Mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ là bộ phận có vai trò quan trọng trong quá trình hình thành, phát triển của doanh nghiệp. Nó giúp nhà quản trị kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Vậy kiểm soát nội bộ là gì? Mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp? Tất cả những thắc mắc này sẽ được Govi chia sẻ trong bài viết, cùng theo dõi nhé!

Kiểm soát nội bộ là gì?

Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế hoạt động tài chính của doanh nghiệp dựa vào các thủ tục, quy chế, quy định đã được thiết lập. Mục đích nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ này sẽ giám sát từ nhân viên tới phòng ban và hệ thống doanh nghiệp. Để từ đó hạn chế xuống mức thấp nhất việc thất thoát tài sản.

Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Có một thực trạng khá phổ biến ở nước ta chính là phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp vẫn còn lỏng lẻo, chưa thực sự rõ ràng. Đặc biệt với những doanh nghiệp nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình. Với những doanh nghiệp lớn phân quyền cấp dưới nhưng lại thiếu đi sự kiểm soát đầy đủ. Tất cả những quy trình này đều thiếu quy chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận mà chỉ dựa vào sự tin tưởng cá nhân. Vì thế, doanh nghiệp khó có thể kiểm soát được những rủi ro, gian lận trong nội bộ.

Việc ra đời của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là việc làm cần thiết giúp thiết lập cơ chế giám sát một cách khách quan nhất. Mục tiêu chính là doanh nghiệp không quản lý bằng lòng tin mà sẽ kiểm tra thông qua những quy định cụ thể, rõ ràng. Để nhằm giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh như làm chậm kế hoạch, giảm chất lượng, giá thành sản phẩm tăng,… Đồng thời đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán cùng báo cáo tài chính bảo vệ tài sản không bị mất mát, hư hỏng, hao hụt, trộm cắp, gian lận. Và đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các nội quy của doanh nghiệp cùng các quy định của luật pháp.

Vai trò của kiểm soát nội bộ

Tại một số doanh nghiệp, họ quyết định lựa chọn chỉ có một người làm kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Người phụ trách công việc này không được là thành viên của phòng kế toán. Bởi các biện pháp kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp cũng áp dụng cho cả phòng kế toán. Và kiểm soát nội bộ đóng một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, cụ thể:

– Thứ nhất là giúp doanh nghiệp quản trị nguồn lực tốt hơn. Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được những mục tiêu đặt ra; Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng; Ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp.

– Thứ hai, kiem soat noi bo là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định. Nhờ việc được cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các mảng hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn; Giúp việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh tốt hơn và nhanh chóng, hiệu quả hơn.

– Thứ ba là gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý. Công việc kiểm soát nội bộ đòi hỏi được thực hiện ở mọi khâu hoạt động, mọi cấp quản lý đều hình thành các chốt chặn kiểm soát để thực hiện việc kiểm tra, giám sát và cung cấp các thông tin hữu ích giúp người quản lý thực hiện hoạt động hiệu quả và tốt hơn.

– Thứ tư là tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành của đơn vị.

– Và thứ năm là bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp công ty cổ phần).

5 yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và các yếu tố tạo ra môi trường. Trong đó, mọi thành viên trong doanh nghiệp đều nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp của người quản lý, sự cần thiết phải tổ chức thể chế hợp lý, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, ban hành các quy tắc và quy định bằng văn bản, các quy tắc và quy định, quy trình kinh doanh,… Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là cơ sở để hệ thống kiểm soát hoạt động nội bộ hiệu quả.

Đánh giá rủi ro

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

• Ban lãnh đạo tập trung vào khuyến khích nhân viên xác định, đánh giá và định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu cũng như tiềm ẩn.
• Doanh nghiệp có các biện pháp, kế hoạch và thủ tục hành động cụ thể để giảm rủi ro, thiệt hại đến một số giới hạn có thể chấp nhận được. Hoặc doanh nghiệp đã thực hiện các bước để làm cho tất cả nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro.
• Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.

Hoạt động kiểm soát

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

• Doanh nghiệp đã xác định các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu hoạt động cơ bản làm chỉ tiêu quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất theo mục tiêu.
• Doanh nghiệp thường xuyên tổng hợp và công bố kết quả sản xuất. Đồng thời so sánh kết quả đạt được với các chỉ tiêu, định mức đã định trước và điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
• Ba lĩnh vực quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính với sự tách biệt rõ ràng giữa kế toán và thư ký.
• Doanh nghiệp đã ban hành các văn bản quy định người có thẩm quyền hoặc thẩm quyền phê duyệt tất cả hay một số loại vấn đề tài chính.
• Doanh nghiệp lưu giữ bằng chứng dưới dạng tài liệu để tạo điều kiện phân biệt rõ ràng mọi lúc giữa phần công việc đã thực hiện và phần giám sát. Bao gồm cả việc xác định các cá nhân chịu trách nhiệm về sai sót.

Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông trong kiểm soát nội bộ đạt chất lượng tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:

• Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật những thông tin quan trọng cho lãnh đạo và những người có năng lực.
• Hệ thống thông tin liên lạc của doanh nghiệp đảm bảo rằng nhân viên ở tất cả các cấp có thể hiểu và nắm vững các quy tắc và tiêu chuẩn của tổ chức. Đồng thời đảm bảo rằng thông tin được cung cấp cho các cấp liên quan và các cơ quan chức năng một cách kịp thời, chính xác.
• Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (ủy ban hoặc cá nhân chịu trách nhiệm nhận báo cáo hoặc lập hòm thư góp ý) để nhân viên báo cáo những hành vi, sự việc bất thường có thể gây thiệt hại cho công ty.
• Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ dữ liệu để ngăn chặn sự truy cập và truy cập của người không có thẩm quyền.
• Doanh nghiệp có kế hoạch và phương án phòng chống thiên tai, hiểm họa và ứng phó với các sự kiện mất dữ liệu.

Giám sát

Đây là quá trình giám sát và đánh giá chất lượng của các kiểm soát nội bộ để đảm bảo chúng được thực hiện, điều chỉnh và cải tiến liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt nếu:

• Doanh nghiệp có một hệ thống báo cáo có thể phát hiện ra những sai lệch so với mục tiêu và kế hoạch đã đặt ra. Khi các sai lệch được xác định, doanh nghiệp đã thực hiện các hành động sửa chữa thích hợp.
• Đánh giá nội bộ được thực hiện bởi nhân viên có trình độ phù hợp. Những người có thẩm quyền báo cáo trực tiếp với trách nhiệm và quản lý cấp cao hơn.
• Các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát nội bộ được kiểm toán viên nội bộ hoặc bên ngoài xác định sẽ được báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc cấp trên (bao gồm cả Ban Giám đốc) một cách kịp thời để khắc phục.
• Doanh nghiệp yêu cầu cấp quản lý cấp trung báo cáo ngay với ban lãnh đạo mọi hành vi gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy chế của doanh nghiệp và các quy định pháp luật hiện hành có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp gây tổn thất kinh tế.

Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có đủ năm thành phần và tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.

Những kỹ năng cần có của nhân viên kiểm soát nội bộ

Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng cần thiết và cần có của 1 nhân viên kiểm soát nội bộ:

Kiến thức chuyên môn

Yêu cầu cơ bản nhất để ứng tuyển vị trí kiểm soát nội bộ thì bạn cần tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, kiểm toán. Bên cạnh đó, bạn cũng nên học thêm 1 số chứng chỉ nghề nghiệp đi kèm khác như CFA, ACCA, MBA,… Đặc biệt, nếu làm việc trong những doanh nghiệp có tầm cỡ quốc tế thì kiểm soát nội bộ sẽ cần có kiến thức về lĩnh vực quốc tế cùng các thủ tục liên quan.

Kỹ năng phân tích và kiểm soát

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhân viên kiểm soát nội bộ cần có. Đây sẽ là “trợ thủ” vô cùng đắc lực giúp kiểm soát viên có thể xác định tính chính xác và minh bạch về các vấn đề tài chính, quản trị và kế toán trong doanh nghiệp. Nhân viên kiểm soát nội bộ cần đưa ra được những dự báo về rủi ro và cơ hội có thể đến với doanh nghiệp trong tương lai. Và để có thể dự đoán được thì bạn cần có kinh nghiệm chuyên sâu trong việc phân tích thị trường, người tiêu dùng, đối thủ và thực trạng hiện tại của doanh nghiệp như thế nào.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết với kiểm soát nội bộ. Trong một số trường hợp kiểm soát nội bộ sẽ có trách nhiệm đại diện doanh nghiệp để tham gia và trao đổi công việc với những cơ quan kiểm toán bên ngoài. Do đó, bạn hãy tự chủ động đầu tư và trau dồi thêm nhiều kiến thức để công việc diễn ra thuận lợi nhất.

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là một vấn đề rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này của Govi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ. Từ đó giúp kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Xem thêm:

• Danh sách các phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay