MBO là gì và quy trình quản trị doanh nghiệp theo phương pháp MBO

Hiện nay, khái niệm MBO là gì và những vấn đề xoay quanh MBO đang trở thành vấn đề được đông đảo doanh nghiệp quan tâm. Để hiểu chi tiết hơn về thuật ngữ này cũng như cách ứng dụng MBO trong công việc, mời bạn cùng Govi theo dõi bài viết dưới đây!

Tìm hiểu MBO là gì?

MBO là gì? MBO hiện nay được quan niệm là phương pháp tiếp cận chiến lược để nâng cao hiệu quả hoạt động cho tổ chức. Với MBO  (tên đầy đủ: Management By Objectives, tên tiếng Việt: quản trị theo mục tiêu), cả ban lãnh đạo và nhân viên sẽ cùng nhau thảo luận và giám sát kết quả thực hiện các mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định.

Thuật ngữ MBO xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong cuốn sách của tác giả Peter Drucker có tên “Thực hành quản trị”. Bên cạnh cách gọi “Quản trị theo mục tiêu”, MBO còn được biết đến với nhiều tên khác như “Quản trị theo kết quả” (Management By Results), “Quản trị mục tiêu” (Goals Management), “Mục tiêu và kiểm tra” (Goals And Controls), “Kiểm soát và hoạch định công việc” (Work Planning And Review),…

Trong thực tiễn hoạt động quản trị ngày nay, MBO bao gồm 04 yếu tố cơ bản là:

• Sự cam kết của nhà quản trị với hệ thống MBO.
• Sự hợp tác, cộng tác của các thành viên trong tổ chức nhằm xây dựng mục tiêu chung.
• Sự tự nguyện, tự giác với tinh thần tự quản của các thành viên trong tổ chức nhằm thực hiện kế hoạch chung.
• Sự kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch từ nhà quản trị.

Ví dụ về phương pháp quản trị theo mục tiêu

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm MBO, dưới đây sẽ là một vài ví dụ thực tế về phương pháp này:

• Ví dụ về MBO dành cho doanh nghiệp:
  • Đứng đầu thị trường.
  • Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 92.5%.
  • Tăng tỷ lệ nhận diện thương hiệu lên 25%.
  • Tăng lợi nhuận doanh nghiệp lên 500.000 USD/tháng.
  • Hoàn vốn trong vòng 1.5 năm đối với những sản phẩm mới.

• Ví dụ về MBO dành cho phòng Marketing:
  • Tăng số lượng khách hàng tiềm năng lên 1.000 người/tháng.
  • Tăng tổng doanh thu Marketing lên 40%.
  • Tăng lượng truy cập website lên gấp đôi.
  • Tăng tỷ lệ chuyển đổi trang đích lên 30%.
  • Tăng tỷ lệ nhận diện thương hiệu lên 25%.

• Ví dụ về MBO dành cho phòng Sale:
  • Tăng số lượng khách hàng đăng ký mới lên 50 người.
  • Tăng giao dịch trung bình lên 150.000 USD.
  • Tăng tỷ lệ ký kết hợp đồng lên 20%.
  • Giảm thiểu chu kỳ bán hàng xuống còn 03 tháng.

• Ví dụ về MBO dành cho phòng HR:
  • Duy trì tỷ lệ nhân sự hài lòng ở mức 85%.
  • Tăng tỷ lệ tương tác của nhân sự lên 85%.
  • Duy trì tỷ lệ lương thưởng cao hơn 10% so với tỷ lệ trung bình của thị trường và ngành.
  • Tăng tỷ lệ ROI lên 5%.
  • Trao đổi với phòng Sale để xác định yêu cầu tuyển dụng nhân viên kinh doanh.
  • Tổ chức thành công 02 sự kiện toàn doanh nghiệp.
  • Thực hiện 01 chương trình đào tạo ban lãnh đạo.
  • Đảm bảo tỷ lệ ứng viên ứng tuyển qua giới thiệu của nhân sự đạt 15%.

Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng mô hình MBO là gì?

Nhìn chung, việc áp dụng mô hình quản lý mục tiêu có thể giúp nhà quản trị hoạch định và xác định mục tiêu chung của tổ chức một cách xác đáng hơn. Theo đó, hệ thống MBO sẽ đưa mục tiêu tổ chức với mục tiêu cá nhân đạt đến sự thống nhất.

Ngoài ra, phương pháp này cũng mang lại lợi ích trong vấn đề thúc đẩy hiệu suất lao động hăng say và nâng cao tinh thần trách nhiệm cho toàn bộ thành viên tham gia công tác quản trị. Từ đây, họ sẽ có cơ hội hiểu rõ hơn về đích đến mà doanh nghiệp đang hướng tới.

Không chỉ vậy, MBO còn tạo điều kiện cho đội ngũ nhân sự phát triển tối đa năng lực của mình. Khi mọi thành viên đều chủ động đề ra mục tiêu cá nhân, họ có thể nắm bắt cơ hội đưa ý kiến đóng góp vào kế hoạch chung cho tổ chức. Có thể nói, mô hình quản trị mục tiêu đã tạo được cảm giác “trao quyền” ở mọi nhân sự trong một tập thể.

Cuối cùng, MBO là một công cụ hữu dụng sẽ giúp ích cho các hoạt động giám sát, kiểm tra và điều chỉnh. Thông qua việc xác định hệ thống mục tiêu rõ ràng, việc đo lường, đánh giá hay điều chỉnh các tác vụ, sai lệch so với kế hoạch ban đầu của nhà quản trị sẽ diễn ra một cách thuận lợi hơn để đảm bảo mục tiêu đã đề ra.

Quy trình quản lý theo mục tiêu MBO

Quy trình quản lý theo mục tiêu MBO trong doanh nghiệp được xây dựng theo 06 bước cơ bản, bao gồm:

Xác định mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

Bên cạnh các mục tiêu dài hạn của tổ chức như sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược phát triển,… mọi mục tiêu do người giám sát đặt ra sẽ chỉ mang tính tạm thời và dựa trên sự quan sát, đánh giá những gì doanh nghiệp có thể đạt và cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

Xác định mục tiêu hoạt động của nhân viên

Sau khi toàn bộ nhân sự đều đã nhận được bản thông báo tóm tắt về kế hoạch, chiến lược cũng như mục tiêu chung cần hướng tới, nhà quản trị cần tiến hành trao đổi với cấp dưới để xây dựng mục tiêu cá nhân cho từng vị trí.

Đây có thể được xem như một cuộc trò chuyện, chia sẻ về những điều nhân viên sẽ làm được trong một khoảng thời gian nhất định với nguồn lực có sẵn. Trong quá trình này, mỗi cá nhân cũng hãy đưa ra góp ý về mục tiêu khả thi cho bộ phận hoặc tổ chức.

Khi xác định mục tiêu của từng nhân viên, nhà quản trị có thể áp dụng nguyên lý 80/20. Trong đó, hãy tập trung vào 20% mục tiêu quan trọng và có khả năng quyết định 80% công việc còn lại.

Giám sát hiệu suất và tiến độ làm việc của nhân sự

Để đạt được các mục tiêu phát triển chung mà tổ chức hướng đến, trước hết, mỗi cá nhân cần phải hoàn thành tốt trách nhiệm của bản thân. Chính vì vậy, việc theo dõi sát sao hiệu suất và tiến độ làm việc ở nhân sự là điều vô cùng quan trọng.

Lúc này, nhà quản trị có thể tham khảo sử dụng một số công cụ quản lý công việc, giúp giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện và tiến độ của từng mục tiêu gắn với mỗi nhân viên.

Đánh giá hiệu suất lao động của nhân viên

Trong phạm vi hoạt động của MBO, quá trình đánh giá hiệu suất lao động cho nhân viên cần được nhà quản trị thực hiện một cách thường xuyên với sự tham gia đầy đủ của ban lãnh đạo và các cấp quản lý có liên quan.

Cung cấp cho nhân sự phản hồi về kết quả

Trong cách tiếp cận quản lý theo mục tiêu, vấn đề cung cấp liên tục cho nhân sự về kết quả và mục tiêu được xem như bước quan trọng nhất để cấp dưới xác định chính xác điểm mạnh, điểm yếu của bản thân nhằm đưa ra những điều chỉnh kế hoạch làm việc hợp lý.

Theo đó, nhà quản trị có thể bổ sung các phản hồi liên tục thông qua cuộc họp đánh giá thường xuyên – nơi người quản lý và cấp dưới cùng nhau thảo luận về tiến độ cũng như vấn đề trong việc đạt được mục tiêu, từ đó tìm ra nhiều gợi ý để cải thiện đường lối thực hiện.

Ghi nhận kết quả nhân sự đạt được

Ghi nhận kết quả là bước đánh giá và công nhận sự thành công của nhân viên trong quy trình quản lý doanh nghiệp theo mô hình MBO. Ở bước này, bên cạnh việc ghi nhận và đánh giá thông thường, nhà quản trị cũng có thể đề ra chính sách, hoạt động khen thưởng phù hợp để khuyến khích, động viên và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.

Một số hạn chế của phương pháp MBO là gì?

Dù được đánh giá cao trong việc thu hút sự tin tưởng của nhiều nhà quản trị nhưng mô hình MBO Management vẫn còn tồn tại một số hạn chế:

• Nhà quản trị quản lý doanh nghiệp theo phương pháp MBO thường bỏ qua các đặc tính cũng như điều kiện làm việc hiện tại của tổ chức.
• Nhà quản trị luôn đặt áp lực lên cấp dưới trong việc hoàn thành mục tiêu cá nhân mà quên đi việc ứng dụng MBO để tham gia và sẵn sàng đóng góp, phát triển năng lực quản lý.
• Mô hình MBO đôi khi có thể khiến nhân viên cảm thấy áp lực trước quá nhiều kỳ vọng, đòi hỏi khắt khe của tổ chức so với năng lực và nguồn lực hiện có.
• Thời gian để bắt đầu triển khai mô hình MBO rất dài. Thậm chí, có những doanh nghiệp đã phải mất từ 03 đến 05 năm để thực hiện một chương trình đầy đủ, đúng cách.
• Hiện nay, có không ít nhà quản trị có xu hướng coi MBO như một hệ thống tổng thể với khả năng xử lý mọi vấn đề về quản lý doanh nghiệp. Sự phụ thuộc quá mức này có nguy cơ gây nên nhiều tác động tiêu cực ngoài mong muốn cho tổ chức.

Nhìn chung, trước những vấn đề trên, chúng ta có thể nhận ra rằng nếu MBO không được doanh nghiệp đặt ra, quyết định và kiểm soát một cách chặt chẽ, những người lao động tự cho mình là trung tâm sẽ hiểu sai về vai trò của họ trong quá trình hướng tới mục tiêu ngắn hạn của tổ chức.

Tổng kết

Như vậy, bài viết do Govi mang tới ngày hôm nay đã giúp bạn tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi “MBO là gì?” cũng như tổng hợp chi tiết các ưu điểm, hạn chế của mô hình này. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích trên đây có thể mang tới cho doanh nghiệp của bạn nhiều giá trị mới trong việc lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp!