Trợ lý giám đốc làm gì? Mô tả công việc của trợ lý giám đốc

Có thể nói, được đảm nhận các công việc của trợ lý giám đốc có thể mang đến cho chúng ta nhiều cơ hội cũng như tiềm năng phát triển lớn. Để hiểu chi tiết hơn về vai trò của vị trí này, mời bạn hãy cùng theo dõi trong bài viết Govi mang tới hôm nay!

Trợ lý giám đốc làm gì?

Trợ lý giám đốc là những người phụ trách nhiệm vụ trực tiếp làm việc với ban lãnh đạo, hỗ trợ công việc cũng như đảm bảo các hoạt động hằng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, năng suất và đạt chất lượng cao.

Trợ lý giám đốc thường được xem như “cánh tay phải” vô cùng đắc lực cho ban lãnh đạo. Chính bởi vậy, vị trí này đòi hỏi ở người phụ trách tầm nhìn sâu rộng, kinh nghiệm phong phú cùng tinh thần nhạy bén để có thể xử lý, ứng biến linh hoạt trong mọi tình huống.

Vai trò của trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc là người góp công sức không hề nhỏ trong việc trợ giúp các lãnh đạo tối ưu hiệu suất làm việc. Giữ vị trí nhân sự cấp cao, bao quát mọi công việc của tổ chức, vai trò mà người trợ lý đảm nhiệm không đơn thuần chỉ xoay quanh vấn đề tham mưu, tổ chức, giao tiếp, ra quyết định,… Cùng với đó, họ còn tham gia vào quá trình quản trị tài chính, quản trị nhân sự và nhiều công việc khác nhau.

Ngoài ra, trợ lý giám đốc cũng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tiếp cận với những thông tin mang tính bảo mật cao của doanh nghiệp. Có đôi khi, nhiệm vụ này cũng tạo cho họ áp lực vô cùng lớn. Chính vì vậy, không phải bất cứ ai cũng có khả năng đảm nhiệm công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao này. Bởi khi đã giữ trọng trách trợ lý giám đốc, người đảm nhiệm cần đảm bảo bản thân đủ sức gánh vác mọi vấn đề xảy ra.

Nhìn chung, là người làm việc trực tiếp với giám đốc nên các trợ lý có cơ hội được học hỏi và cọ xát nhiều hơn trong công việc. Nhờ đó, có thể nói rằng vị trí này sở hữu vô vàn tiềm năng, giúp họ có thể đi nhanh hơn trên lộ trình phấn đấu trở thành một người lãnh đạo doanh nghiệp.

Các công việc của trợ lý giám đốc

Tùy vào cơ cấu của mỗi tổ chức cũng như cấp bậc của người lãnh đạo mà trợ lý giám đốc sẽ cần thực hiện các công việc khác nhau. Tuy nhiên, một số nhiệm vụ cơ bản mà người làm ở vị trí này đảm nhiệm thường là:

• Hỗ trợ thực hiện công việc của doanh nghiệp theo sự phân công của giám đốc.
• Lên lịch trình, sắp xếp cuộc họp, gặp gỡ đối tác,…
• Hỗ trợ giám đốc đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn,… trong chuyến công tác.
• Truyền đạt thông tin của giám đốc tới các phòng ban, nhân sự trong công ty.
• Phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả công việc của các phòng ban, nhân sự cho giám đốc.
• Hỗ trợ các công tác về văn hóa doanh nghiệp, nhân sự,… hay các cuộc họp nội bộ cho tổ chức.
• Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho công ty để lên kế hoạch hoạt động cụ thể với từng phòng ban cũng như báo cáo tiến trình thực hiện tới lãnh đạo.
• Hỗ trợ đóng góp ý kiến, tham mưu cho giám đốc trong việc lên kế hoạch, xây dựng chiến lược hay đưa ra quyết định cấp bách trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt.

Một số mẫu mô tả công việc trợ lý giám đốc trong tuyển dụng

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang có nhu cầu tìm kiếm các ứng viên tiềm năng cho vị trí trợ lý giám đốc, hãy cùng Govi tham khảo ngay một số mẫu mô tả công việc của vị trí này ngay dưới đây:

Mô tả công việc của trợ lý giám đốc vận hành

• Tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng và lên kế hoạch cho các hoạt động, chương trình của công ty.
• Theo dõi, đánh giá số liệu và báo cáo tình trạng tài chính cho phòng vận hành; thực hiện phân tích số liệu nếu được giám đốc yêu cầu.
• Hỗ trợ phòng vận hành thực hiện công việc để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru, đạt hiệu suất tối ưu.
• Tiếp nhận, xem xét tài liệu từ các phòng ban, bộ phận và trình lên giám đốc phê duyệt.
• Truyền đạt rõ ràng, chính xác thông tin từ giám đốc tới các phòng ban liên quan; tiếp nhận phản hồi và báo cáo lại cấp trên.
• Ghi chú thông tin cuộc họp, biên bản làm việc và tổng hợp nội dung.
• Hỗ trợ phòng hành chính – nhân sự trong việc thực hiện các yêu cầu khác của giám đốc.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ giám đốc vận hành.

Mô tả công việc của trợ lý giám đốc thương hiệu

• Sắp xếp lịch trình phù hợp để đảm bảo giám đốc thương hiệu có thể tham dự đầy đủ các cuộc họp, sự kiện, hoạt động quảng bá,… của công ty.
• Hỗ trợ giám đốc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch cũng như triển khai hoạt động Marketing cho công ty.
• Nghiên cứu thị trường, đối thủ và các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
• Phân tích dữ liệu bán hàng, đối thủ cạnh tranh cùng các thông tin quan trọng khác.
• Phối hợp với các phòng ban triển khai hoạt động tiếp thị cho các nhà phân phối, điểm bán.
• Cập nhật, giám sát hoạt động kinh doanh của công ty và đưa ra đề xuất cải tiến, phát triển cho sản phẩm/dịch vụ.
• Theo dõi, đo lường, đánh giá kết quả triển khai của các phòng ban và đưa ra giải pháp xử lý vấn đề phát sinh kịp thời.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ giám đốc thương hiệu.

Mô tả công việc của trợ lý giám đốc sản xuất

• Nhận nhiệm vụ và báo cáo công việc tới giám đốc sản xuất.
• Trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của phòng quản lý sản xuất và tổ sản xuất.
• Tổ chức sản xuất, điều phối hoạt động của các tổ sản xuất, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch sản xuất.
• Đôn đốc, kiểm tra và giám sát các tổ sản xuất thực hiện đúng quy trình công nghệ, chất lượng cũng như tiến độ.
• Phối hợp với các bộ phận có liên quan xử lý những sai sót trong quá trình sản xuất.

Kỹ năng cần có để đảm nhận nhiệm vụ trợ lý giám đốc

Là một vị trí sở hữu nhiều tiềm năng phát triển lớn, trợ lý giám đốc hiện đang thu hút sự quan tâm của đông đảo ứng viên. Tuy nhiên, để có thể đảm nhận nhiệm vụ này, các ứng viên cần trang bị những kỹ năng quan trọng như sau:

Khả năng thích nghi nhanh chóng

Tính chất công việc của trợ lý giám đốc yêu cầu sự đa nhiệm do họ thường xuyên phải cùng giám đốc đối mặt, xử lý các vấn đề rủi ro, tình huống khẩn cấp. Trong một số trường hợp cần thiết, người trợ lý thậm chí còn phải làm thêm ngoài giờ hành chính tùy theo mức độ công việc của cấp trên.

Do đó, vị trí này đòi hỏi ở ứng viên khả năng thích nghi nhanh chóng, linh hoạt trước mọi hoàn cảnh để có thể đưa ra phương án giải quyết kịp thời. Nếu không đảm bảo được khả năng thích nghi và dễ bỏ cuộc trước thách thức, áp lực trong công việc và từ cấp trên, bạn sẽ khó gắn bó lâu dài với nghề trợ lý.

Kỹ năng tổ chức

Trang bị kỹ năng tổ chức tốt có thể giúp người trợ lý rất nhiều trong việc thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao phó. Đây đồng thời cũng chính là một tiêu chuẩn để người lãnh đạo đánh giá mức độ làm việc hiệu quả của cấp dưới. Theo đó, kỹ năng tổ chức bao gồm việc sắp xếp văn phòng làm việc của giám đốc ngăn nắp, gọn gàng và cất giữ tài liệu một cách chỉn chu, dễ tìm kiếm.

Để làm được công việc này, người trợ lý phải có cái nhìn thẩm mỹ, bao quát cùng óc tư duy nhằm tìm ra chính xác nhóm hồ sơ quan trọng cần phê duyệt sớm cũng như lưu tài liệu ở khu vực vừa đảm bảo sự gọn gàng, vừa dễ tìm khi có việc cần đến. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải biết cách sắp xếp thời gian cho từng công việc theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo mỗi nhiệm vụ đều được hoàn thành hiệu quả, đúng tiến độ.

Khả năng làm việc độc lập

Một trợ lý giám đốc sở hữu kỹ năng làm việc chủ động, độc lập có thể nhận được sự tin tưởng rất lớn từ cấp trên. Có đôi khi, họ còn phải thay mặt lãnh đạo thực hiện những nhiệm vụ với trọng trách lớn như đón tiếp đối tác, đàm phán với khách hàng,… Chính bởi vậy, khả năng tính toán và phân tích tốt, tự tin là điều không thể thiếu.

Tinh thần chủ động

Tinh thần chủ động là yếu tố rất cần thiết đối với những người đảm nhận vị trí trợ lý giám đốc. Bên cạnh nhiệm vụ chính, trong công việc sẽ có nhiều chi tiết nhỏ, quan trọng mà họ cần tinh tế nhận ra và chủ động giải quyết thay vì để cấp trên phải nhắc nhở từng bước. Trên thực tế, việc thấu hiểu phong cách làm việc, tính cách và cả mong muốn của giám đốc sẽ giúp người trợ lý dễ dàng tạo được sự hài lòng cũng khiến cấp trên thêm trọng dụng họ hơn.

Kỹ năng tham mưu

Công việc trợ lý giám đốc đòi hỏi ở các ứng viên kỹ năng tham mưu thành thạo, giúp họ phân tích và đề xuất hiệu quả nhằm hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn. Do đó, người trợ lý phải không ngừng trau dồi khả năng đọc hiểu thông tin để phục vụ việc đánh giá khách quan về tình hình kinh doanh, thị trường cũng như những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, kỹ năng tham mưu cũng có thể giúp các trợ lý phối hợp và giao tiếp tốt với các bộ phận khác để nhanh chóng đạt được mục tiêu chung của tổ chức hơn.

Kỹ năng công nghệ

Để trở thành một trợ lý giám đốc tài năng, kỹ năng thu thập, phân tích, xử lý,… số liệu cũng là một trong những yếu tố không thể thiếu. Do đó, việc thành thạo sử dụng máy tính và chủ động tìm hiểu các phần mềm công nghệ mới có thể hỗ trợ họ rất nhiều trong công việc của mình.

Đặc biệt, trong thời đại ngày nay, trước sự bùng nổ mạnh mẽ của khoa học – kỹ thuật, tối ưu hóa mọi hoạt động bằng công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như công sức một cách vượt trội.

Trước thực trạng này, người trợ lý hãy cố gắng nâng cao kỹ năng sử dụng máy tính để hỗ trợ giám đốc thực hiện công việc một cách nhanh gọn hơn. Ngoài ra, họ cũng có thể đề xuất tới cấp trên nhằm ứng dụng các công nghệ mới, tiên tiến cho hoạt động của doanh nghiệp.

Làm công việc của trợ lý giám đốc học ngành gì?

Tính đến thời điểm hiện tại, ở Việt Nam vẫn chưa có bất cứ trường đại học, cao đẳng nào triển khai chương trình đào tạo chính quy ngành trợ lý giám đốc. Tuy nhiên, do đặc thù của vị trí này đòi hỏi người đảm nhận phải có kiến thức sâu rộng và chuyên môn cao trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp nên nếu muốn theo đuổi nghề nghiệp này, bạn có thể bắt đầu từ việc học tập tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành liên quan đến kinh doanh như ngôn ngữ, kế toán, tài chính, quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh,…

Sự khác nhau giữa công việc của trợ lý giám đốc với thư ký giám đốc

Công việc trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc thường xuyên bị nhầm lẫn với nhau. Tuy nhiên, đây là hai vị trí hoàn toàn khác biệt. Cụ thể:

Tổng kết

Như vậy, bài viết do Govi mang tới ngày hôm nay đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí trợ lý giám đốc cũng như những công việc của trợ lý giám đốc. Nếu đang có kế hoạch theo đuổi ngành học hay ứng tuyển chức vụ này, hy vọng rằng những thông tin mà Govi mang tới trên đây có thể phần nào giúp ích cho hành trình đầy ý nghĩa của bạn!