Có nên dùng hộc tủ di động cho văn phòng không?

Hộc tủ di động thường được đặt dưới bàn làm việc để lưu trữ hồ sơ, văn phòng phẩm và đồ dùng cá nhân. Nhờ thiết kế nhỏ gọn, có bánh xe và dễ bố trí, sản phẩm này phù hợp với nhiều không gian văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, việc có nên trang bị hộc tủ di động cho từng vị trí làm việc hay không còn phụ thuộc vào nhu cầu lưu trữ, diện tích và mô hình vận hành của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Govi Furniture sẽ giúp bạn xác định khi nào nên sử dụng và cách chọn hộc tủ phù hợp.

Hộc tủ di động là gì?

Hộc tủ di động là loại tủ văn phòng kích thước nhỏ, thường được bố trí dưới hoặc bên cạnh bàn làm việc để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, văn phòng phẩm và đồ dùng cá nhân. Khác với hộc tủ cố định, phía dưới tủ được trang bị bánh xe để người dùng có thể kéo ra, đẩy vào hoặc chuyển sang vị trí khác thuận tiện hơn.

Các mẫu phổ biến thường có 2 – 3 ngăn kéo, trong đó từng ngăn có thể được thiết kế cho các mục đích khác nhau như đựng văn phòng phẩm, tài liệu hoặc file hồ sơ. Nhiều sản phẩm còn có khóa riêng hoặc khóa tổng nhằm hạn chế người khác tiếp cận đồ dùng và giấy tờ bên trong.

Về chất liệu, hộc tủ thường được làm từ gỗ công nghiệp hoặc sắt sơn tĩnh điện. Kích thước nhỏ giúp sản phẩm dễ kết hợp với bàn nhân viên, cụm bàn module, bàn quản lý và bàn làm việc tại nhà.

Có nên dùng hộc tủ di động cho văn phòng không?

Có, nếu nhân viên cần không gian lưu trữ riêng hoặc doanh nghiệp muốn duy trì khu vực làm việc gọn gàng nhưng vẫn linh hoạt khi thay đổi bố trí. Hộc tủ đặc biệt hữu ích với những vị trí thường xuyên sử dụng hồ sơ giấy, văn phòng phẩm và nhiều vật dụng phục vụ công việc.

Trong quá trình làm việc, giấy tờ, sổ tay, thiết bị nhỏ, dây sạc và đồ dùng cá nhân dễ chiếm diện tích mặt bàn. Hộc tủ tạo thêm khu vực lưu trữ ngay tại chỗ, giúp nhân viên lấy đồ thuận tiện mà không phải thường xuyên di chuyển đến tủ tài liệu chung.

Các bộ phận như kế toán, nhân sự, hành chính, kinh doanh, mua hàng hoặc pháp lý thường có nhu cầu sử dụng hộc tủ cao hơn do phải xử lý nhiều hồ sơ và chứng từ.

Ngược lại, doanh nghiệp vận hành theo mô hình paperless, hot desk hoặc đã có hệ thống locker và tủ lưu trữ tập trung có thể không cần bố trí hộc tủ cho mọi vị trí. Việc đánh giá nhu cầu trước khi mua sẽ giúp tránh chiếm diện tích và phát sinh chi phí không cần thiết.

Lợi ích khi sử dụng hộc tủ di động

Tăng không gian lưu trữ tại bàn làm việc

Hộc tủ cung cấp khu vực riêng để mỗi nhân viên lưu trữ tài liệu, văn phòng phẩm và vật dụng thường dùng. Người dùng có thể tiếp cận nhanh những giấy tờ đang xử lý thay vì phải tìm trong tủ chung của phòng ban.

Khả năng phân chia thành nhiều ngăn cũng giúp sắp xếp đồ dùng theo từng nhóm, hạn chế tình trạng tài liệu và vật dụng cá nhân để lẫn với nhau.

Giữ bàn làm việc gọn gàng

Khi giấy tờ và đồ dùng ít sử dụng được cất vào tủ, mặt bàn có thêm diện tích dành cho máy tính và các công việc chính. Điều này đặc biệt hữu ích với cụm bàn nhân viên có kích thước mặt bàn giới hạn.

Việc bố trí hộc tủ đồng bộ giữa các vị trí còn giúp văn phòng mở trông ngăn nắp và thống nhất hơn.

Dễ thay đổi vị trí

Bánh xe là ưu điểm đáng chú ý của hộc tủ di động. Tủ có thể được di chuyển khi vệ sinh, sắp xếp lại chỗ ngồi, thay đổi layout hoặc chuyển sang bàn khác mà không phải tháo lắp như hộc tủ cố định.

Đặc điểm này phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên điều chỉnh số lượng nhân sự hoặc cơ cấu phòng ban.

Hỗ trợ bảo quản tài liệu và đồ cá nhân

Các mẫu có khóa cho phép nhân viên cất giữ giấy tờ hoặc vật dụng cần hạn chế người khác tiếp cận. Một số thiết kế sử dụng khóa tổng để khóa đồng thời nhiều ngăn, thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng hằng ngày.

Tuy nhiên, với tài liệu mật hoặc hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp, hộc tủ cá nhân vẫn nên được kết hợp với hệ thống lưu trữ và quy trình bảo mật phù hợp.

Các loại hộc tủ di động phổ biến

Hộc tủ di động 2 ngăn

Hộc tủ 2 ngăn có thiết kế tương đối nhỏ gọn, phù hợp với bàn có không gian dưới mặt bàn hạn chế hoặc người dùng không cần lưu trữ nhiều hồ sơ.

Tùy thiết kế, sản phẩm có thể gồm hai ngăn kéo hoặc kết hợp một ngăn kéo nhỏ với một ngăn lớn phía dưới. Đây là lựa chọn phù hợp khi nhu cầu chủ yếu là cất văn phòng phẩm, đồ cá nhân và một lượng giấy tờ vừa phải.

Hộc tủ di động 3 ngăn

Đây là cấu hình được sử dụng phổ biến tại văn phòng. Tủ thường có hai ngăn nhỏ phía trên và một ngăn lớn bên dưới, giúp phân chia vật dụng theo nhu cầu sử dụng.

Ngăn nhỏ thích hợp để bút, sổ tay, giấy tờ và phụ kiện điện tử. Ngăn lớn có thể dành cho hồ sơ hoặc các vật dụng có kích thước lớn hơn.

Hộc tủ gỗ di động

Hộc tủ gỗ công nghiệp dễ đồng bộ với bàn làm việc và các hệ tủ văn phòng. Bề mặt có thể phủ Melamine hoặc Laminate với nhiều lựa chọn màu trơn và vân gỗ.

Loại này phù hợp với những văn phòng ưu tiên sự đồng bộ về thiết kế và muốn hộc tủ trở thành một phần của tổng thể nội thất.

Hộc tủ sắt di động

Hộc tủ sắt có kết cấu chắc chắn, khả năng chịu lực tốt và bề mặt tương đối dễ vệ sinh. Sắt thường được xử lý bằng lớp sơn tĩnh điện nhằm tăng khả năng bảo vệ bề mặt trong quá trình sử dụng.

Sản phẩm phù hợp với khu vực cần lưu trữ nhiều hồ sơ hoặc ưu tiên độ bền. Khi lựa chọn, nên cân nhắc kiểu dáng và màu sắc để tủ hài hòa với bàn ghế hiện có.

Khi nào văn phòng nên trang bị hộc tủ di động?

Hộc tủ di động phát huy hiệu quả tốt nhất khi người sử dụng có nhu cầu lưu trữ thường xuyên ngay tại vị trí làm việc. Doanh nghiệp nên cân nhắc trang bị trong các trường hợp sau:

• Nhân viên xử lý nhiều hồ sơ giấy: Phù hợp với kế toán, hành chính, nhân sự, pháp lý, kinh doanh, mua hàng và các bộ phận thường xuyên sử dụng hợp đồng, biểu mẫu hoặc chứng từ.
• Sử dụng cụm bàn làm việc: Hộc tủ bổ sung không gian lưu trữ riêng cho từng vị trí mà không cần tăng diện tích mặt bàn.
• Muốn hạn chế đồ dùng trên bàn: Nhân viên có nơi cất giấy tờ, văn phòng phẩm và đồ cá nhân thay vì để tất cả trên bề mặt làm việc.
• Văn phòng thường xuyên thay đổi layout: Tủ có bánh xe thuận tiện khi chuyển chỗ ngồi, điều chỉnh phòng ban hoặc sắp xếp lại không gian.
• Cần lưu trữ cá nhân có khóa: Phù hợp với những vị trí cần quản lý riêng giấy tờ và đồ dùng trong quá trình làm việc.

Khi nào không nhất thiết phải dùng hộc tủ di động?

Hộc tủ mang lại nhiều tiện ích nhưng không phải lựa chọn tối ưu cho mọi mô hình văn phòng.

Với doanh nghiệp vận hành theo hướng paperless, phần lớn tài liệu được số hóa và nhân viên ít sử dụng hồ sơ giấy, nhu cầu lưu trữ cá nhân thường thấp. Thay vì bố trí một hộc tủ cho mỗi bàn, doanh nghiệp có thể sử dụng tủ tài liệu chung hoặc tủ locker.

Mô hình hot desk cũng không phù hợp với hộc tủ gắn theo từng vị trí vì nhân viên không có bàn cố định. Locker cá nhân thường thuận tiện hơn trong trường hợp này.

Ngoài ra, cần cân nhắc kỹ nếu bàn làm việc nhỏ hoặc khoảng để chân hạn chế. Hộc tủ quá lớn đặt dưới bàn có thể làm khu vực ngồi chật hơn, cản trở ghế và ảnh hưởng đến tư thế làm việc. Các giải pháp như tủ sát tường, tủ tài liệu chung hoặc hệ lưu trữ theo chiều cao có thể phù hợp hơn.

Cách chọn hộc tủ di động phù hợp với văn phòng

Kiểm tra kích thước bàn và khoảng để chân

Trước khi chọn tủ, cần đo chiều cao, chiều rộng và chiều sâu của khoảng trống dự kiến đặt hộc. Tủ phải đủ nhỏ để không cản trở vị trí ngồi, ghế hoặc các bộ phận của bàn.

Nếu trang bị cho cụm bàn nhân viên, nên thống nhất một kích thước hộc tủ để thuận tiện bố trí và duy trì sự đồng bộ.

Chọn số ngăn theo nhu cầu lưu trữ

Người dùng chủ yếu cất đồ cá nhân và văn phòng phẩm có thể chọn hộc tủ 2 ngăn. Với vị trí thường xuyên xử lý giấy tờ, hộc tủ 3 ngăn hoặc thiết kế có ngăn lớn dành cho hồ sơ sẽ thuận tiện hơn.

Số lượng ngăn nên xuất phát từ nhu cầu thực tế thay vì mặc định chọn mẫu có nhiều ngăn nhất.

Lựa chọn chất liệu phù hợp

Hộc tủ gỗ phù hợp khi cần đồng bộ màu sắc và bề mặt với bàn làm việc. Hộc tủ sắt thích hợp với nhu cầu ưu tiên độ chắc chắn hoặc lưu trữ hồ sơ tương đối nặng.

Ngoài vật liệu chính, cần kiểm tra khả năng chống trầy xước, độ hoàn thiện cạnh tủ và chất lượng bề mặt vì đây là sản phẩm được sử dụng thường xuyên.

Kiểm tra bánh xe, ray trượt và khóa

Đây là những bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm sử dụng. Bánh xe cần di chuyển ổn định và phù hợp với bề mặt sàn. Ray ngăn kéo nên đóng mở nhẹ, hạn chế kẹt hoặc rung lắc.

Nếu có nhu cầu bảo quản tài liệu và đồ cá nhân, nên ưu tiên sản phẩm có khóa chắc chắn. Với tủ nhiều ngăn, khóa tổng có thể thuận tiện hơn so với việc sử dụng từng khóa riêng.

Đồng bộ với bàn và không gian

Khi setup văn phòng mới, hộc tủ nên được lựa chọn cùng hệ với bàn hoặc có màu sắc, chất liệu và đường nét tương đồng. Việc sử dụng nhiều kiểu hộc tủ khác nhau trong cùng một cụm bàn có thể khiến tổng thể thiếu thống nhất.

Hộc tủ di động nên đặt ở đâu?

Vị trí phổ biến nhất là dưới bàn làm việc, bên trái hoặc bên phải tùy cấu tạo bàn và thói quen sử dụng. Cách bố trí này giúp người dùng tiếp cận tài liệu nhanh nhưng cần chừa đủ khoảng trống cho chân và ghế.

Nếu diện tích cho phép, hộc tủ có thể đặt bên cạnh bàn và sử dụng như một tủ phụ nhỏ. Cách bố trí này phù hợp với bàn quản lý hoặc những vị trí cần nhiều không gian lưu trữ hơn nhưng muốn giữ khoảng để chân thông thoáng.

Đối với cụm bàn nhân viên, nên thống nhất hướng và vị trí đặt tủ giữa các bàn để không gian nhìn gọn hơn. Đồng thời cần tránh đặt tủ tại lối đi hoặc khu vực khiến bánh xe dễ bị va chạm.

Hộc tủ di động và tủ tài liệu khác nhau thế nào?

Hai loại tủ cùng phục vụ nhu cầu lưu trữ nhưng phù hợp với những mục đích khác nhau.

Trong nhiều văn phòng, hai loại tủ nên được sử dụng song song. Hộc tủ dành cho tài liệu và vật dụng sử dụng hằng ngày, còn tủ tài liệu chung dành cho hồ sơ cần lưu trữ lâu dài hoặc chia sẻ giữa nhiều nhân viên. Cách phân chia này giúp hạn chế tình trạng tài liệu tập trung lộn xộn tại một vị trí.

Giá hộc tủ di động phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Giá hộc tủ di động có thể thay đổi theo chất liệu, kích thước, số lượng ngăn, bề mặt hoàn thiện, ray trượt, bánh xe, hệ thống khóa và thiết kế.

Các mẫu gỗ công nghiệp có cấu tạo đơn giản thường dễ tiếp cận hơn về chi phí. Sản phẩm sử dụng bề mặt cao cấp, phụ kiện tốt hoặc thiết kế đồng bộ theo hệ bàn có thể có mức giá cao hơn. Với hộc tủ sắt, độ dày vật liệu, kết cấu và chất lượng sơn tĩnh điện cũng ảnh hưởng đến giá.

Khi mua số lượng lớn cho văn phòng, doanh nghiệp nên so sánh trên cùng thông số về kích thước, vật liệu, phụ kiện, thời gian bảo hành, vận chuyển và lắp đặt. Giá thấp chưa chắc mang lại hiệu quả lâu dài nếu bánh xe, khóa hoặc ray trượt nhanh xuống cấp.

Những sai lầm cần tránh khi chọn hộc tủ di động

Để chọn hộc tủ phù hợp với bàn làm việc, nhu cầu lưu trữ và ngân sách, doanh nghiệp nên tránh những sai lầm sau:

• Không đo khoảng trống dưới bàn: Hộc quá lớn sẽ hạn chế chỗ để chân, còn hộc quá nhỏ có thể không đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ.
• Chỉ chú trọng kiểu dáng: Cần kiểm tra thêm bánh xe, ray trượt và khóa vì đây là những bộ phận được sử dụng thường xuyên, ảnh hưởng trực tiếp đến độ bền.
• Thiếu đồng bộ với hệ bàn: Khi mua số lượng lớn, nên thống nhất kích thước, màu sắc và kiểu dáng theo từng khu vực để tạo sự đồng nhất cho văn phòng.
• Trang bị theo số lượng nhân viên: Không phải vị trí nào cũng cần hộc tủ riêng. Nên xác định nhu cầu thực tế của từng phòng ban để tối ưu diện tích và chi phí.

Kết luận

Không phải bàn làm việc nào cũng cần một hộc tủ di động, nhưng với những vị trí thường xuyên sử dụng giấy tờ và nhiều đồ dùng cá nhân, đây là giải pháp lưu trữ khá thực tế. Chỉ cần xác định đúng nhu cầu, đo kỹ khoảng trống dưới bàn và lựa chọn thiết kế phù hợp, doanh nghiệp có thể bổ sung công năng lưu trữ mà không làm khu vực làm việc trở nên chật chội.

Xem thêm:

• Có nên sử dụng tủ tài liệu thấp cho văn phòng không?
• Nên mua bàn giám đốc có tủ phụ liền hay tủ phụ di động?
• Nên mua tủ locker sắt hay tủ locker nhựa? Loại nào tốt hơn?