Back office là gì? Những điều cần biết về bộ phận back office

Back office ( BO) còn được gọi là hậu cần hay hành chính văn phòng. Là một bộ phận của văn phòng các công ty, không phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Về cơ bản Back Office sẽ hỗ trợ các bộ phận khác thông qua nhiều nhiệm vụ khác nhau giúp công ty vận hành trơn tru. Các nhân viên làm việc tại  bộ phận Back office không liên hệ trực tiếp với khách hàng, nhưng họ duy trì mối quan hệ thân thiết với các nhân viên ở bộ phận Front Office ( bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng). Do đó, để có sự vận hành trơn tru thì việc giao tiếp, liên kết giữa 2 bộ phận là vô cùng cần thiết. Vậy back office là gì, tầm quan trọng của nó ra sao?

Back office là gì? Bộ phận Back Office

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận liên kết với nhau đảm bảo giúp quá trình vận hành trơn tru, đáp ứng tốt nhất khách hàng yêu cầu. Trong đó Back Office được coi là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các chức năng thiết yếu giúp công ty hoạt động. Các nhân viên trong bộ phận Back Office hỗ trợ giúp cho nhân viên Front Office thực hiện các nhiệm vụ liên quan trực tiếp tới khách hàng. Thuật ngữ này có thể được sử dụng cho tất cả các công việc trong doanh nghiệp mà không trực tiếp tạo ra doanh thu. 

Ngày nay, hầu hết các vị trí Back Office đều nằm cách xa trụ sở chính của công ty. Nhiều Back Office được đặt tại các thành phố mà chi phí thuê văn phòng rẻ, chi phí lao động thấp và dễ dàng tuyển nhân sự. Ngoài ra, nhiều công ty đã chọn thuê ngoài bộ phận Back Office ở nước ngoài để giảm chi phí. Bên cạnh đó, nhiều công ty thuê cộng tác viên làm việc từ xa và quản lý nhờ công nghệ. Lợi ích của việc này giúp tiết kiệm tiền thuê văn phòng, tăng năng suất. Ngoài ra, việc sử dụng nhân sự này giúp tiếp cận nhân tài trong lĩnh vực ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.

Tầm quan trọng của Back Office là gì?

Cũng giống như động cơ của một chiếc xe, muốn xe hoạt động tốt ở môi trường bên ngoài thì các bộ phận phải kết nối, hoạt động năng suất tốt nhất. Trong công ty cũng như vậy, muốn một công ty phát triển thì cần có sự vận hành thống nhất của cả một tập thể, sự ăn ý của Back Office và Front Office. 

Back Office là xương sống của công ty, đả nhiệm các hoạt động, sắp xếp thông tin quan trọng giúp duy trì quy trình làm việc để không bị gián đoạn.  Dưới đây là một số vai trò quan trọng mà Back Office mang lại:

Thúc đẩy năng suất làm việc của công ty

Để công ty phát triển, họ phải dành nhiều thời gian để nghiên cứu dự án, kết nối với các bộ phận khác để hình thành và hoàn thành dự án, thúc đẩy năng suất hoạt động trong công ty.

Bảo mật dữ liệu

Vì là bộ phận then chốt, họ được đào tạo bài bản làm việc chuyên nghiệp. Trong đó yếu tố” bảo mật” được đặt lên hàng đầu đảm bảo tất cả các dữ liệu trong công ty là tuyệt đối giữ kín. Họ sẽ quản lý, sắp xếp và bảo mật dữ liệu đó.

Các khối Back Office phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay

Tùy ngành mà công ty hoạt động có những khối Back Office khác nhau. Dưới đây là một số khối Back Office phổ biến:

Bộ phận kế toán

Kế toán là bộ phận quan trọng, họ là người nắm rõ tình hình doanh thu, chi phí hoạt động của công ty. Chính vì vậy, kế toán là người có trực giác nhạy bén với các con số, cẩn thận, tập trung hết sức vào công việc.

Bộ phận nhân sự

Như chúng ta đã biết, muốn vận hành một công ty cần có rất nhiều phòng ban khác nhau, nhưng không thể nhắc đến bộ phận nhân sự. Họ là những người tìm kiếm những thành viên trong công ty. Họ cũng là người gắn kết để các thành viên trong công ty có mối quan hệ tốt, liên kết với nhau. Họ cũng quan tâm đến việc phát triển, phúc lợi cho nhân viên.

Bộ phận kỹ thuật, sản xuất

Đây cũng là bộ phận không thể thiếu trong công ty. Muốn tạo ra thành phẩm kinh doanh cần có việc sản xuất. Để tạo ra thành phẩm cần có máy móc để hoạt động và sự hỗ trợ của bộ phận kỹ thuật. Đây là bộ phận giúp công ty tạo ra những sản phẩm chất lượng tới tay khách hàng.

Bộ phận kiểm soát chất lượng

Muốn có những sản phẩm, dịch vụ  hoàn hảo đưa ra thị trường thì cần phải trải qua quá trình kiểm soát chất lượng. Họ chính là những người kiểm tra chất lượng từ quy trình đến sản phẩm mang đến sản phẩm tốt, an toàn cho khách hàng. Để làm được công việc này cần có chuyên môn, sự trung thực trong từng quá trình.

Bạn có phù hợp với công việc Back Office ?

Để biết mình có phù hợp với Back Office hay không bạn hãy đối chiếu xem mình có những tiêu chí này không nhé.

Yêu cầu chuyên môn

Bạn cần chuẩn bị kiến thức về bộ phận bạn muốn tham gia. Cần trau dồi kỹ năng khác để hỗ trợ cho công việc có liên quan. Cần củng cố và xây dựng nhiều mối quan hệ với các phòng ban khác để có thể phối hợp thật với với nhau trong công việc. Và cuối cùng, bạn cần có sự quyết tâm, đam mê lớn để duy trì và tiến xa trong công việc.

Những tính cách phù hợp với Back Office 

• Sự cẩn trọng trong công việc là yếu tố đầu tiên cần có khi làm bất kỳ công việc nào, vị trí này. Bạn là người nắm giữ thông tin quan trọng và truyền tải nó một cách hiệu quả nhất.
• Tinh thần học hỏi liên tục bởi bạn cần tiếp thu một lượng kiến thức khổng lồ khi làm việc. Việc học những kiến thức chuyên môn tại trường chỉ là một phần nhỏ, khi thực hành bạn sẽ phải tích lũy thêm rất nhiều kiến thức để giải quyết vấn đề.
• Nắm bắt cơ hội, tạo dựng mối quan hệ xung quanh giúp bạn phát triển tốt, thăng tiến trong công việc, liên kết với mọi người trong công việc.

Những cơ hội phát triển trong Back Office

Back Office bao gồm nhiều bộ phận trong công ty. Hãy xem xét khả năng của bản thân, chọn cho mình bộ phận thích hợp và cố gắng phát triển. Ngày nay Back Office trong các công ty đều có lộ trình thăng tiến rõ ràng. Tuy nhiên, hãy cố gắng tạo ra cho mình nhiều cơ hội hơn bằng cách tích cực, chăm chỉ, hoàn thành công việc đúng thời gian, chất lượng nhé.

Xem thêm:

• Tầm quan trọng của Marketing trong doanh nghiệp
• Tham khảo một số nghề tay trái cho dân văn phòng kiếm thêm thu nhập