Nhiệm vụ và chức năng của phòng nhân sự trong công ty

Quản lý nguồn nhân lực

Một trong những chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự trọng yếu khác là quản lý thông tin nguồn nhân lực. Công việc cụ thể của chức năng này là:

• Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan.
• Hướng dẫn nhân viên làm hợp đồng lao động, nêu rõ mức lương, thưởng cũng như các chính sách, phúc lợi của công ty.
• Thực hiện tất cả chế độ phúc lợi, nghỉ việc và hết hạn hợp đồng theo quy định của pháp luật cho nhân viên.
• Chuyển phát, giao nhận văn thư, hợp đồng cùng các loại hóa đơn khác cho tổ chức, phòng ban liên quan.
• Lưu trữ, quản lý các thủ tục về hợp đồng lao động, bằng khen, thủ tục nhận việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động,… của nhân viên.

Đào tạo và phát triển nhân viên

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự, giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thiếu hụt kỹ năng ở đội ngũ nhân viên. Đồng thời, thông qua đây, phòng nhân sự cũng có thể cung cấp cho nhân viên của doanh nghiệp những công cụ cần thiết để cải thiện kỹ năng làm việc, sự tự tin, hướng tới mục tiêu đạt được hiệu suất làm việc cao hơn.

Đặc biệt, việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng mang lại rất nhiều lợi ích lớn lao cho công ty. Trong đó, khuyến khích duy trì nhân viên và chi phí tuyển dụng ở mức tối thiểu chính là ưu thế lớn nhất. Chức năng này còn góp phần tạo hình ảnh để doanh nghiệp ghi điểm trong mắt các ứng viên tiềm năng – nhóm người có mong muốn cải thiện kỹ năng và tìm kiếm cơ hội mới.

Quản lý hoạt động của nhân sự

Đối với bộ phận nhân sự, khi nhắc tới quan hệ với các nhân viên trong công ty, có 02 chức năng chính chắc chắn sẽ phải được đề cập. Đó là:

• Ngăn ngừa, giải quyết mọi vấn đề hoặc tranh chấp xảy ra giữa cấp dưới và cấp quản lý để tìm ra điểm cân bằng cho cả hai bên.
• Hỗ trợ lực lượng lao động tạo ra và thực thi các chính sách công bằng, nhất quán trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Có thể nói, liên hệ tốt đẹp giữa bộ phận nhân sự với các nhân viên sẽ là yếu tố phản ánh rõ nét nhất những nỗ lực của doanh nghiệp, giúp duy trì mối tương quan tích cực giữa lực lượng lao động và bộ phận lãnh đạo công ty. Một tổ chức đoàn kết mới được xem là tổ chức lớn mạnh. Ngược lại, nếu không có sự kết nối giữa chủ sở hữu doanh nghiệp với nhân viên, công ty sẽ khó phát triển lâu dài.

Kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên

Chức năng kiểm soát hiệu suất của nhân viên giúp bộ phận HR có thể theo dõi tiến độ và đánh giá đúng chất lượng cũng như thái độ làm việc của người lao động. Một quá trình kiểm soát hiệu suất tốt sẽ bao gồm các đánh giá theo quý, theo năm và đánh giá hiệu suất của tổ chức. Việc làm này sẽ cho phép nhân viên trao đổi trực tiếp với cấp quản lý để thiết lập mục tiêu cá nhân và nhóm rõ ràng, phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp.

Hoạch định nguồn nhân lực

Chức năng hoạch định nguồn nhân lực của phòng HR được thể hiện thông qua việc theo dõi và sắp xếp nhân sự trong doanh nghiệp. Theo đó, đánh giá và thống kê các chỉ số là hoạt động cần thiết, giúp bộ phận nhân sự dự đoán về nhu cầu hoặc nguồn lực của tổ chức trong tương lai. Cũng từ đây, các cấp quản lý sẽ có được nhiều biện pháp hiệu quả hơn để cải thiện chất lượng làm việc cho nhân viên cũng như khắc phục một số vấn đề còn tồn đọng.

Quản lý lương thưởng và phúc lợi của nhân viên

Phòng nhân sự là bộ phận đảm nhận nhiệm vụ quản lý lương thưởng cũng như chế độ phúc lợi của toàn bộ nhân viên. Chúng ta đều biết rằng đãi ngộ được xem như “chìa khóa” giúp tạo động lực cũng như giữ chân nhân tài. Vì vậy, để có thể thu hút nhiều ứng viên tiềm năng, phòng nhân sự cần đưa ra các đề nghị về lương và thưởng phù hợp.

Duy trì văn hóa của doanh nghiệp

Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều sở hữu cho mình những nét văn hóa riêng, được coi là tài sản quý giúp tạo nên giá trị của thương hiệu. Văn hóa công ty bao gồm niềm tin và nét đặc trưng mà chỉ mỗi tổ chức đó có được. Để tạo nên văn hóa doanh nghiệp, phòng HR sẽ đóng vai trò là bộ phận tiên phong xây dựng, phát triển văn hóa cũng như gắn kết nhân sự với ban lãnh đạo cùng toàn công ty.

Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Sự phân chia bộ phận trong phòng nhân sự phụ thuộc phần lớn vào lĩnh vực kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp. Dưới đây, mời bạn hãy cùng Govi tham khảo một số bộ phận chính cùng các đầu việc cụ thể mà mỗi bộ phận trong phòng HR đảm nhận:

Recruitment

Recruitment (tên tiếng Việt: tuyển dụng) là bộ phận trực tiếp đi tìm kiếm các ứng viên tiềm năng, phù hợp với doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ bao gồm việc lên kế hoạch, đăng tin và triển khai chiến dịch truyền thông cho việc tuyển dụng.

Để đảm bảo có thể nhanh chóng tìm được nhân sự phù hợp, bộ phận Recruitment cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty nhằm nắm bắt sát sao nhu cầu tuyển dụng của từng phòng và bộ tiêu chí tìm kiếm ứng viên chính xác.

Các căn cứ này cũng sẽ góp phần giúp nhân viên tuyển dụng hiểu cách thức lên nội dung tìm kiếm nhân sự và lựa chọn đúng kênh thông tin phù hợp để có thể thu hút ứng viên một cách hiệu quả nhất.

C&B

C&B là bộ phận phụ trách vấn đề lương, thưởng và phúc lợi của phòng nhân sự; có vai trò quyết định đến mức thu nhập của toàn nhân viên trong tổ chức. C&B sở hữu khả năng xử lý và phân tích hiệu quả các số liệu – những vấn đề được người lao động dành sự quan tâm nhiều nhất.

Bộ phận C&B đảm nhận nhiệm vụ xây dựng, quản lý toàn bộ hệ thống lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách khác của doanh nghiệp. Do đó, những nhân sự làm việc tại bộ phận này cần đảm bảo có kiến thức nền tảng vững chắc về luật lao động, luật bảo hiểm cũng như công văn, nghị định liên quan.