Nhiệm vụ và chức năng của phòng nhân sự trong công ty

Chia sẻ trên :
24-10-2023 971 lượt xem

Mặc dù không trực tiếp tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp, vậy nhưng những chức năng của phòng nhân sự lại ảnh hưởng rất lớn tới sự tồn tại và phát triển công ty. Chi tiết hơn về vai trò của bộ phận này, mời bạn hãy cùng theo dõi trong bài viết sau của Govi!

Phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự (tên tiếng Anh: Human Resources, tên viết tắt: HR) là bộ phận phụ trách nhiệm vụ đào tạo và phát triển nhân viên/công nhân – nguồn lực trọng yếu nhất của mọi doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, phòng nhân sự cũng chịu trách nhiệm về một số khâu như tuyển dụng, sa thải, quản lý quyền lợi/đãi ngộ,… Hiện nay, phần lớn các tổ chức đều vô cùng coi trọng bộ phận này bởi vai trò cần thiết của họ.

Trên thực tế, ban lãnh đạo của nhiều công ty cũng thường cho nhân viên thuộc bộ phận nhân sự tham gia đào tạo thêm tại các khóa học quản trị nhân sự nhằm mục đích nâng cao chất lượng nguồn lực cũng như tìm ra phương pháp cải thiện tối đa hiệu suất làm việc.

Phòng nhân sự phụ trách nhiệm vụ đào tạo và phát triển nhân viên
Phòng nhân sự phụ trách nhiệm vụ đào tạo và phát triển nhân viên

Vai trò của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp

Như đã đề cập ở phần trên, vai trò của phòng hành chính – nhân sự là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Nguyên nhân đến từ việc họ chính là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp liên quan tới các vấn đề về quản lý nguồn lực.

Mặc dù không trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh và tạo ra lợi nhuận cho công ty, vậy nhưng nhiệm vụ then chốt trong việc hoạch định, xây dựng chiến lược và chính sách cũng như phát triển nguồn lực tổ chức là vai trò không thể phủ nhận của bộ phận nhân sự.

Bộ phận nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp
Bộ phận nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp

Chức năng của phòng nhân sự

Từ những thông tin trên, chúng ta có thể thấy rằng chức năng phòng nhân sự bao gồm những công việc và nhiệm vụ chủ đạo mà bộ phận này cần đảm nhận trong một tổ chức. Theo đó, mỗi chức năng đều là hàng loạt hoạt động được liên kết chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ, vai trò cuối cùng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Chi tiết về những chức năng của phòng hành chính – nhân sự, mời bạn cùng theo dõi trong phần dưới đây:

Lập và triển khai kế hoạch tuyển dụng

Lập và triển khai kế hoạch tuyển dụng là chức năng cơ bản nhất của bộ phận nhân sự. Chức năng này bao gồm một số đầu việc như:

  • Xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp và vai trò của vị trí được tuyển dụng đối với dây chuyền làm việc chung.
  • Viết mô tả công việc chi tiết.
  • Xác định các yêu cầu về vai trò cũng như bộ kỹ năng mềm của các ứng viên phù hợp.
  • Thiết lập ngân sách cho việc chi trả lương, thưởng cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
  • Lập kế hoạch chi phí quảng cáo cho công ty.
  • Tìm kiếm, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí đang cần tuyển dụng của doanh nghiệp.
Lập và tiến hành kế hoạch tuyển dụng là một trong các chức năng của phòng HR
Lập và tiến hành kế hoạch tuyển dụng là một trong các chức năng của phòng HR

Quản lý nguồn nhân lực

Một trong những chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự trọng yếu khác là quản lý thông tin nguồn nhân lực. Công việc cụ thể của chức năng này là:

  • Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan.
  • Hướng dẫn nhân viên làm hợp đồng lao động, nêu rõ mức lương, thưởng cũng như các chính sách, phúc lợi của công ty.
  • Thực hiện tất cả chế độ phúc lợi, nghỉ việc và hết hạn hợp đồng theo quy định của pháp luật cho nhân viên.
  • Chuyển phát, giao nhận văn thư, hợp đồng cùng các loại hóa đơn khác cho tổ chức, phòng ban liên quan.
  • Lưu trữ, quản lý các thủ tục về hợp đồng lao động, bằng khen, thủ tục nhận việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động,… của nhân viên.

Đào tạo và phát triển nhân viên

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự, giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thiếu hụt kỹ năng ở đội ngũ nhân viên. Đồng thời, thông qua đây, phòng nhân sự cũng có thể cung cấp cho nhân viên của doanh nghiệp những công cụ cần thiết để cải thiện kỹ năng làm việc, sự tự tin, hướng tới mục tiêu đạt được hiệu suất làm việc cao hơn.

Đặc biệt, việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng mang lại rất nhiều lợi ích lớn lao cho công ty. Trong đó, khuyến khích duy trì nhân viên và chi phí tuyển dụng ở mức tối thiểu chính là ưu thế lớn nhất. Chức năng này còn góp phần tạo hình ảnh để doanh nghiệp ghi điểm trong mắt các ứng viên tiềm năng – nhóm người có mong muốn cải thiện kỹ năng và tìm kiếm cơ hội mới.

Phòng HR có nhiệm vụ đào tạo và phát triển kỹ năng cho toàn bộ nhân viên
Phòng HR có nhiệm vụ đào tạo và phát triển kỹ năng cho toàn bộ nhân viên

Quản lý hoạt động của nhân sự

Đối với bộ phận nhân sự, khi nhắc tới quan hệ với các nhân viên trong công ty, có 02 chức năng chính chắc chắn sẽ phải được đề cập. Đó là:

  • Ngăn ngừa, giải quyết mọi vấn đề hoặc tranh chấp xảy ra giữa cấp dưới và cấp quản lý để tìm ra điểm cân bằng cho cả hai bên.
  • Hỗ trợ lực lượng lao động tạo ra và thực thi các chính sách công bằng, nhất quán trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Có thể nói, liên hệ tốt đẹp giữa bộ phận nhân sự với các nhân viên sẽ là yếu tố phản ánh rõ nét nhất những nỗ lực của doanh nghiệp, giúp duy trì mối tương quan tích cực giữa lực lượng lao động và bộ phận lãnh đạo công ty. Một tổ chức đoàn kết mới được xem là tổ chức lớn mạnh. Ngược lại, nếu không có sự kết nối giữa chủ sở hữu doanh nghiệp với nhân viên, công ty sẽ khó phát triển lâu dài.

Kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên

Chức năng kiểm soát hiệu suất của nhân viên giúp bộ phận HR có thể theo dõi tiến độ và đánh giá đúng chất lượng cũng như thái độ làm việc của người lao động. Một quá trình kiểm soát hiệu suất tốt sẽ bao gồm các đánh giá theo quý, theo năm và đánh giá hiệu suất của tổ chức. Việc làm này sẽ cho phép nhân viên trao đổi trực tiếp với cấp quản lý để thiết lập mục tiêu cá nhân và nhóm rõ ràng, phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp.

Kiểm soát hiệu suất giúp HR đánh giá đúng chất lượng làm việc của nhân viên
Kiểm soát hiệu suất giúp HR đánh giá đúng chất lượng làm việc của nhân viên

Hoạch định nguồn nhân lực

Chức năng hoạch định nguồn nhân lực của phòng HR được thể hiện thông qua việc theo dõi và sắp xếp nhân sự trong doanh nghiệp. Theo đó, đánh giá và thống kê các chỉ số là hoạt động cần thiết, giúp bộ phận nhân sự dự đoán về nhu cầu hoặc nguồn lực của tổ chức trong tương lai. Cũng từ đây, các cấp quản lý sẽ có được nhiều biện pháp hiệu quả hơn để cải thiện chất lượng làm việc cho nhân viên cũng như khắc phục một số vấn đề còn tồn đọng.

Quản lý lương thưởng và phúc lợi của nhân viên

Phòng nhân sự là bộ phận đảm nhận nhiệm vụ quản lý lương thưởng cũng như chế độ phúc lợi của toàn bộ nhân viên. Chúng ta đều biết rằng đãi ngộ được xem như “chìa khóa” giúp tạo động lực cũng như giữ chân nhân tài. Vì vậy, để có thể thu hút nhiều ứng viên tiềm năng, phòng nhân sự cần đưa ra các đề nghị về lương và thưởng phù hợp.

Duy trì văn hóa của doanh nghiệp

Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều sở hữu cho mình những nét văn hóa riêng, được coi là tài sản quý giúp tạo nên giá trị của thương hiệu. Văn hóa công ty bao gồm niềm tin và nét đặc trưng mà chỉ mỗi tổ chức đó có được. Để tạo nên văn hóa doanh nghiệp, phòng HR sẽ đóng vai trò là bộ phận tiên phong xây dựng, phát triển văn hóa cũng như gắn kết nhân sự với ban lãnh đạo cùng toàn công ty.

HR là phòng ban tiên phong trong việc duy trì văn hóa của doanh nghiệp
HR là phòng ban tiên phong trong việc duy trì văn hóa của doanh nghiệp

Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Sự phân chia bộ phận trong phòng nhân sự phụ thuộc phần lớn vào lĩnh vực kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp. Dưới đây, mời bạn hãy cùng Govi tham khảo một số bộ phận chính cùng các đầu việc cụ thể mà mỗi bộ phận trong phòng HR đảm nhận:

Recruitment

Recruitment (tên tiếng Việt: tuyển dụng) là bộ phận trực tiếp đi tìm kiếm các ứng viên tiềm năng, phù hợp với doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ bao gồm việc lên kế hoạch, đăng tin và triển khai chiến dịch truyền thông cho việc tuyển dụng.

Để đảm bảo có thể nhanh chóng tìm được nhân sự phù hợp, bộ phận Recruitment cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty nhằm nắm bắt sát sao nhu cầu tuyển dụng của từng phòng và bộ tiêu chí tìm kiếm ứng viên chính xác.

Các căn cứ này cũng sẽ góp phần giúp nhân viên tuyển dụng hiểu cách thức lên nội dung tìm kiếm nhân sự và lựa chọn đúng kênh thông tin phù hợp để có thể thu hút ứng viên một cách hiệu quả nhất.

C&B

C&B là bộ phận phụ trách vấn đề lương, thưởng và phúc lợi của phòng nhân sự; có vai trò quyết định đến mức thu nhập của toàn nhân viên trong tổ chức. C&B sở hữu khả năng xử lý và phân tích hiệu quả các số liệu – những vấn đề được người lao động dành sự quan tâm nhiều nhất.

Bộ phận C&B đảm nhận nhiệm vụ xây dựng, quản lý toàn bộ hệ thống lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách khác của doanh nghiệp. Do đó, những nhân sự làm việc tại bộ phận này cần đảm bảo có kiến thức nền tảng vững chắc về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như công văn, nghị định liên quan.

C&B là bộ phận phụ trách các vấn đề về lương, thưởng và phúc lợi của công ty
C&B là bộ phận phụ trách các vấn đề về lương, thưởng và phúc lợi của công ty

HR Admin

HR Admin là bộ phận hành chính; chịu trách nhiệm liên quan đến các công việc về giấy tờ, thủ tục, hồ sơ nhân sự, tài sản,… của công ty. Không chỉ vậy, bộ phận này còn đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác như sắp xếp lịch họp, trực điện thoại, tổ chức sự kiện, quản lý văn phòng phẩm,… cho doanh nghiệp cùng một số vấn đề khác có liên quan.

Training & Development

Thuộc sự quản lý của phòng nhân sự, bộ phận đào tạo và phát triển (Training & Development) đảm nhiệm chức năng tổ chức đào tạo, phát triển kỹ năng còn thiếu hụt cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Thông qua việc bồi dưỡng kiến thức, người lao động sẽ có cơ hội cải thiện hiệu suất làm việc nhóm/cá nhân, từ đó góp phần giúp doanh nghiệp phát triển nguồn nhân lực toàn diện, hiệu quả.

Kỹ năng cần có của nhân viên phòng nhân sự

Để trở thành một nhân viên phòng nhân sự tài năng, bên cạnh nền tảng kiến thức chuyên môn tốt, ứng viên cũng cần trang bị đầy đủ một số kỹ năng mềm như sau:

  • Kỹ năng giao tiếp.
  • Kỹ năng tạo và thực hiện chiến lược nhân sự.
  • Kỹ năng nhân sự.
  • Kỹ năng lắng nghe.
  • Kỹ năng lập ngân sách.
  • Kỹ năng ra quyết định.
  • Kỹ năng đào tạo và phát triển.
  • Kỹ năng đàm phán.
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề.
  • Kỹ năng thuyết phục.
  • Kỹ năng đánh giá hiệu suất làm việc.
  • Kỹ năng sử dụng phần mềm.
  • Kỹ năng xây dựng đội nhóm.
  • Khả năng chịu áp lực.
Người ứng tuyển vị trí nhân viên HR cần trang bị đa dạng kỹ năng mềm
Người ứng tuyển vị trí nhân viên HR cần trang bị đa dạng kỹ năng mềm

Tổng kết

Như vậy, bài viết do Govi mang đến ngày hôm nay đã giúp bạn tổng hợp những kiến thức cơ bản nhất về chức năng của phòng nhân sự cùng nhiều vấn đề liên quan. Hy vọng rằng qua các thông tin hữu ích trên đây, bạn sẽ có thể liên hệ cũng như trau dồi kỹ năng của bản thân để mở ra cơ hội trở thành một nhân viên nhân sự chuyên nghiệp!

Đánh giá

Tin tức khác

Những tư vấn mới những xu hướng nội thất văn phòng 2024
SEO là gì trong Marketing?
SEO là gì trong Marketing? 10 Kỹ năng cho người làm SEO

Làm Marketing online, chắc hẳn nhiều người không còn xa lạ với thuật ngữ SEO, đặc biệt là những người quan tâm đển thứ hạng và traffic cho website của mình. Bên cạnh sử dụng các công cụ hỗ trợ, SEOer cũng cần phảo có những kỹ năng, kiến thức về cách thức vận hành […]

4 Bước gia tăng mức độ gắn kết giữa các nhân viên với nhau
Employee engagement là gì? 10 Cách gắn kết nhân viên

Employee Engagement là gì? – Employee Engagement hay còn gọi là gắn kết nhân viên. Đó chính là bí quyết để xây dựng một tập thể vững mạnh, đoàn kết, cùng nhau cố gắng vì mục tiêu chung để từng bước đưa doanh nghiệp ngày một phát triển hơn. Vậy làm thế nào để gắn […]

Quỹ lương là gì?
Quỹ lương là gì? 5 Bước xây dựng quỹ lương doanh nghiệp

Trước khi đi vào hoạt động của một doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với câu hỏi liên quan đến nguồn ngân sách như: “Quỹ lương là gì?”. Đây là một vấn đề quan trọng, thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về bản chất và cách xây dựng quỹ lương […]

So sánh giữa Inbound Marketing và Outbound Marketing
Inbound marketing là gì? So sánh với Outbound marketing

Hai phương pháp marketing phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng kết hợp với nhau là Inbound Marketing và Outbound Marketing. Cho dù, hai phương pháp này phổ biến nhưng các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu rõ hai loại hình marketing này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông […]

Bất cứ tổ chức nào cũng cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp | Các quy tắc cơ bản

Ở quá trình hình thành nền văn hóa của mỗi tổ chức, bất cứ nhà quản trị nào cũng sẽ phải xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp một cách cực kỳ cụ thể. Đến với bài viết ngày hôm nay, mời bạn hãy cùng theo chân Govi đi tìm hiểu chi […]

TƯ VẤN THIẾT KẾ TRỌN GÓI

Với hơn 10+ năm kinh nghiệm và tư vấn cho hơn 100.000 đối tác, Govi sẽ mang đến cho bạn thiết kế không gian 2D và định hướng không gian 3D miễn phí theo tiêu chí Phù hợp phong cách - Khẳng định chất riêng - Chi phí tối ưu - Đầy đủ tiện ích.

Tư vấn ngay
homeTrang chủ
mapShowroom
call
messMessenger
zaloZalo
messHợp tác messMessenger zaloChat Zalo showrommShowroom callGọi ngay