Hiểu đúng về tổng đài ảo và 5 đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất

Sự ra đời của tổng đài ảo là giải pháp hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống với tài chính hạn hẹp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng đến nó. Vậy tổng đài ảo là gì, ưu điểm nhược điểm ra sao và khi nào cần sử dụng dịch vụ? Hãy cùng nội thất Govi tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Tổng đài ảo là gì? Ưu điểm và nhược điểm của tổng đài ảo

Mặc dù thường xuyên tiếp xúc nhưng nhiều bạn vẫn chưa hiểu rõ tổng đài ảo là gì. Sau đây là một số thông tin cơ bản nhất về hệ thống này.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là dịch vụ nghe gọi hiện đại phát triển dựa trên nền tảng đám mây sử dụng công nghệ VoIP nhằm mục đích nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Đồng thời kết hợp với các phần mềm CRM để nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng từ đó tạo tiền đề để cải thiện doanh số. Nó còn được biết đến với những cái tên khác là Cloud PBX, Hosted PBX, Virtual PBX,…

Sự ra đời của tổng đài ảo đã khiến doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn suy nghĩ về việc sử dụng tổng đài truyền thống với chi phí đắt đỏ sang thuê dịch vụ này với chi phí rẻ hơn.

Hơn nữa, trên thực tế tổng đài ảo công ty có khả năng cung cấp nhiều tính năng hơn so với hệ thống PBX truyền thống. Đồng thời hệ thống cũng cho phép quản trị viên phi kỹ thuật thuận tiện thiết lập khi cần thiết.

Ưu điểm

Những ưu điểm của tổng đài ảo được áp dụng nhiều trong cuộc sống chúng ta.

• Với doanh nghiệp: Khi sử dụng dịch vụ doanh nghiệp sẽ không cần tốn nhiều kinh phí để xây dựng hệ thống. Thêm vào đó quá trình nâng cấp, bảo trì hệ thống cũng diễn ra nhanh chóng, đảm bảo. Đồng thời trong quá trình làm việc nếu phát sinh vấn đề sẽ được nhà thầu giải quyết. Hơn nữa khi có hệ thống doanh nghiệp cũng không cần thuê nhân viên chuyên dụng để làm về mảng này.
• Với đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài: Các đơn vị cung cấp thì có khả năng sử dụng công nghệ đám mây, kiến trúc đa tầng. Hơn nữa còn giúp tối giản chi phí để nâng cao hiệu quả dịch vụ điện thoại dành cho nhiều khách hàng cùng lúc.

Nhược điểm

Bên cạnh ưu điểm kể trên thì hệ thống tổng đài qua Internet này cũng còn tồn tại điểm hạn chế nhất định.

• Bảo mật: Hiện nay tính bảo mật của hệ thống trên nền tảng Internet này khá yếu. Vì thế các doanh nghiệp cần cẩn trọng đối với thông tin quan trọng của mình.
• Hoạt động phụ thuộc Internet: Thêm vào đó, dịch vụ cũng bị phụ thuộc hoàn toàn vào Internet. Nếu đường truyền gặp sự cố thì chất lượng cuộc gọi sẽ bị giảm sút. Nếu mất mạng hoàn toàn thì hệ thống không thể vận hành được.

Đó là các ưu, nhược điểm của dịch vụ tổng đài ảo. Tiếp sau đây hãy cùng tìm hiểu thêm về các tính năng của hệ thống.

Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo

Dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp cung cấp nhiều tính năng đem lại hiệu quả đáng kể trong quá trình xây dựng doanh nghiệp.

Ghi âm cuộc gọi

Hosted PBX cung cấp khả năng ghi âm cuộc gọi mà tổng đài truyền thống không có được. Toàn bộ cuộc gọi của khách hàng và nhân viên đều được ghi âm hoàn toàn miễn phí trên hệ thống.

Ngoài ra người quản lý còn có thể nghe lại các cuộc gọi để kiểm tra nhân viên. Đồng thời cũng có thể nắm bắt các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Chuyển hướng cuộc gọi

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chuyển hướng cuộc gọi cực kỳ đơn giản. Tức là nếu khách hàng gọi đến một máy mà đang bận cuộc gọi sẽ được chuyển hướng đến nhánh khác. Cùng với đó, bạn cũng có thể chuyển hướng cuộc gọi từ tổng đài sang thành cuộc gọi di động truyền thống nếu không có Internet.

Không giới hạn số nhánh

Khi sử dụng khách hàng có thể chọn một vài máy làm máy chủ rồi mở rộng. Tuy nhiên đối với các gói đăng ký thì sẽ bị giới hạn số máy nhánh nhất định tùy theo từng đơn vị.

Phục vụ CRM

Không chỉ vậy, tổng đài internet này còn có khả năng kết nối với các phần mềm CRM. Ngoài ra hệ thống cung cung cấp khả năng lưu trữ tất cả thông tin từ khách hàng, cuộc gọi nhỡ, chăm sóc khách hàng.

Khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài thường

Sau khi tìm hiểu về các tính năng của Cloud PBX thì chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về sự khác biệt giữa tổng đài ảo cho doanh nghiệp và tổng đài thường.

• Tổng đài truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp tiêu tốn nhiều tiền để thiết lập trong khi hệ thống Cloud PBX hoàn toàn miễn phí.
• Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bảo dưỡng dành cho tổng đài máy nhánh và mạng nội bộ. Còn với hệ thống tổng đài ảo thì dịch vụ bảo dưỡng hoàn toàn miễn phí.
• Khi dùng tổng đài thường thì doanh nghiệp cần thuê nhân viên chuyên trách để quản lý. Tuy nhiên với tổng đài PBX thì toàn bộ yêu cầu sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện hoàn toàn miễn phí.
• Thêm vào đó, hệ thống Cloud PBX thì còn giúp tối giản nhân viên trực điện thoại như hệ thống thường. Toàn bộ cuộc gọi sẽ được chuyển tới thiết bị đầu cuối giúp nhân viên làm việc mọi lúc mọi nơi.

Ngoài ra, dịch vụ tổng đài ảo còn có nhiều điểm khác biệt so với hệ thống thông thường đó là hiển thị số điện thoại đến, cước gọi thấp, dễ dàng mở rộng,…

Chính nhờ những ưu điểm vượt trội ấy mà dịch vụ cung cấp tổng đài ảo cho các doanh nghiệp đang ngày càng được sử dụng rộng rãi.

Cách thức hoạt động của tổng đài ảo

Về cách thức hoạt động của hệ thống thì vô cùng đơn giản, dễ hiểu. Toàn bộ quá trình đều được thực hiện trên nền tảng mạng Internet.

Cụ thể là các cuộc gọi tới nhà mạng sẽ được chuyển thông qua Internet thay vì đường dây điện thoại như truyền thống. Hệ thống Cloud có thể hoạt động hiệu quả trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại. Ngoài ra một số đơn vị còn cung cấp dịch vụ gọi trực tiếp video call như các ứng dụng Zalo, Messenger,…

Khi nào nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?

Vì tổng đài công ty không cần có thiết bị trung tâm thế nên việc lắp đặt gần như không có. Để có thể sử dụng dịch vụ thì chỉ cần lắp thiết bị đầu cuối vào đường truyền Internet. Do đó với các công ty, doanh nghiệp mới thành lập thì đây chính là giải pháp hiệu quả hàng đầu.

Cùng với đó, các bạn cũng nên cân nhắc việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo trong một số trường hợp cụ thể sau:

• Công ty không có đủ nhân sự nhưng vẫn có thể quản lý cuộc gọi.
• Sử dụng các chương trình quản lý công việc CRM như CRM Việt, Getfly,…
• Văn phòng trụ sở công ty thường xuyên thay đổi. Hoặc cũng có thể trường hợp công ty có nhiều văn phòng ở nhiều nơi nhằm tiết kiệm chi phí.
• Có nhu cầu xây dựng trung tâm khách hàng dựa trên đầu số 1900, 1800.

Dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp giá bao nhiêu?

Mức giá cho dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp thì bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Tùy thuộc vào từng gói dịch vụ khách hàng lựa chọn mà mức giá cũng có sự khác nhau.

Trong đó các gói sẽ có sự khác biệt về dịch vụ mà đơn vị sẽ cung cấp cho doanh nghiệp. Cụ thể là về số lượng người dùng, tính năng trong hệ thống, phương thức thanh toán, dịch vụ đi kèm. Ngoài ra cấu thành giá cũng bao gồm một số chi phí phát sinh.

Hiện nay trên thị trường có mức giá dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp rơi vào khoảng từ 3,6 triệu đến 15 triệu mỗi năm. Gói càng cao thì chất lượng dịch vụ càng tốt và có nhiều ưu đãi đặc biệt.

Nắm bắt xu hướng của thị trường, đến nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với chất lượng rất tốt. Hãy cùng Govi điểm tên 5 đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất hiện nay.

Top 5 nhà cung cấp tổng đài ảo hot nhất hiện nay

Tiếp sau đây chúng ta sẽ cùng tham khảo 5 đơn vị cung cấp tổng đài ảo hot nhất hiện nay trên thị trường.

Tổng đài ảo Viettel

Có thể nói Viettel là một trong đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp tốt hàng đầu Việt Nam hiện nay. Viettel chính là giải pháp hoàn hảo dành cho tổng đài mới được xây dựng trên nền tảng mạng di động. Nhờ vậy giúp doanh nghiệp có một hệ thống riêng của mình mà không cần lắp đặt.

Khi sử dụng dịch vụ PBX của Viettel đem lại vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp. Hệ thống hỗ trợ sử dụng mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối mạng Internet. Đồng thời cũng giảm thiểu cước phí bảo trì, hỗ trợ nhiều tính năng vượt trội với giá thành hợp lý.

Thêm vào đó, với kinh nghiệm lâu năm, dịch vụ Hosted PBX của Viettel cung cấp đầy đủ tính năng như nghe, gọi, ghi âm, chuyển hướng. Ngoài ra hệ thống còn cho phép gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí,…

Tổng đài ảo FPT

Cùng với Viettel thì FPT cũng là tên tuổi hàng đầu trong ngành dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Đầu số hotline của nhà mạng FPT là 1800 và 1900 quen thuộc đem lại nhiều lợi ích ưu việt.

Cụ thể, dịch vụ của FPT được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ Cloud giúp hỗ trợ sử dụng nhiều dịch vụ cùng kết nối. Với tổng đài ảo của FPT, doanh nghiệp có thể gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, không giới hạn vị trí. Hơn nữa, hệ thống cũng không giới hạn số lượng cuộc gọi cùng một lúc và có thể thực hiện call in, call out ở mọi nơi.

Dịch vụ của FPT cũng được trang bị đầy đủ các tính năng cơ bản của hệ thống Virtual PBX như ghi âm, kiểm tra cuộc gọi, chuyển hướng, chặn cuộc gọi làm phiền,…

Tổng đài ảo VNPT

Dịch vụ tổng đài ảo VNPT hay còn được biết đến với tên là VNPT Cloud Contact Center (VCC). Đây là nền tảng dịch vụ chăm sóc khách hàng đa kênh hợp nhất trên cùng dữ liệu đám mây. Kết hợp với đó VNPT VCC còn dựa trên nền tảng WebRTC của Google đem lại hiệu quả ấn tượng.

Hệ thống dịch vụ của VNPT thích hợp sử dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Cụ thể đối tượng khách hàng chủ yếu đó là khách sạn, nhà hàng, doanh nghiệp từ 100 nhân viên, bệnh viện, trường học,…

Tổng đài ảo VNPT VCC cung cấp những tính năng chủ yếu như sau:

• Cung cấp khả năng mở rộng đơn giản mà không cần nâng cấp phần cứng của máy.
• Cho phép chuyển tiếp vùng hiệu quả, nhanh chóng.
• Hỗ trợ tự động trả lời tin nhắn, tương tác thoại IVR.
• Không giới hạn số máy nhánh và cho phép toàn quyền quản lý hệ thống thông qua chức năng quản trị trên website.

Tổng đài ảo Callio

Callio là đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tích hợp cùng CRM. Hệ thống sở hữu đầy đủ tính năng của một hệ thống PBX cơ bản. Ngoài ra người dùng còn có thể nâng cao tính năng nhằm nâng cao hiệu quả cuộc gọi.

Bên cạnh đó dịch vụ của Callio còn thể hiện tính năng vượt trội như khả năng tích hợp nhiều kênh xã hội, phân loại khách hàng,… Mức giá dịch vụ của Callio cũng cực kỳ hợp lý bạn nên tham khảo.

Tổng đài ảo StringeX

Sở hữu đội ngũ hùng hậu, StringeX là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ tổng đài ảo. Hệ thống sở hữu nhiều ưu thế vượt trội so với đối thủ như:

• Cho phép tích hợp sâu CRM, ERP, HRM,…
• Chất lượng cuộc gọi ổn định, không rè.
• Hỗ trợ gọi điện trực tiếp qua video call.

Bên cạnh đó cũng có nhiều tính năng nổi bật khác các bạn có thể tham khảo khi sử dụng dịch vụ.

Danh sách 11 tổng đài ảo miễn phí bạn có thể dùng thử ngay hôm nay

Nếu bạn muốn trải nghiệm dùng thử tổng đài ảo thì có thể tham khảo 11 đơn vị sau đây.

Tổng đài ảo miễn phí Callio

Như đã đề cập ở trên thì Callio là đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo chất lượng hàng đầu hiện nay. Bên cạnh các gói dịch vụ trả phí thì bạn cũng có thể trải nghiệm với phiên bản miễn phí.

Tổng đài ảo miễn phí SIPFoundry

Đây là nền tảng điện thoại mã nguồn mở được phát hành vào năm 2004. Nền tảng này cho phép người dùng xây dựng các cuộc gọi thoại, trò chuyện, video call hoàn toàn miễn phí.

Tổng đài ảo miễn phí Kamailio

Giống như hầu hết các tổng đài ảo miễn phí khác trên thị trường, Kamailio được phát triển nhằm xây dựng và mở rộng máy chủ SIP. Hệ thống cung cấp nhiều tính năng hữu ích như: SCTP không đồng bộ, UDP, TLS, TCP,…

Tổng đài ảo miễn phí FreeSWITCH

Được phát triển trên nền tảng Asterisk, FreeSWITCH cho phép hỗ trợ đa nền tảng với khả năng mở rộng ấn tượng. Thêm vào đó nền tảng này cũng hỗ trợ thư viện phần mềm khi hệ thống hoạt động.

Tổng đài ảo miễn phí Asterisk

Hệ thống Asterisk được phát triển với mã nguồn mở với nền tảng của giải pháp VOIP. Asterisk cung cấp các tính năng phổ biến như phản hồi giọng nói, phân phối cuộc gọi, thư thoại,…

Tổng đài ảo miễn phí PBXInAFlash

Hệ thống PBXInAFlash được phát triển nhằm thiết lập máy chủ PBX với các tính năng vượt trội. Cụ thể PBXInAFlash cung cấp khả năng tự động sao chép, tra ID người gọi tới, hỗ trợ FAX, tích hợp Google Voice. Trên hệ thống người dùng có thể thao tác cực kỳ đơn giản, không tiêu tốn thời gian. Toàn bộ tính năng, tiện ích chỉ cần sử dụng bằng một nút nhấn chuột.

Tổng đài ảo miễn phí Elastix

Tổng đài ảo miễn phí Elastix cũng được xây dựng dựa trên Asterisk. Tổng đài ảo này cho phép máy chủ liên lạc hợp nhất như email, fax, IM, IP,…Thêm vào đó, Elastix còn hỗ trợ nhiều phần cứng như Yeastar, Snorm, Dinstar, Digium và Yealink hiệu quả.

Tổng đài ảo miễn phí OpenSIP

Đây là một nền tảng máy chủ SIP có khả năng thiết lập các gói truyền thông tùy chỉnh, độc lập tương tự tổng đài. Hiện nay không ít khách hàng sử dụng đánh giá OpenSIP là một trong những máy chủ SIP nhanh nhất với tính năng ấn tượng.

Tổng đài ảo miễn phí 3CX

Tổng đài ảo 3CX cũng là hệ thống mã nguồn mở dựa trên tiêu chuẩn SIP. 3CX cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi trên PSTN hay các dịch vụ thoại VOIP. Hơn nữa, nền tảng 3CX còn được các chuyên gia nghiên cứu và loại bỏ rắc rối trên máy chủ PBX, Windows và các hệ điều hành khác.

Tổng đài ảo miễn phí FreePBX

Đúng như cái tên của mình, FreePBX là tổng đài ảo miễn phí cho người dùng sử dụng. Hệ thống là sự kết hợp hoàn mỹ giữa nền tảng PBX và Asterisk. Trong FreePBX bao gồm danh sách các tính năng thương mại và tiện ích để giúp cải thiện chất lượng cũng như ổn định cho người dùng cuối. Đây có thể là công cụ hỗ trợ giáo dục đội ngũ bán hàng cực tốt.

Tổng đài ảo miễn phí OpenPBX

Cuối cùng đó là hệ thống OpenPBX được phát triển bởi Voicetronix. Bên cạnh các tính năng cơ bản thì hệ thống còn có tính năng nâng cao như gọi nhóm không giới hạn, bản ghi cuộc gọi, nhạc chờ, thư thoại email, chuyển tiếp cuộc gọi,… Đồng thời quá trình thiết lập cũng nhanh chóng, không tốn sức. Cùng với đó là nhiều ưu đãi như miễn phí 5GB dung lượng, miễn phí gọi nội bộ, tiết kiệm 30% cược gọi và nhiều quà tặng khác.

Trên đây chúng ta đã tìm hiểu về tổng đài ảo, ưu điểm, nhược điểm của hệ thống. Đồng thời cũng giới thiệu top 5 đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất hiện nay. Cùng đón chờ những bài viết tiếp theo của Govi để cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất.

Xem thêm:

• CRM là gì, lợi ích và những tính năng?
• Tìm hiểu các phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay