Sales support là gì? Những công việc của sales support ra sao?

Trên các công cụ tìm kiếm trực tuyến hiện nay, sales support là cụm từ được rất nhiều bạn trẻ tìm kiếm. Vậy sales support là gì? Tại sao nó lại được quan tâm như vậy? Để trở thành một sales support chuyên nghiệp có khó không? Tất cả những thắc mắc này sẽ được Govi giải đáp trong bài viết dưới đây để giúp bạn có cái nhìn chi tiết nhất.

Sales support là gì?

Sales support là gì? Đó chính là nhân viên hỗ trợ bán hàng hoặc nhân viên hỗ trợ kinh doanh. Họ có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chuẩn bị tài liệu và thiết bị để hỗ trợ cho việc bán hàng hoặc cung cấp kiến thức sản phẩm cho các nhân viên sale. Tùy thuộc vào công ty hay ngành kinh doanh mà nhiệm vụ của sales support sẽ khác nhau.

Mặc dù không tham gia trực tiếp vào việc chốt giao dịch nhưng họ nắm giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động bán hàng. Nhiệm vụ hỗ trợ bán hàng này còn bắt đầu trước khi mà các nhân viên sale gặp khách hàng tiềm năng. Các sales support thực hiện tất cả các công tác chuẩn bị nhằm hỗ trợ nhân viên bán hàng để họ có thể tập trung “chốt đơn”.

Chi tiết công việc của một sales support

Tính chất công việc của nhân viên hỗ trợ bán hàng tương tự như nhân viên bán hàng. Trong một số công ty, vị trí này có thể được gọi là điều phối bán hàng. Tùy thuộc vào lĩnh vực và quy mô công ty, sales support sẽ được giao nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản, họ phụ trách các công việc chung như sau:

• Nhiệm vụ chính của những người làm công việc này chính là trả lời điện thoại. Đồng thời xử lý các yêu cầu qua email hoặc phương thức khác.
• Xử lý đơn đặt hàng, hỗ trợ khách hàng và nhân viên kinh doanh. Giải quyết khiếu nại của khách hàng nếu có.
• Nhập thông tin đơn hàng đã đặt lên hệ thống của công ty, đảm bảo tất cả các thông tin là chính xác.
• Duy trì, cập nhập tài khoản của khách hàng gồm thông tin mua hàng, khiếu nại hoặc các dữ liệu khác liên quan.
• Chịu trách nhiệm thông báo cho nhân viên bán hàng nếu phát sinh vấn đề như chậm trễ trong vận chuyển, khách hàng có câu hỏi hoặc khiếu nại cụ thể.
• Liên hệ với khách hàng khi cần thiết như thông báo về sản phẩm, tình hình đơn hàng.
• Nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ đến hạn và khoản nợ khó đòi.
• Tổng hợp, theo dõi việc chi tiền hoa hồng cho khách hàng và nhân viên kinh doanh.
• Tạo các báo cáo, soạn thảo văn bản, giấy tờ theo yêu cầu công việc. Đồng thời dịch tài liệu theo yêu cầu của phòng kinh doanh.

Như vậy, qua các thông tin trên bạn đã hiểu hơn về công việc của sales support là gì. Nhiệm vụ chính của họ chính là xử lý công việc hậu cần, hành chính – văn phòng cho đội ngũ bán hàng khi có yêu cầu.

Những yêu cầu đối với sales support

Yêu cầu về trình độ

Yêu cầu đầu tiên đối với sales support chính là tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan đến kinh tế như ngân hàng, quản trị kinh doanh, tiếng Anh, tài chính kế toán,… Đối với ngành kỹ thuật, công việc này yêu cầu về chuyên ngành kỹ thuật cùng khả năng quản lý, hỗ trợ và có kiến thức cơ bản về hoạt động kinh doanh.

Yêu cầu về kinh nghiệm

Đối với các thực tập sinh, công ty thường không yêu cầu về kinh nghiệm. Bạn chỉ cần hiểu về lĩnh vực của công ty, thành thạo tin học văn phòng và có nền tảng ngoại ngữ. Do đó, các bạn sinh viên khi ứng tuyển sẽ có cơ hội được đào tạo thêm về chuyên môn của sales support. Ngoài ra, còn được làm quen và hiểu thêm về công việc của phòng kinh doanh.

Đối với các chuyên viên, công ty thường yêu cầu có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong ngành, thành thạo các kỹ năng cần có của sales support. Đồng thời người này cũng cần có khả năng quản lý và dẫn dắt cho các thành viên hỗ trợ bán hàng cấp dưới.

Yêu cầu về thích ứng

Vị trí này khá cơ bản và phù hợp với những bạn mới bước chân vào lĩnh vực kinh doanh, mong muốn được học hỏi thêm về hoạt động bán hàng, tiêu thụ với mục tiêu trở thành nhân viên kinh doanh. Công việc liên quan trực tiếp đến đội ngũ bán hàng nên đòi hỏi nhân viên phải có tinh thần học hỏi và trách nhiệm công việc. Bên cạnh đó, nhân viên hỗ trợ bán hàng cũng cần phải năng động, thân thiện, kiên nhẫn và chi tiết theo định hướng. Bởi vì đặc thù của công việc là

Các kỹ năng mà nhân viên sales support cần có

Kỹ năng làm việc độc lập

Không giống như các công việc khác đòi hỏi phải làm việc với các phòng ban, sales support chỉ cần làm việc, hỗ trợ cho nhân viên bán hàng. Chính vì vậy, đòi hỏi người làm công việc này có kỹ năng làm việc độc lập.

Họ có thể tự tìm tòi, triển khai và đưa ra các phương án, công cụ nhằm đảm bảo cho hoạt động bán hàng diễn ra trơn tru. Nhân viên hỗ trợ bán hàng nhận chỉ thị, nhiệm vụ thông qua hệ thống và tiến hành làm việc độc lập, chỉ tiếp xúc với nhân viên bán hàng khi cần thiết.

Kỹ năng chịu được áp lực công việc

Mặc dù không phải đối mặt trực tiếp với áp lực về doanh thu, doanh số nhưng công việc này lại đòi hỏi khắt khe về quá trình và thời gian hoàn thành công việc. Làm việc với đội ngũ kinh doanh tinh nhuệ nên đòi hỏi sales support buộc phải nâng cao chất lượng công việc và theo kịp tốc độ của họ.

Không những thế bạn cũng cần năng lượng, thái độ tích cực để xử lý khối lượng lớn công việc theo yêu cầu của nhân viên kinh doanh và khách hàng. Chính vì thế, vị trí này cần có khả năng chịu được áp lực công việc tốt cũng như hoàn thành đúng thời gian được giao.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Một vấn đề khác mà sales support phải đối mặt là các khiếu nại, phàn nàn từ khách hàng gửi đến. Kết quả giải quyết vấn đề có tốt hay không sẽ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của đội ngũ kinh doanh và chất lượng dịch vụ, hình ảnh của công ty.

Vì vậy, khi đảm nhận vị trí sales support bạn cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt. Kỹ năng này bạn có thể học hỏi ở những người đi trước, tự rèn luyện và rút kinh nghiệm qua từng vấn đề gặp phải.

Kỹ năng về tiếng Anh

Thành thạo tiếng Anh là một trong những yêu cầu cơ bản đối với vị trí sales support hiện nay. Tùy vào mỗi công ty mà có những yêu cầu khác nhau như yêu cầu giao tiếp, yêu cầu đọc hiểu, yêu cầu sử dụng thành thạo tiếng Anh. Thậm chí có một số công ty còn yêu cầu thêm một ngoại ngữ bất kỳ để phụ trách dịch văn bản và làm việc với khách hàng nước ngoài.

Kỹ năng tin học văn phòng

Đây là kỹ năng cơ bản mà bất kỳ sales support nào cũng cần phải có. Tính chất công việc liên quan đến các nhiệm vụ hành chính, soạn thảo giấy tờ nên không thể không thành thạo kỹ năng tin học văn phòng. Đặc biệt về bảng tính Excel để quản lý dữ liệu, powerpoint để trình bày các báo cáo, doanh thu, chiến lược của đội ngũ bán hàng cho cấp trên.

Thuận lợi và khó khăn của công việc sales support

Thuận lợi trong công việc

Làm công việc này bạn sẽ được học hỏi thêm nhiều kiến thức trong hoạt động kinh doanh, quy trình làm việc của một nhân viên hỗ trợ bán hàng. Đồng thời bạn cũng có cái nhìn tổng quan về các vị trí liên quan như nhân viên kinh doanh, giám sát bán hàng. Từ đó trau dồi kỹ năng, phấn đấu lên các vị trí khác trong phòng kinh doanh.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ học được cách làm việc với bộ phận bán hàng, biết cách giải quyết khiếu nại của khách hàng. Bạn cũng sẽ biết cách xử lý các giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ liên quan.

Khó khăn trong công việc

Đội ngũ bán hàng thường có thời gian làm việc khác nhau nên rất khó khăn trong việc hỗ trợ cả nhóm. Vậy nên đòi hỏi bạn phải linh hoạt thời gian sao cho phù hợp với từng cá nhân để giúp họ được hỗ trợ tốt nhất trong công việc.

Giải quyết các khiếu nại của khách hàng cũng là một khó khăn, thách thức với những người mới vào nghề, ít kinh nghiệm. Làm sao để vấn đề được giải quyết một cách khéo léo, vừa thỏa mãn khách hàng vừa phát sinh ít chi phí và không để lại tiếng xấu cho công ty.

Cần làm những gì để trở thành sales support chuyên nghiệp

Để trở thành sales support chuyên nghiệp cũng như tìm kiếm cơ hội thăng tiến trong công việc, các nhân viên hỗ trợ bán hàng cần phải biết một số yếu tố dưới đây.

Thành thạo công nghệ thông tin

Là một sales support chuyên nghiệp bạn không thể không thành thạo các phần mềm công nghệ thông tin như Microsoft Office Suite và hệ thống CRM. Đây đều là những công cụ cơ bản, cần thiết cho công việc của sales support. Bởi vì tính chất công việc liên quan đến một lượng lớn dữ liệu nhập và truy xuất.

Lắng nghe và thấu hiểu

Công việc chính của vị trí này là hỗ trợ các nhân viên bán hàng. Vậy nên để hoàn thành xuất sắc công việc bạn cần viết lắng nghe, phân tích các yêu cầu hỗ trợ từ đội ngũ bán hàng. Từ đó giúp hoạt động bán hàng vận hành trơn tru nhất.

Trao đổi, làm việc thường xuyên với các nhân viên bán hàng nên ngoài phát hiện ra vấn đề khó khăn thì còn phải thấu hiểu con người, hoàn cảnh và cách làm việc của từng nhân viên. Để từ đó đưa ra các phương án hỗ trợ tốt nhất cho họ.

Quản lý tốt dữ liệu

Công việc chủ yếu của sales support là gì, đó là làm các công việc văn phòng liên quan đến dữ liệu về khách hàng, tài khoản khách hàng, đơn hàng, báo cáo sơ bộ,… Với tính chất đó việc quản lý được các dữ liệu rất khó khăn cho các sales support. Để trở thành một nhân viên hỗ trợ bán hàng chuyên nghiệp bạn không thể bỏ qua kỹ năng quản lý tốt dữ liệu.

Vậy làm thế nào để quản lý được một lượng dữ liệu khổng lồ như thế? Bí kíp cơ bản là bạn hãy sắp xếp các dữ liệu theo độ quan trọng, tính cần thiết để tránh bỏ sót công việc. Lập lịch trình theo dõi và giải quyết vấn đề cho từng kho dữ liệu mình quản lý. Đồng thời, bạn cũng nên cài đặt công cụ checklist cho công việc hàng ngày mà mình đang làm.

Mức lương của nhân viên hỗ trợ bán hàng

Mức lương của những người làm công việc này được đánh giá là có sự cạnh tranh cao. Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ đăng tin tuyển dụng để mức lương thỏa thuận. Tuy nhiên nó vẫn có một số mức lương chung như sau:

– Thực tập sinh: Thu nhập từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng/tháng.

– Nhân viên hỗ trợ kinh doanh: Thu nhập từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng/tháng.

– Chuyên viên hỗ trợ kinh doanh hoặc chức vụ cao hơn: Từ 15.000.000 – 30.000.000 đồng/tháng.

Do đây là vị trí hậu cần nên mức thu nhập của sales support sẽ là lương cứng. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty  mà nhân viên hỗ trợ bán hàng khi đạt được mục tiêu doanh số họ vẫn có thể nhận được thưởng KPI theo năng suất làm việc.

Như vậy với các thông tin mà chúng tôi cung cấp ở trên đã giúp bạn hiểu được sales support là gì. Công việc này hiện đang là một trong những nghề đón đầu xu thế mới của quá trình vận hành kinh doanh. Nếu bạn muốn tham gia vào lĩnh vực kinh doanh mà chưa biết làm thế nào thì đây thực sự là lựa chọn không tồi.

Xem thêm:

• Tìm hiểu các công việc của trưởng phòng kinh doanh
• Sale Admin là gì, nhiệm vụ và những kỹ năng cần có