So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở có gì khác biệt

Văn phòng đóng và văn phòng mở là hai hình thức văn phòng truyền thống và hiện đại đang được yêu thích nhất hiện nay. Mỗi loại văn phòng có những ưu, nhược điểm riêng. Phần lớn nhiều người chưa rõ điểm giống và khác nhau giữa hai mô hình văn phòng này. Bài viết hôm nay nội thất Govi sẽ so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở để tìm ra câu trả lời chính xác nhé. 

Phân biệt mô hình văn phòng đóng và mở

Văn phòng đóng

Là loại văn phòng truyền thống với không gian kín. Các phòng làm việc sẽ được bố trí thành từng phòng riêng biệt, sử dụng bức tường hoặc vách ngăn để ngăn ngách, phân chia không gian.

Loại văn phòng này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp cần sự riêng tư, bảo mật cao hoặc đòi hỏi môi trường làm việc yên tĩnh, tập trung. Mô hình này giúp hạn chế tiếng ồn, giảm thiểu sự gián đoạn trong công việc và mang lại cảm giác an toàn, thoải mái cho nhân viên.

Đặc điểm:

• Mỗi bộ phận, tổ chức, cá nhân có không gian làm việc riêng biệt: Văn phòng được chia thành các phòng riêng nhờ tường, vách ngăn, thạch cao,… giúp mỗi nhân viên hoặc bộ phận có khu vực làm việc tách biệt.
• Mang lại không gian riêng tư, an toàn và thoải mái: Nhờ thiết kế tách biệt, nhân viên có thể làm việc mà không bị làm phiền, đảm bảo sự tập trung tối đa và hạn chế tác động từ bên ngoài.
• Hạn chế tiếng ồn và tăng khả năng tập trung: Do mỗi phòng làm việc có hệ thống cách âm tốt hơn so với văn phòng mở, nhân viên ít bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn từ đồng nghiệp, giúp họ tập trung cao độ vào công việc.
• Giúp nhân viên thoải mái hơn, giảm cảm giác bị giám sát: Nhân viên có thể làm việc mà không cảm thấy bị theo dõi hay mất sự riêng tư, tạo tâm lý thoải mái và giảm áp lực.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Văn phòng đóng thể hiện sự chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp yêu cầu tính bảo mật cao hoặc cần hình ảnh nghiêm túc khi tiếp đón khách hàng, đối tác.
• Tăng năng suất làm việc: Khi không bị gián đoạn bởi các yếu tố xung quanh, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và chất lượng hơn.
• Thích hợp cho các bộ phận cần bảo mật thông tin: Những phòng ban như kế toán, nhân sự, pháp lý, nghiên cứu & phát triển,… thường ưu tiên không gian riêng biệt để bảo mật dữ liệu quan trọng.
• Cho phép cá nhân hóa không gian làm việc: Mỗi nhân viên hoặc nhóm có thể sắp xếp, bài trí không gian làm việc theo sở thích cá nhân hoặc yêu cầu công việc, giúp họ có môi trường làm việc thoải mái hơn.
• Hạn chế sự tương tác giữa các nhân viên: Do thiết kế khép kín, nhân viên có thể ít giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp hơn, điều này có thể làm giảm sự kết nối và trao đổi thông tin nhanh chóng.
• Tốn kém chi phí thiết kế và bảo trì: Việc xây dựng nhiều phòng riêng biệt yêu cầu đầu tư vào vật liệu, nội thất và hệ thống điều hòa riêng, dẫn đến chi phí cao hơn so với văn phòng mở.
• Khó linh hoạt trong việc thay đổi bố cục: Khi cần mở rộng hoặc thay đổi cơ cấu nhân sự, việc điều chỉnh không gian văn phòng đóng sẽ phức tạp và tốn nhiều chi phí hơn do các vách ngăn cố định.

Văn phòng mở

Đây là mô hình thiết kế văn phòng sử dụng không gian chung, giúp giảm tối đa không gian riêng tư, giảm thiểu sử dụng các bức tường và vách ngăn, thay vào đó ưu tiên thiết kế mở, giúp tạo sự kết nối giữa các nhân viên và bộ phận trong doanh nghiệp.

Văn phòng mở khuyến khích sự tương tác, trao đổi thông tin nhanh chóng và linh hoạt hơn, đồng thời tạo môi trường làm việc thoáng đãng, rộng rãi. Nhờ không có nhiều rào cản vật lý, nhân viên có thể dễ dàng quan sát, giao tiếp và làm việc theo nhóm hiệu quả hơn.

Đặc điểm:

• Bố trí bàn làm việc liền kề nhau: Các bàn được sắp xếp theo cụm, giúp tối ưu diện tích và tạo không gian làm việc linh hoạt. Trong một số trường hợp, tấm chắn kính trong suốt hoặc panel nhựa được sử dụng để phân tách khu vực mà không làm mất đi sự kết nối.
• Tăng cường sự kết nối giữa nhân viên và các bộ phận: Văn phòng mở khuyến khích sự giao tiếp, trao đổi thường xuyên giữa các cá nhân và nhóm làm việc, giúp nâng cao tinh thần làm việc nhóm và khả năng hợp tác.
• Thúc đẩy tính sáng tạo và năng suất làm việc: Môi trường không gian mở tạo điều kiện để nhân viên dễ dàng chia sẻ ý tưởng, học hỏi lẫn nhau và phát huy khả năng sáng tạo, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
• Tối ưu không gian làm việc chung: Hạn chế các vách ngăn giúp mở rộng diện tích sử dụng, tạo ra khu vực làm việc chung rộng rãi, thông thoáng, giúp nhân viên thoải mái hơn trong quá trình làm việc.
• Giảm thiểu cảm giác gò bó, thúc đẩy sự linh hoạt: Không gian mở giúp hạn chế sự tách biệt, tạo môi trường làm việc thoải mái, linh hoạt, đồng thời khuyến khích sự chủ động và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng.
• Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Với thiết kế mở, văn phòng có thể tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ hoặc giếng trời, giúp không gian trở nên sáng sủa, tiết kiệm năng lượng và mang lại cảm giác thoải mái hơn cho nhân viên.
• Giảm thiểu chi phí thiết kế và xây dựng: So với mô hình văn phòng truyền thống, văn phòng mở giúp tiết kiệm chi phí cho tường ngăn, cửa ra vào và nội thất cồng kềnh, đồng thời dễ dàng điều chỉnh bố cục khi cần thiết.

Điểm giống và khác nhau giữa 2 mô hình văn phòng

Giống nhau

Cùng là mô hình văn phòng phổ biến trên toàn thế giới. Những doanh nghiệp xưa đã chứng minh sự thành công của những loại văn phòng này nếu biết cách khai thác sử dụng. Cả 2 mô hình đều hướng đến mục đích mang đến không gian làm việc thoải mái nhất, tăng năng suất làm việc.

Hiện nay trên thế giới có những mô hình văn phòng sau: Mô hình văn phòng ảo, văn phòng thông minh, văn phòng trọn gói, văn phòng xanh, văn phòng thiên nhiên,…

Sự khác nhau giữa 2 mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở

Cách tổ chức không gian

• Văn phòng đóng: Mô hình này được xây dựng dựa trên nguyên tắc phân tách không gian bằng các vách ngăn hoặc tường bao, mỗi phòng thường có cửa riêng biệt. Các khu vực làm việc được thiết kế khép kín nhằm đảm bảo sự riêng tư tối đa, giúp giảm thiểu tiếng ồn và hạn chế sự ảnh hưởng từ môi trường xung quanh.
• Văn phòng mở: Không gian được bố trí liên thông, hạn chế tối đa các vật ngăn cách. Bàn làm việc được sắp xếp theo cụm hoặc hàng dài, tạo điều kiện cho sự tương tác và kết nối giữa các nhân viên. Thiết kế này giúp tiết kiệm diện tích và khuyến khích giao tiếp nội bộ.

Khả năng tương tác và giao tiếp

• Văn phòng đóng: Giao tiếp thường phải thông qua các phương tiện trung gian như email hoặc cuộc hẹn trước, do sự phân tách giữa các phòng ban. Mặc dù điều này có thể hạn chế sự kết nối, nhưng lại giúp nhân viên tập trung làm việc một cách hiệu quả, giảm thiểu sự phân tán.
• Văn phòng mở: Nhân viên dễ dàng trò chuyện, trao đổi công việc một cách linh hoạt và nhanh chóng. Sự cởi mở về không gian thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, tuy nhiên cũng tiềm ẩn nguy cơ gây mất tập trung đối với những người cần môi trường yên tĩnh.

Hiệu quả công việc

• Văn phòng đóng: Tạo điều kiện thuận lợi cho những công việc đòi hỏi sự tập trung cao hoặc tính chất bảo mật. Nhân viên được làm việc trong môi trường riêng tư, ít bị giám sát trực tiếp, từ đó tăng cảm giác thoải mái và năng suất làm việc.
• Văn phòng mở: Phù hợp với các công việc thiên về sáng tạo và cộng tác. Không gian mở khuyến khích chia sẻ ý tưởng, thảo luận nhóm, giúp hình thành văn hóa làm việc năng động. Tuy nhiên, cần có quy trình quản lý phù hợp để tránh sự xao nhãng quá mức.

Chi phí xây dựng và bảo trì

• Văn phòng đóng: Chi phí xây dựng cao hơn do phải đầu tư vào vách ngăn, tường bao, cửa ra vào và hệ thống điện, điều hòa riêng biệt cho từng phòng. Việc sửa chữa, bảo trì về lâu dài cũng phức tạp và tốn kém hơn.
• Văn phòng mở: Tối ưu chi phí ban đầu nhờ thiết kế đơn giản, hạn chế vách ngăn. Bên cạnh đó, chi phí vận hành và bảo trì thấp do sử dụng chung thiết bị và không gian. Tuy nhiên, đôi khi các khoản chi cho việc trang trí không gian chung có thể phát sinh đáng kể.

Chi phí nội thất và trang thiết bị

• Văn phòng đóng: Trang thiết bị phải được bố trí riêng cho từng phòng hoặc bộ phận, điều này làm gia tăng tổng chi phí đầu tư, đặc biệt là các thiết bị điện tử, hệ thống chiếu sáng, máy lạnh, máy in,…
• Văn phòng mở: Các khu vực được dùng chung nên có thể tối ưu hóa việc sử dụng trang thiết bị. Tuy nhiên, nếu số lượng nhân viên đông, chi phí đầu tư ban đầu cũng có thể đáng kể.

Tính bảo mật và riêng tư

• Văn phòng đóng: Mô hình này được đánh giá cao về khả năng giữ kín thông tin. Các cuộc họp, thảo luận nội bộ hay gọi điện đều có thể được thực hiện mà không lo bị ảnh hưởng hoặc nghe lén từ bên ngoài.
• Văn phòng mở: Không gian mở thường khó duy trì sự riêng tư tuyệt đối. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc trao đổi thông tin nhạy cảm hoặc các cuộc họp cần tính bảo mật cao.

Khả năng cải tạo, mở rộng

• Văn phòng đóng: Việc cải tạo hay tái cấu trúc thường gặp nhiều trở ngại do bố trí cố định các phòng ban. Quá trình phá dỡ, thay đổi không gian tốn nhiều thời gian và chi phí.
• Văn phòng mở: Dễ dàng thích nghi với các nhu cầu mở rộng, bố trí lại không gian hoặc thay đổi cấu trúc vận hành. Việc dịch chuyển và sắp xếp lại vị trí làm việc có thể thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Tính đa chức năng của không gian

• Văn phòng đóng: Các khu vực làm việc được thiết kế riêng biệt với mục đích rõ ràng, không linh hoạt khi thay đổi công năng sử dụng. Mỗi không gian được tối ưu hóa cho một nhóm chức năng nhất định.
• Văn phòng mở: Không gian linh hoạt, có thể chuyển đổi mục đích sử dụng một cách dễ dàng như chuyển khu làm việc thành khu vực họp nhóm hoặc tổ chức sự kiện nội bộ.

Ánh sáng và không gian tự nhiên

• Văn phòng đóng: Bị hạn chế trong việc tiếp cận ánh sáng và không khí tự nhiên do nhiều tường ngăn, dẫn đến cảm giác bí bách và thiếu sức sống. Một số khu vực không tận dụng được do bị che khuất.
• Văn phòng mở: Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên và thông gió, giúp không gian trở nên thoáng đãng và gần gũi với môi trường. Các khu vực chung như hành lang, lối đi cũng được khai thác hiệu quả.

Tối đa nhân sự trên cùng diện tích

• Văn phòng đóng: Do đặc thù phân chia không gian, diện tích sử dụng hiệu quả bị giảm đi, từ đó chỉ phù hợp với số lượng nhân viên vừa phải trên cùng mặt bằng.
• Văn phòng mở: Giúp tối ưu số lượng chỗ ngồi trên một đơn vị diện tích nhờ việc loại bỏ các vách ngăn không cần thiết. Điều này đặc biệt có lợi trong bối cảnh cần tăng mật độ nhân viên.

Khả năng giám sát và quản lý

• Văn phòng đóng: Lãnh đạo khó nắm bắt tình hình làm việc thực tế của nhân viên do không gian riêng biệt. Việc quản lý trở nên gián tiếp và phụ thuộc nhiều vào báo cáo.
• Văn phòng mở: Nhà quản lý dễ dàng quan sát, đánh giá sự hiện diện và thái độ làm việc của nhân viên. Mô hình này tạo điều kiện cho quản lý trực tiếp và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

Hoạt động làm việc nhóm

• Văn phòng đóng: Do tính chất riêng biệt của từng không gian, sự phối hợp và làm việc nhóm giữa các bộ phận thường chậm hơn, đòi hỏi sự tổ chức chặt chẽ hơn trong việc phối hợp công việc.
• Văn phòng mở: Thúc đẩy sự gắn kết nội bộ, khuyến khích hoạt động nhóm và trao đổi ý tưởng nhờ vào môi trường không có rào cản vật lý. Điều này góp phần hình thành văn hóa làm việc cởi mở và năng động.

Bảng so sánh sự khác biệt giữa văn phòng đóng và văn phòng mở:

Ưu nhược điểm mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở

Văn phòng đóng

Ưu điểm

• Phù hợp với những công việc đòi hỏi tính riêng tư, tập trung cao độ.
• Dễ dàng tìm được địa chỉ văn phòng ở bất kỳ đâu, bởi đây là mô hình cho thuê văn phòng phổ biến.
• Công ty có nhiều phòng ban nên sử dụng mô hình văn phòng này để đảm bảo ngăn cách các phòng ban với nhau tạo nên sự chuyên nghiệp.

Nhược điểm

• Không gian làm việc đóng nên khá gò bó, khiến nhân viên chán nản, tinh thần làm việc không cao.
• Không thể trưng bày thêm đồ trang trí, chậu cây, lọ hoa do không gian hạn chế.
• Chi phí thuê văn phòng khác cao.
• Bất tiện nếu nhân viên phòng ban này muốn làm việc, trao đổi với phòng ban khác.

Văn phòng mở

Ưu điểm

• Chi phí thuê văn phòng tương đối hợp lý.
• Không gian làm việc mở, rộng rãi, thoáng mát do đã loại bỏ vách ngăn giữa các phòng ban với nhau.
• Đèn điện và máy lạnh sử dụng trong không gian chung nên tiết kiệm chi phí.
• Các nhân viên trong công ty có thể tương tác, trao đổi công việc dễ dàng. Với mô hình này giúp nhân viên gắn kết tình cảm, làm việc nhóm hiệu quả hơn.
• Không gian làm việc mở giúp nhân viên có nhiều cảm hứng làm việc, thúc đẩy sự sáng tạo mang đến những ý tưởng độc đáo.

Nhược điểm

• Các tòa nhà cho thuê văn phòng mở đa số tập trung ở những khu vực ở trung tâm nên doanh nghiệp không có nhiều lựa chọn về địa điểm thuê.
• Toàn bộ nhân viên công ty làm việc chung trong 1 không gian dễ dẫn đến tình trạng ồn ào, khó tập trung vào công việc.
• Văn phòng mở không thích hợp cho những công việc cần tính riêng tư, cần bảo mật cao.

Nên lựa chọn hình thức văn phòng đóng hay mở?

Nếu bạn đang phân vân khi lựa chọn giữa văn phòng đóng và văn phòng mở, thì chúng tôi không thể đưa ra một giải pháp cụ thể nào cả. Sở dĩ, mỗi văn phòng đều có những đặc điểm, ưu nhược điểm riêng.

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, điều kiện tài chính, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn đưa ra mô hình văn phòng phù hợp nhất:

• Mô hình văn phòng mở: Phù hợp với những văn phòng có diện tích vừa và nhỏ, muốn tiết kiệm chi phí mặt bằng. Đây là mô hình văn phòng phù hợp với các công ty startup, công ty về lĩnh vực công nghệ hay agency. Bên cạnh đó, dựa vào tính chất doanh nghiệp sẽ phù hợp với các doanh nghiệp làm lĩnh vực khá năng động như kinh doanh, marketing,…
• Mô hình văn phòng đóng: Phù hợp với những doanh nghiệp lớn, có tài chính ổn định, ở những bộ phận bảo mật cần sự tập trung như: kế toán, kiểm toán, nhân sự,….

Ngoài ra, cần dựa vào văn hóa doanh nghiệp, mô hình công ty, tính chất công việc trao đổi giữa các nhân viên mà từ đó lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp.

Kết luận

Bài viết so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở trên đây đã đưa ra những điểm khác biệt của 2 mô hình văn phòng và những thông tin cần thiết nhất về từng loại hình. Hi vọng với những chia sẻ của Govi bạn có thể lựa chọn được mô hình văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Xem thêm:

• Thiết kế văn phòng mở khơi nguồn cảm hứng sáng tạo khi làm việc
• Tham khảo một số cây xanh hút bức xạ máy tính hiệu quả