Chi phí là gì? Tổng hợp các loại chi phí trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp để có thể kinh doanh hợp pháp thì cần chi trả rất nhiều loại chi phí. Vậy bạn có biết chúng là những khoản phí nào không? Trong bài viết này, Govi sẽ tổng hợp các loại chi phí trong doanh nghiệp cập nhật mới nhất. Hãy cùng theo dõi và tham khảo nhé, mong thông tin sẽ có ích cho bạn.

Chi phí là gì?

Theo Chuẩn mực Kế toán Quốc tế, chi phí được định nghĩa là “sự giảm sút lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán, dưới hình thức giảm tài sản hoặc tăng nợ phải trả”. Hiểu đơn giản, chi phí là các khoản doanh nghiệp phải bỏ ra để đạt mục tiêu kinh doanh.

Một khoản được ghi nhận là chi phí của doanh nghiệp và phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chí:

• Làm giảm lợi ích kinh tế trong tương lai thông qua việc giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả.
• Mức giảm này phải được xác định một cách đáng tin cậy.
• Có sự phù hợp giữa chi phí và thu nhập.

Chi phí cần được đo lường bằng tiền và xác định trong một khoảng thời gian cụ thể.

Đặc điểm chung của chi phí

Chi phí là khái niệm cốt lõi trong kinh doanh, phản ánh các khoản chi tiêu cần thiết để sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ và đạt mục tiêu đề ra. Dù được phân loại theo nhiều tiêu chí, chi phí thường mang các đặc điểm sau:

• Gắn liền với sự giảm sút lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán: Thể hiện qua việc giảm giá trị tài sản, tăng nợ phải trả hoặc cả hai. Khoản chi này được thực hiện nhằm tạo ra lợi ích kinh tế tương ứng, đồng thời làm giảm tài sản hoặc gia tăng nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.
• Được xác định một cách đáng tin cậy: Chi phí cần được ghi nhận và đo lường chính xác, dựa trên các bằng chứng khách quan, rõ ràng và có thể kiểm chứng.
• Phù hợp với thu nhập: Việc ghi nhận chi phí phải diễn ra trong cùng kỳ kế toán với khoản thu nhập mà nó đóng góp. Ví dụ, chi phí nguyên vật liệu được ghi nhận cùng kỳ với doanh thu từ sản phẩm sản xuất từ nguyên liệu đó.
• Được định lượng bằng tiền và xác định trong một khoảng thời gian cụ thể: Giúp việc so sánh, phân tích chi phí giữa các kỳ kế toán và giữa các doanh nghiệp trở nên rõ ràng, minh bạch.

Vai trò của quản lý chi phí đối với doanh nghiệp

Quản lý chi phí là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận, củng cố năng lực cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững. Trong bối cảnh thị trường biến động và cạnh tranh gay gắt, khả năng kiểm soát chi phí hiệu quả quyết định trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Việc kiểm soát chặt chẽ chi phí sản xuất, bán hàng và quản lý giúp hạn chế lãng phí, nâng cao năng suất và tối đa hóa lợi nhuận. Khi chi phí được tối ưu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh giá bán hợp lý hơn, tăng sức hấp dẫn đối với khách hàng và mở rộng thị phần. Đồng thời, cách thức quản lý chi phí minh bạch và hợp lý góp phần xây dựng uy tín, thu hút nhà đầu tư và tạo niềm tin cho đối tác.

Khả năng điều chỉnh chi phí kịp thời cũng giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với các biến động như giá nguyên liệu tăng, thay đổi tỷ giá hoặc sức ép từ đối thủ. Đây là nền tảng để duy trì hoạt động ổn định, hạn chế rủi ro tài chính và bảo vệ vị thế trên thị trường.

Các loại chi phí trong doanh nghiệp

Để có thể vận hành quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp cần chi trả rất nhiều loại phí. Trong đó bao gồm 2 loại chính đó là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Để xác định được đâu là chi phí cố định, đâu là chi phí biến đổi thì sẽ dựa trên sự phụ thuộc của nó vào doanh thu. Tuy nhiên trên thực tế, khi nhắc tới các loại chi phí cho doanh nghiệp thì người ta sẽ thường đề cập tới các loại chi phí sau: phí vật liệu, phí nhân công, nhà xưởng, phí sản xuất, máy móc và các phí ngoài sản xuất,…

Chi phí thành lập doanh nghiệp

Trước tiên để một doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động thì doanh nghiệp cần phải làm và đóng đầy đủ các khoản phí thành lập doanh nghiệp. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp nộp tại sở kế hoạch và đầu tư
Điều 32 Nghị định 01/2021/NĐ-CP doanh nghiệp phải nộp phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ thành lập công ty. Chi phí thành lập công ty bao gồm:

• Lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC là 100.000 đồng/lần.
• Mức phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC là 100.000 đồng.
• Chi phí khắc con dấu doanh nghiệp: Chi phí phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu, loại con dấu theo yêu cầu của doanh nghiệp. Mức giá cho dấu tròn công ty dao động từ 200.000 đồng đến 300.000 đồng. Dấu chức danh của Giám đốc, chủ tịch….từ 70.000 đồng đến 150.000 đồng.
• Chi phí làm biển công ty: Tùy vào từ đơn vị làm biển mà có mức giá khác nhau. Trên thị trường mức giá giao động khác nhau từ 300.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy vào chất liệu, kích thước biển hiệu.
• Phí mua chữ ký số (Token): Chữ ký số là dạng USB được mã hóa dùng thay cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật để ký tên lên tờ khai hoặc thao tác khác trên mạng nhằm xác định mọi thao tác là của doanh nghiệp. Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số như Viettel, Vina, Vinca…. để mua thiết bị Chữ ký số. Chi phí phụ thuộc vào nhà cung cấp và số năm sử dụng dịch vụ. Chữ ký số 03 năm sử dụng giao động từ 1.500.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
• Kê khai và nộp lệ phí môn bài: Vốn điều lệ từ dưới 10 tỷ, lệ phí môn bài là 2.000.000 đồng/năm. Vốn điều lệ trên 10 tỷ, lệ phí môn bài là 3.000.000 đồng/năm. Theo quy định tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP. Doanh nghiệp thành lập năm 2021 được miễn lệ phí môn bài năm trong năm đầu thành lập.
• Phát hành hóa đơn điện tử – Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Khoản chi phí này chính là khoản chi phí cố định mà bất cứ công ty nào cũng cần chi trả khi thành lập doanh nghiệp. Theo danh sách này, mức chi phí thành lập doanh nghiệp tối thiểu cần đóng là 5.150.000 đồng.

Chi phí vật liệu

Một trong các loại chi phí trong doanh nghiệp khi hoạt động cần sử dụng đến đó là khoản chi về vật liệu. Chi phí vật liệu bao gồm tất cả trị giá của nguyên liệu cần thiết để có thể cho ra sản phẩm. Khoản chi này bao gồm khoản chi cho nguyên liệu chính và khoản chi cho nguyên liệu phụ sử dụng để trực tiếp sản xuất sản phẩm. Trong đó:

• Nguyên liệu chính bao gồm các nguyên liệu sử dụng trong quá trình sản xuất. Khoản chi cho nguyên liệu chính thường được lên kế hoạch trước theo mức định trước.
• Nguyên liệu phụ là nguyên liệu sử dụng kết hợp với nguyên liệu khác để tăng thêm tính thẩm mỹ, chất lượng của sản phẩm.

Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh của doanh nghiệp mà tỷ lệ tiền vật liệu cũng sẽ khác nhau. Cụ thể như với các ngành sản xuất thì tỷ lệ vật liệu sẽ khoảng 35%. Ví dụ như tổng chi phí của doanh nghiệp sản xuất là 1 tỷ đồng thì tiền vật liệu sẽ chiếm khoảng 350 triệu đồng.

Chi phí nhân công

Tiếp đến trong các loại chi phí cho doanh nghiệp đó là khoản tiền chi trả cho nhân công làm việc. Khoản phí này bao gồm tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp,… Đây là một khoản chi phí hoạt động chiếm tỷ lệ khá lớn trên tổng khoản tiền mà doanh nghiệp chi trả.

Trung bình nhân công tại Việt Nam hiện nay có lương trung bình khoảng 8-10 triệu đồng. Thế nên với doanh nghiệp có khoảng 1000 nhân viên thì hàng tháng sẽ cần trả khoảng 8 đến 10 tỷ đồng tiền nhân công.

Chi phí khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao tài sản cố định là khoản tiền mà doanh nghiệp cần chi trả cho những tài sản cố định trong quá trình hoạt động kinh doanh. Số tiền khấu hao gồm 2 dạng là khấu hao hữu hình và khấu hao vô hình. Trong đó, khấu hao hữu hình là già trị khấu hao mà doanh nghiệp cần chi trả để trích khấu hao tương ứng với tài sản cố định tùy thuộc theo thời gian sử dụng. Còn khoản chi phí khấu hao vô hình chính là tài sản không thể hiện qua vật chất nhưng vẫn có trong giá trị của doanh nghiệp.

Ví dụ: Tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại: nhà xưởng, máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị quản lý,… Trong đó chi phí cho nhà xưởng và máy móc chiếm tỷ lệ cao nhất.

Hoặc khấu hao bàn ghế làm việc, sau một thời gian dài sử dụng sẽ hỏng hóc cần sửa chữa hoặc thay thế.

Bên cạnh đó cũng có một vài trường hợp đặc biệt, tài sản của doanh nghiệp không cần trả chi phí khấu hao là: TSCĐ hết giá trị nhưng vẫn sử dụng, TSCĐ không được kê khai trong sổ kế toán, TSCĐ sử dụng với mục đích phúc lợi phục vụ người lao động,…

Các chi phí khác

Bên cạnh những khoản tiền kể trên thì trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn phải chi trả một số khoản tiền khác. Khoản tiền này có thể là phí quản lý khách hàng, phí quảng cáo, phí chăm sóc khách hàng,… Đây là khoản tiền không cố định vì thế có thể cắt giảm theo kế hoạch nhằm mục đích riêng. Vì thế doanh nghiệp luôn tìm cách để tối ưu khoản tiền này để tăng lợi nhuận.

Cùng là dịch vụ quảng bá thương hiệu của công ty nhưng mỗi doanh nghiệp sẽ có chiến lược khác nhau. Với các ngành nghề có tỷ trọng cạnh tranh cao trên thị trường thì khâu quảng bá có vai trò cực kỳ quan trọng. Ví dụ như các thương hiệu điện thoại Samsung, Oppo tiêu tốn hàng tỷ đồng cho quảng cáo hàng năm. Còn với các ngành nghề độc quyền, tỷ trọng cạnh tranh thấp thì khoản tiền này có thể tiết kiệm đáng kể.

Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi

Như đã đề cập thì chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm 2 loại phí chính là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Vậy 2 loại phí này có điều gì khác biệt.

Ví dụ cho chi phí cố định của doanh nghiệp: Khoản tiền chi trả cố định của doanh nghiệp mà chúng ta thường gặp đó là tiền thuê nhà xưởng, chi phí bảo hiểm, khoản tiền quảng cáo,…

Còn ví dụ cho chi phí biến đổi trong doanh nghiệp thì chúng ta có thể kể đến như khoản tiền lương cho nhân viên. Nếu mô hình kinh doanh nhỏ không đạt hiệu quả thì sẽ cần mở rộng quy mô và tăng nhân viên. Từ đó khoản phí trả cho nhân công sẽ tăng lên.

Trên đây chúng tôi đã tổng hợp các loại chi phí trong doanh nghiệp chính xác, cập nhật mới nhất. Cùng đón chờ những bài viết tiếp theo của Govi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Xem thêm:

• Chi phí biến đổi là gì? Phân biệt và công thức tính
• Nghề kế toán là gì? Các đầu việc chính cần giải quyết