Phỏng vấn tuyển dụng là gì? Hội đồng phỏng vấn gồm những ai?

Tuyển dụng nhân sự là quá trình diễn ra ở tất cả các công ty, doanh nghiệp. Nó nắm giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng và triển khai quy trình tuyển dụng. Bộ phận tuyển dụng sẽ phụ trách công việc tuyển dụng này. Vậy hội đồng phỏng vấn gồm những ai? Nhiệm vụ của từng thành viên là gì? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Phỏng vấn tuyển dụng là gì?

Đây là quá trình trao đổi thông tin có chủ đích giữa 2 hay nhiều người. Mục đích của buổi phỏng vấn để người phỏng vấn khai thác thông tin mà mình muốn một cách trực tiếp từ người được phỏng vấn. Sau đó lựa chọn ra những ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp.

Nhà tuyển dụng thông qua việc phỏng vấn sẽ xem xét, đánh giá năng lực làm việc, thái độ ứng xử, kỹ năng xử lý tình huống,… cũng như mức độ phù hợp với yêu cầu công việc để đưa ra quyết định tuyển dụng thích hợp. Bên cạnh đó, việc phỏng vấn tuyển dụng cũng có ý nghĩa rất quan trọng đối với ứng viên. Nó là cơ hội để ứng viên thể hiện những gì mình có nhằm tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Từ đó giúp tăng khả năng trúng tuyển và chinh phục công việc mơ ước.

Vai trò của bộ phận tuyển dụng trong doanh nghiệp

Tuy chỉ là một bộ phận nhỏ trong phòng nhân sự nhưng bộ phận tuyển dụng lại giữ vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm ứng viên, tuyển dụng nhân sự và phát triển nguồn nhân lực. Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, nhân viên nhiều hay ít thì bộ phận tuyển dụng vẫn không thể vắng mặt trong cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò của bộ phận tuyển dụng.

Đưa ra kế hoạch tuyển dụng

Đầu tiên, bộ phận tuyển dụng sẽ nhận thông tin về việc tuyển dụng từ trưởng phòng nhân sự. Sau đó tìm hiểu yêu cầu công việc thực tế mà ứng viên cần đáp ứng từ trưởng phòng ban đang cần bổ sung nguồn lực. Đưa ra kế hoạch tuyển dụng gửi trưởng phòng nhân sự duyệt. Và thực hiện các bước trong quy trình tuyển dụng theo kế hoạch đã định.

Bộ phận tuyển dụng cần theo dõi sát sao quy trình tuyển dụng để đảm bảo không xa rời yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu gặp rủi ro trong quá trình tuyển dụng như ứng viên không phù hợp sẽ phải mất nhiều thời gian, chi phí để tuyển dụng lại, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất.

Thực hiện quy trình tuyển dụng

Khi có quy trình tuyển dụng nhân sự chặt chẽ, khoa học và chuyên nghiệp thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà vẫn tìm được đội ngũ ứng viên chất lượng cao. Ngoài sử dụng đội ngũ của doanh nghiệp thì có thể lựa chọn giải pháp nhờ đơn vị tuyển dụng. Những đơn vị này chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp sớm tìm ra ứng viên tài năng, phù hợp với vị trí tuyển dụng.

Dung hòa lợi ích doanh nghiệp và ứng viên

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng bởi nó liên quan đến việc doanh nghiệp có giữ được ứng viên giỏi không. Hơn nữa, lợi ích sau khi tiếp quản cũng ảnh hưởng tới tinh thần làm việc và nhiệt huyết, sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp. Nếu không dung hòa, dù có tuyển dụng được ứng viên nhưng họ không hài lòng với môi trường làm việc và rời đi sau khi thử việc, doanh nghiệp sẽ mất công tuyển dụng thêm lần nữa.

Kết nối nhân viên với lãnh đạo

Hội đồng tuyển dụng trong doanh nghiệp chính là nơi để người lao động và lãnh đạo kết nối với nhau. Không phải lúc nào những cuộc trao đổi giữa nhân viên với lãnh đạo cũng diễn ra. Và vai trò của phòng nhân sự lúc này chính là tạo ra môi trường trao đổi, chia sẻ thoải mái giúp hai bên hiểu nhau trước khi diễn ra những buổi trao đổi.

Hội đồng phỏng vấn gồm những ai?

Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì tuyển dụng vẫn nắm giữ một vai trò quan trọng. Để mang lại hiệu quả cao và tránh phát sinh nhiều chi phí, doanh nghiệp cần phải hội đồng phỏng vấn. Đối với doanh nghiệp nhỏ chỉ cần từ 1 – 2 người, nhưng với doanh nghiệp có quy mô lớn hơn sẽ cần nhiều bộ phận tham gia tuyển dụng. Vậy hội đồng phỏng vấn gồm những ai, cụ thể:

Quản lý tuyển dụng

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, không có nhiều nhân viên sẽ chỉ cần chỉ định một người quản lý tuyển dụng. Người này đóng vai trò điều hành toàn bộ quy trình tuyển dụng với các bước sau: Sàng lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn ứng viên và quyết định chọn ai. Thông qua đó lựa chọn được ứng viên tiềm năng, phù hợp với công việc mà không làm ảnh hưởng đến nguồn lực sẵn có.

Giám đốc nhân sự

Mỗi doanh nghiệp đều có người quản lý nhân sự và vị trí này ngoài quản lý nhân viên thì họ còn tham gia vào quá trình tuyển dụng, tìm nhân tài phù hợp cho vị trí tuyển dụng. Họ có thể tham gia bằng nhiều cách như hỗ trợ về hành chính, quy định của doanh nghiệp. Ngoài ra, họ cũng có thể đóng vai trò là trung gian liên kết ứng viên với bộ phận tuyển dụng để có quyết định hợp lý.

Vị trí này có khi hoạt động trung lập nếu người phỏng vấn và ứng viên đàm phán lương để đưa ra con số phù hợp với cả hai bên. Giám đốc nhân sự cũng là người tư vấn những vấn đề liên quan tới quyền lợi, chế độ, lương thưởng.

Trưởng phòng chuyên môn

Nếu như cần tuyển dụng ứng viên cho một bộ phận chuyên môn nào đó thì tốt nhất hãy yêu cầu trưởng bộ phận đó cùng tham gia vào quá trình tuyển dụng. Ví dụ muốn tìm ứng viên ở vị trí bán hàng sẽ cần Trưởng phòng kinh doanh có mặt hoặc tuyển kế toán sẽ cần Trưởng phòng tài chính tham gia. Họ là những người giúp cho cuộc phỏng vấn nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bởi họ nắm được những kỹ năng, kiến thức mà ứng viên cần có để làm việc hiệu quả. Đồng thời cũng giúp doanh nghiệp lựa chọn được ứng viên thích hợp nhất.

Trưởng nhóm, người quản lý trực tiếp

Bạn có thể tìm trưởng nhóm của nhóm tương ứng cùng tham gia phỏng vấn, tuyển dụng nếu như cuộc phỏng vấn dành cho công việc cấp đầu vào. Người này sẽ nắm được những kiến thức, trách nhiệm công việc, kỹ năng liên quan, tiềm năng hay khả năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc. Họ cũng là những người có thể đánh giá được chính xác về ứng viên. Qua đó giúp ích rất lớn cho quá trình tuyển dụng để đạt hiệu quả cao.

Quản lý dự án

Nếu đang cần tuyển nhân viên cho dự án sắp được thực hiện thì trong nhóm tuyển dụng nên có sự tham gia của người quản lý dự án này. Bởi họ chính là người hiểu rõ vị trí cần tuyển cần tố chất nào cũng như những yêu cầu cụ thể để ứng viên có thể làm việc được. Quản lý dự án không những giúp đánh giá ứng viên tốt hơn mà còn tóm tắt cho ứng viên về công việc hay chế độ khi nhận việc. Nếu doanh nghiệp cần tuyển người cho dự án mới thì sự có mặt của quản lý dự án rất quan trọng.

Thành viên Hội đồng quản trị cho các vị trí cao cấp

Nếu phỏng vấn công việc cấp cao thì đội ngũ nhân sự hàng đầu của doanh nghiệp nên xuất hiện. Họ sẽ giúp quy trình tuyển dụng được thực hiện hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp tổ chức buổi tuyển dụng chuyên nghiệp hơn và lựa chọn được ứng viên có thể mang đến lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp.

Quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp

Một quy trình tuyển dụng nhân sự đạt tiêu chuẩn sẽ bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Doanh nghiệp cần xác định đang thiếu vai trò nhân sự như thế nào trước khi tiến hành tuyển dụng. Đầu tiên, thường xuyên đo lường hiệu quả công việc và kiểm tra khối lượng công việc của các phòng ban. Tiếp theo, xác định xem nhân viên có làm việc hiệu quả hay không, khảo sát nhu cầu của phòng ban hoặc phân tích để tìm ra kỹ năng còn thiếu. Cuối cùng, xác định nhu cầu và ra quyết định bắt đầu tuyển dụng.

Bước 2: Chuẩn bị mô tả chi tiết yêu cầu công việc

Khả năng tuyển dụng thành công khi doanh nghiệp không có một bản mô tả vị trí là rất thấp. Bản mô tả yêu cầu công việc sẽ giúp thu hút ứng viên phù hợp ngay từ ban đầu. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ nhận lại được những hồ sơ thích hợp. Bản mô tả công việc phải bao gồm tất cả những điều sau:

• Tên công việc, chức vụ, phòng ban
• Yêu cầu về kiến thức kỹ năng
• Mô tả những công việc cần thực hiện
• Vị trí, thời gian làm việc
• Những quyền lợi và mức lương mà ứng viên được hưởng

Bước 3: Tìm kiếm nguồn nhân sự tài năng

Nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm nguồn nhân sự tài năng thông qua nhiều kênh tuyển dụng khác nhau:

• Nguồn tuyển dụng nội bộ: Bao gồm việc cân nhắc sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp đến một vị trí mới; thăng tiến cho nhân viên; liên hệ với những ứng viên đã từng ứng tuyển.
• Nguồn tuyển dụng bên ngoài: Hiện nay hình thức này được ưa chuộng và có thể thông qua quảng cáo, đăng tin trên website tuyển dụng hoặc các nền tảng mạng xã hội.

Bước 4: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Phòng nhân sự sẽ làm công tác tiếp nhận và phân tích hồ sơ của ứng viên. Nhân viên nhân sự sẽ so sánh kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên với mô tả yêu cầu công việc để chọn lọc ra những hồ sơ phù hợp.

Bước 5: Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển

Ở bước này, bộ phận nhân sự và bộ phận chuyên môn sẽ kết hợp với nhau. Nếu tuyển dụng lao động làm công việc đơn giản thì chỉ cần phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra trực tiếp chuyên môn. Nếu tuyển dụng lao động làm công việc đặc thù, phức tạp thì cần tổ chức thi đánh giá, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn sâu và đưa ra những tình huống thử thách.

Doanh nghiệp muốn tìm kiếm được ứng viên phù hợp sẽ cần chuẩn bị đề thi cũng như bộ câu hỏi phỏng phỏng vấn một cách kỹ lưỡng, công phu. Trong quá trình phỏng vấn, thông qua những câu hỏi ứng viên sẽ bộc lộ thái độ của bản thân.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng nhân sự

Sau khi sàng lọc qua các bước trên, nhà tuyển dụng tiến hành lựa chọn ứng viên phù hợp để bắt đầu thử việc. Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp sẽ có thời gian thử việc khác nhau nhưng không quá 2 tháng. Sau quá trình thử việc, ứng viên được đánh giá lại bởi trưởng bộ phận, giám đốc, nhân sự và được quyết định có tiếp tục công việc hay không.

Bước 7: Định hướng nhân viên mới

Ứng viên cần được biết rõ tất cả các thông tin cơ bản về doanh nghiệp trong quá trình thử việc. Khi bắt đầu chính thức, nhân viên cần được hỗ trợ về kiến thức chuyên môn và tham gia sâu hơn vào nhiều công việc quan trọng. Sau thời gian thử việc, nhân viên mới được tham gia thêm các chương trình đào tạo. Đồng thời có những lộ trình thăng tiến rõ ràng.

Để đạt được kết quả tuyển dụng hiệu quả, việc phối hợp chặt chẽ với hội đồng tuyển dụng là vô cùng cần thiết. Hy vọng thông qua bài viết này bạn đã nắm được hội đồng phỏng vấn gồm những ai và nó đóng vai trò như thế nào để tạo một quy trình chuẩn cho công ty, doanh nghiệp của mình.

Xem thêm:

• Chia sẻ cách deal lương khi phỏng vấn khéo léo
• Tìm hiểu các câu phỏng vấn thường gặp và cách trả lời