao động thực tế. Dựa trên quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh, quỹ tiền lương của doanh nghiệp được chia thành hai loại cơ bản như sau:

• Tiền lương chính là khoản thu nhập cơ bản mà người lao động nhận được cho công việc họ hoàn thành trong thời gian làm việc chính thức. Đây là khoản lương cốt lõi, được quy định dựa trên các yếu tố như: tiền lương dựa theo cấp bậc, phụ cấp và các loại tiền thưởng trong quá trình làm việc của nhân sự.
• Tiền lương phụ là khoản thu nhập dành cho người lao động trong thời gian họ nghỉ làm nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định. Tiền lương phụ bao gồm: tiền lương nghỉ phép, tiền lương đi làm nghĩa vụ xã hội, tiền lương đi học – đi họp, tiền lương trả người lao động trong thời gian ngừng sản xuất.

Quỹ tiền lương thực hiện là gì?

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả cho nhân viên trong năm quyết toán, tính đến thời hạn cuối nộp hồ sơ quyết toán dựa theo quy định. Nói cách khác, đây là con số phản ánh chính xác số tiền lương mà doanh nghiệp đã “bỏ ra” để trả cho nhân viên trong một năm cụ thể.

Quỹ tiền lương thực hiện này không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương năm trước đã chi trong năm quyết toán thuế.

Những yếu tố cơ bản để xây dựng quỹ tiền lương

Số lao động

Để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhân lực chính là một nhân tố quan trọng. Số lượng lao động có thể sẽ tăng hoặc giảm nếu một trong số các yếu tố như: khối lượng sản xuất, lượng công việc, thời gian làm việc thay đổi. Vì thế, việc tăng hoặc giảm số lượng lao động sẽ gây ảnh hưởng lớn tới quỹ tiền lương.

Mức tiền lương bình quân thị trường

Mức lương bình quân thị trường là một yếu tố có ảnh hưởng lớn tới quỹ tiền lương của doanh nghiệp.

Thực tế, mức lương bình quân của mỗi vị trí và ban ngành sẽ không cố định mà luôn thay đổi dựa trên nhu cầu và xu hướng của thị trường ở từng khu vực, địa phương.

Ngoài ra, việc tăng lương theo quy định của pháp luật hoặc tăng lương và phụ cấp dựa theo kinh nghiệm làm việc cũng khiến cho mức lương bình quân của người lao động tăng lên hoặc giảm xuống. Những điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quỹ tiền lương.

Mục tiêu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tăng hoặc cắt giảm số lượng lao động và lương thưởng khi mục tiêu, định hướng kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi theo tình hình kinh tế chung, nhằm phù hợp với mục tiêu đã đề ra trước đó.

Các bước để xây dựng quỹ lương cho doanh nghiệp

Để xây dựng quỹ tiền lương, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các tiêu chí sau: pháp luật, công bằng, minh bạch, được công khai với toàn bộ nhân viên và phải có tính cạnh tranh với thị trường.

Bước 1: Xác định quỹ lương và doanh thu

Ở giai đoạn này, ban lãnh đạo của công ty sẽ cùng với bộ phận nhân sự tính toán các khoản doanh thu, lợi nhuận trong năm để xác định được quỹ lương tổng trước khi xây dựng quy chế lương thưởng.

Dựa theo số liệu của năm cũ, doanh nghiệp sẽ tính cho năm tiếp theo. Để đảm bảo sự công bằng, có tính cạnh tranh với thị trường, mức điều chỉnh hoặc sự thay đổi có thể được cho phép bao nhiêu phần trăm trên cơ cấu giá thành.

Bước 2: Xác định hình thức trả lương

Hình thức trả lương trong doanh nghiệp thông thường là trả lương theo thời gian, trả lương khoán và trả lương theo sản phẩm.

Ngoài ra, có những công ty có thể kết hợp nhiều hình thức trả lương, miễn sao có quy định rõ ràng trong quy chế lương thưởng.

Bước 3: Xây dựng hệ thống chức danh

Đa phần các doanh nghiệp Việt Nam thường sẽ gộp các chức danh công việc có tính tương đương với nhau thành 1 nhóm để xác định mức lương. Do đó, hình thức này chưa chuẩn và thiếu tính chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, ở các tập đoàn lớn hay các doanh nghiệp nước ngoài sẽ có luôn một hệ thuống các chức danh và cấp bậc vô cùng bài bản, kèm theo đó là quy chế lương tương ứng. Thay vì dựa vào cảm tính như các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, việc áp dụng hệ số lương chuẩn cũng giúp các doanh nghiệp lớn xác định mức lương một cách chính xác hơn.

Bước 4: Xây dựng cơ cấu đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Đối với những doanh nghiệp thường xuyên áp dụng hệ thống đánh giá công việc để chi trả lương thưởng hàng tháng, việc xây dựng quy chế lương thưởng với các tiêu chí cụ thể và rõ ràng đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Một số doanh nghiệp sẽ quy kết quả hoàn thành công việc theo hệ số từ 0.8 đến 1.2 rồi nhân trực tiếp vào lương cứng của người lao động. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo phương pháp chia lương thành hệ số lương 3P.

Bước 5: Ban hành, áp dụng và điều chỉnh

Trước khi áp dụng quy chế tính lương thưởng mới, hãy thử nghiệp với dữ liệu 3 tháng gần nhất để đánh giá hiệu quả so với quy chế cũ. Bởi khi xây dựng bất kỳ một loại quy chế lương thường nào thường cũng sẽ khó tránh khỏi sai sót.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tiếp nhận những ý kiến đóng góp, phản hồi của nhân viên. Liên tục cải tiến, điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế, tránh gây ra sự bất mãn cho người lao động.

Những yêu cầu khi xây dựng quy chế trả lương

Tuân thủ quy định của pháp luật

Doanh nghiệp cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về quy chế tiền lương cho người lao động.

Mức lương tối thiểu, lương theo chế độ và đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân… là một số vấn đề mà các doanh nghiệp cần chú ý.

Quy chế lương phải rõ ràng, dễ hiểu

Người lao động là đối tượng chính của quy chế trả lương, do đó họ có quyền được hiểu rõ cách thức tính lương. Chính vì vậy, các nguyên tắc và công thức tính lương cần được trình bày dễ hiểu và có giải thích rõ ràng, cụ thể.

Đảm bảo tính công bằng, minh bạch

Hệ thống trả lương cần phải phản ánh chính xác và đầy đủ về tính chất công việc, năng lực làm việc và hiệu quả của người lao động,

Trong trường hợp nếu người lao động cảm thấy mức lương nhận được không thỏa đáng, họ sẽ bất mãn, thậm chí ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty.

Tính cạnh tranh của tiền lương

Quy chế trả lương cần phải đảm bảo mức lương cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời thúc đẩy động lực cho người lao động.

Kết luận

Trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, quỹ lương đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có một quỹ lương hợp lý, được xây dựng và quản lý hiệu quả sẽ tạo động lực cho người lao động, thu hút nhân tài, góp phần nâng cao năng suất lao động và thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.