9 nguyên tắc vàng và kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Nắm được nguyên tắc, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp công việc được được xử lý nhanh chóng, sớm đạt được mục tiêu, bản thân các thành viên trong nhóm đều thấy hài lòng và tích cực, thoải mái tinh thần.

Làm việc nhóm là gì? Ý nghĩa của làm việc nhóm

Trước khi nắm được kỹ năng làm việc theo nhóm hiệu quả thì chúng ta sẽ cùng tìm hiểu thế nào là làm việc theo nhóm và những lợi ích của phương pháp làm việc này mang lại nhé!

Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm (lam viec nhom) tiếng anh là teamwork, là hình thức làm việc phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp tổ chức, đơn vị hiện nay. Ở mô hình này thì những người có chung mục tiêu, mục đích và kế hoạch sẽ thực hiện phối hợp làm việc, tương tác, đưa ra ý kiến, giúp đỡ nhau để hoàn thành công việc trong thời gian nhanh chóng và đạt hiệu quả tối ưu.

Ví dụ về làm việc nhóm: Chẳng hạn doanh nghiệp về mỹ phẩm đang muốn triển khai chiến dịch marketing để quảng bá dòng son mới ra mắt. Lúc này một cá nhân không thể đảm nhiệm cả dự án lớn này, doanh nghiệp sẽ phân ra nhiều nhóm như: nhóm thiết kế, nhóm phát triển nội dung, nhóm bán hàng… để thực hiện nhiều đầu việc cùng lúc. Giữa các nhóm cũng sẽ có sự tương tác và trao đổi liên tục để đảm bảo chiến dịch marketing được diễn ra thành công và tốt đẹp.

Ý nghĩa, lợi ích của làm việc nhóm

Cách làm việc nhóm hiệu quả mang rất nhiều ý nghĩa và lợi ích đối với doanh nghiệp và bản thân mỗi cá nhân. Cụ thể:

Đối với các doanh nghiệp

• Mô hình làm việc nhóm sẽ giúp tạo nên văn hóa của doanh nghiệp. Sự tham gia của nhiều phòng ban cùng làm việc chung với nhau, với các chức vụ khác nhau sẽ khiến tập thể nhân sự công ty thêm đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau, tạo nên mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp.
• Bên cạnh đó nếu nhân viên công ty nắm được kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp tăng hiệu suất công việc rõ ràng do công việc được phân công đúng người đúng việc theo thế mạnh mỗi cá nhân. Hình thức làm việc đơn lẻ khó có thể đạt hiệu suất tốt và nhanh như làm việc theo nhóm.
• Lựa chọn được phương án tối ưu nhất: Với một công việc nào đó, giao cho một cá nhân thì phương án đưa ra mang tính chất chủ quan. Thế nhưng nếu giao việc cho một tập thể thì sẽ có sự tham gia đóng góp nhiều ý kiến, phương án, qua đó sẽ phân tích và lựa chọn giải pháp tối ưu và phù hợp nhất.
• Phương thức làm việc nhóm giúp tổ chức đoàn kết, tăng cường sức mạnh. Sự kết hợp của nhiều thành viên, nhân viên vì mục đích chung sẽ khiến tổ chức thêm bền vững. Nếu thiếu sự đoàn kết thì đơn vị sẽ trở nên lạc hậu và lụi tàn trong tương lai.

Đối với các cá nhân

• Khi được làm việc nhóm thường xuyên, nhân viên sẽ nắm được kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Ngoài ra các kỹ năng mềm sẽ được cải thiện đáng kể: khả năng giao tiếp với mọi người thông qua việc đưa ý kiến, góp ý, thảo luận… Sau một thời gian làm việc theo nhóm, dù có nhút nhát đến mấy thì bạn cũng sẽ tăng dần sự tự tin và không còn ngần ngại việc bày tỏ quan điểm trước đám đông.
• Hình thức làm việc teamwork cũng giúp mỗi cá nhân trong nhóm trau dồi kiến thức và chuyên môn làm việc. Bởi mỗi thành viên trong tập thể đều có thế mạnh và nền tảng kiến thức riêng, trong quá trình làm việc cùng họ thì bạ được lắng nghe họ đưa ra ý kiến, phát biểu và tự đúc rút cho mình rất nhiều tri thức cũng như bài học.
• Làm việc nhóm giúp bạn xây dựng được mối quan hệ gắn bó thân thiết hơn với đồng nghiệp xung quanh. Những ưu điểm, nhược điểm, sở thích… của nhau sẽ dễ dàng bộc lộ. Khối lượng công việc cũng được san sẻ, nhờ vậy mỗi thành viên sẽ bớt áp lực hơn….

Nhược điểm của làm việc nhóm

Nhược điểm lớn nhất của làm việc nhóm đó là mỗi người trong nhóm sẽ có những suy nghĩ, quan điểm, thái độ khác nhau, do đó nếu không có sự điều chỉnh phù hợp sẽ rất dễ xảy ra các bất đồng, mâu thuẫn không đáng có. Ngoài ra khi làm việc nhóm, sẽ có một vài cá nhân thụ động và lệ thuộc vào những người còn lại. Họ lười biếng và ỷ lại vì cho rằng mình không làm thì những người khác sẽ phải làm phần việc đó, tạo ra mối quan hệ không tốt giữa các thành viên trong nhóm.

Những khó khăn thường gặp khi làm việc nhóm

Làm việc nhóm tuy mang đến rất nhiều lợi ích quý giá nhưng nó cũng tồn tại rất nhiều khó khăn và thách thức. Cụ thể:

Mâu thuẫn, xung đột

Dù là nhóm 2 người hay đông người thì mâu thuẫn, xung đột vẫn là điều khó tránh khỏi, bởi ai cũng có quan điểm riêng và đặc biệt cái tôi mỗi người đều rất lớn. Khi không chịu lắng nghe đối phương, khăng khăng cho rằng mình đúng thì tất nhiên các thành viên đều khó chịu, bức bối và không thể nào hợp tác làm việc một cách hiệu quả nhất.

Thành viên nhóm tương tác kém, lười biếng

Thực tế nếu để ý thì chúng ta thấy rằng trong một nhóm làm việc bao giờ cũng sẽ xuất hiện những thành viên thường khá chậm chạp và ít đưa ra ý kiến, quan điểm, phương án. Họ thường có tâm lý dựa dẫm và ỷ lại vào những người xung quanh. Việc thiếu sự công bằng trong việc đóng góp ý kiến, phương án giải quyết công việc sẽ khiến mối quan hệ của các thành viên trở nên xấu hơn.

Tâm lý nể nang

Muốn có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả thì bạn cần tránh tâm lý ngại va chạm, nể nang. Thông thường trong một nhóm sẽ có một vài thành viên thân thiết với nhau, và khi một người đưa ra ý kiến hoặc vấn đề gì đó thì các thành viên còn lại thường sẽ ậm ừ cho qua dù phương án đó thực sự chưa tốt và còn nhiều nhược điểm.

Hình thành tâm lý thắng thua

Có không ít nhân viên làm việc nhóm mà luôn thể hiện thái độ hơn thua, họ đặc biệt coi trọng lợi ích của bản thân mà không quan tâm lợi ích chung của nhóm. Khi một cuộc tranh luận diễn ra, học rất chú ý đến việc thắng thua, nếu cứ như vậy nhóm sẽ khó có thể hoạt động tốt.

Thiếu quan tâm đến kết quả chung của nhóm

Thường thì một nhóm làm việc mỗi cá nhân sẽ được phân công công việc, nhiệm vụ riêng. Có những người làm xong việc của mình thường mặc kệ và không hỗ trợ các đồng đội còn lại, điều này sẽ khiến tiến độ công việc bị trì trệ ảnh hưởng. Dù bạn thực sự có xuất sắc đến mấy mà những thành viên còn lại làm việc kém hiệu quả thì kết quả vẫn sẽ khó đạt được như mong muốn.

Các kỹ năng cần thiết giúp làm việc nhóm hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Kỹ năng làm việc nhóm tiếng anh là teamwork skills –tập hợp bao gồm nhiều kỹ năng khác nhau để giúp mỗi người có thể hòa nhập làm việc theo nhóm được hiệu quả. Ngày nay bên cạnh kỹ năng làm việc độc lập thì mỗi cá nhân cần trang bị cho mình các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, cụ thể như sau:

Kỹ năng giao tiếp

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất của làm việc theo nhóm đó là kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng này sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin, ý kiến, quan điểm của mình một cách rõ ràng, thuyết phục đến người nghe. Giao tiếp ở đây không chỉ dừng lại ở lời nói mà còn thể hiện qua nhiều phương diện như gửi tin nhắn văn bản, email… Giao tiếp tốt là cơ sở tạo nên mối quan hệ tốt.

Kỹ năng giải quyết xung đột

Như đã phân tích ở phần trên bài viết, xung đột mâu thuẫn là điều khó có thể tránh được khi làm việc nhóm. Trang bị cho mình kỹ năng này giúp bạn có thể giải quyết các mâu thuẫn một cách khéo léo và tinh tế. Với những ý kiến trái chiều, nên cùng nhau bình tĩnh để phân tích xem xét và đưa ra kết luận hợp lý. Nhiều người lầm tưởng cho rằng kỹ năng này chỉ cần có ở trưởng nhóm, tuy nhiên trên thực tế mọi thành viên đều cần chủ động tham gia giải quyết xung đột để nhóm được đoàn kết, gắn bó hơn.

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả tiếp theo mà bạn cần nhớ đó là lắng nghe và thấu hiểu. Tưởng chừng việc này đơn giản nhưng thực tế không phải ai cũng làm được. Khi làm việc nhóm, rất nhiều người thường lắng nghe thụ động, điều này khiến họ không hiểu ý đối phương và không có sự góp ý, tương tác.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Nhóm làm việc ra đời thực chất để nhằm mục đích chung đó là giải quyết một vấn đề nào đó. Có được kỹ năng này sẽ là chìa khóa để bạn có thể lật mở từng ô cửa và giải quyết chúng một cách gọn gàng, nhanh chóng, đạt hiệu suất cao. Khi giải quyết vấn đề nào đó, hãy thực hiện các bước cơ bản gồm: xác định vấn đề, tìm giải pháp, thực thi giải pháp, đánh giá hiệu quả.

Kỹ năng đưa ra quyết định

Đây cũng là một trong các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua. Trường hợp là một nhóm trưởng, trước nhiều ý kiến phân vân, không thể phân định thì bạn sẽ cần phải đưa ra quyết định cuối cùng. Muốn quyết định của mình đảm bảo độ chính xác cao thì bạn cần chú ý xác định lựa chọn các ý kiến khả thi, chọn ra ý kiến tốt, đưa ra phương hướng hành động rồi đánh giá kết quả thực hiện.

Kỹ năng thuyết phục và tầm ảnh hưởng

Kỹ năng này thực sự cần thiết ở người trưởng nhóm – đầu tàu. Muốn thuyết phục ai đó thì bạn cần học hỏi và rèn luyện, đưa ra luận điểm, dẫn chứng xác đáng như vậy mới đảm bảo tin cậy. Người trưởng nhóm cần có thêm kỹ năng truyền cảm hứng, tạo động lực để các thành viên còn lại chủ động nêu ý kiến, làm việc tích cực.

Nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả

Sau khi đã tìm hiểu về những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả thì chúng ta sẽ làm rõ hơn về các nguyên tắc cần chú ý khi làm việc nhóm:

Xây dựng được mục tiêu chung

Nguyên tắc làm việc nhóm đầu tiên và cũng cực kỳ quan trọng đó là cần có mục tiêu chung. Chẳng hạn với dự án marketing cho dòng son mới ra mắt của doanh nghiệp đó là tiếp cận được số lượng lớn khách hàng, tăng doanh thu bán hàng. Cả nhóm sẽ cùng chung tay phấn đấu để đạt được mục tiêu đó. Mọi hành động đều sẽ hướng về mục tiêu này để không bị lệch hướng.

Phân công công việc hợp lý

Giữa các thành viên trong nhóm cần đảm bảo được phân công công việc ngang bằng, không nên người làm nhiều, người làm ít. Công việc phân công nên dựa theo trình độ, năng lực thế mạnh của từng người là tốt nhất. Khi giao công việc thì bạn hãy đảm bảo mỗi cá nhân cần gắn trách nhiệm với việc được giao. Hoàn thành đúng thời hạn được yêu cầu. Có hình thức xử phạt nếu chậm trễ hoặc làm không đúng việc.

Tôn trọng ý kiến lẫn nhau

Đây là nguyên tắc làm việc nhóm mà ai cũng cần biết. Bởi khi họp nhóm, mỗi thành viên trước một vấn đề thường sẽ có suy nghĩ, quan điểm riêng, không ai giống ai. Dù là quan điểm đó có đúng hay sai thì mỗi thành viên còn lại trong nhóm đều cần học cách tôn trọng quan điểm của nhau, không được chế giễu hay cười nhạo người khác. Tôn trọng, lắng nghe giúp bản thân mỗi người học hỏi thêm nhiều kiến thức quý giá và giúp công việc nhóm đạt hiệu suất cao hơn.

Tin tưởng

Khi làm việc nhóm, mọi người cần đặt sự tin tưởng lẫn nhau, chấp nhận rủi ro ở các phương án đưa ra và khi thực thi hành động. Việc đặt niềm tin giúp các thành viên tự tin và cố gắng, có thêm sức mạnh, tự giác chủ động làm việc tốt hơn.

Giao tiếp cởi mở

Khi đã xác định mình cùng chung một nhóm, các thành viên nên cởi mở hơn trong giao tiếp, hạn chế việc thu mình lại. Việc mọi người có thể thoải mái giao tiếp, trao đổi, khen chê hợp lý sẽ giúp hiểu nhau và giải quyết nhanh chóng những mâu thuẫn.

Thưởng phạt kịp thời

Thưởng phạt đúng lúc đúng chỗ cũng là nguyên tắc làm việc nhóm mà bạn nên chú ý. Khi một cá nhân hay tập thể làm tốt thì đừng ngần ngại tiếc lời khen, động viên, khích lệ để tinh thần mọi người đi lên, nếu có chế độ thưởng thì càng tốt. Và đặc biệt nếu có bất cứ cá nhân nào có dấu hiệu chống đối, làm việc lười biếng, cẩu thả, thiếu trách nhiệm thì cần đưa ra hình thức xử phạt để tạo sự công bằng.

Giao tiếp bằng văn bản

Trong các buổi họp nhóm, thường đa phần mọi người sẽ giao tiếp bằng lời nói, tuy nhiên nếu không có sự ghi chép lại thì các thông tin này sẽ dễ quên nhanh chóng. Nội dung của cuộc họp nhóm nên được một thư ký ghi lại để đưa lên nhóm sau buổi họp kết thúc, nhờ vậy mọi người sẽ nắm bắt nhanh chóng đầy đủ nhất các thông tin cuộc họp vừa diễn ra. Những thành viên không tham dự buổi họp vì lý do nào đó cũng có thể thông qua văn bản ghi chép để hiểu sơ bộ cuộc họp.

Tránh tiêu cực

Khi tham gia thảo luận nhóm, việc phản hồi và góp ý là điều hết sức cần thiết nhưng các thành viên cần tránh sử dụng những ngôn từ ác ý, tiêu cực, thể hiện sự nóng nảy, bực bội thiếu kiểm soát. Những ý kiến đổ lỗi, chỉ trích nhau cũng cần loại bỏ. Hãy tham gia đóng góp ý kiến dựa trên tinh thần xây dựng.

Đề cao vai trò cá nhân

Ở một nhóm làm việc sẽ có nhiều thành viên, mỗi thành viên lại là cá nhân đặc biệt với đầy đủ quan điểm, năng lực, trình độ khác nhau. Bên cạnh việc coi trọng tính tập thể, gắn kết thì cần nhận thấy tầm quan trọng, vai trò của từng cá nhân đóng góp để giúp họ cảm thấy mình được ghi nhận và cố gắng làm việc hăng say.

Các bước làm việc nhóm bạn nên biết

Có được kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là chưa đủ, bạn cũng cần nắm rõ các bước làm việc nhóm sao cho đạt hiệu suất tốt nhất.

Bước 1: Xác định mục tiêu chung

Khi làm việc nhóm, việc đầu tiên cần làm đó là xác định mục tiêu công việc cần hướng tới. Mục tiêu này sẽ xuyên suốt dự án, khi nắm được mục tiêu thì người trưởng nhóm sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm nhân sự phù hợp, kết nối để phân chia đầu việc sao cho hợp lý nhất.

Bước 2: Xây dựng đội nhóm

Đội nhóm được thành lập sẽ bao gồm những thành viên cần có kỹ năng, chuyên môn để có thể xử lý được mục tiêu công việc đưa ra. Giữa các thành viên nên có sự kết nối để hỗ trợ nhau cùng làm việc.

Bước 3: Giải quyết xung đột

Khi làm việc nhóm thì mâu thuẫn, xung đột thường xuyên xảy ra, đôi khi cực kỳ gay gắt. Người định hướng và các thành viên còn lại sẽ cùng chia sẻ, phân tích, xử lý vấn để một cách êm đẹp, tránh xảy ra tình trạng tan rã nhóm.

Bước 4: Xây dựng quy trình làm việc

Sau khi đã có sự thấu hiểu, toàn thể nhóm sẽ xây dựng quy trình làm việc cụ thể, phân chia đầu việc cho từng cá nhân trong nhóm rõ ràng.

Bước 5: Hoàn thiện và phát triển

Các thành viên trong nhóm sẽ bắt đầu guồng quay công việc để hướng tới mục tiêu chung hoàn thành công việc trong thời gian sớm nhất, đạt kết quả cao nhất.

Một số tình huống làm việc nhóm và cách giải quyết

Có rất nhiều tình huống xảy ra trong quá trình làm việc nhóm, chúng tôi sẽ tổng hợp một số tình huống phổ biến nhất và cách giải quyết hợp lý để quý vị có thể tham khảo:

Tình huống 1: Các nhân viên bất đồng quan điểm, ý kiến

Khi các nhân viên xung đột, mâu thuẫn thì bạn cần phải xem nguyên nhân của mâu thuẫn đó là gì. Thường xung đột xảy đến là do mọi người không kiềm chế được cảm xúc, giao tiếp yếu kém. Lúc này người nhóm trưởng nên phân tích ưu và nhược điểm ý kiến của mỗi người dựa trên tinh thần xây dựng, tuyệt đối không nên hạ bệ một người nào đó vì như vậy sẽ khiến họ cảm thấy bị xúc phạm, coi thường.

Tình huống 2: Trong nhóm có nhân viên lười biếng, thụ động

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả với những nhân viên lười biếng, thay vì chờ họ chủ động làm việc thì tốt nhất người quản lý, nhóm trưởng nên phân công cụ thể công việc mà họ cần làm và nhớ rằng cho deadline cụ thể, có chính sách xử phạt nếu như chậm trễ hay làm cẩu thả. Nếu trong cuộc họp nhóm mà thành viên thụ động, lười tương tác phát biểu thì tốt nhất nhóm trưởng nên gọi tên trực tiếp của thành viên đó để họ phát biểu ý kiến.

Tình huống 3: Một thành viên trong nhóm bị tẩy chay, cô lập

Đây là vấn đề thường rất hay gặp ở các buổi làm việc nhóm. Những cá nhân bị tẩy chay hoặc cô lập thường là người có cá tính mạnh hoặc quá tài giỏi nên bị ganh ghét, đố kỵ. Nếu muốn các thành viên trong nhóm hòa đồng gắn kết hơn, hãy thường xuyên tổ chức các trò chơi, hoạt động cần sự gắn kết và tham gia của tất cả thành viên. Hãy có những buổi trò chuyện sâu sắc và vui vẻ, chia sẻ về cuộc sống của mỗi người, như vậy thông qua đó mọi người sẽ thấu hiểu về nhau hơn.

Trên đây những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả đã được bài viết chia sẻ và giải đáp đến tất cả bạn đọc. Là một công dân thời đại 4.0, mỗi người cần tự trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng để phát triển bản thân, và một trong số đó là khả năng làm việc nhóm. Chúc công việc của bạn sẽ ngày càng thuận lợi, phát triển và đạt được nhiều thành tựu tốt đẹp trong tương lai.

Xem thêm:

• Tham khảo 159+ mẫu bàn làm việc nhóm hiện đại thịnh hành
• Chia sẻ 15 phần mềm quản lý công việc cho hội nhóm