Okrs là gì? Cách xây dựng mô hình quản trị Okrs hiệu quả

Bạn đang tìm kiếm một định nghĩa chuẩn nhất về Okrs là gì? Hệ thống quản trị này liệu có thực sự giúp các chủ doanh nghiệp thoát ra khỏi tình trạng mất kiểm soát. Trên thực tế, nó là mô hình quản trị mục tiêu trong doanh nghiệp và đem lại rất nhiều lợi ích. Nhưng khái niệm Okrs vẫn còn xa lạ với nhiều người. Trong bài viết dưới đây, chúng ta cùng đi tìm hiểu về Okrs và các bước xây dựng để làm sao đạt được hiệu quả cao nhất.

Okrs là gì? Nguồn gốc ra đời của mô hình này

Định nghĩa về Okrs là gì

Okrs là gì? Hiểu một cách đơn giản đây là một phương pháp quản trị bằng Mục tiêu (Objective) và Kết quả then chốt (Key Results) được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Nó chính là công cụ để tạo ra sự liên kết và tham gia của cả một tổ chức xoay quanh các mục tiêu có thể đo lường.

Khi đã hiểu về định nghĩa Okrs là gì thì bạn cũng cần biết cái tên này chính là viết tắt của từ tiếng Anh “Objective and Key Results”. Cụ thể Objective (O) nghĩa là mục tiêu – nơi bạn muốn hướng đến. Key results (kr) nghĩa là kết quả then chốt – kết quả cho biết bạn đã đến nơi. Người có công rất lớn trong việc truyền bá Okr đến thế giới là John Doerr (tác giả cuốn sách Measure What Matters).

Nguồn gốc ra đời

Từ những năm 1970, Okr đã bắt đầu xuất hiện do Andy Grove khởi xướng ở Intel. Thời điểm đó, Intel đang bước vào thời điểm chuyển đổi hoạt động kinh doanh từ tập trung sang vi xử lý. Động thái này đã làm thay đổi hoàn toàn ngành công nghiệp máy tính lúc bấy giờ.

Đến năm 1999, John Doerr là người đã triển khai khung Okr trong Google. Kể từ đó cho đến nay, hầu hết mọi người từ quản lý cấp cao cho đến nhân viên mới của Google đều sử dụng rất thành công. Chính sự thành công đó khiến nó nổi tiếng đến mức các công ty nằm trong bảng xếp hạng Fortune 500 như Twitter, LinkedIn, Sears,… cũng phải sử dụng.

Những lợi ích mà Okrs đem lại

Mô hình Okr là một cách thể hiện mạnh mẽ nhất mục tiêu của bất kỳ công ty nào. Nó giúp cho sứ mệnh và tầm nhìn của công ty trở nên rõ ràng hơn, từ đó thúc đẩy sự tham gia của nhân viên. Okr hỗ trợ các công ty thông qua 6 lợi ích chính.

• Liên kết nội bộ chặt chẽ

Mô hình này giúp kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ việc kết nối đó đội ngũ quản trị có thể đảm bảo cho tất cả mọi người đều có chung một định hướng.

• Tập trung vào các vấn đề thiết yếu

Mỗi cấp độ trong tổ chức sẽ được mô hình Okr đưa ra từ 3 – 5 mục tiêu. Điều này giúp cho công ty và nhân viên ưu tiên tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất.

• Gia tăng tính minh bạch

Một trong những lợi ích không thể không kể đến của mô hình này là giúp công ty xây dựng văn hóa minh bạch. Do đó, toàn bộ nhân viên trong công ty đều có thể nắm bắt rõ được công việc cũng như kế hoạch của mỗi cá nhân, phòng ban.

• Trao quyền cho nhân viên

Khi đã nắm rõ được hoạt động, công việc trong công ty thì ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định chuẩn xác hơn. Đồng thời cũng tạo cơ hội cho nhân viên của mình theo dõi kết quả công việc.

• Đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu

Thông qua các chỉ số, Okr sẽ phản ánh được các các nhân viên, phòng ban cũng như toàn thể công ty đã và đang hoàn thiện mục tiêu ở mức bao nhiêu %.

• Đạt kết quả vượt trội

Mô hình này cho phép người quản lý, lãnh đạo phát huy một cách tối đa khả năng của mình trong công việc. Cũng chính từ đó mà có thể giúp cho công ty đạt được những kết quả ấn tượng.

Các bước để xây dựng và phát triển mô hình Okrs

Xác định mục tiêu và kết quả then chốt

Khi áp dụng mô hình Okr, trước tiên bạn cần phải đề ra từ 3 – 5 mục tiêu. Tuy nhiên các mục tiêu này phải rõ ràng, cụ thể để tránh trường hợp bị chung chung dễ dẫn đến việc không thể xây dựng chiến lược.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp phải tạo được áp lực trong mục tiêu để nhằm phát huy tối đa khả năng của các nhân viên. Khi đặt ra kết quả then chốt cần chú ý đến việc đo lường. Đồng thời cũng cần phản ánh tình hình thực tế một cách đúng nhất. Từ đó tạo ra giá trị cốt lõi sau khi áp dụng phương pháp Okr.

Xác định hệ thống để áp dụng

Nên sử dụng những phần mềm có sẵn để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và điều chỉnh trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, các công ty hay doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào. Thay vào đó hãy nắm vững quy trình, mục tiêu để tránh việc thực hiện lan man. Điều này rất dễ dẫn đến việc đi lệch hướng ban đầu đề ra.

Phác thảo mục tiêu với ban lãnh đạo

Trước khi triển khai mô hình Okrs thì cần phải thông qua với ban lãnh đạo nhằm mục đích thu thập ý kiến. Cuối cùng là đưa vào hoàn thiện chiến lược. Đồng thời phổ biến cách áp dụng vào công việc sao cho hiệu quả. Bên cạnh đó cũng thể hiện được mặt hạn chế, các cơ hội mà mô hình này mang lại.

Phổ biến đến toàn doanh nghiệp

Khi tất cả mọi kế hoạch đi đến quyết định cuối cùng thì Okr sẽ được phổ biến tới toàn bộ doanh nghiệp. Song song với đó là phân tích rõ ràng mục đích và kết quả đạt được sau khi thực hiện. Khi phân tích như thế mọi người hiểu rõ mình cần làm gì.

Từng bộ phận phác thảo mục tiêu cá nhân

Trưởng bộ phận sẽ tiến hành triển khai công việc tới từng nhân viên. Mọi người cùng nhau phân tích, chia sẻ quan điểm để đi đến thống nhất cuối cùng sao cho phù hợp nhất. Đây là một cuộc họp dân chủ thể hiện sự tôn trọng của lãnh đạo với ý kiến nhân viên. Cũng thông qua đó mọi người có thể hiểu về nhau hơn, cùng nhau tạo nên thành tích tốt.

Kết nối, phân tầng và trình bày

Các trưởng phòng sau khi triển khai cho nhân viên sẽ tiến hành tổng hợp ý kiến và gửi về cho ban lãnh đạo. Thời gian thực hiện được thống nhất thì đưa ra trình bày trong cuộc họp của toàn công ty. Tiếp theo mới đến triển khai hướng đi cụ thể sao cho đạt kết quả như mong đợi.

Theo dõi và quản lý từng cá nhân

Thường xuyên theo dõi và đánh giá Okr của từng cá nhân thông qua các phần mềm sẵn có. Khoảng thời gian đầu sẽ có nhiều thứ mới mẻ nên cần sự giám sát thường xuyên của các cấp quản lý. Quá trình này giúp cho mỗi nhân viên làm việc hiệu quả, chủ động hơn. Khi tất cả đã thực sự hiểu rõ về quy trình thì công việc sẽ tăng năng suất hơn.

Đánh giá chiến lược OKR

Kết quả cuối cùng được chấm dựa vào Key Result, điểm trung bình chính là thước đo cho Objective. Tuy nhiên, hệ thống điểm không dùng cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc. Bởi vì đó không phải công cụ để phân tích công việc.

Okr được phân chia dựa vào thang điểm từ 0 – 1.0. Đối với 0 điểm là không thực hiện bất kỳ phần nào của mục tiêu. Số điểm tăng dần lên đến 0.6 – 0.7 là thể hiện mức độ an toàn. Điều này có nghĩa là kế hoạch của bạn đang đi đúng hướng. Cuối cùng 1 điểm thể hiện bạn đã hoàn thành mục tiêu.

Những lưu ý trước khi xây dựng Okrs

Đối với Objective

Khi đã hiểu Okrs là gì và bắt đầu áp dụng mô hình này thì các công ty, doanh nghiệp không nên đặt ra mục tiêu quá cao. Vô hình chung điều này tạo ra một sức ép trong công việc khiến mọi người gặp khó khăn.

Để đảm bảo thành công, người xây dựng chiến lược phải hiểu rõ doanh nghiệp mình có những thế mạnh và năng lực nào. Có thế mới linh hoạt trong việc đặt mục tiêu. Đồng thời không phải sao chép mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều đó sẽ tránh được việc mục tiêu đề ra không phù hợp với công ty của  bạn.

Đối với Key Result

Mục tiêu khi đã được xác định cần tiến hành triển khai và truyền tải thông tin đến nhân viên thật chi tiết, cụ thể. Điều này nhằm hạn chế việc nhân viên không nắm rõ hoặc không biết cách thực hiện. Nếu xảy ra việc đó sẽ dẫn đến hiệu suất công việc sụt giảm.

Mặc dù đã phân chia công việc rõ ràng, minh bạch nhưng vẫn cần có những buổi họp theo tuần hoặc theo tháng. Mục đích của các buổi họp này nhằm nắm rõ tiến độ công việc. Để từ đó đưa ra các điều chỉnh giúp năng suất đặt được như mong muốn.

Các lỗi thường gặp phải trong quá trình áp dụng Okr

Sử dụng Okr lập danh sách công việc

Thực tế, mô hình này lập ra để đo lường giá trị của doanh nghiệp. Nó không dùng cho các công việc hàng ngày. Okr mang đến cho doanh nghiệp những giá trị cốt lõi, là thước đo tiến độ hoàn thành mục tiêu. Vậy nên cần phải xác định rõ ràng về công việc hàng ngày và giá trị của doanh nghiệp.

Quá nhiều Okr được đặt ra

Các doanh nghiệp không nên đặt quá nhiều mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Bởi nó sẽ không có sự ưu tiên cho công việc, bị lan man và không tập trung vào các giá trị công ty dẫn đến kết quả không đạt.

Không có sự điều chỉnh, thay đổi OKR

Okr cần được công bố minh bạch trong nội bộ doanh nghiệp và trong các cuộc họp định kỳ. Việc công bố sẽ giúp cho mọi người theo dõi dễ dàng. Từ đó đưa ra những cân chỉnh cho phù hợp với công việc. Ngoài ra, nó giống như một công cụ quản lý mục tiêu cho các doanh nghiệp. Chính vì thế việc điều chỉnh để hoàn thành mục tiêu là cần thiết.

Tạo ra Okr nhưng không tập trung vào nó

Khi tạo ra Okr thì các doanh nghiệp cần phải nhìn nhận và thực hiện nó như một nét văn hóa của mình. Có như thế mới tạo được một nền tảng vững chắc. Do đó, mỗi một cá nhân cần thường xuyên cập nhật các nội dung. Nên tránh trường hợp xem mô hình này như một bản kế hoạch.

Một mô hình Okrs thường tiêu tốn của doanh nghiệp khá nhiều thời gian mới có thể đưa ra một đường lối chuẩn xác nhất. Và nó là một quá trình diễn ra liên tục, không bị giới hạn bởi thời gian. Việc xem xét, sửa đổi các nội dung trong đó rất cần thiết với bất kỳ một doanh nghiệp nào.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về Okrs mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn sẽ có cái nhìn tổng quan nhất để từ đó hiểu được Okrs là gì và có thể áp dụng chính xác vào doanh nghiệp của mình.

Xem thêm:

• KPI là gì, chia sẻ cách xây dựng KPI hiệu quả
• Tìm hiểu các app quản lý công việc phổ biến được các công ty sử dụng