Kaizen là gì? Cách để triển khai kaizen trong doanh nghiệp

Ngày nay, kaizen được xem là một trong những hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Phương pháp này giúp doanh nghiệp đạt mức doanh thu tăng trưởng nhanh chóng. Vậy kaizen là gì? Nó đem đến những lợi ích ra sao? Làm cách nào để triển khai kaizen trong doanh nghiệp? Cùng đọc bài viết dưới đây để có câu trả lời cho mình nhé!

Kaizen là gì?

Định nghĩa kaizen là gì là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật và đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Tên của nó ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến. Dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” – sự cải tiến không ngừng nghỉ.

Một trong những điểm đặc trưng của định nghĩa kaizen là gì chính là “tích tiểu thành đại” – từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ theo thời gian một kết quả lớn sẽ được tích lũy. Bởi vậy, kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần bất cứ thứ gì cũng có thể cải tiến được. Trước kia, triết lý kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật như Honda, Toyota, Canon, Suzuki,… Sau đó, nó dần được áp dụng rộng rãi tại nhiều công ty thuộc các lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, dịch vụ, công nghệ,… ở nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

Quá trình cải tiến thường bắt đầu từ những ý tưởng quy mô nhỏ nhưng mang lại một kết quả vô cùng ấn tượng trong một thời gian dài. Khái niệm này khác biệt hoàn toàn với sự đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng. Đó là tạo ra những thay đổi lớn, ưu tiên những đột phá mang tính chất tức thời.

Lợi ích phải kể đến của phương pháp Kaizen

Việc áp dụng phương pháp kaizen vào trong mỗi doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích cải tiến. Đồng thời thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển, đi lên. Dưới đây là những lợi ích cụ thể phải kể đến như:

Giúp giảm thiểu sự lãng phí

Trách nhiệm của mọi nhân viên trong doanh nghiệp là giảm thiểu lãng phí. Một doanh nghiệp không thể nào đi lên nếu không tối ưu được các vấn đề có thể làm phát sinh trong khi kinh doanh. Áp dụng quy trình kaizen sẽ giúp giảm sự lãng phí thường xảy ra như tồn kho, vận chuyển, thời gian chờ đợi, kỹ năng người lao động, sản xuất dư thừa, di chuyển của nhân viên.

Nhờ phương pháp này mà ban lãnh đạo và nhân viên xác định được sự lãng phí đến từ đâu. Thông qua đó đưa ra những thay đổi liên tục, biết được nguyên nhân và cách khắc phục sao cho phù hợp. Vấn đề sau khi được giải quyết, các nguồn lực được tận dụng sẽ giúp việc kinh doanh hiệu quả hơn.

Liên tục cải tiến sản phẩm, dịch vụ

Kaizen giúp tập trung vào cải tiến dần dần sản phẩm, dịch vụ. Sức sáng tạo của con người là không giới hạn, do đó kaizen luôn thu hút và phát triển những nhân viên có khả năng đưa ra các ý tưởng độc đáo giúp nâng cao hiệu quả công việc. Kaizen ghi nhận và khen thưởng cho những nỗ lực của nhân viên tạo động lực cho họ đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả. Bằng cách này, nhân viên có thể cảm nhận được giá trị của mình trong doanh nghiệp. Khi càng nhiều người có cảm giác đó, họ sẽ càng nỗ lực đóng góp cho doanh nghiệp hơn.

Cải thiện tinh thần đồng đội

Đây là một lợi thế khác của kaizen khi giúp cải thiện tinh thần đồng đội giữa các nhân viên với nhau. Các thành viên sẽ cùng nhau phối hợp tìm ra cách giải quyết tạo nên một tinh thần tập thể, đoàn kết với nhau. Làm việc nhóm giúp các bộ phận trong doanh nghiệp được gắn kết hơn. Các nhân viên nhờ đó mà có thể học hỏi lẫn nhau để đưa ra vấn đề giải quyết.

Cải thiện hiệu suất làm việc

Tất cả những lợi ích trên được cải thiện sẽ góp phần thúc đẩy hiệu suất làm việc. Ngoài ra, chất lượng dịch vụ và quy trình làm việc cũng được cải thiện. Doanh nghiệp thường xuyên xem xét, cải tiến những vấn đề nào chưa tốt từ quá trình làm việc đến nhân viên. Sau đó, triển khai cải tiến, đào tạo và nâng cao kết quả đúng như KPI đặt ra để hạn chế sai sót. Điều này giúp tăng năng suất làm việc mà nhân viên không cảm thấy bị ép buộc trong quá trình làm việc.

Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Muốn duy trì và phát triển lâu dài thì doanh nghiệp buộc phải có lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp áp dụng kaizen là đang tạo một lợi thế cạnh tranh so với những đối thủ khác. Sự cải tiến liên tục trong công ty kaizen sẽ giúp xác định vấn đề cần giải quyết. Từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên từng ngày.

Hướng dẫn cách triển khai kaizen trong doanh nghiệp

Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu kaizen

Trước khi áp dụng kaizen, doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất mục tiêu. Tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, đi lạc vấn đề,… Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp từ cấp CEO cho tới nhân viên. Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho doanh nghiệp của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo. Bạn có thể áp dụng thử nghiệm từ một điểm nhất định, sau đó mới mở rộng đến đội nhóm, các phòng ban rồi tới toàn doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định nguyên nhân của vấn đề đang gặp phải

Sau khi đánh giá, tất cả các thành viên sẽ ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân của vấn đề đang gặp phải. Ví dụ, ở thời điểm hiện tại hàng hóa tồn kho rất nhiều, vậy lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời cho những thắc mắc đó. Một lưu ý là nên thu thập phản hồi từ tất cả nhân viên để có cái nhìn tổng quan hơn.

Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Lỗi xảy ra ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân của vấn đề, bước tiếp theo là cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra những giải pháp sáng tạo hay bất kỳ ý tưởng nào. Sau đó chọn một giải pháp khả thi để thiết lập thực hiện kế hoạch và nên gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.

Bước 4: Thực hiện giải pháp kaizen

Đây là lúc bạn cần thực hiện giải pháp kaizen theo như kế hoạch đã lập ra. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng. Trong suốt quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin, kiểm tra, giám sát.

Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện kaizen

Từ những thông tin, dữ liệu đã thu thập được trong quá trình thực hiện hãy xác định kết quả của giải pháp kaizen. Sau đó tiến hành đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Hầu hết giải pháp kaizen đều mang lại những ảnh hưởng tích cực cho doanh nghiệp.

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp kaizen

Trong quá trình xác nhận kết quả, doanh nghiệp có thể sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp kaizen này hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn. Khi đó, doanh nghiệp cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để kaizen chính là kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.

Bước 7: Lặp lại chu trình kaizen đã chuẩn hóa

Sau khi doanh nghiệp xác nhận đã có được giải pháp kaizen phù hợp thì đây chính là lúc để thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1. Mục đích của việc làm này để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.

Ví dụ về kaizen trong ngành may

Áp dụng kaizen giảm lỗi may áo sơ mi với mục tiêu để giảm thời gian lỗi trong quy trình may áo sơ mi.

Xác định vấn đề: Qua việc phân tích dữ liệu, nhận thấy rằng tỷ lệ lỗi trong quy trình may áo sơ mi là khá cao. Nhân viên may thường phải dừng lại để sửa chữa hoặc chỉnh sửa sản phẩm, gây ra sự chậm trễ và ảnh hưởng đến năng suất.

Xác định nguyên nhân gốc rễ: Một cuộc điều tra chi tiết được tiến hành để xác định nguyên nhân gốc rễ của các lỗi trong quy trình may áo sơ mi. Các nguyên nhân có thể bao gồm chất lượng vải không đạt yêu cầu, nhân viên thiếu kỹ năng/không được đào tạo kỹ, máy móc/thiết bị gặp sự cố, kỹ thuật không đảm bảo, quy trình kiểm tra chất lượng không đủ chi tiết,…

Đề xuất cải tiến: Dựa trên phân tích và hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ, đề xuất các biện pháp cải tiến để giảm thời gian lỗi trong quy trình may áo sơ mi. Ví dụ:

• Xây dựng và duy trì một quan hệ đối tác đáng tin cậy với các nhà cung cấp vải. Đảm bảo rằng chất lượng vải đáp ứng yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng.
• Tổ chức các buổi đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên may giúp họ làm việc một cách chính xác và hiệu quả hơn.
• Kiểm tra và bảo trì định kỳ các máy móc và thiết bị may. Đảm bảo chúng hoạt động ổn định, không gây ra sự cố.
• Xây dựng và tuân thủ quy trình làm việc rõ ràng, chi tiết. Đảm bảo tất cả các bước được thực hiện đúng theo quy trình.
• Đào tạo nhân viên may về cách nhận biết và phát hiện các lỗi chất lượng vải. Từ đó giảm thiểu các lỗi trong quy trình sản xuất.

Thực hiện, giám sát, đo lường và cải tiến: Triển khai các biện pháp cải tiến và theo dõi hiệu quả của chúng. Đo lường các chỉ số hiệu suất mới như tỷ lệ lỗi, thời gian hoàn thành, năng suất. Thông qua đó để đánh giá thành công của các biện pháp cải tiến và điều chỉnh nếu cần.

Qua bài viết này, chúng ta có thể hiểu rõ về khái niệm kaizen là gì. Phương pháp này đã giúp doanh nghiệp đạt được nhiều thành công thông qua sự tiến bộ liên tục và tập trung vào cải tiến chất lượng. Việc cải tiến chậm rãi, không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới và rất có thể chính là doanh nghiệp của bạn.