Khung năng lực là gì? Tư vấn xây dựng khung năng lực

Tạo dựng “khung năng lực” là một nhiệm vụ quan trọng trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp và công ty nào. Thông qua khung năng lực, nhà quản lý có thể dễ dàng tổ chức các chương trình đào tạo, tuyển dụng nhanh chóng. Đồng thời cũng giúp cho việc xây dựng các chính sách đãi ngộ dành cho nhân sự được tốt hơn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn nội dung và tư vấn cách xây dựng khung năng lực chuẩn nhất.

Tìm hiểu chung về khung năng lực là gì?

Định nghĩa về khung năng lực

Khung năng lực là một bảng mô tả tổng hợp bao gồm: kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm của một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc.

Cấu tạo của khung năng lực phổ biến gồm có 3 nhóm năng lực sau:

• Nhóm năng lực chung (nhóm năng lực cốt lõi): gồm các năng lực thiết yếu, bắt buộc cần có cho tất cả các vị trí. Dựa trên chiến lược và giá trị của công ty để xác định nhóm năng lực cốt lõi.
• Nhóm năng lực khối (nhóm năng lưc chuyên môn): gồm các kiến thức, kỹ năng cho một lĩnh vực chuyên môn cụ thể để hoàn thành được một công việc. Những điều này mang tính chất đặc thù cho riêng một vị trí của một công việc hoặc của một bộ phận mà cá nhân cần phải có nhằm đảm nhận vị trí công việc đó.
• Nhóm năng lực quản lý (nhóm năng lực lãnh đạo): khả năng hoạch địch, lên kế hoạch – tổ chức, phân bổ nguồn lực và giám sát, kiểm tra, đánh giá là các công việc đòi hỏi người thực hiện cần có các yếu tố của nhóm năng lực này.

Tầm quan trọng của việc xây dựng khung năng lực nhân sự

Việc xây dựng khung năng lực nhân sự chuyên nghiệp, phù hợp với môi trường làm việc. Đồng thời, cũng phù hợp với tính chất của từng công việc. Một hệ thống năng lực chuẩn xác sẽ đem lại giá trị cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận quản trị nhân sự nói riêng với những ưu điểm nổi bật về:

Tuyển dụng nhân sự

Sử dụng bộ quy chuẩn về năng lực sẽ là cơ sở cho bộ phận nhân sự thực hiện quá trình tuyển dụng hiệu quả hơn. Nhờ khung đánh giá năng lực, người tuyển dụng sẽ phân biệt được năng lực nào có thể đào tạo và năng lực nào là cơ bản đòi hỏi người ứng tuyển cần phải đáp ứng.

Khung năng lực nhân sự cùng kết hợp với các nghiệp vụ tuyển dụng khác, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng tìm được những ứng viên tiềm năng, thích hợp với văn hóa của công ty. Chính vì vậy, quá trình tuyển dụng sẽ trở nên suôn sẻ, đúng mục tiêu và tiết kiệm chi phí, thời gian hơn.

Cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo cho nhân sự

Dựa vào năng lực thực tế của từng nhân sự để xây dựng chương trình đào tạo thích hợp. Do đó, khung năng lực nhân sự đóng một vai trò vô cùng quan trọng để doanh nghiệp xác định chính xác chương trình đào tạo.

Ngoài ra, việc sử dụng những tiêu chí năng lực vào đánh giá nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được nhóm đối tượng cùng thuộc phạm vi năng lực. Sau đó, tổ chức đào tạo liên quan mật thiết với nhu cầu và đảm bảo chất lượng của nhân sự được phát triển đồng đều.

Đặc biệt, việc tạo khung đánh giá cũng là tạo cơ sở cho nhà quản lý xây dựng bảng đánh giá khả năng làm việc nhóm và hoạt động đào tạo, phát triển năng lực con người trong tổ chức.

Cơ sở trả lương và đánh giá hiệu quả

Doanh nghiệp sẽ nhận định chính xác và có cái nhìn khách quan hơn trong chế độ lương thưởng khi áp dụng các quy chuẩn năng lực đã đề ra ở hoạt động trả lương và đánh giá hiệu quả trong công việc của nhân sự.

Vận dụng khung năng lực trong doanh nghiệp

Trong việc tuyển dụng đội ngũ quản lý tài năng cho doanh nghiệp

Cơ sở để tuyển dụng đội ngũ quản lý tài năng, doanh nghiệp có thể sử dụng khung năng lực. Trong đó, bao gồm các năng lực có thể được sử dụng để làm tiêu chuẩn đánh giá các ứng viên. So với những bộ tiêu chuẩn tuyển dụng thông thường, doanh nghiệp có thể cố định một trong những năng lực cần phải có để đánh giá khi tuyển chọn và cấp độ năng lực tối thiểu của một ứng viên khi được tuyển chọn.

Nền tảng để xác định nhu cầu đào tạo và chiến lược phát triển

Khung năng lực được coi là nền tảng quan trọng trong hoạt động đào tạo nhằm xác định nhu cầu và xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp. Trước khi xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp cần xác định chính xác về các loại năng lực, cấp độ ở hiện tại và năng lực cần có ở tương lai cho các cán bộ nhân viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tập trung phát triển kiến thức ứng dụng thực tế cùng những kỹ năng cần có vào khung năng lực.

Cơ sở lương bổng và quản lý nhân sự hiệu quả

Đây được coi là một cơ sở quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý lương thưởng và chế độ đãi ngộ cho nhân sự trong doanh nghiệp. Nhờ có khung quản lý, nhà quản lý dễ dàng đánh giá và vận hành hệ thống lương bởi có cơ sở rõ ràng cho quá trình này trong doanh nghiệp.

Thiết lập hệ thống chức năng, chức danh rõ ràng

Doanh nghiệp cần phải hệ thống hóa cơ cấu tổ chức, chức danh và chức năng hay nhiệm vụ cho từng vị trí. Bởi nếu không chuẩn hóa hệ thống chức danh rõ ràng, nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc xác định năng lực nào là cần thiết, từ đó giúp nhân sự thực hiện công việc trở nên vượt trội.

Triển khai khung năng lực hiểu quả cho doanh nghiệp với 5 bước đơn giản

Bước 1: Thiết lập mục đích

“Khung năng lực cần xây dựng để phục vụ cho mục đích gì?” – câu hỏi mà doanh nghiệp bắt buộc phải trả lời được khi xác định thiết lập khung năng lực

Một số ví dụ xây dựng hệ thống năng lực nhằm mục đích:

• Tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp
• Đào tạo cho nhân sự
• Cơ sở đánh giá chính xác năng lực nhân sự
• Cơ sở xây dựng chế độ đãi ngộ, lương bổng cho nhân sự

Bước 2: Hệ thống hóa quy trình công việc ở mỗi bộ phận

Để doanh nghiệp nhận định rõ ràng về các nhiệm vụ, chức năng của từng vị trí thì cần phải hệ thống hóa quy trình công việc ở từng bộ phận. Doanh nghiệp làm tốt ở bước này sẽ dễ dàng xây dựng được khung năng lực phù hợp, giúp nhân sự hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Bước 3: Lập danh sách những năng lực cần có ở một ứng viên

Một số cách để doanh nghiệp có thể lên danh sách những năng lực cần có ở một ứng viên như:

• Tạo một bảng bao gồm những năng lực cần có
• Phân chia nhóm, theo cấp độ của từng nghiệp vụ khác nhau
• Điều chỉnh bộ năng lực phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp sau khi tham khảo những bộ năng lực được sử dụng rộng rãi trên thế giới.

Bước 4: Phân phối năng lực của nhân sự cho từng vị trí

Hoàn thành các bước bên trên, ta đã có đầy đủ các cấp độ trong bộ năng lực. Ở bước này, bạn cần xác định được năng lực và các cấp độ năng lực cho các vị trí ở doanh nghiệp. Lập bảng khảo sát, thảo luận, xin ý kiến mọi người,.. là một số cách để nhà quản lý có thể xây dựng bộ năng lực chính xác nhất.

Bước 5: Đánh giá

Cuối cùng, đưa các bộ năng lực vào áp dụng thực tế cho từng cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi người có kiến thức, chuyên môn cao, vì thế nếu doanh nghiệp không đủ khả năng, chuyên môn có thể thuê các chuyên gia hoặc các công ty tư vấn chuyên nghiệp để thực hiện bộ đánh giá năng lực này.

Top 3 dịch vụ tư vấn xây dựng khung năng lực chuyên nghiệp và chuẩn xác

Dịch vụ tư vấn xây dựng khung năng lực – OCD

Công ty tư vấn quản lý OCD – một trong những công ty đầu tiên tại Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn doanh nghiệp xây dựng khung năng lực nhân sự theo phương pháp COID. Phương pháp này đã được công ty đăng ký bản quyển và tích hợp vào hệ thống lương 3P.

Phương pháp COID được phát triển trên nền tảng phương pháp khung năng lực của Havards và MIT. Trải qua nhiều dự án, OCD đã phát triển công cụ xây dựng từ điển năng lực và đánh giá năng lực với mức độ tự động hóa cao, tạo thuận tiện cho người sử dụng – digiiCAT (Phần mềm Đánh giá Năng lực)

Gần 20 năm, OCD đã thực hiện với hàng trăm dự án tư vấn xây dựng hệ thống quản lý, trong đó nổi bật là xây dựng khung năng lực cho các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như:

• Công ty Tài chính Tín Việt (VietCredit)
• Công ty Sổ xố Điện toán Vietlott
• Công ty Dược phẩm Merap
• Công ty TNHH SATO Việt Nam, …

Với bề dày kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, OCD đã thực hiện nhiều dự án tư vấn xây dựng khung năng lực thành công cho nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam.

Dịch vụ tư vấn BrainMark

BrainMark là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp toàn diện về quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Trong đó, đơn vị này cũng thường xuyên tư vấn cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng khung năng lực chuẩn xác, định danh nhằm xây dựng hệ thống lương 3P, chiến lược phát triền nguồn nhân lực.

Quá trình xây dựng khung năng lực của BrainMark được triển khai theo các bước như:

• Xác định mục đích đề án
• Chuẩn hóa hệ thống các chức danh
• Xây dựng bộ khung năng lực
• Từng vị trí được sắp xếp theo năng lực
• Đánh giá năng lực từng cá nhân
• Đề xuất các chương trình đào tạo và chính sách về nhân sự

Đến nay, BrainMark đã tư vấn cho hơn 568 doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả cho nhiều dự án. Với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm và am hiểu thị trường, BrainMark đã và đang hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng, phát triển hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả, góp phần nâng cao năng suất lao động và thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo EOD Việt Nam

EOD Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống Từ điển năng lực và Khung năng lực áp dụng hiệu quả để đánh giá được năng lực của nhân viên làm cơ sở xếp bậc lương phù hợp và công bằng, làm cơ sở đào tạo và phát triển.

Dựa trên phiên bản gốc các chương trình CIPD, EOD VN xây dựng các chương trình đào tạo và tư vấn từ tiếp cận, phương pháp, công cụ đến quy trình. CIPD rất chú trọng tính thực hành, các phương pháp và công cụ của CIPD dễ dàng áp dụng hiệu quả tại doanh nghiệp Việt Nam.

Quy trình xây dựng khung năng lực tại EOD Việt Nam như sau:

• Xây dựng chiến lược kinh doanh
• Đối chiếu cẩn thận mô hình quản lý và cơ cấu tổ chức theo chiến lược kinh doanh
• Chuẩn hóa hệ thống chức danh, chức năng nhiệm vụ và viết mô tả về công việc
• Xây dựng Từ điển năng lực và khung năng lực cốt lõi
• Xây dựng khung năng lực theo từng vị trí
• Dựa vào khung năng lực, đánh giá năng lực nhân viên

Kết luận

Hy vọng qua bài viết trên đây, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về khung năng lực. Từ đó, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống năng lực phù hợp với những tiêu chuẩn và đặc thù cho riêng mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc lựa chọn đơn vị uy tín tư vấn xây dựng khung năng lực chuẩn xác.