Review 5 phần mềm quản lý hợp đồng tốt, sử dụng phổ biến

Quản lý hợp đồng là chìa khóa cho hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin giúp bạn quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp một cách đơn giản và hiệu quả nhất. Hãy cùng Govi tham khảo ngay top 5 phần mềm quản lý hợp đồng được đánh giá cao hiện nay.

Tìm hiểu chung về quản lý hợp đồng và phần mềm quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng là gì?

Quản lý hợp đồng là hoạt động bảo vệ hợp đồng của doanh nghiệp không bị thất lạc hay hư hỏng thông qua việc lưu trữ, sắp xếp và thống kê

Quản lý hợp đồng là việc làm cần thiết phải có trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì hoạt động này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hợp đồng khi cần, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất. Từ đó, doanh nghiệp hạn chế tranh chấp có thể phát sinh.

Vai trò của quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng có vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Hợp đồng chính là văn bản pháp lý, xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia hợp pháp. Vì thế, quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa mức độ rủi ro có thể gặp phải.

Bên cạnh đó, việc quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp tránh bị thất lạc, hư hỏng những giấy tờ quan trọng, giá trị. Nhờ việc quản lý hợp đồng, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và truy xuất để gia hạn hợp đồng hay hủy bỏ, thay đổi các điều khoản,…

Quy trình quản lý hợp đồng theo ISO cho doanh nghiệp

Chúng ta đã biết việc quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng. Do đó, nếu doanh nghiệp có quy trình quản lý hợp đồng đủ tốt thì sẽ có thêm cho mình nhiều lợi ích trong kinh doanh.

Đặc biệt, doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng tới các vấn đề về tranh chấp và rủi ro nào khác.

Quy trình quản lý hợp đồng chuẩn theo ISO cho doanh nghiệp gồm có 4 bước:

Bước 1: Xây dựng hợp đồng

Trong bước xây dựng hợp đồng, doanh nghiệp cần chú ý 4 điều cơ bản sau:
1. Hợp đồng phải có 2 bên thống nhất cùng nhau xây dựng
2. Mọi thông tin trong hợp đồng cần có tính pháp lý chính xác
3. Người phụ trách hợp đồng có trách nhiệm theo dõi sát sao quá trình thực hiện
4. Các số liệu liên quan tới tài chính và thuế

Bước 2: Ký hợp đồng

Người phụ trách hợp đồng cần cẩn thận ở bước này, bởi đây chính là giai đoạn quan trọng nhất. Những người chịu trách nhiệm chính của hợp đồng cần đảm bảo quy trình ký hợp đồng diễn ra đúng thời gian, đúng tiền trình.

Bước 3: Lưu trữ hợp đồng

Ngày nay công nghệ phát triển, các doanh nghiệp đều lựa chọn lưu trữ hợp đồng thông qua các phần mềm quản lý hợp đồng. Nhờ các phần mềm này, hợp đồng của bạn được sắp xếp gọn gàng và có thể theo dõi dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.

Bước 4: Kiểm toán và báo cáo

Kiểm tra và báo cáo là bước rất cần thiết trong việc xác định tuân thủ các điều khoản, vấn đề phát sinh. Cần phải chắc chắn rằng mọi quy trình đều được diễn ra đúng theo trình tự.

Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?

Phần mềm quản lý hợp đồng được thiết kế như một cánh tay đắc lực cho doanh nghiệp. Bởi khả năng lưu trữ, đồng bộ, phân loại và theo dõi tiến độ một cách chính xác, hiệu quả.

Những dự án tại doanh nghiệp cũng nhờ thế mà được thực hiện đúng tiến độ hơn, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao văn hóa làm việc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

5 Loại phần mềm quản lý hợp đồng phổ biến nhất hiện nay

Phần mềm quản lý hợp đồng SlimCRM

Đây là một trong những công cụ có chức năng quản lý hợp đồng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý cũng như lưu trữ hợp đồng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này hỗ trợ điều chỉnh các tính năng để phù hợp với mọi nhu cầu cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như: tốc độ xử lý, đảm bảo quá trình lưu trữ, tổ chức cụ thể, quản lý và bảo mật các loại hợp đồng.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý hợp đồng SlimCRM phải kể đến:

• Khả năng theo dõi quy trình lập hợp đồng
• Thống kê toàn diện qua DashBoard
• Tra cứu thông tin hợp đồng lưu trữ nhanh chóng, dễ dàng với 1 lần nhấp chuột
• Thông báo về các trạng thái hiệu lực của hợp đồng
• Tìm kiếm hợp đồng và lọc các loại hợp đồng đơn giản nhờ có bộ lọc tiên tiến
• Hoạt động quản lý và theo dõi hợp đồng dễ dàng khi nhập hay xuất dữ liệu từ bất kỳ loại máy tính nào.

Phần mềm quản lý hợp đồng FastWork CRM

Đây là một phần mềm thông minh, hiệu quả và có tính nhất quán. Đúng như tên gọi của nó, “Fast” – nhanh chóng, phần mềm này có khả năng tăng tốc quá trình quản lý, lưu trữ và bảo mật hợp đồng của doanh nghiệp tốt. Bên cạnh đó, trong phần mềm FastWork còn có nhiều các phần mềm khác. Nhờ đó, khả năng tối giản và tối ưu hóa cho công việc quản lý được nâng cao và hiệu quả hơn.

Một số tính năng không thể bỏ qua của phần mềm này bao gồm:

• Hỗ trợ cập nhật mọi thông tin trong hợp đồng như: bên tham gia, ngày ký hợp đồng và hiệu lực của hợp đồng
• Quản lý phân loại hợp đồng, tình trạng và lịch sử hoạt động của các loại hợp đồng
• Theo dõi sát sao tình trạng thanh toán, xuất hóa đơn, người chịu trách nhiệm và mọi thông tin điều chỉnh
• Thông báo về hiệu lực của hợp đồng
• Gán và thay thế người phụ trách hợp đồng mới

Phần mềm quản lý hợp đồng DocEye

Đây là một phần mềm quản lý hợp đồng cần thiết cho mọi doanh nghiệp bởi nhiều tính năng nổi trội. Phần mềm này giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý, phân phối và lưu trữ mọi thông tin hợp đồng một cách toàn diện. Tương tự như phần mềm SlimCRM, DocEye cũng có khả năng thay đổi linh hoạt sao cho phù hợp với mọi nhu cầu quản trị của từng cá nhân sử dụng. Phần mềm này có tính năng đặc biệt hơn cả nhờ vào quá trình lưu trữ dữ liệu và bóc tách thông tin gần như tự động.

Các tính năng không thể không nhắc tới với phần mềm này như:

• Quản lý mọi thông tin liên quan đến hợp đồng bao gồm cả các hợp đồng mua và bán, các giá trị trong hợp đồng, thông tin thời gian, người ký kết,…
• Khi gặp sự cố hay vấn đề, phần mềm này có thể khôi phục được dữ liệu cùng khả năng lưu trữ thông minh, đảm bảo tính bảo mật cao cho doanh nghiệp
• Khả năng thực hiện và theo dõi mọi thông tin liên quan trong dự án một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tính năng tìm kiếm, chia sẻ hợp đồng cũng không mất quá nhiều thời gian
• Có sẵn các mẫu chuẩn hóa trong toàn bộ doanh nghiệp, nhờ đó bạn dễ dàng tạo hợp đồng trên phần mềm

Phần mềm quản lý hợp đồng WPRO Contract

Đây là phần mềm quản lý hợp đồng được các nhà quản trị quan tâm và yêu thích sử dụng. Bởi giao diện đơn giản với các nút bấm rõ ràng, cửa sổ nhập dữ liệu được tối ưu, giúp hạn chế tránh các lỗi sai.

Ngoài ra, phần mềm này còn thân thiện và dễ dàng sử dụng, do đó phần mềm này là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp.

Tình năng ưu việt của phần mềm cần được nhắc tới như:

• Cấu hình giao diện đơn giản, thân thiện, khiến người dùng dễ dàng sử dụng
• Quản lý thông tin của hợp đồng bao gồm các hợp đồng mua bán, giá trị và nhiều thông tin khác
• Tìm kiếm và tra cứu thông tin của hợp đồng đơn giản, nhanh chóng
• Quản lý hợp đồng theo các dự án
• Có hiển thị thông báo cảnh báo hợp đồng và xuất báo cáo

Phần mềm VT Contract

Phần mềm được xây dựng dựa trên nền tảng SharePoint, do đó đây được coi là một phần mềm mang đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong việc quản lý hợp đồng. Nhờ việc cung cấp mọi tính năng tích hợp về quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp.

Một số tính năng đặc biệt của phần mềm phải kể đến như:

• Tạo nhiệm vụ và nhắc công việc một cách tự động cho các cột mốc quan trọng trong mỗi hợp đồng. Ví dụ như: ngày gia hạn, ngày tái ký hợp đồng, ngày kết thúc hợp đồng, ngày hợp đồng hết hiệu lực,..
• Truy xuất và tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng, dễ dàng
• Tăng tốc độ quá trình lên hợp đồng nhờ vào quy trình được chuẩn hóa và kiểm duyệt hợp đồng
• Có sẵn các mẫu hợp đồng chuẩn hóa trong toàn bộ doanh nghiệp để bạn có thể tạo hợp đồng dễ dàng
• Có thông báo từ email nhắc nhiệm vụ khi cần thực hiện

Kết luận

Qua bài viết trên, hy vọng giúp bạn hiểu được phần nào về khái niệm “Quản lý hợp đồng là gì”. Ngoài ra, bài viết chia sẻ tới bạn Top 5 phần mềm quản lý hợp đồng hiệu quả nhất hiện nay. Từ đó giúp bạn dễ dàng lựa chọn cho doanh nghiệp mình một phần mềm tối ưu nhất.