Onboarding là gì? Quy trình Onboarding 03 bước cực hiệu quả

Chia sẻ trên :
10-01-2024 382 lượt xem

Khi hiểu rõ khái niệm Onboarding là gì, doanh nghiệp sẽ có thể áp dụng quy trình này một cách hiệu quả để giúp nhân sự mới làm quen và hòa nhập vào môi trường tập thể nhanh chóng hơn. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng Govi đi tìm hiểu chi tiết về phương pháp triển khai Onboarding sao cho chính xác cũng như tạo được ấn tượng tốt đẹp nhất cho ứng viên!

Onboarding là gì?

Onboarding là gì? Onboarding là thuật ngữ của ngành Nhân sự, dùng để đề cập tới những hoạt động giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường công ty hơn. Trong quá trình đào tạo, nhân viên mới sẽ có cơ hội tiếp xúc và làm quen với văn hóa của doanh nghiệp, đồng thời hiểu rõ hơn về cách thức triển khai công việc. Đặc biệt, Onboarding còn hỗ trợ nhà quản lý tạo niềm tin với cấp dưới hiệu quả.

Onboarding là một thuật ngữ quen thuộc trong ngành Nhân sự
Onboarding là một thuật ngữ quen thuộc trong ngành Nhân sự

Sự khác biệt giữa HR Onboarding và Customer Onboarding là gì?

Mặc dù là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, vậy nhưng HR Onboarding và Customer Onboarding lại thường bị nhầm lẫn. Dưới đây, chúng ta hãy cùng điểm qua một số khác biệt rõ rệt giữa hai thuật ngữ này:

Tiêu chí

HR Onboarding

Customer Onboarding

Khái niệm

Là quá trình giúp nhân sự mới hòa nhập với doanh nghiệp được thực hiện trong phạm vi nội bộ

Là quá trình tiếp cận và chào đón khách hàng mới, giúp họ dễ dàng tiếp cận với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp hơn

Quy trình

03 giai đoạn:

  • Pre-Onboarding
  • Chào đón nhân viên mới đi làm ngày đầu tiên
  • Đào tạo nhân viên trong thử việc

03 giai đoạn:

  • Đón tiếp và đưa khách hàng đi tham quan
  • Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ
  • Hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ

Lợi ích khi triển khai hoạt động Onboard là gì?

Nhân viên mới có thể mất rất nhiều thời gian để làm quen với môi trường cũng như quy trình làm việc nội bộ của doanh nghiệp. Lúc này, việc triển khai hoạt động Onboarding bài bản sẽ cung cấp đầy đủ kiến thức cần thiết cho người lao động mới, giúp họ nắm bắt nghiệp vụ nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Khi họ học việc hiệu quả, khoảng cách về trình độ giữa nhân viên cũ và nhân viên mới cũng dần được rút ngắn, từ đó tiết kiệm tối đa thời gian cùng chi phí đào tạo cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, con người cũng là một yếu tố có khả năng quyết định tới sự gắn bó của nhân viên thử việc với công ty. Trong đó, Onboarding sẽ trở thành “cầu nối” giữa lao động mới cùng đồng nghiệp để họ xóa bỏ sự ngại ngùng, tiến nhanh tới việc gắn kết nội bộ.

Thực hiện Onboarding tốt có thể khiến mối liên kết giữa hoạt động tuyển dụng và đào tạo không bị đứt gãy. Thậm chí, đồng bộ hai quy trình này với nhau còn là bước quan trọng để giảm thiểu tối đa tình trạng biến động nhân sự trong giai đoạn thử việc, góp phần gia tăng tỷ lệ giữ chân nhân tài cho toàn doanh nghiệp.

Trong các buổi đào tạo hội nhập, nhà quản lý sẽ có cơ hội tiếp xúc sâu và hiểu rõ hơn về nhân sự mới. Ở thời điểm đó, bạn cũng cần đưa ra cho họ lộ trình thăng tiến phù hợp và rõ ràng.

Nhìn chung, tương tác là lợi ích cốt lõi của mọi chương trình Onboarding bởi yếu tố này giúp phòng Nhân sự thuận lợi xây dựng văn hóa công ty vững bền; đồng thời vun đắp mối quan hệ giữa nhân viên với tổ chức và tạo động lực để nhân viên tăng trưởng hiệu quả kinh doanh.

Triển khai quy trình Onboarding hiệu quả mang lại cho công ty nhiều lợi ích
Triển khai quy trình Onboarding hiệu quả mang lại cho công ty nhiều lợi ích

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới hiệu quả

Quy trình Onboarding là một trong những lộ trình quan trọng của tuyển dụng và đào tạo. Onboarding bao gồm các hoạt động hỗ trợ để nhân viên mới hiểu rõ hơn về vị trí cũng như yêu cầu của công việc mà họ đảm nhận. Dưới đây, mời bạn theo chân chân Govi đi tìm hiểu chi tiết về 03 giai đoạn cơ bản trong quy trình tiếp nhận nhân sự mới có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp:

Pre-Onboarding

Pre-Onboarding là giai đoạn đầu tiên của quy trình hội nhập (Onboarding Process). Theo đó, giai đoạn này sẽ bắt đầu ngay khi có ứng viên đồng ý với offer làm việc mà doanh nghiệp đưa ra. Lúc này, nhà quản lý cần phải chuẩn bị đầy đủ thủ tục để nhân sự mới bắt đầu làm việc.

Đối với ứng viên, Pre-Onboarding cũng giữ vai trò vô cùng quan trọng. Trên thực tế, họ có thể đang phân vân giữa nhiều lựa chọn khác nhau. Những ấn tượng không tốt hay khúc mắc nhỏ trong quy trình vận hành của doanh nghiệp có thể trở thành lý do khiến ứng viên thay đổi quyết định, từ chối offer.

Chính vì vậy, việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiếp đón nhân sự mới sẽ góp phần xây dựng hình tượng tốt về doanh nghiệp trong mắt ứng viên. Một số hoạt động để triển khai Pre-Onboarding bao gồm:

  • Gửi email chi tiết về thông tin của doanh nghiệp (thành tựu, sơ đồ tổ chức,…) cho ứng viên.
  • Phân công nhân sự đảm nhận nhiệm vụ hỏi đáp, chia sẻ và trả lời thắc mắc của ứng viên về trang phục, ăn trưa, khu vực để xe,…
  • Phân công nhân sự đảm nhận nhiệm vụ chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết (máy tính, bút, sổ,…), hợp đồng lao động,…
  • Chuẩn bị thông tin chi tiết về công việc và sắp xếp một buổi chia sẻ văn hóa công ty cho ứng viên.
Pre-Onboarding là giai đoạn đầu tiên của quy trình hội nhập
Pre-Onboarding là giai đoạn đầu tiên của quy trình hội nhập

Chào đón nhân viên đi làm ngày đầu tiên

Giai đoạn thứ hai của quy trình Onboarding là chào đón nhân viên mới trong ngày đầu tiên đi làm (Orientation). Ở thời điểm này, nhân viên mới vẫn chưa quen thuộc với bất cứ cá nhân nào trong tổ chức. Không chỉ vậy, họ còn chưa nắm được cách thức thực hiện công việc hằng ngày.

Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức một buổi cung cấp định hướng (Orientation Day) cho người mới để giúp họ sớm thích nghi với môi trường. Nhà quản lý có thể phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận để chào đón nhân viên mới như sau:

  • Phòng Nhân sự:
    • Đưa nhân viên mới tới làm quen sơ bộ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp.
    • Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển, sơ đồ cơ cấu tổ chức và nội quy công ty cho nhân viên mới.
    • Thu thập đầy đủ giấy tờ, hồ sơ công việc của nhân viên mới theo quy định tổ chức.
  • Phòng Đào tạo:
    • Lên khung chương trình đào tạo hội nhập và thông báo thời gian tổ chức tới nhân viên mới.
    • Tổ chức chương trình đào tạo hội nhập và kiểm tra sau đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.
  • Nhà quản lý:
    • Giới thiệu và gắn kết nhân viên mới với các thành viên khác cùng phòng ban.
    • Chia sẻ về tiêu chuẩn, kỳ vọng của bản thân với nhân viên mới.
    • Hướng dẫn nhân viên mới cách thức phối hợp với các thành viên trong team để hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất.
  • Đồng nghiệp giúp giải đáp thắc mắc hằng ngày cho nhân viên mới và tạo cho họ cảm giác an toàn, tự tin.
  • Đội ngũ điều hành giúp nhân viên mới hiểu rõ về sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược và mục tiêu của công ty.

Trong thời gian cuối cùng của giai đoạn Orientation, phòng Nhân sự nên tổ chức thêm một buổi họp nhanh với nhóm nhân sự mới để xác định rằng họ cảm thấy thoải mái và có thể thích nghi tốt với môi trường làm việc tại doanh nghiệp.

Giai đoạn thứ hai của quy trình Onboarding là chào đón nhân viên đi làm ngày đầu
Giai đoạn thứ hai của quy trình Onboarding là chào đón nhân viên đi làm ngày đầu

Đào tạo nhân viên trong thử việc

Ở giai đoạn đào tạo nhân viên mới, nhà quản lý nên kết hợp linh hoạt giữa hoạt động On-job Training và Mentoring. Chỉ khi được trang bị kiến thức đầy đủ, nhân sự mới mới có cơ hội phát huy tối đa năng lực làm việc và đạt hiệu suất cao. Trong đó, nắm rõ mọi thông tin về sản phẩm/dịch vụ cũng như kỹ năng chuyên môn sẽ là hai yếu tố chủ đạo để doanh nghiệp gia tăng doanh số nhanh chóng.

Mặt khác, tần suất tổ chức đào tạo nhân viên mới có thể diễn ra thường xuyên nhưng không cần thiết phải liên tục. Điều này sẽ giúp người lao động duy trì lòng yêu thích cùng thái độ tích cực dành cho công ty. Từ đây, họ cũng sẽ có trách nhiệm hơn và chủ động hoàn thành công việc được giao phó. Các nội dung đào tạo hội nhập thường được bộ phận HR thực hiện bao gồm:

  • Làm rõ vai trò của nhân viên mới ở vị trí công việc hiện tại của họ.
  • Liệt kê những công cụ có sẵn tại doanh nghiệp phù hợp với công việc của nhân viên mới.
  • Giới thiệu về khóa học và tài khoản học tập được cung cấp bởi công ty.
  • Kiểm tra và đánh giá nhân viên mới sau đào tạo để đảm bảo họ đã nắm được mọi nội dung cần thiết.

Có thể nói, việc quan tâm tới nhân sự mới không chỉ giúp họ làm quen dần với khối lượng công việc mà bên cạnh đó, hoạt động này còn hỗ trợ người lao động nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc và chủ động học hỏi, giao tiếp hơn.

Thông thường, 02 đến 03 tháng được xem là khoảng thời gian đào tạo phù hợp và đủ để doanh nghiệp hiểu rõ năng lực, nguyện vọng ở ứng viên. Từ đó, nhà quản lý có thể đánh giá được khả năng gắn bó lâu dài cũng như mức độ phù hợp trong công việc của họ.

Đào tạo là hoạt động cuối cùng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới
Đào tạo là hoạt động cuối cùng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Phương pháp giúp doanh nghiệp Onboarding hiệu quả

Để quá trình Onboarding đạt hiệu quả cao, nhà quản lý có thể tham khảo một số bí quyết dưới đây:

Chào đón nhân viên mới bằng đa dạng hình thức

Trong một số trường hợp, hình thức chào đón nhân viên mới truyền thống có thể gây nhàm chán cho cả nhân sự cũ và nhân sự mới; đồng thời không tạo được ấn tượng mạnh với ứng viên. Bởi thế, thay vì chỉ đưa họ đến từng phòng ban để giới thiệu, nhà quản lý hãy sáng tạo thêm nhiều hình thức chào đón khác nhau. Ví dụ:

  • Bố trí những buổi Onboarding tập thể.
  • Lựa chọn thời gian giới thiệu trong giờ giải lao của công ty.
  • Chuẩn bị thêm hoa quả, bánh kẹo,…
  • Thông báo trước cho nhân viên cũ về kế hoạch chào đón nhân sự mới (họ tên, chức vụ,…) qua bảng tin nội bộ, email,…
Nhà quản lý nên sáng tạo đa dạng hình thức chào đón nhân viên mới
Nhà quản lý nên sáng tạo đa dạng hình thức chào đón nhân viên mới

Đào tạo nhân viên mới bài bản

Quy trình đào tạo bài bản là yếu tố quan trọng giúp tạo cho nhân sự mới ấn tượng tốt về công ty. Những tài liệu training với lối trình bày tẻ nhạt, quá nhiều chữ sẽ khó có thể thu hút họ, thậm chí làm giảm thiện cảm của họ với doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, nhà quản lý hãy trình bày tài liệu một cách khoa học với đầy đủ nội dung cần thiết. Nếu có điều kiện, hãy chuẩn bị cả bản cứng và bản mềm.

Việc đào tạo chuyên nghiệp sẽ mang tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

  • Giảm thiểu tỷ lệ nhân viên mới nghỉ việc chỉ sau từ 01 đến 02 ngày.
  • Cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty.
  • Tiết kiệm chi phí đào tạo lại.

Xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên

Trong quá trình phỏng vấn trước đó, doanh nghiệp cần nắm rõ về mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên. Những người mong muốn gắn bó lâu dài với công việc sẽ dành nhiều sự quan tâm cho lộ trình thăng tiến. Vì thế, nhà quản lý cần đảm bảo rằng các thông tin về kế hoạch phát triển trong tương lai của tổ chức và nhân viên sẽ đều được giới thiệu đầy đủ, chi tiết trong tuần đầu Onboarding.

Doanh nghiệp cần cho nhân sự mới biết rõ ràng về lộ trình thăng tiến của họ
Doanh nghiệp cần cho nhân sự mới biết rõ ràng về lộ trình thăng tiến của họ

Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi Onboarding là gì?

Onboarding sẽ không quá khó để triển khai nếu như nhà quản lý doanh nghiệp lưu ý và nắm vững một số vấn đề quan trọng như sau:

  • Thời gian Onboarding không nên kéo dài quá lâu. Tùy vào từng vị trí công việc, doanh nghiệp nên đưa ra thời gian tiếp nhận nhân viên mới phù hợp.
  • Trong quá trình Onboarding, hãy cố gắng truyền tải đầy đủ và chính xác mọi thông tin về công ty và văn hóa làm việc cho nhân viên mới.
  • Bộ phận nhân sự giữ vai trò quan trọng khi Onboarding.
  • Doanh nghiệp cần xây dựng mục tiêu cho nhân sự mới tương ứng với vị trí công việc mà họ đảm nhiệm.
  • Nhà quản lý nên xác định rõ ràng ấn tượng tích cực mà doanh nghiệp muốn để lại cho lao động mới.
Onboarding không quá khó triển khai nếu công ty nắm rõ các nguyên tắc quan trọng
Onboarding không quá khó triển khai nếu công ty nắm rõ các nguyên tắc quan trọng

Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ chi tiết nhất về khái niệm Onboarding là gì cũng như lợi ích, quy trình và phương pháp triển khai hoạt động tiếp nhận nhân sự mới. Nhà quản lý hoàn toàn có thể dựa vào thông tin trong bài viết do Govi mang tới ngày hôm nay và kết hợp với đặc thù của doanh nghiệp để xây dựng nên quy trình Onboarding hiệu quả, phù hợp nhất cho người lao động.

Xem thêm:

5/5 - (2 bình chọn)

Tin tức khác

Những tư vấn mới những xu hướng nội thất văn phòng 2024
Bất cứ tổ chức nào cũng cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp | Các quy tắc cơ bản

Ở quá trình hình thành nền văn hóa của mỗi tổ chức, bất cứ nhà quản trị nào cũng sẽ phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp một cách cực kỳ cụ thể. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng theo chân Govi đi tìm hiểu chi […]

Sự ra đời của bản đồ chiến lược đã mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích
Bản đồ chiến lược | Cách vẽ Strategy Map chuẩn

Thay vì phải sử dụng những báo cáo phức tạp, sự ra đời của bản đồ chiến lược đã giúp doanh nghiệp thấy được mối liên kết giữa các mục tiêu chung của tổ chức một cách thống nhất. Đến với bài viết ngày hôm nay, Govi sẽ hướng dẫn bạn quy trình xây dựng […]

Work From Home được nhiều công ty ưa chuộng trong thời kỳ đại dịch Covid-19
Work From Home | Lợi ích và thách thức khi làm việc tại nhà

Trong thời kỳ dịch Covid-19 bùng phát, Work From Home đã nhanh chóng trở thành hình thức làm việc tại nhà được đông đảo doanh nghiệp ưa chuộng. Không chỉ góp phần giải quyết những vấn đề do dịch bệnh gây ra, WFH còn mang tới cho tổ chức nhiều lợi ích. Chi tiết hơn […]

Nhà tuyển dụng luôn quan tâm tới việc viết thư từ chối ứng viên sao cho lịch sự
Mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo, tinh tế và chuyên nghiệp

Làm sao để viết thư từ chối ứng viên khéo léo, tinh tế và chuyên nghiệp luôn là vấn đề quan trọng được đông đảo nhà tuyển dụng quan tâm để góp phần giữ gìn hình ảnh của doanh nghiệp. Nếu đang thắc mắc vì sao lại phải gửi email thông báo này tới ứng […]

Mô hình kim tự tháp ngược đang là xu thế quản trị mới mà nhiều tổ chức ưa chuộng
Mô hình kim tự tháp ngược – Xu thế quản trị mới của thời đại

Được xem như điển hình cho phương pháp quản lý hiện đại nhờ khả năng ứng dụng cao trên nhiều quy mô tổ chức, mô hình kim tự tháp ngược đã và đang trở thành xu thế quản trị mới của đông đảo các doanh nghiệp Việt Nam. Chi tiết hơn về loại mô hình […]

TƯ VẤN THIẾT KẾ TRỌN GÓI

Với hơn 10+ năm kinh nghiệm và tư vấn cho hơn 100.000 đối tác, Govi sẽ mang đến cho bạn thiết kế không gian 2D và định hướng không gian 3D miễn phí theo tiêu chí Phù hợp phong cách - Khẳng định chất riêng - Chi phí tối ưu - Đầy đủ tiện ích.

Tư vấn ngay
homeTrang chủ
mapShowroom
call
messMessenger
zaloZalo
messHợp tác messMessenger zaloChat Zalo showrommShowroom callGọi ngay