07 phần mềm quản lý kho dễ dàng, hiệu quả nhất hiện nay

Thông qua việc sử dụng các phần mềm quản lý kho tiện lợi, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa những sai sót trong khâu kiểm soát tình trạng hàng hóa. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng Govi điểm danh ngay 07 phần mềm hiệu quả nhất!

Giới thiệu về phần mềm quản lý kho

Để hiểu rõ về phần mềm quản lý kho hàng, trước hết, chúng ta cần nắm được định nghĩa, tác dụng cũng như tính năng của loại sản phẩm này!

Định nghĩa

Phần mềm quản lý hàng hóa là công cụ hữu dụng giúp các doanh nghiệp thực hiện chức năng kiểm soát kho hàng theo hành động logic, quy trình nhằm theo dõi, quản lý việc bán sản phẩm, mua nguyên liệu, xuất/nhập kho, lưu trữ, tồn kho, sản xuất,… hiệu quả. Thông thường, những công ty hoạt động trong ngành bán lẻ, xây dựng,… sẽ ưu tiên sử dụng phan mem quan ly kho.

Tác dụng của phần mềm quản lý kho

Ngay từ khi ra đời, phần mềm quản lý hàng hóa đã chứng minh được tầm quan trọng của mình thông qua hàng loạt vai trò như sau:

Tiết kiệm thời gian và công sức

Chi phí về thời gian và công sức để quản lý toàn bộ sản phẩm mà doanh nghiệp cần bỏ ra là vô cùng lớn. Theo đó, nếu sử dụng các phần mềm kho, họ có thể tiết kiệm được tối đa phần chi phí này, góp phần giúp quá trình quản lý hàng hóa trở nên đơn giản, dễ dàng hơn cũng như hạn chế tối đa rủi ro, sai sót không đáng có.

Tăng tính chính xác và độ tin cậy

Đa số các phần mềm quản lý sản phẩm kho đều được tích hợp tính năng đo đếm, quy đổi hàng hóa chính xác và đáng tin cậy, từ đó giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng hàng trong kho của mình. Cùng với đó, mỗi nhân viên cũng sẽ có thể kiểm soát thông tin xuất/nhập kho cũng như các loại sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.

Giảm thiểu sai sót và mất mát hàng hóa

Phần mềm kiểm soát hàng hóa kho được sáng tạo dựa trên các thuật toán đặc thù nhằm tối ưu phương án di chuyển hàng hóa, quy trình lấy hàng và tự động hóa chính xác những mặt hàng được xử lý. Trong trường hợp đơn vị vận chuyển không xử lý đơn hàng, phần mềm sẽ hỗ trợ tính toán dựa trên thời gian vận chuyển và khối lượng nhận để giảm thiểu tối đa thời gian vận chuyển, tăng hiệu quả vận hành kho.

Với tính năng này, toàn bộ dữ liệu sản phẩm trong kho (kích thước, trọng lượng,…) của doanh nghiệp cũng sẽ được nhập vào phần mềm để xử lý, đảm bảo không xảy ra bất cứ vấn đề sai sót hay mất mát hàng hóa đáng tiếc nào.

Định vị nhanh chóng và chính xác vị trí của sản phẩm trong kho

Ưu thế nổi bật nhất của phần mềm quản lý kho chính là định vị nhanh chóng và chính xác vị trí sản phẩm trong kho, giúp tối ưu hóa thời gian tìm kiếm. Cụ thể, công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp:

• Bố trí thiết bị, nhân công hiệu quả.
• Kiểm tra hàng hóa, xử lý nhập kho nhanh chóng hơn.
• Lưu trữ hàng hóa đúng vị trí.
• Hiển thị tình trạng tồn kho chính xác.
• Ghi lại hình ảnh trạng thái hàng hóa.
• Dán và in nhãn đơn giản lên lô hàng không còn giá trị sử dụng.

Cải thiện quy trình và tăng hiệu suất công việc

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất đều cần nhờ tới sự trợ giúp của phần mềm kiểm soát hàng hóa kho. Việc áp dụng giải pháp này có thể góp phần gia tăng khả năng cạnh tranh, năng suất lao động cũng như cải thiện quy trình bán hàng hiệu quả, đem lại cho đối tác sự tin tưởng, hài lòng và mở ra cho tổ chức nhiều cơ hội hợp tác mới trong tương lai.

Các tính năng nâng cao của phần mềm quản lý kho

Bên cạnh các công dụng cơ bản kể trên, phần mềm kiểm soát kho sản phẩm còn sở hữu nhiều tính năng nâng cao bao gồm:

Tích hợp hệ thống barcode

Việc phần mềm quản lý hàng hóa kho được tích hợp thêm hệ thống barcode sẽ giúp doanh nghiệp thu thập được nhiều thông tin về sản phẩm chỉ bằng 01 lần quét. Thông thường, một barcode tiêu chuẩn sẽ cho phép lưu trữ khoảng 25 ký tự. Tuy nhiên, barcode trong các phần mềm kho có thể chứa số lượng ký tự nhiều hơn 100.

Theo đó, lượng thông tin được mã hóa trong đây cũng được hệ thống quản lý một cách an toàn. Ngoài ra, barcode còn tích hợp lên tới 03 cấp độ phát hiện lỗi. Đặc điểm này có thể hỗ trợ đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được cả những lỗi cực kỳ nhỏ.

Kết nối với thiết bị di dộng

Một số công cụ quản lý kho nâng cao cho phép người dùng có thể dễ dàng sử dụng mọi lúc, mọi nơi chỉ với 01 thiết bị di động kết nối Internet (điện thoại thông minh, laptop, máy tính bảng,…).

Tích hợp hệ thống phân tích dữ liệu

Phần mềm kiểm soát hàng trong kho được tích hợp hệ thống phân tích dữ liệu, cho phép doanh nghiệp quản lý chi tiết, đầy đủ thông tin về sản phẩm (giá trị, tên, mã số,…). Bên cạnh đó, những giấy tờ, hóa đơn liên quan cũng sẽ được lưu trữ đầy đủ nhằm hỗ trợ công ty trong trường hợp xảy ra vấn đề về mặt pháp lý.

Hỗ trợ tính toán dự báo tồn kho

Một số phần mềm quản lý hàng hóa kho cao cấp có thể được tích hợp tính năng cập nhật hàng tồn để ngăn ngừa xảy ra vấn đề tồn đọng quá nhiều sản phẩm. Không chỉ vậy, hệ thống còn tự động tạo cảnh báo qua email, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp.

Có thể nói, sự xuất hiện của kho phần mềm miễn phí quản lý là một bước cải tiến lớn, mở ra tương lai kiểm soát kho hàng mà không cần dùng đến giấy tờ cũng như gia tăng tính chính xác và độ tin cậy trong dự báo sản phẩm tồn đọng lên tới 99%.

Tích hợp API, Webhook kết nối các ứng dụng bên thứ 3

Ngoài tính năng nâng cao trong phần mềm quản lý kho, chức năng cho phép lấy API và Webhook sẽ cho phép bạn tích hợp các tính năng quản lý kho lên các phần mềm khác giúp tối ưu công việc trong vận hành kinh doanh. Chẳng hạn như tích hợp tồn kho lên website, cho phép khách hàng chỉ mua được các sản phẩm còn tồn trong kho mà thôi. Đồng thời chúng ta cũng biết được các sản phẩm nào đang được khách hàng ưa chuộng nhưng đã hết hàng…

Quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel

Việc kiểm soát tốt lượng hàng hóa nhập/xuất và tồn kho có thể giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch cân đối, phân phối sản phẩm một cách hợp lý, kịp thời, đặc biệt là với những công ty sản xuất sở hữu kênh phân phối rộng. Theo đó, quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel sẽ phát huy tính toàn năng của công cụ khi hỗ trợ người dùng cập nhật thông tin hàng hóa, tính toán số lượng cũng như theo dõi báo cáo dễ dàng.

Thông thường, file quản lý kho hàng bằng Excel bao gồm một số trường thông tin cơ bản như sau:

• Thời gian xuất/nhập hàng hóa.
• Ngày sản xuất của hàng hóa.
• Hạn sử dụng của hàng hóa.
• Số chứng từ của hàng hóa (nếu có).
• Mã hàng hóa.
• Tên hàng hóa.
• Số lượng hàng hóa.
• Đơn vị tính hàng hóa.
• Giá vốn hàng hóa.
• Giá bán hàng hóa.
• Thành tiền.
• …

Ngoài ra, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hàng hóa, thành phẩm đầu cuối cũng như nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, bảng tính Excel để quản lý kho sẽ có thể mang tính phức tạp và chứa đựng nhiều trường thông tin hơn. Chi tiết về bảng quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel, doanh nghiệp có thể download tại đây:

Mẫu quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel 01.

Mẫu quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel 02.

Mẫu quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel 03.

Mẫu quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel 04.

Mẫu quản lý kho hàng miễn phí bằng Excel 05.

Các phần mềm quản lý kho phổ biến hiện nay

Mặt khác, khi lượng thông tin về hàng hóa cần quản lý quá lớn, gây ra nhiều sự phức tạp trong tính toán và không thể tiếp tục sử dụng bảng tính Excel, các doanh nghiệp có thể lựa chọn dùng một số phần mềm chuyên biệt để quản lý kho sau đây:

Phần mềm quản lý kho hàng Sapo POS

Sapo POS là sản phẩm kiểm soát kho chủ đạo của Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo – đơn vị chuyên phát triển nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh uy tín hàng đầu thị trường Việt. Phần mềm ra đời nhằm thực hiện mục tiêu hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa mọi hoạt động trong quản lý kho như tồn kho, hàng hóa, đơn hàng, nhân viên, báo cáo bán hàng cụ thể tại Facebook và cửa hàng,…

Sapa POS đặc biệt phù hợp với nhóm khách hàng là các chuỗi cửa hàng, chủ cửa hàng bán lẻ,…; hỗ trợ quản lý từ khâu nhập hàng đến bán hàng, xuất kho và báo cáo để giúp người dùng có thể tiết kiệm lên tới 80% chi phí về nhân sự, thời gian.

Phần mềm quản lý kho hàng và bán hàng KiotViet

Phần mềm quản lý kho hàng và bán hàng KiotViet được phát hành để dành riêng cho các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam. Thông qua loạt chỉ số được cập nhật thời gian thực liên tục trên ứng dụng, chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn trong kho. KiotViet cam kết khi sử dụng phần mềm, tỷ lệ thất thoát hàng hóa sẽ giảm 30%.

Bên cạnh việc hỗ trợ đa thiết bị (máy tính, điện thoại, hóa đơn, máy in mã vạch – hóa đơn,…), KiotViet còn giúp doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ thông tin hàng hóa trên nền tảng điện toán đám mây; phân nhóm khách hàng triệt để; tạo, quản lý chương trình khuyến mại; theo dõi hoạt động kinh doanh dễ dàng,…

Hiện nay nội thất văn phòng Govi cũng đang sử dụng phần mềm KiotViet để quản lý kho hàng hiệu quả.

Phần mềm quản lý kho hàng Odoo

Phần mềm quản lý kho hàng Odoo được trang bị nhiều chức năng ưu việt như quản lý mối quan hệ với khách hàng, quản lý điểm bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý dự án, quản lý kinh doanh,…

Thông qua Odoo, chủ doanh nghiệp cũng có thể kiểm soát đồng thời nhiều kho bãi, lập kế hoạch nguồn nguyên liệu hoàn chỉnh và định tuyến sản phẩm trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng để đẩy nhanh quá trình hoàn thiện đơn.

Phần mềm quản lý kho hàng Suno

Suno được xem như “cánh tay phải” vô cùng đắc lực của nhiều chủ doanh nghiệp trong việc quản lý mọi mặt cửa hàng (tính tiền bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý thu chi, chăm sóc khách hàng, phân tích kết quả kinh doanh,…). Với Suno, ngay cả những người dùng không rành về máy tính cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm.

Phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn Adaline

Adaline là phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn đa năng nhờ sở hữu hàng loạt ưu điểm như:

• Nhập dữ liệu đơn giản chỉ bằng vài bước thực hiện.
• Đa dạng hóa phương thức nhập liệu theo mục đích kinh doanh và mặt hàng.
• Đáp ứng đầy đủ nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp (tra cứu thẻ kho, thời gian xuất/nhập hàng, số lượng hàng tồn, số lượng vật tư, số lượng hàng hóa,…).
• Lưu trữ mọi thông tin theo thời gian thực.
• …

Phần mềm quản lý ERP và kho hàng Netsuite

Phần mềm quản lý ERP và kho hàng Netsuite là sản phẩm được phát triển bởi Công ty Suite Cloud – đơn vị tập hợp những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, triển khai giải pháp phần mềm và ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình tối ưu hóa hệ thống vận hành cho doanh nghiệp.

Netsuite là giải pháp hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất, sỉ lẻ, CRM, E-Commerce,… với hàng loạt tính năng nổi bật bao gồm quản lý kho, quản lý đơn hàng, quản lý dự án, quản lý sản xuất,… Phần mềm có thể sử dụng trên đa nền tảng như Android, iOS, điện toán đám mây,…

Phần mềm quản lý kho MISA

Công cụ quản lý hàng hóa trong kho MISA là “trợ thủ” đắc lực chuyên hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hàng hóa cùng mọi hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả. Sử dụng MISA, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa chi phí về nhân sự.

Đồng thời, độ chính xác trong khâu quản lý cũng sẽ được tối ưu hơn. Sở hữu giao diện đơn giản, thân thiện, người dùng sẽ không cần mất quá nhiều thời gian để thao tác, làm quen với phần mềm.

Các lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý kho

Với hàng loạt ưu thế kể trên, có thể khẳng định rằng phần mềm quản lý hàng hóa giữ vị trí vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để việc triển khai và sử dụng loại công cụ này đạt hiệu quả tối ưu nhất, người dùng cũng cần lưu ý tới một số vấn đề dưới đây:

Lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô kho

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp khác nhau sẽ có quy trình quản lý kho đặc thù. Nói cách khác, quy trình này chính là kết quả sau một khoảng thời gian tích lũy kinh nghiệm của từng doanh nghiệp và hàm chứa trong đó cả lợi ích kinh doanh. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý hàng hóa, doanh nghiệp hãy tìm kiếm những sản phẩm phù hợp với nhu cầu và quy mô kho của mình.

Có kế hoạch triển khai và đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm

Việc triển khai kế hoạch đào tạo nhân viên sử dụng công cụ kiểm soát hàng hóa trong kho cần xuất phát từ cả hai phía là doanh nghiệp và nhà cung cấp. Đặc biệt, nhà quản trị của doanh nghiệp sẽ cần chú trọng đốc thúc, động viên bộ phận nhân sự kho tham gia đầy đủ các buổi triển khai; đồng thời tích cực tham gia đóng góp ý kiến để đạt được hiệu quả đào tạo cao nhất.

Quản lý và bảo trì hệ thống thường xuyên để đảm bảo hoạt động ổn định

Bên cạnh việc chỉ đơn thuần sử dụng các công cụ quản lý hàng hóa kho, mỗi doanh nghiệp còn cần lưu ý thường xuyên quản lý, bảo trì hệ thống để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định; tránh trường hợp không khắc phục lỗi phần mềm kịp thời, gây nên những sai lầm đáng tiếc trong việc kiểm soát sản phẩm.

Tổng kết

Nhìn chung, phần mềm quản lý kho chính là công cụ hữu ích giúp tăng hiệu quả kiểm soát kho hàng cũng như giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Hy vọng rằng thông qua bài viết Govi mang đến ngày hôm nay, bạn cũng sẽ tìm được cho công ty của mình một công cụ phù hợp!