Kinh nghiệm: cách ghi biên bản cuộc họp đầy đủ, chuẩn xác

Biên bản cuộc họp được xem là có giá trị quan trọng bởi nó ghi lại các ý tưởng đột phá, giúp các thành viên tham dự có trách nhiệm hơn. Đồng thời những người vắng mặt vẫn sẽ hiểu được cuộc họp. Mang trong mình một sứ mệnh đặc biệt như vậy, viết biên bản trở thành một nhiệm vụ chẳng mấy dễ dàng cho nhiều người. Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu về cách ghi biên bản cuộc họp sao cho đầy đủ nhất và chuẩn nhất bạn nhé!

Thế nào là biên bản cuộc họp?

Biên bản cuộc họp còn được gọi là biên bản họp. Đây là một loại văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong buổi họp nội bộ hoặc buổi họp giữa các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp với nhau. Trong văn bản này thường sẽ tổng hợp nhiều thông tin và các ý kiến khác nhau từ người tham gia. Khi buổi họp kết thúc, mọi người tham dự tiến hành ký xác nhận và cam kết về những điều thống nhất hay trình bày tại buổi họp. Mỗi một cuộc họp đều phải có ít nhất một thư ký và người này sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra danh sách người tham gia và người vắng mặt. Đồng thời, thư ký cũng là người sẽ thực hiện việc ghi chép lại toàn bộ thông tin, diễn biến trong cuộc họp.

Vai trò của biên bản trong cuộc họp

Thông thường, biên bản sẽ được dùng để ghi chép lại những sự việc đã và đang diễn ra trong cuộc họp đó. Chính vì thế, đây được xem là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng là căn cứ để chứng minh các sự việc đó đã và đang xảy ra.

Chỉ cần nhìn vào biên bản đó, mọi người sẽ có thể một lần nữa được xem lại những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hay những ý kiến xây dựng, đóng góp của các cá nhân và đơn vị liên quan. Qua biên bản bạn có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc sao cho đạt hiệu quả nhất.

Đối với trường hợp các cá nhân tham gia cuộc họp đã ký tên vào biên bản, tức là xác nhận các cam kết trong việc thực hiện các công việc. Lúc này biên bản cuộc họp công ty đóng vai trò như một lời nhắc nhở đến các cá nhân tham gia thực hiện công việc của mình.

Ngoài ra, biên bản cũng đóng vai trò giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo sẽ có nội dung để theo dõi. Cùng với đó sẽ kiểm tra được tính chính xác của công việc mà cần thực hiện.

Yêu cầu cần có trong biên bản một cuộc họp

Người chịu trách nhiệm viết biên bản cuộc họp sẽ cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây. Có như vậy biên bản mới được hoàn chỉnh trước khi chuyển tới các cá nhân hay tổ chức liên quan.

Việc đầu tiên bạn cần chuẩn bị sẵn một mẫu ghi biên bản cuộc họp. Mục đích để đảm bảo mọi người có mặt trong cuộc họp đều có thể nắm bắt thông tin được đầy đủ, chính xác. Dù là bất kỳ cuộc họp nào thì cách ghi biên bản cuộc họp cũng phải có một số nội dung cơ bản sau:

– Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp

– Thành phần tham dự

– Nội dung cuộc họp

– Kết luận cuộc họp

Người ghi chép nội dung cuộc họp đòi hỏi phải có tốc độ tốc ký nhanh, ghi chép đầy đủ thông tin. Bạn có thể dùng sổ ghi chép, máy tính để lưu lại thông tin nhằm đảm bảo ghi được các nội dung quan trọng. Nội dung phải thể hiện đúng trọng tâm cuộc họp, tránh trình bài lan man không cần thiết.

Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt nghe. Tiến hành sửa chữa nếu có để đảm bảo tính khách quan, đúng đắn và tự giác. Sau đó mới ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

Cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Thời gian để viết biên bản thường rất ngắn nên đòi hỏi người ghi biên bản cuộc họp phải thể hiện đủ, chính xác nội dung cuộc họp đó. Chính vì thế nó khiến chúng ta cảm thấy vô cùng căng thẳng. Để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, cùng điểm qua về cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất nhé!

Dự thảo đề cương biên bản cuộc họp

Trong biên bản của một cuộc họp phải đảm bảo có các yếu tố cơ bản sau:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ

– Tên văn bản và trích yếu nội dung

– Giờ… ngày… tháng… năm…. (ghi cụ thể thời gian tiến hành lập biên bản)

– Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp)

– Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)

– Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do)

– Thủ tục ký xác nhận

Phương pháp ghi biên bản cuộc họp

Đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng diễn ra như đại hội, khám xét, khám nghiệm, khiếu nại, bàn giao tài sản, ghi lời cung,… sẽ phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung. Đặc biệt phải chú ý vào trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị, lời khai,… phải ghi nguyên văn, đầy đủ. Sau đó yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.

Đối với các sự kiện thông thường khác như cuộc họp định kỳ, họp tổng bình xét, họp thảo luận phương án,… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp. Đó là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng thật đầy đủ, nguyên văn. Còn những nội dung thông thường có thể ghi ý chính. Tuy nhiên phải luôn quán triệt nguyên tắc trung trực, không suy diễn vấn đề.

Khi kết thúc văn bản phải ghi thời gian cụ thể chấm dứt cuộc họp như hội nghị kết thúc, bàn giao xong, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… tháng… năm,… Đọc lại biên bản cho mọi người cùng nghe và xác nhận. Nếu có sửa chữa thì thực hiện trước khi xác nhận phản ánh đúng sự kiện. Việc ký xác nhận phải có tối thiểu 2 người trở lên thì các thông tin mới có độ tin cậy cao. Thông thường sẽ có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.

Mẫu biên bản một số cuộc họp

Một số lưu ý trong quá trình ghi biên bản cuộc họp

• Nghiên cứu trước nội dung cuộc họp

Ghi biên bản cuộc họp sẽ vô cùng khó khăn khi bạn không hiểu nội dung nêu trong cuộc họp mà vẫn phải ghi chép nó thật nhanh. Để không bị rơi vào tình trạng này, bạn nên nắm bắt càng nhiều thông tin, kiến thức liên quan đến cuộc họp càng tốt. Những thông tin này có thể tự tìm hiểu qua internet, sách vở hay đồng nghiệp có chuyên môn của công ty. Nếu thời gian gấp rút hãy cố gắng hiểu các khái niệm, thuật ngữ liên quan để không lạc lòng trong buổi họp.

• Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp

Trong biên bản cần phải được ghi rõ ai là người đã đưa ra ý kiến hay quyết định về việc gì. Do đó, bạn cần phải nhớ tên và nhận diện người tham dự cuộc họp. Để có thể làm được việc này, bạn nên tìm hiểu trước hoặc nhờ chủ tọa giới thiệu thành phần tham dự. Bạn cũng nên vẽ sơ đồ vị trí ngồi của họ để khi được giới thiệu sẽ không nhầm lẫn.

• Ghi chép hành động thật rõ ràng, độc lập

Khi ghi chép như thế sẽ giúp bạn cũng như đồng nghiệp theo dõi được dễ dàng hơn. Vì vậy, hãy ghi chép thật rõ ràng ý tưởng hay quyết định là của ai, bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện và trong thời gian bao lâu. Việc ghi chép như thế cũng thể hiện được tính cẩn thận và là điểm cộng trong mắt ban lãnh đạo.

• Ghi nhớ nội dung cơ bản

Bạn sẽ giảm bớt được căng thẳng trong quá trình ghi chép nếu nhớ được nội dung cơ bản của buổi họp. Hơn nữa, nó cũng rất hữu ích trong việc thể hiện cách ghi biên bản cuộc họp khoa học, logic và đầy đủ từng phần. Từ đó mà hiệu quả làm việc được nâng cao mà lại đơn giản hơn nhiều.

• Đảm bảo tính trung lập

Mục đích của biên bản cuộc họp là dùng để làm bằng chứng xác nhận trách nhiệm của các thành viên liên quan. Chính vì thế, văn bản cần đảm bảo tính khách quan, ghi chép đầy đủ thông tin cuộc họp. Trừ trường hợp bạn được yêu cầu tránh mặt hoặc không ghi chép các câu thoại không liên quan, không bình thường. Văn phong rõ ràng, tuyệt đối không đưa ý kiến cá nhân hay cảm xúc của bản thân vào trong văn bản. Bởi nó dễ dẫn đến việc người đọc hiểu sai ý và gây ra hậu quả đáng tiếc.

• Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể

Các thông tin quen thuộc có thể trở nên xa lạ nếu bạn để chúng trôi qua một khoảng thời gian quá lâu. Trước khi thông tin rời khỏi não bộ của bạn, hãy tổng hợp và hoàn thiện nó sớm nhất có thể. Hoàn thành sớm biên bản còn giúp các thành viên tiếp cận với mục đích làm việc tốt hơn. Nó cũng vô cùng quan trọng đối với những người không tham dự được cuộc họp.

• Rà soát lại thật kỹ trước khi trình ký

Quá trình tốc ký hoàn toàn có thể xảy ra việc viết sai chính tả, viết ẩu. Tuy nhiên, nếu bạn đem biên bản đó trình lên chủ tọa thì là một sai lầm lớn. Bởi biên bản thể hiện năng lực của người trợ lý, để giám đốc đánh giá khả năng nghe, viết, tóm lược. Đồng thời những người đứng đầu hoặc khách hàng sẽ là người xem biên bản. Họ sẽ cảm thấy không được tôn trọng nếu biên bản đó lôm côm, cẩu thả. Bạn hãy đọc kỹ và rà soát mọi thông tin trước khi trình ký.

Trên đây là những thông tin liên quan đến cách ghi biên bản cuộc họp giúp bạn viết được dễ dàng và hiệu quả hơn. Việc ghi lại chính xác và trực quan những thông tin trong cuộc họp đem đến cho đơn vị đó rất nhiều lợi ích vô giá. Đồng thời cũng góp phần khẳng định thêm năng lực của bạn với các nhà lãnh đạo.

Xem thêm:

• Kích thước bàn họp bao nhiêu là phù hợp nhất?
• Phòng họp không giấy là gì?
• Tham khảo một số mẫu hoa để bàn họp, hội nghị đẹp