Cách viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp tiếng Việt và tiếng Anh

Thư mời phỏng vấn hiểu đơn giản là thư từ bên tuyển dụng gửi đến các ứng viên đã gửi CV trước đó mời họ tham dự cuộc phỏng vấn ứng tuyển vào thời gian nhất định. Cách viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp bằng tiếng việt, tiếng anh sẽ được bật mí trong bài viết sau.

Mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Nhìn chung thư mời phỏng vấn không còn quá xa lạ hiện nay. Thông thường nhà tuyển dụng khi đăng tuyển các thông tin tuyển dụng các vị trí nhân sự còn thiếu cho công ty, một loạt các ứng viên cảm thấy phù hợp sẽ gửi CV, thư xin việc đến email doanh nghiệp. Sau một quá trình chọn lọc, phân loại, doanh nghiệp sẽ chọn ra những ứng viên có khả năng và đáp ứng được công việc, vị trí công công ty đang cần.

Lúc này người phụ trách phòng nhân sự sẽ gửi đến các ứng viên vượt qua vòng hồ sơ thư mời phỏng vấn. Trong thư sẽ là lời mời đến ứng viên sắp xếp thời gian tham gia cuộc phỏng vấn trực tiếp ở công ty hoặc phỏng vấn online (trong trường hợp cần thiết).

Trong mẫu thư mời phỏng vấn thường cần có các yêu cầu cụ thể về: thời gian phỏng vấn (ngày, giờ), ứng viên cần mang theo gì (CV, tài liệu…). Ngoài ra bên tuyển dụng sẽ thể hiện sự mong muốn ứng viên có thể phản hồi thư mời phỏng vấn để bên nhân sự nắm bắt được ứng viên có đến được không, có cần thay đổi lịch phỏng vấn sang ngày khác không, từ đó sắp xếp buổi phỏng vấn hợp lý nhất.

Thư mời tham dự phỏng vấn sẽ được gửi trực tiếp đến email của ứng viên. Email này được ứng viên gửi CV đến email doanh nghiệp trước đó. Dù là thư mời phỏng vấn bằng tiếng việt hay tiếng anh thì thư này vẫn cần đảm bảo đáp ứng được các tiêu chuẩn chung nhất định.

Đối với các công ty lớn, vòng phỏng vấn thường sẽ trải qua 2 lần, lần một sẽ là nhân viên bộ phận nhân sự phỏng vấn, lần 2 sẽ là ban lãnh đạo chức vụ lớn phỏng vấn. Do đó bên bộ phận nhân sự phòng tuyển dụng sẽ cần 2 lần gửi thư mới đến các ứng viên qua vòng 1 phỏng vấn.

Thư mời phỏng vấn Tiếng Việt

Thư mời phỏng vấn Tiếng Việt cần có đủ các mục bao gồm:

• Tiêu đề thư mời: Cấu trúc một tiêu đề thư mời phỏng vấn sẽ có cú pháp là : Thư mời phỏng vấn – Vị trí tuyển dụng – Tên ứng viên – Ngày phỏng vấn. Ví dụ: Thư mời phỏng vấn – Nguyễn Thị Ngân – Nhân viên Kế toán – Ngày 15/12/2022.
• Lời cảm ơn ứng viên: Là lời cảm ơn về sự quan tâm mà ứng viên dành cho vị trí công ty đang tuyển dụng. Lời cảm ơn chỉ nên ngắn gọn 1 dòng, ví dụ: Trước hết, công ty ABC xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí công ty chúng tôi đang tuyển dụng…
• Sự phản hồi: Thông qua hồ sơ hoặc qua phỏng vấn lần 1, công ty nhận thấy ứng viên có những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí công ty đang cần tuyển dụng. Công ty muốn hẹn lịch phỏng vấn đến ứng viên để 2 bên có thể trao đổi kỹ hơn.
• Cách thức, thời gian phỏng vấn: Nhà tuyển dụng cần thông báo lịch phỏng vấn cụ thể rõ ràng về thời gian, địa điểm, cách thức, ứng viên cần mang gì khi đi phỏng vấn hay không…
• Lời kết: Mong nhận được sự phản hồi từ ứng viên. Nếu có thắc mắc gì có thể liên hệ với công ty như thế nào… Gửi lời chào trân trọng đến ứng viên.

Mẫu thư mời phỏng vấn lần 1 bằng Tiếng Việt

Mẫu thư mời phỏng vấn lần 2 bằng Tiếng Việt

Bạn có thể tham khảo thư mời phỏng vấn lần 2 bằng tiếng Việt theo mẫu sau đây:

Lưu ý: Thực tế còn rất nhiều mẫu thư mời phỏng vấn hay và chuyên nghiệp khác, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng biến linh hoạt.

Thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh

Thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh nhà tuyển dụng hãy dùng các câu thật ngắn gọn, xem xét lỗi chính tả thật kỹ trước khi gửi đến ứng viên để đảm bảo sự chuyên nghiệp nhất.

Mẫu thư mời phỏng vấn lần 1 bằng Tiếng Anh

Mẫu thư mời phỏng vấn lần 2 bằng Tiếng Anh

Mẫu thư từ chối ứng viên lịch sự

Song song với những ứng viên được lựa chọn vào vòng phỏng vấn, lựa chọn được trúng tuyển vào công ty thì cũng có những ứng viên trong vòng phân loại hồ sơ chưa đáp ứng các tiêu chí đưa ra, ở phần phỏng vấn không thể hiện tốt nên không trúng tuyển. Lúc này nhà tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ cần đưa ra mẫu thư từ chối ứng viên sao cho lịch sự nhất.

Sự cần thiết của việc gửi thư từ chối ứng viên

Thực tế nhiều doanh nghiệp khi thấy ứng viên không đáp ứng nhu cầu nhưng làm lơ và không có bất cứ phản hồi nào, điều này khiến ứng viên mong ngóng và chờ đợi rất lâu và mang cảm giác hụt hẫng. Đây là điều các doanh nghiệp cần tránh nếu muốn phát triển về lâu dài, bởi nếu không có sự phản hồi lại ứng viên sẽ cảm thấy mình không được tôn trọng và không có ấn tượng tốt về doanh nghiệp.

Ngoài ra viết thư từ chối khéo léo những ứng viên chưa đạt yêu cầu tuyển dụng cũng sẽ giúp ứng viên hạn chế những suy nghĩ tiêu cực. Đồng thời với những đánh giá khách quan từ bên tuyển dụng giúp họ nhìn nhận lại và rút kinh nghiệm trong những lần ứng tuyển kế tiếp, từ đó cố gắng trau dồi và nâng cao năng lực của mình hơn nữa để có nhiều cơ hội tốt hơn trong công việc.

Các thông tin cần có của thư từ chối ứng viên

Thư từ chối phỏng vấn ứng viên sẽ cần có những nội dung cơ bản như sau: thông tin cá nhân ứng viên, lời cảm ơn, lời từ chối, lời mời ứng tuyển lại dịp sau.

• Về thông tin ứng viên: Là phần đầu của thư từ chối ứng viên, bên nhân sự cần viết đầy đủ tên của ứng viên và vị trí công việc mà họ đang mong muốn dự tuyển.
• Về lời cảm ơn: Lời cảm ơn ứng viên đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí công việc đang có nhu cầu tuyển dụng.
• Về lời từ chối: Doanh nghiệp cần từ chối khéo léo để giảm bớt sự đau buồn cho các ứng viên không được chọn. Hãy dùng các lời lẽ ngắn gọn và khách quan giải thích nguyên nhân ứng viên không được chọn trên tinh thần xây dựng tích cực.
• Lời mời ứng tuyển vào dịp khác: Nói rõ trong tương lai công ty chúng tôi còn rất nhiều đợt tuyển dụng và mong nhận được sự quan tâm của ứng viên.

Các mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp nhất

Cũng như thư mời phỏng vấn, thư từ chối ứng viên cũng được chia thành 2 loại: thư từ chối ứng viên không qua vòng hồ sơ, thư từ chối ứng viên đã qua một vòng phỏng vấn.

Mẫu thư từ chối ứng viên không qua vòng hồ sơ

Trường hợp này nhà tuyển dụng sau khi xem xét rất nhiều mẫu hồ sơ, CV ứng viên gửi về sẽ lựa chọn ra các hồ sơ đạt yêu cầu. Những hồ sơ chưa đạt yêu cầu với tiêu chí đưa ra sẽ bị loại. Lúc này nhà tuyển dụng sẽ cần viết thư từ chối ứng viên như sau:

Mẫu thư từ chối ứng viên không qua vòng phỏng vấn

Với những ứng viên đã vượt qua vòng hồ sơ, được gửi thư mời phỏng vấn, thế nhưng ở vòng phỏng vấn ứng viên không đạt những yêu cầu doanh nghiệp mong đợi. Lúc này nhà tuyển dụng có thể tham khảo mẫu thư từ chối ứng viên không qua vòng phỏng vấn như sau:

Như vậy qua bài viết, các nhà tuyển dụng đã nắm được cách viết thư mời phỏng vấn, cách viết email mời phỏng vấn rồi phải không nào. Tuy chỉ là một hạng mục rất nhỏ nhưng nó thể hiện văn hóa và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hãy chú ý từng tiểu tiết trong viết thư mời tham dự phỏng vấn để tạo ấn tượng đẹp trong mắt ứng viên nhé!

Xem thêm:

• Tổng hợp câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn và cách trả lời
• Cập nhật 20 trang web tuyển dụng nhân sự uy tín