Sale admin là gì? Công việc cần làm và cơ hội thăng tiến 

Trong lĩnh vực sales thì sale admin đang là một vị trí tuyển dụng khá hot. Rất nhiều bạn trẻ đang muốn ứng tuyển vào vị trí này. Nhưng bạn đã hiểu rõ về ngành nghề này chưa?  Vậy sale admin là gì? Công việc của sale admin là gì? Cơ hội thăng tiến ra sao, cùng Govi tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Sale admin là gì?

Sale admin ( sales administrator- SA) là vị trí trợ lý hoặc thư ký cho bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp. Sale admin có nhiệm vụ chính là phối hợp với các bộ phận khác trong công ty giúp thúc đẩy bán hàng, nâng cao doanh số kinh doanh. Đây là một vị trí quan trọng trong bộ phận kinh doanh của công ty, doanh nghiệp hiện nay. Mức lương cho nhân viên ở vị trí này phụ thuộc vào kỹ năng, kinh nghiệm của người nhân viên.

Sự thành bại của doanh nghiệp có sự đóng góp rất lớn của bộ phận kinh doanh và sale admin là mắt xích quan trọng trong bộ phận ấy. Doanh thu của doanh nghiệp có được cải thiện hay không đều trông chờ vào hiệu suất công việc của họ. Sale admin làm việc, thảo luận, làm báo cáo,… đều xoay quanh vấn đề doanh số mà thôi. Họ cũng là người nhận chỉ đạo trực tiếp từ trưởng bộ phận, hoặc giám đốc kinh doanh.

Nhiệm vụ của sales admin đối với doanh nghiệp

Sale admin giữ vai trò khá quan trọng đối với việc phối hợp thực hiện các hoạt động trong phòng kinh doanh của doanh nghiệp. Với những công vụ chính sau đây:

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty thông qua website, thư đặt hàng, email, số điện thoại hoặc từ telesale hay đại diện bán hàng của doanh nghiệp. SA lúc này có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, tình trạng các đơn đặt hàng nhằm đảm bảo khách hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết về sản phẩm/ dịch vụ mặt hàng mà họ đặt như: số lượng, giá cả, chiết khấu,….

Trường hợp sai thông tin cần bổ sung một số thông tin cần thiết hay có bất kỳ nội dung nào chưa hiểu rõ về đơn đặt hàng có thể liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp thì sale admin sẽ là người trực tiếp liên hệ lại và làm rõ.

Nhập đơn hàng vào hệ thống

• Sau khi đã xác nhận đơn hàng, sale admin sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để chuyển giao cho các bộ phận tiếp theo có liên quan như: bộ phận kho, sản xuất, điều phối và giao hàng xử lý. 
• Kiểm tra tình trạng thanh toán, tín dụng, hạn mức công nợ của khách hàng với doanh nghiệp để phát hành đơn đặt hàng, cho phép gửi đi hoặc sản xuất.
• Kiểm tra tính chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, bổ sung, cập nhật thay đổi thông tin nếu có. Khi đơn đặt hàng đã hoàn tất, họ sẽ yêu cầu nhắc nhở bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi khách hàng. 

Quản lý thông tin hồ sơ của đối tác, khách hàng

Toàn bộ thông tin có liên quan đến khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do SA quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Bên cạnh đó, SA cũng là người đảm nhận việc tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên của người đại diện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn. 

Việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng là một cách chi tiết giúp SA có thể cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cần thiết, hữu ích cho báo cáo bán hàng. Đây là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện các chiến dịch tiếp thị với bộ phận marketing hiệu quả. 

Hỗ trợ, tư vấn bán hàng

Ngoài ra, Sale admin cũng tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện các yêu cầu từ khách hàng như: cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, báo giá,….

Mô tả công việc hàng ngày của sale admin

Tùy vào quy mô và cách thức làm việc của mỗi doanh nghiệp mà công  việc của sale admin cũng có sự khác biệt.. Tuy nhiên, họ đều phải hoàn thành những đầu việc dưới đây:

• Theo dõi sát sao, đôn đốc nhắc nhở bộ phận Sales thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.
• Lập và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến việc kinh doanh của công ty như: thư chào hàng, bản báo giá, hợp đồng,…
• Trung gian tạo ra các cuộc hẹn giữa khách hàng và nhân viên sales. 
• Quản lý hồ sơ khách hàng.
• Tư vấn cho khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp nếu cần.
• Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
• GIúp khách ký kết hợp đồng, nhận tiền thanh toán từ khách hàng.
• Thu thập phản hồi của khách hàng, xử lý vấn đề gặp phải. Nếu vấn đề vượt qua quyền hạn của bản thân phải báo cáo lên cấp quản lý cao hơn để xin chỉ thị.
• Thông báo cho khách hàng khi có các chương trình ưu đãi, quà tặng, khuyến mãi.
• Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, nhắc nhở khách hàng gia hạn hợp đồng khi gần tới thời điểm hết hạn.
• Theo dõi và nhắc nhở khách hàng về vấn đề công nợ.
• Làm báo cáo theo từng thời điểm cụ thể ( tháng/ quý / năm) nộp cho quản lý cấp cao hơn.

Mức lương của sale admin là bao nhiêu?

Thu nhập hàng tháng của sale admin bao gồm: lương cố định và tiền thưởng hiệu quả công việc. Theo thống kê của JobsGO, sale admin có mức lương từ 7-10 triệu/ tháng, tùy vào năng lực của mỗi người và khối lượng công việc của mỗi công ty khác nhau mà mức lương có sự điều chỉnh phù hợp. Ngoài ra, ở một số công ty sale admin có khoản hoa hồng theo doanh số. 

Kỹ năng cần có của sale admin

• Kiến thức về kinh doanh, kinh tế, marketing, truyền thông. Bên cạnh đó, cần có kiến thức chuyên môn vững vàng.
• Một sale admin giỏi là người có khả năng đàm phán, thương lượng tốt. Có khả năng giao tiếp, ngoại ngữ thành thạo.
• Kỹ năng quản lý, sắp xếp khoa học giúp nắm vững, kiểm soát và hoàn thành tốt mọi công việc.
• Có khả năng làm việc nhóm, khả năng phối hợp tốt, chịu được áp lực cao. Ngoài ra, sale admin là người có thói quen cẩn thận, tỉ mỉ, có tính chủ động cao.
• Có kỹ năng máy tính văn phòng, viết lách, thuyết trình,….

Cơ hội thăng tiến của sale admin

Công việc của sale admin ban đầu có thể khiến bạn bị choáng ngộp nhưng nếu bạn chủ động sắp xếp hợp lý thì bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng làm quen với công việc. Bên cạnh đó, sau một thời gian tích lũy kinh nghiệm làm việc ở vị trí này bạn có thể phấn đấu lên những chức vụ cao hơn như người điều hành, giám sát hay giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận.

Công việc sale admin không chỉ mang lại cho bạn mức lương cao mà còn giúp bạn hoàn thiện khả năng sales, mà còn là các kỹ năng quản lý, sắp xếp, điều hành. Nếu có năng lực, kỹ năng tốt, biết phấn đấu trong công việc thì có thể nhanh chóng thăng tiến từ nhân viên sales administrator trở thành sales admin manager, đến giám đốc kinh doanh hay giám sát kinh doanh để hưởng mức thu nhập tuyệt vời. 

Có thể thấy, với các mô tả công việc, mức thu nhập bình quân cùng cơ hội thăng tiến trên, sale admin là một công việc vô cùng hấp dẫn và thú vị. Nếu bạn đang có hứng thú với công việc này thì có thể tìm hiểu ngay nhé!

Xem thêm:

• Tìm hiểu các phần mềm quản lý tiến độ công việc hiệu quả
• KPI là gì, phương pháp xây dựng và triển khai KPI khoa học
• Tham khảo một số nghề tay trái hái ra tiền cho dân văn phòng nâng cao thu nhập