Phòng họp không giấy- Tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị

Công nghệ 4.0 phát triển được ứng dụng vào trong tất cả các ngành nghề nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc. Việc này không những giúp tiết kiệm thời gian làm việc đồng thời giúp nâng cao chất lượng công việc. Với những ưu điểm vượt trội phòng họp không giấy được rất nhiều doanh nghiệp, địa phương áp dụng. Vậy phòng họp không giấy mang lại những hiệu quả gì trong công việc?

Tìm hiểu phòng họp không giấy là gì?

Phòng họp giấy là gì?

Phòng họp không giấy là phần mềm áp dụng công nghệ kỹ thuật số để tổ chức các cuộc họp trên mạng khắc phục việc sử dụng văn bản giấy tờ hành chính. Việc áp dụng mô hình phòng họp trên mạng giúp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và họp giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công việc.

Hiểu một cách đơn giản phòng họp không giấy là mô hình họp kiểu mới giúp giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ vật lý trong cuộc họp, thay vì đó quản lý thông tin toàn bộ hệ thống trên máy tính. Người dùng chỉ việc sử dụng máy tính hoặc thiết bị di động để tham gia cuộc họp dễ dàng. Với mô hình phòng họp không giấy các cơ quan hành chính, doanh nghiệp giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp giúp phần tích cực trong công cuộc đời mới đáp ứng yêu cầu cải cách. 

Đối tượng khách hàng

Đối tượng khách hàng của phòng họp giấy là: UBND, Sở/Ban/ Ngành, Tập đoàn, Tổng công ty,…

Chức năng của phòng họp không giấy

Nhiều tính năng hỗ trợ tối đa cho người họp trong các cuộc họp

– Ứng dụng giao việc tức tời, nhắc việc thông minh

Ứng dụng phòng họp giấy như một thư ký riêng hiệu quả cho lãnh đạo cấp cao, tạo ra quy trình làm việc bài bản, chính xác. Không chỉ giúp tối ưu các tính năng so với các phần mềm tiền nhiệm đang có trên điện thoại, máy tính ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

– Chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử

Ngoài ra, nó còn có thể ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn; chức năng nhấn dòng, tô đậm để đánh dấu những thông tin cần lưu ý.

– Tính năng bảo mật tài liệu

Những tài liệu mật hoặc hạn chế người xem sẽ được ẩn đi trên hệ thống, chỉ khi được phép của người chủ trì tài liệu mới hiện lên.

– Hỗ trợ cuộc họp, đăng ký phát biểu dễ dàng

Trong suốt cuộc họp, khi cần phát biểu, người họp có thể bấm vào mục đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại, người chủ trì có thể nắm được số lần phát biểu của từng người, cũng như biết được những người ít đóng góp ý kiến, hoặc những người không bao giờ phát biểu.

– Tính năng lấy ý kiến biểu quyết

Ngoài ra, ứng dụng còn có tính năng lấy ý kiến biểu quyết. Kết thúc cuộc họp, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp kết quả biểu quyết, cập nhật kết luận cuộc họp lên hệ thống để từng thành viên biết.

Khả năng chia sẻ cao

Một tính năng khai thác thông tin khác phục vụ cuộc họp là tính năng trao đổi riêng tư hoặc chát nhóm để có sự trợ giúp từ những đơn vị khác.

Khi có nguồn tư liệu hay, đại biểu có thể chia sẻ tài liệu lên mục dùng chung của cuộc họp để mọi người cùng tham khảo.

Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì sẽ hiển thị những người có mặt theo vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, giúp điểm danh thành viên dự họp, biết được từng người có mặt vào lúc nào.

Những ưu điểm nổi bật của mô hình phòng họp không giấy

Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp

Các thông tin cuộc họp được cung cấp đầy đủ, được hiển thị trực quan trong cuộc họp: nội dung cuộc họp, thời gian, người chủ trì, thư ký, tài liệu họp,… Với mô hình phòng họp không giấy người tham gia cuộc họp có thể dễ dàng theo dõi thông tin thông qua màn hình máy tính, điện thoại một cách dễ dàng mà không sợ bỏ sót thông tin, xử lý chậm bởi giấy tờ phức tạp.

Tiết kiệm chi phí

Ứng dụng phòng họp không sử dụng giấy giúp tiết kiệm chi phí tối ưu. Tiết kiệm 50% chi phí in ấn, giảm 30% các phiên họp giúp tiết kiệm các khoản chi phí cuộc họp Offline.

Rút ngắn thời gian chuẩn bị

Các cuộc họp truyền thống bạn sẽ cần phải chuẩn bị các tài liệu liên quan, in ấn, sắp xếp tài liệu theo trình tự để trình bày logic và hiệu quả. Tuy nhiên với bàn họp không giấy, bạn chỉ cần chuẩn bị tài liệu và sắp xếp chúng vào phần mềm. Điều này giúp bạn hệ thống lại được nội dung cuộc họp cũng như tiết kiệm khá nhiều thời gian, mang lại hiệu quả cao cho cuộc họp.

Rút gọn tối đa văn bản, giấy tờ cần chuẩn bị

Bạn sẽ không cần phải đối mặt với một đống giấy tờ lộn xộn hay thất vọng khi trong cuộc họp không thể tìm được nội dung cần thiết nữa. Mọi thứ bạn cần đề chỉ cần một click chuột là có thể xuất hiện trên màn hình.

Hạn chế quên, sót lịch

Một trong những lợi ích khi ứng dụng giải pháp phòng họp không giấy là hạn chế việc quên, sót lịch họp. Có thông báo, nhắc lịch hẹn giờ SMS, email, notification Mobile App nhờ đó bạn nắm được lịch họp chi tiết, được nhắc nhở thường xuyên tránh mắc sai sót.

Kiểm soát dễ dàng số lượng đại biểu tham gia cuộc họp

Nhờ phần mềm quản lý có thể dễ dàng kiểm soát số lượng đại biểu tham gia cuộc họp, danh sách cán bộ được ủy quyền, danh sách những người từ chối tham gia cuộc họp. Đây là một trong những cách quản lý thông minh, nhanh chóng. 

Bảo mật thông tin an toàn

Phần mềm triển khai phòng họp không giấy đảm bảo 100% tính bảo mật của cuộc họp. Vậy nên, chúng được rất nhiều doanh nghiệp, cơ quản, chính phủ lựa chọn để có thể triển khai họp thường xuyên.

Ban hành quyết định nhanh chóng

Tích hợp công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản, phần mềm phần họp không giấy cho phép chuyển trực tiếp những phát biểu của những đại biểu/ người tham dự cuộc họp thành văn bản tức thì, chính xác.

Thống kê cải thiện hiệu suất cuộc họp

Chỉ với những thao tác đơn giản có thể dễ dàng thống kê tổng số cuộc họp đã khởi tạo, những cuộc họp đã hoàn thành, các cuộc họp bị hủy bỏ, các cuộc họp đang diễn ra trong khoảng thời gian mong muốn (Theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm).

Giải pháp xanh

Khi sử dụng giải pháp phòng họp trực tuyến tránh tình trạng lãng phí khi sử dụng số lượng giấy họp thường xuyên mà còn là giải pháp xanh cho môi trường. Với việc ứng dụng mô hình phòng họp không giấy giúp bảo vệ môi trường, tối ưu không gian bạn đang có.

Nhược điểm của phòng họp không giấy

– Chi phí đầu tư cao.

– Chưa được ứng dụng rộng rãi, giải pháp này mới được áp dụng tại các khối cơ quan Nhà nước.

Những ứng dụng phòng họp không giấy phổ biến

Nhận thấy được những tính năng, tiện ích của mô hình phòng họp không giấy nên chúng được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực:

• Giải pháp văn phòng không giấy của chính phủ

Rất nhiều tỉnh ủy triển khai ứng dụng phòng họp, làm việc không giấy đến nhiều sở ngành, quận/huyện, phường/ xã. Phòng họp không giấy góp phần nâng cao chất lượng, cải thiện hiệu quả các phiên hoạt giúp quản lý điều hành, xử lý công việc triệt để, chính xác. 

Việc ứng dụng công nghệ này giúp việc quản lý, làm việc dễ dàng hơn. Trước đây trên bàn làm việc của các phó chủ tịch, UBND đều có rất nhiều hồ sơ cao, việc tìm kiếm giấy tờ tốn công, khó kiểm soát. Với ứng dụng này, chỉ với những thao tác nhỏ lãnh đạo có thể làm việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. 

• Giải pháp văn phòng không giấy trong các doanh nghiệp, tổ chức

Ngoài ra, các doanh nghiệp tổ chức cũng ứng dụng triệt để mô hình phòng họp không giấy để phát huy tối đa hiệu quả công việc. Chỉ với công cụ kết nối mạng như máy tính, điện thoại là các thành viên có thể dễ dàng tham gia cuộc họp ở bất kì đâu, bất kì lúc nào. Việc kiểm soát chất lượng, nội dung, hiệu quả cuộc họp diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn.

Với những ưu điểm nổi bật, có thể xử lý ở bất kì đâu, bất kì ai có quyền đều có thể tham gia, được nhắc nhở lịch tham gia thường xuyên tránh những rủi ro quên, bỏ sót cuộc họp quan trọng. Đặc biệt, với khả năng bảo mật thông tin cực tốt phòng họp không giấy được ứng dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp, nhiều địa phương.

Tìm hiểu phần mềm phòng họp không giấy tờ (VNPT eCabinet)

Phần mềm phòng họp không giấy tờ (VNPT eCabinet) của VNPT nhằm mục tiêu thay đổi phương thức làm việc của các đơn vị cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp từ việc chủ yếu dựa trên văn bản giấy sang làm việc tên môi trường mạng, sử dụng văn bản điện tử góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của khách hàng, tạo môi trường làm việc hiện đại, văn minh.

Lợi ích dịch vụ

– Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng thông qua hệ thống API
– Kết nối thông minh với các thiết bị khác như: màn hình TV, máy QR code, Laptop/ Tablet, SMS/Email.
– Giao diện thân thiện với người dùng, có tính tương tác cao.
– Quản lý ghi chú tài liệu họp trực tuyến từ xa.
– Hỗ trợ ký số trên sim Mobile PKI

Tính năng dịch vụ

– Điều hành cuộc họp
– Lịch công tác: lịch đơn vị, lịch cá nhân, lịch gần nhất,…
– Nhóm tính năng tương tác cao: Biểu quyết/ lấy ý kiến, trao đổi riêng/ nhóm, ghi chú tài liệu,….
– Phân hệ quản trị: quản trị phiên họp, quản trị phòng họp/vị trí họp, quản lý người dùng/ phân quyền, quản lý đăng ký/biểu quyết từ xa chia sẻ tài liệu.

Qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ phòng họp giấy là gì và những tính năng hiệu quả mà nó mang lại. Hi vọng với những chia sẻ của chúng tôi sẽ cung cấp kiến thức cơ bản giúp việc kinh doanh, quản lý của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn!

Xem thêm:

• Kích thước bàn họp đông người bao nhiêu là phù hợp?
• Chiêm ngưỡng bộ sưu tập 200+ mẫu bàn họp hiện đại cho doanh nghiệp