Công việc của kế toán nội bộ và những công cụ hỗ trợ nên biết

Công việc kế toán nói chung và kế toán nội bộ nói riêng hiện đang là một trong những ngành nghề khá hot. Bởi cơ hội việc làm rộng mở cùng mức thu nhập hấp dẫn. Để ứng tuyển thành công vào vị trí này, các ứng viên cần hiểu rõ công việc mà kế toán nội bộ cần làm. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết các thông tin đồng thời giới thiệu đến bạn những công cụ hỗ trợ cho công việc này.

Kế toán nội bộ là gì?

Kế toán nội bộ còn được gọi với tên gọi khác là kế toán quản trị, là người đảm nhận những công việc kế toán trong nội bộ doanh nghiệp. Cụ thể hơn, người làm công việc này sẽ thực hiện ghi chép, lưu trữ, lập chứng từ, kiểm tra và theo dõi những hoạt động kinh tế, hoạt động tài chính của doanh nghiệp từ lúc phát sinh cho đến khi kết thúc.

Mục tiêu chính là tính được lãi và lỗ trong hoạt động kinh doanh của công ty trên thực tế. Sau đó, kế toán nội bộ tạo dữ liệu cơ sở giúp doanh nghiệp quyết định chiến lược mới để cải thiện tình trạng kinh doanh.

Phân loại công việc kế toán nội bộ

Công việc kế toán nội bộ trong các doanh nghiệp nhỏ đa phần không nhiều nên chỉ cần khoảng 1 – 2 người. Tuy nhiên tại các doanh nghiệp lớn thì kế toán nội bộ sẽ được chia ra làm nhiều mảng khác nhau và chịu trách nhiệm một công việc nhất định.

• Kế toán trưởng: Đây là người điều hành và kiểm tra công việc của kế toán nội bộ và kế toán viên. Kế toán trưởng sẽ theo dõi, chỉ huy các quy trình làm việc và báo cáo cho Ban giám đốc tình hình tài chính lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Kế toán công nợ: Phụ trách công việc kiểm tra và theo dõi tình hình công nợ của khách hàng để lập bảng báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả, công nợ tạm ứng, công nợ ủy thác.
• Kế toán tiền lương: Quản lý hợp đồng lao động của các nhân viên, tính tiền lương và thanh toán theo hợp đồng. Ngoài ra, kế toán tiền lương sẽ phụ trách theo dõi chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế của người lao động.
• Kế toán kho: Là người lập các chứng từ xuất hàng và nhập hàng cho kho hàng của doanh nghiệp. Ghi chép các thông tin, số liệu hàng hóa và lập chứng từ, báo cáo.
• Kế toán bán hàng: Thực hiện nhập số liệu bán hàng và mua hàng lên phần mềm trên máy tính. Đồng thời lập hóa đơn và chiết khấu cho các khách hàng.
• Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm lập các chứng từ tạm ứng, đề xuất và thanh toán, đối chiếu các kết quả với công nợ.
• Kế toán thu chi: Là người phụ trách lập phiếu thu chi và cập nhật đầy đủ vào quỹ tiền mặt của công ty. Người này chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện theo đúng các quy định.
• Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm mở các tài khoản ngân hàng cho công ty, lập ủy nhiệm chi, séc rút tiền và nộp tiền vào tài khoản. Quản lý, theo dõi nguồn tiền tại ngân hàng.
• Kế toán tổng hợp: Thực hiện công việc ghi chép số liệu và phân loại các báo cáo. Sau đó lập các chứng từ, thống kê tổng quát những dữ liệu để theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
• Kiểm soát nội bộ: Công việc này sẽ đảm nhiệm việc giám sát chất lượng nhân viên, hệ thống hoạt động doanh nghiệp, trang thiết bị cũng như chi phí để báo cáo các kết quả và hoạt động diễn ra đúng pháp luật.

Mô tả công việc kế toán nội bộ

Mặc dù công việc này được phân chia thành nhiều vị trí với các đầu mục công việc khác nhau nhưng nhìn chung, trách nhiệm của một kế toán nội bộ xoay quanh việc ghi chép các hoạt động diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả công việc mà một nhân viên kế toán nội bộ thường làm.

– Phát hành, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán nội bộ và luân chuyển theo đúng trình tự.

– Hạch toán các chứng từ kế toán nội bộ.

– Luân chuyển các loại giấy tờ theo trình tự khoa học.

– Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách khoa học và an toàn.

– Kiểm soát và phối hợp thực hiện công việc đối với các kế toán nội bộ khác.

– Lập các báo cáo hàng tuần, tháng, quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp.

– Thống kế và phân tích số liệu về thực trạng kinh doanh, sản xuất.

Các công cụ hỗ trợ nên biết

Phần mềm kế toán sẽ trở thành một trợ thủ đắc lực cho người làm công việc kế toán nội bộ giúp họ xử lý các số liệu và thông tin một cách nhanh gọn và chính xác. Dưới đây là một số công cụ, phần mềm thông dụng bạn có thể tham khảo để hỗ trợ cho quá trình làm việc.

Fast Finance

Đây là phần mềm kế toán online, nó sẽ hỗ trợ bạn truy cập một cách dễ dàng dù ở bất cứ nơi đâu. Fast Finance cho phép quản lý dữ liệu và bảo mật hệ thống. Bên cạnh đó, nó còn được sử dụng để xử lý các chứng từ, hóa đơn giao dịch và phân tích số liệu kinh doanh.

Effect

Là một trong những phần mềm uy tín, Effect được trên 3000 khách hàng sử dụng với đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo Bộ tài chính. Các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn đều tin tưởng lựa chọn sử dụng phần mềm này.

LinkQ

Các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng LinkQ vì có công cụ quản lý tập trung. Ngoài ra, giao diện của phần mềm dễ sử dụng, dễ kết nối với cơ sở dữ liệu từ xa và có thể mở nhiều cửa sổ máy tính cùng lúc tạo điều kiện cho việc quản lý và làm việc được dễ hơn.

GamSoft

Các công ty nhỏ, vừa, các đại lý thuế và cá nhân thuế tại nhà là những đối tượng sử dụng phần mềm này khá nhiều. Bởi GamSoft có mức giá thành rẻ nhất hiện nay. Mặc dù rẻ nhưng nó vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng theo chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính, dễ cài đặt, dễ sử dụng cũng như cho phép tạo nhiều tài khoản trên cũng một phần mềm.

3S Accounting

Đây là một phần mềm có khả năng xử lý được lượng dữ liệu lớn mà vẫn ổn định. Ngoài ra, 3S Accounting còn giúp hỗ trợ xử lý và quản lý các dữ liệu kế toán của công ty như số lượng bán hàng, số lượng tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, báo cáo thuế,…

Yêu cầu cơ bản đối với nhân viên kế toán nội bộ

Song song với những mô tả công việc kế toán nội bộ, vị trí này còn có một số yêu cầu và kinh nghiệm để giúp bạn có thể trở thành một người nhân viên giỏi, chuyên nghiệp.

– Thành thạo nghiệp vụ kế toán: Yếu tố này đặc biệt quan trọng đối với ngành kế toán. Do số lượng công việc nhiều nên bạn cần nắm vững được kiến thức về lưu trữ, báo cáo, hồ sơ thuế,… để có thể giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng.

– Tính toán nhanh nhạy: Kế toán nội bộ cần phải cập nhật, xử lý, tổng hợp hóa đơn hay thực hiện thu chi nên cần phải luyện tập khả năng tính toán nhanh. Ngoài ra, bạn cũng cần biết cách sử dụng phần mềm tính toán để tăng độ chính xác.

– Sử dụng thành thạo máy tính: Tất cả những công cụ, phần mềm hỗ trợ cho công việc đều được sử dụng trên máy tính. Chính vì vậy, bạn cần sử dụng thành thạo máy tính để nâng cao trình độ bản thân, giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả.

– Bảo mật thông tin tuyệt đối: Hóa đơn, chứng từ là những giấy tờ quan trọng với doanh nghiệp và là những thông tin nhạy cảm. Vì vậy, với vai trò là người lưu trữ, quản lý và chịu trách nhiệm, nhân viên kế toán nội bộ phải đảm bảo tất cả những thông tin này đều được bảo mật tuyệt đối, an toàn.

– Khả năng giao tiếp tốt: Mặc dù làm việc độc lập, thời gian làm việc chủ yếu liên quan tới con số nhưng vẫn cần bổ sung khả năng giao tiếp. Bởi vì người làm công việc này thường tổng hợp, tiếp nhận số liệu từ nhiều phòng ban nên để công việc suôn sẻ hơn cần phải trao đổi thông tin nhờ kỹ năng giao tiếp.

– Cẩn thận và chính xác: Vì tính chất công việc liên quan đến các con số, giấy tờ nên đòi hỏi bạn thật cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác. Chỉ cần một chút bất cẩn sẽ bị nhầm lẫn và dẫn đến những hậu quả khó lường.

– Chịu được áp lực công việc: Lượng công việc mỗi ngày ở vị trí này rất nhiều nên nếu muốn theo đuổi công việc và tìm cơ hội thăng tiến, bạn cần phải rèn luyện cho mình khả năng chịu được áp lực công việc.

– Tính kỷ luật, trách nhiệm cao: Bạn bắt buộc phải có trách nhiệm với doanh nghiệp khi đảm nhiệm vị trí quản lý những giấy tờ quan trọng. Đồng thời, giữ kỷ luật với bản thân và những người trong doanh nghiệp để đảm bảo công việc thuận lợi nhất.

– Đạo đức nghề nghiệp: Khi làm kế toán nội bộ bạn phải xác định được tầm quan trọng của vị trí mà mình đang phụ trách. Từ đó càng nhiệt huyết, tận tâm và nghiêm túc với công việc hơn để có thể trở thành một người kế toán viên chuyên nghiệp.

Cơ hội việc làm của kế toán nội bộ

Bất kỳ một công việc nào cũng có những khó khăn riêng và công việc của một kế toán nội bộ sẽ khá vất vả khi đảm nhận nhiều công việc. Tuy nhiên, bù lại sự vất vả đó thì người làm công việc này sẽ được chi trả một mức lương được đánh giá là hấp dẫn và xứng đáng. Tùy thuộc vào năng lực chuyên môn, quy mô doanh nghiệp mà mức lương khởi điểm dành cho các nhân viên chưa có kinh nghiệm và có kinh nghiệm sẽ có sự dao động.

Ngoài ra, đây vốn là một trong những vị trí quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có để quản lý doanh nghiệp. Vì vậy mà nhu cầu tuyển dụng cao hơn so với những ngành nghề khác. Cơ hội việc làm cho những người muốn theo công việc này cũng luôn rộng mở chào đón.

Trên đây là những thông tin chia sẻ xoay quanh công việc của một kế toán nội bộ. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được cho bạn trong việc xác định nghề nghiệp và hướng phát triển bản thân trong tương lai. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

• Những công việc của kế toán thuế mà bạn cần biết
• Kế toán tổng hợp làm những gì?