Outsource là gì? Những ưu nhược điểm khi DN áp dụng

Hiện nay, khi mà thời buổi công nghệ phát triển, các công ty đòi hỏi nguồn nhân lực lớn thì Outsource đang là một giải pháp hữu hiệu, gỡ rối giúp doanh nghiệp. Không chỉ đảm đương các công việc chính để doanh nghiệp có thể phát triển mà hình thức Outsource còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo công việc. Vậy Outsource là gì? Đặc điểm của Outsource là gì? Hãy cùng Govi.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Outsource là gì?

Outsource là một thuật ngữ thông dùng trong giới kinh doanh những năm gần đây. Hình thức này được ưu tiên sử dụng với các công ty không đủ nhân lực để sản xuất hay đáp ứng mục tiêu công ty đặt ra.

Hay nói một cách dễ hiểu, Outsource là hình thức thuê ngoài và công ty được thuê thường có trình độ chuyên môn cao, cung cấp dịch vụ hàng đầu trong các lĩnh vực. Đây chính là hình thức mà doanh nghiệp này sẽ chuyển một phần chức năng cũng như nhiệm vụ cho bên được thuê ở ngoài chứ không dùng đến nhân sự trong công ty, doanh nghiệp của mình. Cách thức này hiện nay được nhiều công ty áp dụng để nhằm đảm bảo công việc và sự vận hành tốt của công ty.

Sự hình thành và phát triển của Outsource

Khi nhắc đến Outsourcing thì nhiều người sẽ nghĩ ngay đến các mảng như quảng cáo, tư vấn hay gia công phần mềm. Được tiến hành lần đầu tiên vào năm 1989, Outsourcing được xem là một chiến lược kinh doanh chính thức với cách thức là thuê bên thứ 3 vào thực hiện công việc của doanh nghiệp. Dần dần, hình thức này càng ngày càng phổ biến và được lan rộng trong hoạt động các doanh nghiệp trong giai đoạn những năm 90, cuối thế kỉ XX.

Outsourcing thường liên quan đến các mặt dịch vụ riêng lẻ nhiều hơn. Không ít người đã cho rằng, các công ty, doanh nghiệp vẫn nên tự làm những mảng cốt lõi để đem lại giá trị cao nhất cho mình.

Hình thức này cũng gây ra nhiều ý kiến trái chiều khi có người đồng tình, có người không. Một số chuyên gia không đồng ý với ý kiến Outsourcing thúc đẩy doanh nghiệp phân bổ nguồn nhân lực hợp lý. Mà họ cho rằng, hình thức này gây ra tình trạng thiếu việc làm cho người trong nước bởi các doanh nghiệp thường có xu hướng thuê bên thứ 3 là các đơn vị chuyên môn nước ngoài. Tuy nhiên, không thể phủ nhận những hiệu quả mà Outsourcing mang lại và nó vẫn luôn là một phương pháp hữu hiệu trong kinh doanh được nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng để nâng cao năng suất và chất lượng làm việc.

Các loại hình Outsource

Hiện nay, Outsources được phân chia thành 12 loại hình đa dạng như sau.

Những lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng Outsource là gì?

Khi đã hiểu rõ được Outsource là gì, nguồn gốc của Outsource thì chúng ta cũng nên tìm hiểu thêm về các lợi ích, những giá trị mà Outsource mang lại cho doanh nghiệp:

Chuyên môn hóa cao

Điều quan trọng nhất không thể bỏ qua khi sử dụng Outsource chính là sự chuyên môn hóa trong công việc. Việc sử dụng Outsource có chuyên môn cao sẽ giúp doanh nghiệp phát triển những thế mạnh của họ, và dùng những thế mạnh ấy để cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.

Tiết kiệm chi phí

Điều hiển nhiên cho thấy, chi phí cho dịch vụ Outsource thường sẽ được trả thấp hơn so với việc đầu tư chi phí để xây dựng nên một cơ cấu làm việc trong doanh nghiệp. Bởi vậy, cách hoạt động sử dụng Outsource sẽ giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản phí và vừa không tốn thời gian đào tạo nhân lực.

Chưa kể, đối với nguồn nhân lực chính thức thì công ty còn phải trả thêm các khoản thuế thu nhập, tiền đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

Tiết kiệm diện tích, không gian làm việc

Việc tạo dựng nên một cơ cấu tổ chức nhân sự để làm việc toàn phần trong một doanh nghiệp thì bắt buộc công ty phải có vị trí ngồi cho nhân viên làm việc và cung cấp đầy đủ các trang thiết bị như bàn ghế, máy tính, máy in, máy fax, văn phòng phẩm…

Trong khi đó, nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Outsource thì hoàn toàn không cần phải chuẩn bị những thứ này.

Tiếp cận được các nguồn công nghệ hiện đại

Trong thời đại khoa học đang bùng nổ như hiện nay, hàng loạt công nghệ mới được ra đời phục vụ đời sống con người. Đồng nghĩa với điều đó, các công ty nếu muốn không bị lạc hậu và bị bỏ xa so với đối thủ thì cần phải tìm hiểu và học hỏi để bắt kịp thời đại.

Tuy nhiên, việc đầu tư để đổi mới công nghệ là điều không hề đơn giản và luôn đòi hỏi một số vốn lớn để thực hiện. Đặc biệt khi mà công nghệ đang phát triển và thay đổi không ngừng thì việc tiếp thu công nghệ lại càng gặp nhiều cản trở và khó khăn hơn.

Lúc này, Outsource chính là biện pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các nguồn công nghệ hiện đại, đón nhận những thứ mới mẻ, bắt kịp xu hướng mà chi phí lại không quá lớn.

Nâng cao hiệu suất lao động

Một lợi thế nữa khi sử dụng Outsource là có được hiệu suất lao động cao. Các nhà cung cấp Outsource có khả năng điều phối nhân lực và sử dụng triệt để nhân lực của mình để phục vụ cho công việc.

Việc sử dụng nguồn nhân lực ngoài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung cho những công việc quan trọng. Khi cả hai đều được thực hiện song hành thì sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được năng suất lao động cũng như bắt kịp tiến độ của kế hoạch chung.

Đảm bảo công việc luôn được vận hành tốt

Nếu như trở thành nhân viên toàn thời gian của doanh nghiệp thì nhân sự sẽ có quyền lợi nghỉ phép cũng như nghỉ khi có việc, ốm đau, thăm hỏi…trong khi doanh nghiệp lại cần phải đảm bảo công việc luôn được hoạt động và không bị gián đoạn ở bất kì giai đoạn nào.

Giữa doanh nghiệp và công ty Outsource sẽ làm việc theo hợp đồng đã thỏa thuận của cả hai bên, phải đảm bảo thực hiện đúng và hiệu quả. Bên công ty được thuê sẽ phải hoàn thành đúng thời gian và thực hiện công việc một cách chất lượng, nếu không sẽ phải bồi thường hợp đồng. Bởi vậy, khi sử dụng Outsource thì công việc sẽ luôn được vận hành hiệu quả. Doanh nghiệp có thể yên tâm hơn vì bên đối tác sẽ không muốn phải mất khoản tiền bồi thường nên sẽ cố gắng để đảm bảo và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Phương án dự phòng

Một trong những thế mạnh của Outsource là có lực lượng đông đảo và đảm bảo được khách hàng của mình sẽ luôn được phục vụ liên tục. Chính nhờ vậy mà các rủi ro không đáng có khi bị gián đoạn hoạt động do thiếu dự phòng của doanh nghiệp có thể được chuyển hết sang nhà chung cấp, công ty dịch vụ Outsource.

Những bất lợi của doanh nghiệp khi sử dụng Outsource

Vấn đề bảo mật

Đây chính là vấn đề mà các doanh nghiệp lo ngại nhất khi chọn hình thức Outsource. Tuy đã cam kết không sử dụng và tiết lộ thông tin doanh nghiệp nhưng vẫn sẽ có những lo ngại về việc công ty được thuê sẽ âm thầm sử dụng hoặc bán thông tin cho các đối thủ.

Điều lo ngại nữa là về nhân viên Outsource sẽ tiết lộ thông tin công ty ra ngoài, bởi lẽ vốn dĩ họ chỉ là những người “lính đánh thuê”, không phải là nhân viên trong công ty. Khi đặt trên vấn đề lợi nhuận thì khó mà đảm bảo được tính bảo mật từ nhân viên công ty Outsource.

Vấn đề trách nhiệm

Nhiều lúc, doanh nghiệp sẽ rơi vào thế bị động vì chỉ cần nhà cung cấp dịch vụ Outsource chậm trễ, thiếu trách nhiệm, không cung cấp nhân viên đúng thời giờ, đúng tiến độ thì sẽ làm gián đoạn công việc của doanh nghiệp.

Trên thực tế thì không phải công ty Outsource nào cũng có trách nhiệm và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nên doanh nghiệp cần lựa chọn cẩn thận, xem xét kỹ càng khi quyết định “thuê ngoài”.

Vấn đề chất lượng

Đây cũng là vấn đề thường gặp trong giai đoạn đầu chuyển tiếp công việc của doanh nghiệp sang sử dụng nguồn nhân lực từ công ty Outsource. Trong khoảng thời gian đầu, có thể là vài ba tháng hoặc có thể kéo dài hơn, khi mà nhân viên ngoài chưa thể nắm rõ được hệ thống và mục đích, bản chất hoạt động của doanh nghiệp rất dễ gây ra sai sót không đáng có hoặc chậm trễ trong việc giải quyết sự cố.

Do vậy, dẫn đến việc thực hiện công việc chưa đúng theo yêu cầu của doanh nghiệp và khiến chất lượng công việc bị giảm sút. Thế nên, khi chọn đối tượng hợp tác, doanh nghiệp cần xem xét để tìm được công ty Outsource phù hợp, hợp tác lâu dài.

Chi phí thuê

Theo thống kê cho thấy thì việc sử dụng Outsource có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với tự làm. Nhưng điều này không có nghĩa là cứ sử dụng dịch vụ Outsource là có thể tiết kiệm chi phí. Bởi, bên cạnh đó còn có những rủi ro, nếu hợp đồng thuê Outsource không chặt chẽ, dẫn đến phát sinh thêm các chi phí khác chưa có trong hợp đồng thì doanh nghiệp sẽ phải chịu.

Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn Outsource

Không phải tự dưng xu hướng “thuê ngoài” lại nổi lên và phát triển đến vậy. Trong thời kỳ khủng hoảng, kinh tế cạnh tranh, ngân sách chi tiêu ngày càng được thắt chặt thì các công ty thường chọn các phương án cắt giảm nhân sự và giữ lại các vị trí cần thiết. Nhưng chính điều này đôi khi lại gây ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bởi vậy, nếu không lựa chọn thêm lao động toàn thời gian, bán thời gian thì thuê bộ phận Outsource bên ngoài là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp “thuận cả đôi đường”, đáp ứng được vấn đề nhân lực và đảm bảo khối lượng công việc. Thế nên doanh nghiệp nên suy xét và lựa chọn Outsource để được đảm bảo các quyền lợi sau:

• Giảm thiểu chi phí cũng như giúp quản lý tốt hơn các nguồn chi phí của doanh nghiệp
• Khai thông nguồn lực ở trong với nhiều mục đích khác nhau
• Tận dụng tốt đa nguồn lực có từ bên ngoài
• Nâng cao các chuyên môn chính trong doanh nghiệp
• Hợp tác tốt với những công ty đang có vị trí đứng Top đầu
• Đảm bảo và nâng cao hiệu suất công việc, giúp tiết kiệm thời gian hoàn thành
• San sẻ rủi ro trong kinh doanh từ công ty mình sang các công ty khác

Đây chính là những lý do hiện hữu trước mắt nếu thuê Outsource. Cùng với các lợi ích đã nói ở phần trên, thì doanh nghiệp to hay vừa và nhỏ đều có thể xem xét và lựa chọn Outsource. Nhưng, trong mọi trường hợp thì doanh nghiệp cần xem xét kĩ lưỡng và chắc chắn các yếu tố liên quan cũng như khả năng đáp ứng yêu cầu của bên ngoài trước khi thuê.

Những yếu tố cần thiết để giúp Outsource thành công

• Xác định mục tiêu chiến lược: trước khi thuê ngoài, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, kết quả và hướng đến các chiến lược phù hợp. Để dựa vào đó, nhà quản lý có cơ sở để phân bố nguồn lực, điều chỉnh chiến thuật khi cần thiết, bao gồm cả việc lựa chọn Outsource hay không.
• Hỗ trợ đơn vị Outsource: tuy rằng đã thuê đơn vị ngoài để thực hiện các công việc, nhiệm vụ của doanh nghiệp nhưng cũng cần có sự hỗ trợ khi cần thiết để công việc được đảm bảo. Doanh nghiệp cần phải chia sẻ mục tiêu, chiến thuật để đơn vị Outsource hiểu rõ và định hướng được hướng đi. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên hỗ trợ thêm nhân lực khi cần thiết để công việc đôi bên được đảm bảo.
• Thiết lập hợp đồng chặt chẽ: hợp đồng chính là bản thỏa thuận, cam kết rõ ràng giữa hai bên. Điều này chính là cán cân pháp lý khi cần và cũng là biên bản giao kèo giữa hai công ty. Điều này sẽ giúp bên Outsource có trách nhiệm hơn khi thực hiện công việc và an tâm khi thực hiện nhiệm vụ của mình.

Trên đây là những chia sẻ vô cùng thiết thực của Govi.vn về dịch vụ Outsource. Hy vọng rằng với những thông tin trên sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm được Outsource là gì? Giải đáp các thắc mắc, các đặc điểm của Outsource mà chúng tôi vừa cập nhật.

Một số vị trí phổ biến nên outsource trong doanh nghiệp

Nhân viên nhập liệu

Một trong những việc làm thời vụ phổ biến hiện nay là vị trí nhân viên nhập liệu. Một số công ty chuyển đổi số hoặc thay đổi nền tảng cần di chuyển dữ liệu từ nơi này sang nơi khác cần số lượng nhân sự lớn để đẩy nhanh tiến độ công việc. Khi đó chỉ cần một người đứng ra nhận nhiệm vụ và quản lý team nhập liệu. Mọi công việc khá đơn giản và theo quy trình cố định hết. Lúc này outsource là điều cần thiết giúp bạn thúc đẩy nhanh tiến độ công việc, giảm chi phí khi sử dụng nguồn lực có sẵn mà vẫn đáp ứng được duy trì các công việc khác.

Khi tuyển nhân viên nhập liệu, bạn cần một số tiêu chí như: nhân viên chăm chỉ, cần cù, cẩn thận, có trách nhiệm với công việc, và thường ưu tiên nữ giới!

Nhân viên thiết kế đồ họa

Một số công ty không có lượng công việc về ấn phẩm thiết kế đồ họa nhiều có thể cân nhắc đến giải pháp outsource. Một vài trường hợp công ty cần đến outsource có thể kể đến như công ty mới thành lập chưa có khối lượng công việc nhiều, thiết kế các ấn phẩm, tài liệu truyền thông sử dụng một lần và ít có sự thay đổi như profile công ty, catalogue, báo giá, menu nhà hàng, biển bạt quảng cáo,… hoặc các ấn phẩm truyền thông cho các sự kiện không thường xuyên. Lúc này bạn cần cân nhắc khối lượng công việc của 1 nhân viên thiết kế so với Outsource để tối ưu chi phí nhân sự.

Vị trí biên tập nội dung

Tùy theo từng chiến dịch truyền thông của phòng Marketing mà sẽ có những thời điểm công việc sáng tạo nội dung trên website, mạng xã hội và các kênh truyền thông cần phải đẩy mạnh. Khi đó khối lượng công việc tương đối nhiều mà đội ngũ nhân sự không thể đảm nhận được hết. Lúc này bạn sẽ cần cân nhắc Outsource một phần công việc để đảm bảo tiến độ như kế hoạch. Các đầu việc có thể outsource có thể không quá chuyên ngành hoặc đặc thù, yêu cầu thấp để dễ dàng thuê và quản lý đơn giản hơn.

Nhân viên đóng hàng

Tiệm tạp hóa, siêu thị, cửa hàng quần áo, tiệm bánh, sạp ở chợ hay bất kỳ cơ sở kinh doanh bán lẻ hoặc nhà máy sản xuất nào cũng cần đến nhân viên đóng hàng nên nhu cầu tuyển dụng outsource vị trí này rất cao. Thêm vào đó, công nghệ phát triển, nhiều cơ sở kinh doanh theo hình thức online tiến hành chốt đơn cho khách qua các nền tảng mạng internet. Điều này kéo theo nhu cầu tuyển người lên đơn, đóng gói kiện hàng để ship đi cho khách. Do đó, khi sức mua từ khách hàng lớn thì nhu cầu tuyển nhân viên đóng hàng sẽ luôn cao.

Nhân viên vận chuyển

Không giống với việc doanh nghiệp tự hoạt động, các đơn vị cung cấp dịch vụ outsource nhân viên vận chuyển chuyên nghiệp sở hữu một hệ thống đào tạo bài bản cho nhân viên gồm có chuyên môn, tác phong làm việc,… Không những thế, các nhà cung cấp này còn có hệ thống giám sát về chất lượng công việc của nhân viên vận chuyển và đảm bảo quy trình dịch vụ luôn vận hành tốt nhất theo đúng tiến độ đã đặt ra. Do đó, khi dùng dịch vụ thuê ngoài nhân viên vận chuyển của các đơn vị chuyên nghiệp này luôn có năng suất cao vượt trội hơn.

IT support

Thuê các IT support ở ngoài thường chủ yếu là các doanh nghiệp vừa nhỏ, những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng hoặc đang thiếu nhân sự do nhân sự nghỉ phép trong thời gian dài cần người hỗ trợ nhưng không muốn tuyển dụng nhân sự mới thay thế. Với hình thức này bạn có thể lựa chọn sử dụng một cách linh hoạt tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn lựa chọn dịch vụ bảo trì định kỳ hoặc chọn hỗ trợ từ một đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm khi cần.

Website Design

Sử dụng website hiện nay trở thành nhu cầu thiết yếu, cơ bản của nhiều người, nhiều doanh nghiệp. Với website được hoàn thiện phù hợp với mỗi đơn vị có thể khai thác hiệu quả, thúc đẩy quảng bá và phát triển doanh nghiệp như ý. Việc thuê thiết kế website trở thành sự lựa chọn hợp lý. Bởi bạn sẽ được hỗ trợ trọn gói, được cung cấp một đội ngũ thiết kế có kiến thức sâu rộng.

Kỹ sư bảo trì

Người làm công việc này phụ trách đảm nhận việc bảo trì theo lịch trình và xử lý sự cố đối với các thiết bị kỹ thuật hoặc máy móc tại nhà máy/tòa nhà/công trình. Công việc thường xuyên liên quan đến kiểm tra, sửa chữa và bảo dưỡng máy móc, thiết bị, hệ thống và cơ sở hạ tầng. Đặc trưng của những người làm công việc này sẽ phải thường chuyển ca làm việc liên tục ở chế độ linh hoạt. Đặc biệt nếu thiết bị sản xuất đang chạy liên tục trong 24 giờ. Cơ hội phát triển và đa dạng trong công việc của các kỹ sư bảo trì khá rộng mở.

Chuyên viên tuyển dụng

Khi lựa chọn hình thức outsource cho vị trí chuyên viên tuyển dụng bạn sẽ được hỗ trợ xử lý tất cả các chức năng liên quan đến nghiệp vụ tuyển dụng. Đơn vị đảm nhiệm sẽ giúp bạn mọi việc từ xây dựng mô tả công việc, đăng tuyển, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn ứng viên, lưu trữ hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn. Việc áp dụng hình thức này làm cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp trở thành dễ dàng, hiệu quả hơn phương thức sử dụng nhân viên tuyển dụng nội bộ theo cách truyền thống.

Nhân viên quay chụp

Quay chụp không chỉ đơn thuần là lưu giữ lại những khoảnh khắc đẹp trong sự kiện mà còn có nhiều vai trò to lớn khác vì vậy bạn cần hợp tác với một đơn vị chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân viên quay chụp thuê ở ngoài phần lớn đã trải qua thời gian đào tạo và làm nghề tương đối dài. Do đó, họ luôn thể hiện được tính chuyên nghiệp và uy tín của mình.

Ngoài ra thay vì lãng phí đầu tư cho thiết bị và nguồn nhân lực chỉ được sử dụng một vài lần trong năm, doanh nghiệp hoàn có thể thuê một công ty quay dựng chuyên nghiệp để tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả vượt trội hơn hẳn.

Nhân viên kho

Nhân viên kho là một vị trí quan trọng trong bộ máy doanh nghiệp. Mặc dù công việc không quá phức tạp nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến quy trình sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhân viên kho chính là người làm việc ở bộ phận kho hàng, thực hiện các công việc quản lý, thống kê số lượng, bảo quản và xử lý hàng tồn kho. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà số lượng nhân viên kho được thuê sẽ khác nhau. Thông thường đối với những kho nhỏ thì nhân viên kho cũng là thủ kho.

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích để bạn hiểu rõ hơn outsource là gì, lý do vì sao các doanh nghiệp nên chọn dịch vụ này và những yêu cầu cần đáp ứng nếu muốn outsource thành công. Chúc các nhà quản lý, nhà lãnh đạo sáng vuốt hơn nữa trong các chiến lược kinh doanh, nhân sự hiệu quả để đặt được năng suốt công việc.

Xem thêm:

• Tìm hiểu xu hướng kiếm tiền mmo là gì?
• Khám phá những nghề tay trái hái ra tiền cho dân văn phòng