KPI là gì? Phương pháp xây dựng và triển khai KPI hiệu quả

Chỉ số KPI là một phương pháp quản lý nằm trong top các công cụ quản lý được các công ty trên toàn cầu sử dụng. Phương pháp này nhận được sự hài lòng của các lãnh đạo doanh nghiệp. Dựa vào đó họ có cái nhìn chính xác hơn về năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên, doanh nghiệp. Vậy KPI là gì? Cách thức xây dựng và triển khai KPI hiệu quả. 

Tìm hiểu KPI là gì?

“KPIs, tiếng anh là Key Performance Indicators, là chỉ số đánh giá hiệu suất, hay còn gọi là chỉ số KPI”. Đây cũng là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được rất nhiều doanh nghiệp, công ty yêu thích. KPI là công cụ đo lường đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chi tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó. 

Doanh nghiệp cũng sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công đối với mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

Theo phương pháp BSC chiến lược của công ty được cụ thể hóa thành các mục tiêu chiến lược trong bản đồ chiến lược. Bản đồ chiến lược được bao gồm các mục tiêu theo 4 viễn cảnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. Từ đó doanh nghiệp cụ thể hóa thành các chỉ tiêu cụ thể và các chỉ số đo lường ở cấp độ công ty, bộ phận, cá nhân. Các chỉ tiêu KPI cần phù hợp với chức năng, bộ phận, vị trí. Nhà quản lý sẽ áp dụng KPI để đánh giá hiệu quả làm việc của từng vị trí. Từ đó tính toán và trả lương kết quả hoặc thưởng KPI cho nhân viên. 

Lợi ích của chỉ số KPI là gì?

Chỉ số KPI có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Với những lợi ích sau:

• Chỉ số KPI là công cụ triển khai, đo lường hiệu quả thực hiện chiến lược. KPI giúp nhà điều hành luôn được cập nhật tình trạng của doanh nghiệp. 
• Đo lường hiệu suất của doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân so với mục tiêu ban đầu đề ra.
• Hỗ trợ cấp quản lý đưa ra chế độ thưởng theo kết quả hợp lý. Nhờ vậy, có thể tạo động lực giúp nhân viên làm việc tốt hơn.
• Giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc. Hiểu rõ các công việc quan trọng, ưu tiên làm trước để đạt mục tiêu.
• Định hình và phát triển chiến lược của doanh nghiệp theo mục tiêu sâu sát của từng cá nhân.

Phân loại KPI

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp nên có cho mình chỉ số KPI khác nhau để đáp ứng các nhiệm vụ khác nhau. Hiện nay bao gồm 5 loại KPI chính bao gồm:

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh có tác dụng hỗ trợ doanh nghiệp đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh, từ đó điều hướng từng quy trình và xác định lĩnh vực chậm tăng trưởng.

KPI tài chính

KPI tài chính được giám sát bởi lãnh đạo của doanh nghiệp và bộ phận tài chính của doanh nghiệp. Chỉ số này cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trên phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu để biết việc kinh doanh có doanh nghiệp đang thuận lợi hay khó khăn.

KPI tiếp thị

KPI tiếp thị giúp nhân viên tiếp thị của công ty theo dõi khả năng thành công trên các kênh tiếp thị, cho ra số liệu đánh giá tổng quan xem đội ngũ tiếp thị đó hoạt động có hiệu quả không trong việc tìm kiếm khách hàng.

KPI bán hàng

KPI bán hàng là các chỉ số theo dõi khả năng đạt được mục đích và từ số liệu bán hàng của đội ngũ bán hàng, giúp theo dõi kết quả cũng như mức độ tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây là chỉ số vô cùng quan trọng đánh giá chất lượng cả quá trình bán hàng, kinh doanh tổng thể.

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi tỷ lệ phần trăm đạt được tiến độ mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp thường sử dụng số liệu này theo dõi xem dự án có thành công và đáp ứng yêu cầu hay không.

Cách thức xây dựng và triển khai hệ thống KPI như thế nào?

Bước 1: Xác định bộ phận/ người xây dựng KPI

Có 2 phương pháp:

Phương pháp 1: 

Các bộ phận/ phòng ban/ ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/ phòng ban đó. Trong đó, đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng nguyên tắc trên. 

Theo phương pháp này, người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận/ phòng / ban – người hiểu rõ nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPI cho cấp dưới. 

• Ưu điểm: KPI sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. 
• Nhược điểm: Nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường thiếu khách quan, đặt mục tiêu khá thấp. Lời khuyên nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.

Phương pháp 2:

Bộ phận nhân sự, đội ngũ cấp cao sẽ đưa ra KPI cụ thể cho phòng ban. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực thể, không thể thực hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, bộ phận đó. Để khắc phục vấn đề này cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs

KPI của bộ phận chủ yếu dựa vào chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó như thế nào. Người xây dựng KPI sẽ đặt ra chỉ số chung theo đặc trưng của bộ phận. Đây cũng là cơ sở đưa ra KPI của từng vị trí chức danh. 

KPI cho từng chức danh: Việc xây dựng KPI cho người lao động cần căn cứ dựa theo mô tả công việc. KPI cũng cần đảm bảo tiêu chí liên quan tới SMART, đều cần có nguồn thu thập thông tin doanh nghiệp đang áp dụng một cách rõ ràng. Các kỳ đánh giá sẽ thực hiện theo tháng, quý hoặc năm. 

Sau khi thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp. Tiếp theo bạn cần ứng dụng tiêu chí trong SMART để đánh giá từng chỉ số công việc. 

S   –  Specific: Mục tiêu cụ thể: 

Từng thông số của chỉ số phải được tách rõ ràng: Tên chỉ số, công thức tính, nguồn thông tin, trọng số, đơn vị tính, số kế hoạch và số thực hiện. Việc trộn tất cả những yếu tố này khiến việc triển khai, đưa lên phần mềm gặp nhiều khó khăn. 

Tên chỉ số ngắn gọn, phản ánh được bản chất của chỉ số.

Công thức tính: Trình bày ngắn cọng từ các tham số đã thống nhất như: Doanh thu, sản lượng. 

Tổng trọng số phải bằng 100%

Số kế hoạch: Là con số hoặc mốc thời gian thể hiện rõ ràng mục tiêu. Ví dụ: Với chỉ tiêu doanh thu, đơn vị tính bằng tỷ đồng. Số kế hoạch = 150. KHông trộn lẫn số kế hoạch và đơn vị tính. 

Số thực hiện: Là số phản ánh kết quả thực hiện chỉ tiêu. Với chỉ tiêu doanh thu, số thực trong kỳ là 180 tỷ đồng. 

M –  Measurable: Mục tiêu đo lường được

KPI phải có khả năng đo lường. Có thể đo lường lý tưởng nhờ một số phần mềm có sẵn như: ERP, CRM hay quản lý sản xuất,… Nếu không, phải  chỉ rõ nguồn dữ liệu. Nếu chỉ số chưa có phương thức đo lường quá khứ, cần bổ sung. 

A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

Mặc dù đặt mục tiêu thách thức lớn hơn mức thông thường nhưng chỉ số đảm bảo nằm trong khả năng công ty/ bộ phận/ ban có thể thực hiện được. 

R – Relevant: Mục tiêu thực tế

Tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng có thể đạt được mục tiêu. Ví dụ như đại dịch Covid 19 ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp. Vậy nên, cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch.

T  –  Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

KPI phải có mốc thời gian cụ thể: tháng/ quý/ năm hoặc một mốc cụ thể trong năm. Ngoài a, các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPI chung của phòng ban.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định được KPIs cho phòng ban và từng vị trí công việc thì áp dụng nó trong quản trị, nhân sự và năng suất. Các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục tiêu KPI. Nói chung, mọi công việc đều có thể phân chia về  3 nhóm chính sau:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
• Nhóm B: Tốn ít thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc và tốn nhiều thời gian thực hiện ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
• Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Mỗi nhóm KPI này có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng ví dụ như A ( 50%), B ( 30%), C ( 20%). 

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên có bộ 3 KPI bao gồm A, B, C. 

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mức độ hoàn thành KPIs người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định được mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên. 

Chính sách này được quy định bởi lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp/ phòng ban hoặc do chính nhân viên tự thống nhất với nhau. Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan, toàn diện bằng cách kết hợp cả ý kiến của sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên. 

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian sao cho phù hợp trong khả năng thực hiện. Ban đầu hãy xem xét các KPIs vừa được lập đảm bảo các số liệu phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng hãy duy trì nó ít nhất trong 1 năm.

Xem thêm:

• Các phương pháp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả
• Tìm hiểu các ứng dụng quản lý công việc đơn giản, dễ dàng và chi tiết