Kịch bản gọi điện tuyển dụng thu hút ứng viên tới phỏng vấn

Đối với những nhà tuyển dụng chưa có nhiều kinh nghiệm thì việc gọi điện ứng viên đến phỏng vấn là một công việc gặp khá nhiều khó khăn. Làm thế nào để bắt đầu cuộc trò chuyện, phong thái như thế nào là chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với ứng viên? Việc chuẩn bị một kịch bản gọi điện tuyển dụng giúp bộ phận tuyển dụng có thể chủ động, chuyên nghiệp hơn, thu hút ứng viên tham gia vào cuộc phỏng vấn sắp tới.

Cách gọi điện mời ứng viên đến phỏng vấn

Chọn thời gian vàng để gọi cho ứng viên

Đầu tiên và quan trọng nhất khi gọi cho ứng viên mời phỏng vấn là bạn phải biết khi nào thời điểm thích hợp để liên hệ với họ. Khoảng giờ vàng từ 10-12h trưa hoặc từ 16h-18h chiều trùng với thời gian tan học, tan làm để người nghe có thể thoải mái bắt máy, trao đổi công việc mà không e ngại đồng nghiệp, sếp. Không nên gọi vào buổi tối vì sẽ làm phiền thời gian riêng tư của ứng viên, vừa khiến hình ảnh công ty trở nên kém chuyên nghiệp.

Ngoài ra, khi gọi điện tuyển dụng chỉ nên gói gọn thời gian 5 phút. Hãy chuẩn bị những thông tin cần được liệt kê sẵn để nhanh chóng trao đổi, tiết kiệm thời gian.

Giới thiệu về bản thân và công ty

Để cuộc gọi không bị kéo dài lan man, nhà tuyển dụng nên tận dụng thời gian để giới thiệu về bản thân, tên công ty chính xác. Ngay từ khi ứng viên trả lời điện thoại hãy giới thiệu ngay tên, vị trí làm việc, tên công ty và giải thích mục đích của cuộc gọi nè. Đặc biệt, nếu địa điểm phỏng vấn khó tìm hãy chỉ dẫn cụ thể đến số tầng nếu công ty của bạn ở chung cư. Bạn cũng có thể gửi kèm bản đồ cho ứng viên khi gửi email xác nhận sau cuộc gọi. Bạn đừng quên cho ứng viên biết ai sẽ thực hiện của phỏng vấn để ứng viên có thể chủ động liên hệ lễ tân để đến đúng địa điểm.

Nói thẳng vào trọng tâm

Mẫu gọi điện mời phỏng vấn chỉ đem lại hiệu quả cao khi người gọi nói thẳng vào trọng tâm của câu chuyện. Mục tiêu chính của cuộc gọi là thông báo trúng tuyển vòng nộp hồ sơ của ứng viên và mời tham gia phỏng vấn, xác nhận thời gian, địa điểm. Nếu có thể hãy để ứng viên biết lịch phỏng vấn dự kiến để họ cân nhắc sắp xếp thời gian chuẩn nhất.

Thân thiện nhưng chuyên nghiệp

Các nhà tuyển dụng cần kiểm soát được giọng nói, ngữ điệu cũng như cách diễn đạt khi mời một ứng viên đến phỏng vấn. Bạn không chỉ cần có vẻ thân thiện, lịch sự mà còn phải thật chuyển nghiệp bởi từng lời nói của bạn đang phản ánh văn hóa công ty, tạo tiền đề cho cuộc phỏng vấn tiềm năng để tìm kiếm nhân tài.

Hãy giữ cho giọng nói nhẹ nhàng, thân thiện, trò chuyện thoải mái nhưng không suồng sã, không nhún nhường, cũng không trịch thượng tránh nghe quá thô, quá nghiêm khắc cứng nhắc.

• Sử dụng giọng nói phản ánh tính cách công ty bạn
• Âm thanh chào đón và lạc quan giúp ứng viên cảm thấy hào hứng khi được phỏng vấn.

Linh động về thời gian phỏng vấn

Hầu hết các ứng viên có thể đang làm công việc toàn thời gian ở công ty khác, họ khó có thể bỏ việc và đến một cuộc phỏng vấn được lên lịch cố định. Về thời gian chốt hẹn phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên đưa ra một số khoảng thời gian khác nhau để người phỏng vấn có thể linh động lựa chọn khoảng thời gian sao cho phù hợp. Nếu chưa thể thống nhất được trong cuộc gọi đầu tiên thì hãy xin phép liên hệ lại sau vào khung giờ rảnh của ứng viên để thông báo thời gian phỏng vấn kế tiếp.

Kịch bản gọi điện tuyển dụng mời ứng viên đến phỏng vấn

Ứng viên: Alo!
Tuyển dụng: Chào bạn! Đây có phải số điện thoại của A ( Ứng viên) không? Tôi là B ( Tên người tuyển dụng) gọi từ Công ty C ( Tên công ty). Bạn có tiện nghe điện thoại lúc này không?
Ứng viên: Tôi có thể nghe được.
Tuyển dụng: Cảm ơn bạn. Tôi gọi đến để thông báo rằng chúng tôi đã xem xét CV của bạn ở vị trí ( Chức danh công việc) và cảm thấy bạn rất phù hợp với vị trí này. Chúng tôi muốn mời bạn đến buổi phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn.

Trường hợp 1: Ứng viên hoàn toàn đồng ý với lịch hẹn của nhà tuyển dụng

Cảm ơn bạn, vậy hẹn bạn đến địa điểm… để tham gia phỏng vấn vào lúc […]. Không biết bạn đã biết đường tới địa chỉ này chưa? Khi đến bạn vui lòng gửi xe ở…, sau đó giới thiệu với lễ tân là mình đến để phỏng vấn ở vị trí… nhé.

Trường hợp 2: Ứng viên yêu cầu đổi lịch phỏng vấn

• Bên mình có 2 khung giờ phỏng vấn như sau: Sáng từ… Chiều từ.… bạn có thể đến vào thời gian nào?
• [Sau khi ứng viên chọn lịch] Xin cảm ơn bạn, vậy mình sẽ chốt lịch phỏng vấn của bạn vào lúc… tại địa chỉ…. Nhé.

Trường hợp 3: Ứng viên không tham gia được vào ngày hẹn phỏng vấn

• Cảm ơn bạn, hơi tiếc vì bạn chưa sắp xếp được thời gian lần này. Bên mình sẽ họp lại để xem tổ chức phỏng vấn vào một buổi khác không nhé.
• Bạn vui lòng cho mình xác nhận lại SĐT và Email để có gì 2 bên liên hệ lại.

Trường hợp 4: Ứng viên từ chối phỏng vấn

• Hơi tiếc một chút nhưng cảm ơn bạn đã quan tâm tới tin tuyển dụng của công ty. Hi vọng tương lai công ty sẽ có cơ hội hợp tác với bạn nhé.
• Bạn có gì thắc mắc thêm không? Vậy mình xin phép kết thúc cuộc gọi nhé. Cảm ơn bạn nhiều!

Trường hợp 5: Ứng viên tỏ thái độ hời hợt, có phần đùa cợt với công việc

• Cảm ơn bạn đã quan tâm tới tin tuyển dụng của công ty. Nếu bạn không có nhu cầu hẹn tới phỏng vấn nữa mình xin dừng cuộc gọi tại đây.

Những lưu ý khi gọi điện phỏng vấn ứng viên

Nên chuẩn bị thông tin trước khi gọi

Một số thông tin như: Địa điểm, thời gian, nhân sự phỏng vấn bạn cần phải nắm được thông tin chính xác trước khi gọi điện thông báo mời phỏng vấn tới ứng viên. Họ có thể từ chối ngay lập tức hoặc cảnh giác với những lời mời phỏng vấn không có thông tin rõ ràng. Ngoài những thông tin cơ bản ở trên bạn nên chuẩn bị một số những câu hỏi ứng viên có thể hỏi như: văn hóa công ty, mô tả công việc,…trước khi thực hiện cuộc gọi.

Nói lưu loát, rõ ràng

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, nên khi gọi điện thoại cho ứng viên bạn cần nói chuyện lưu loát, rõ ràng. Thông tin cần được trình bày đầy đủ, chi tiết, giọng nói rõ ràng, dễ nghe và tốc độ vừa phải.Nếu sợ hay quên hay nói thiếu thì nhà tuyển dụng nên gạch đầu dòng tất cả nội dung quan trọng ra giấy để khi nói bắt vào trọng tâm hơn. Cũng có thể nghiên cứu qua kịch bản mẫu gọi điện mời phỏng vấn để bình tĩnh xử lý mọi tình huống.

Hạn chế gọi ngoài giờ làm việc

Buổi tối là khoảng thời gian nghỉ ngơi, riêng tư của mỗi người. Do đó, nếu gọi điện trong khoảng thời gian này ứng viên sẽ đánh giá bạn, công ty thiếu chuyên nghiệp. Họ có thể đặt câu hỏi về giờ làm việc của công ty bạn. Đây không phải là một dấu hiệu tích cực cho một quá trình phỏng vấn hiệu quả. Ngoài ra, không nên gọi vào lúc sáng sớm hay đầu giờ chiều.

Thời gian nói chuyện quá lâu

Chỉ nên kéo dài cuộc nói chuyện 5 phút là tối đa, ngoại trừ tình huống phải trả lời thêm câu hỏi từ ứng viên. Đây là cuộc gọi hẹn phỏng vấn, tránh nói chuyện dông dài mà chỉ cần đảm bảo ứng viên xác nhận lại lịch hẹn thôi là đủ.

Trên đây là những thông tin và kịch bản gọi điện ứng viên đến phỏng vấn một cách chuyên nghiệp dành cho nhà tuyển dụng. Hi vọng với những chia sẻ của chúng tôi mang đến nhiều thông tin bổ ích.

Xem thêm:

• Tham khảo 5 kỹ năng phỏng vấn dành cho nhà tuyển dụng